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El tipo de puesto y el nivel de permiso influyen en la forma de interactuar con Smartsheet.
Los permisos de uso compartido determinan cómo los colaboradores que tienen acceso al recurso pueden interactuar con él.
El tipo de puesto está determinado por los permisos de uso compartido y la acción del usuario. Para la mayoría de los usuarios, céntrese en los permisos. Para los administradores del sistema, puede encontrar más información en el artículo “Tipos de usuario”.
Tipos de usuario
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Tipos de usuario
En el Modelo de colaborador heredado, los tipos de usuario y los niveles de acceso se basan en si a alguien se le asignó una licencia y en cómo se le comparten los elementos del Smartsheet. En este modelo, se utilizan las licencias directamente para determinar si un usuario tiene acceso total o si se lo considera un usuario gratuito.
| Tipo de usuario | Descripción |
|---|---|
| Usuario con licencia | Un usuario interno o externo con acceso pago y funciones completas de Smartsheet. |
| Administrador o editor sin licencia | Un usuario interno con permisos de administrador o editor, pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet O bien Un usuario externo con permisos de administrador (en al menos un elemento), pero sin licencia y sin la capacidad de crear elementos de Smartsheet |
| Observador | Un usuario con acceso de solo lectura y sin licencia |
| Invitado | Un usuario externo con acceso de editor o autor del comentario y sin licencia |
| Administrador del sistema * | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios utilizando listas de contactos de Smartsheet |
* Un solo administrador del sistema puede ser el administrador principal del sistema para un solo plan a la vez. Si bien un administrador del sistema puede designarse como administrador principal del sistema para dos planes diferentes en las instancias de la UE y EE. UU., no puede ser el administrador principal del sistema para dos planes dentro de la misma instancia.
Cómo se asignan los tipos de usuario
Los tipos de usuario en el Modelo de colaborador heredado se basan principalmente en si la persona tiene una licencia. Si la persona no tiene una licencia, los permisos que se le otorgan sobre los elementos compartidos (observador, editor, administrador), además de si es interna o de terceros del plan, determinan el tipo de usuario.
Piense en ello de la siguiente manera:
- Las licencias afectan si se paga a alguien
- Los permisos afectan lo que pueden hacer
- El tipo de usuario es el resultado de ambos
Para obtener más información sobre los niveles de permisos y lo que permiten, consulte “Permisos de uso compartido en hojas, informes o espacios de trabajo”.
Los administradores del sistema pueden administrar las licencias en la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Usuarios internos y externos
Los usuarios son internos o externos según su dominio de correo electrónico:
- Usuarios internos: Tienen direcciones de correo electrónico que coinciden con los dominios de su organización.
- Usuarios externos: Tienen direcciones de correo electrónico que no coinciden con los dominios de su organización.
Tipos de usuarios gratuitos
Los usuarios gratuitos son usuarios sin licencia. Pueden colaborar en su plan sin que se les asigne acceso pago. Incluyen lo siguiente:
- Observadores
- Invitados
- Administradores y editores sin licencia
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para funciones avanzadas:
Visores de recursos: Realizan un seguimiento de la asignación de los proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
Usuarios de conectores: Si su organización utiliza un Conector de aplicación premium de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte Tipos de usuarios de conectores para obtener más información.
Los nuevos planes que utilizan Resource Management de Smartsheet no incluyen funciones de Visor de recursos.
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Tipos de puestos
Para comprender los tipos de puestos y cómo funcionan, consulte el artículo Modelo de suscripción de usuarios y membresía provisional.
¿Puedo cambiar los tipos de puestos?
Sí. Los administradores del sistema pueden hacer lo siguiente:
- Cambiar a una versión inferior a un miembro o miembro provisional para que pase a ser Observador, Invitado o eliminar su acceso.
- Desactivar usuarios que ya no necesitan acceso a Smartsheet.
- Cambiar a un usuario a una versión superior para que pase a ser Miembro en cualquier momento.
Consulte el artículo Administrar usuarios para obtener más información.
También puede editar un usuario desde la página Administración de usuarios en el Centro de administración.
Para ver cómo se asignan actualmente los tipos de puestos en su plan, descargue el informe de tipos de puestos desde el Centro de administración. Se muestra el tipo de puesto de cada usuario, el correo electrónico y el estado interno frente al externo, lo que resulta útil al momento de revisar el acceso o prepararse para el período de revisión.
