Siga estas instrucciones detalladas para configurar una solicitud de actualización manual.
Envíe solicitudes de actualización para que los colaboradores lo mantengan al tanto sobre las filas clave, sin importar si tienen una cuenta de Smartsheet o son usuarios compartidos en la hoja. Escoja las columnas que desea que los colaboradores vean en sus solicitudes y envíelas a horas específicas o de forma recurrente. Los colegas, contratistas, asesores, clientes y otras personas pueden responder fácilmente en cualquier dispositivo mediante un formulario simple para agregar o cambiar información.
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Solicitar actualizaciones de manera automática en las tareas
Configure las acciones de manera tal que desencadenen una solicitud automática para que una persona actualice una parte de la hoja con la información más reciente. Por ejemplo, cuando se le asigna una tarea a alguien, puede configurar Smartsheet para que envíe una solicitud de actualización de manera automática a fin de que dicha persona actualice los campos Estado y Esfuerzo previsto en relación con la tarea.
En una hoja, haga clic en Automatización > Solicitar una actualización para comenzar a crear el flujo de trabajo automatizado.
Según los permisos de automatización establecidos, puede enviarle una solicitud de actualización a cualquier persona que tenga dirección de correo electrónico, incluso si no tiene uso compartido de la hoja de origen. Consulte Niveles de permiso de uso compartido y Controle quién recibe notificaciones sobre alertas y solicitudes para obtener información sobre cómo funcionan estas acciones.
Administrar solicitudes de actualización pendientes
Puede revisar las solicitudes de actualización -tanto completas como pendientes- e, incluso, eliminar una solicitud pendiente que ya se haya abordado.
En la hoja, seleccione el ícono de la solicitud de actualización, ubicado en la barra lateral derecha.
Haga clic en los encabezados para ordenar las solicitudes. Por ejemplo, haga clic en Enviado para ordenar las solicitudes según la fecha en que se enviaron.
Campos solicitados que se muestran como solo lectura
En ocasiones, no es posible editar cierta información de una solicitud de actualización según cómo se usan las celdas en una hoja. Estas celdas solo pueden editarse directamente en la hoja, iniciando sesión en Smartsheet.
Los siguientes campos se mostrarán como "solo lectura" en una solicitud de actualización:
- Campos que contienen fórmulas
- Fechas de inicio y fechas de finalización con una dependencia (puede editarse el campo Duración)
- Predecesoras (este campo no se mostrará en la solicitud de actualización)
- Columnas bloqueadas
Cómo se mostrarán las filas y columnas bloqueadas
- Se enviarán las filas bloqueadas en una solicitud de actualización solo si el destinatario tiene permisos de uso compartido de nivel de editor o inferior. No obstante, el destinatario no podrá realizar ediciones.
- Si el destinatario de una solicitud de actualización es el propietario de la hoja o tiene uso compartido con permiso de nivel de administrador, podrán editarse las columnas y filas bloqueadas en las solicitudes de actualización.