Cuentas de usuario administrador
| Función | Descripción |
|---|---|
| Administrador del sistema | Un tipo de administrador del plan que administra usuarios, configuraciones a nivel de la cuenta, políticas de seguridad y licencias |
| Administrador de recursos del plan | Un tipo de administrador del plan que gestiona las solicitudes de acceso a los elementos sin un propietario o administrador |
| Administrador de grupo | Un tipo de administrador de plan que puede crear y administrar grupos de usuarios a partir de listas de contactos de Smartsheet |
Tipos de puestos gratuitos
- En los planes de Negocios y Empresarial, los usuarios e invitados son gratuitos.
- En los planes Pro, los observadores son gratuitos.
Tipos de usuario adicionales
Algunos planes de Smartsheet incluyen tipos de usuario especializados para funciones avanzadas:
- Visores de recursos: Realizan un seguimiento de la asignación de los proyectos en Legacy Resource Management. Requiere una licencia en un plan de Negocios o Empresarial. Obtenga más información sobre los visores de recursos.
- Usuarios de conectores: Si su organización utiliza un Conector de aplicación premium de Smartsheet (como Salesforce o Jira), consulte Tipos de usuario del conector para obtener más información.
Tareas y niveles de permiso de uso compartido
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Hay cinco niveles de permiso en Smartsheet. Cuando comparte un elemento de Smartsheet con alguien, puede definir los siguientes niveles de permiso:
- Administrador
- Editor: puede compartir
- Editor: no puede compartir
- Autor del comentario
- Observador
Su capacidad para compartir un elemento y asignar permisos depende de sus niveles de permiso. No puede asignar permisos superiores a los suyos.
Tareas y permisos
El nivel de permiso que asigna determina las funciones que un colaborador tiene disponibles para el elemento que está compartiendo (hoja, informe o espacio de trabajo, por ejemplo). Si crea un elemento, usted es su propietario.
Vaya a la tabla de permisos y niveles de uso compartido para obtener un desglose detallado de las tareas y los niveles de permiso.
Es posible ser un administrador del sistema en un plan de Negocios o Empresarial con tan solo el acceso de uso compartido de nivel de observador en una hoja en particular. También podría ser un colaborador con acceso de uso compartido de nivel de administrador en una hoja.
Algunas de las funciones que se mencionan aquí están disponibles solo para usuarios pagos. Consulte el artículo “Identificar su plan de Smartsheet y el tipo de usuario o puesto”.
Puede cambiar los niveles de permiso tanto a nivel del elementocomo a nivel del espacio de trabajo. Para los elementos, abra el elemento y seleccione Compartir. Para los espacios de trabajo, abra el espacio de trabajo y seleccione Compartir > Espacio de trabajo.
Verificar el nivel de permiso en un elemento de Smartsheet
Hay dos maneras de hacerlo:
- Verificar las propiedades del archivo
- En la barra del menú, seleccione Archivo > Propiedades.
- En la fila Permisos, verá el nivel de permiso.
- Abrir el formulario Uso compartido de hojas
- En el área superior derecha del elemento de Smartsheet, seleccione Compartir.
- En la sección Personas con acceso, busque su nombre. El nivel de permisos aparece en el lado derecho de su dirección de correo electrónico.
Compartir un elemento
La capacidad de compartir un elemento depende de su nivel de permiso para ese elemento real.
El botón ubicado en la esquina superior derecha y en el menú Archivo aparecen en función de los permisos del elemento:
- Como observador, autor del comentario y editor: no puede compartir, verá el siguiente botón: Solicitud para editar. Al seleccionar esta opción, se desencadena una solicitud de acceso para que la apruebe un administrador o propietario.
- Como editor: no puede compartir, verá el siguiente botón: Solicitud para compartir.
- Como editor: puede compartir, administrador o propietario, verá el siguiente botón: Compartir. Si selecciona esta opción, podrá compartir el elemento con otras personas dentro y fuera de la organización.
Si tiene el permiso editor: no puede compartir o un permiso inferior, utilice el modal Solicitar permisos superiores para obtener permisos de uso compartido o edición.
Utilice el cuadro Mensaje (opcional) para incluir un motivo por el que solicita permisos superiores.
Usar una columna de contacto para compartir un elemento
Si está asignado como editor de un elemento, puede agregar contactos no compartidos a una columna de contactos y usar la instrucción que aparece para compartir rápidamente un elemento con aquellas personas con un nivel de permiso de editor: puede compartir, de forma predeterminada.
Si continúa agregando contactos sin descartar la instrucción, puede compartir el elemento de forma masiva.