Resource Management manage my people

APPLIES TO

  • Resource Management

This section describes how you can manage access to your account, who counts towards your subscription plan size, and the different permission levels people can have.

Additionally, you can find out what you should do when someone leaves your company or no longer needs access to the account.

Resourcing Administrators in your account have the ability to control access and cost through the number of people you are managing in your account.

Administrar y agregar personas

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores de recursos pueden agregar, eliminar y actualizar a las personas de la cuenta.

Para agregar a una persona, debe incluir el nombre, el apellido y el nivel de permiso. Los demás atributos son opcionales. Puede invitarlos a la cuenta de inmediato o invitarlos más adelante; para ello, vaya a su Perfil > Editar perfil > Enviar invitación

Para notificar al destinatario, debe incluir la dirección de correo electrónico del destinatario y seleccionar Invitar a este usuario. Al seleccionar la casilla Invitar a este usuario, habilitará el acceso de inicio de sesión para ese miembro del equipo.

Las personas que han recibido o aceptado una invitación cuentan para el número de usuarios con licencia de su suscripción.

También puede agregar miembros del equipo que no tengan acceso a su cuenta, como los Recursos administrados. Estas personas cuentan para el número de recursos administrados de su suscripción.

En esta imagen se muestra la pestaña Personas con una lista de empleados y el botón Agregar personas.

Agregar varias personas a la vez

Para agregar varias personas, prepare una lista en un programa de hoja de cálculo e importe esa información a Resource Management. En la hoja de cálculo, complete los nombres y apellidos, las direcciones de correo electrónico, los niveles de permisos, las disciplinas y las funciones de cada persona que desee agregar.

Los niveles de permisos, las disciplinas y las funciones de esta lista deben coincidir con la configuración de su cuenta para las personas. 

Descubra cómo importar varias personas aquí.

Administrar trabajadores independientes o contratistas

Si quiere que los trabajadores independientes realicen un seguimiento del tiempo que le dedican a los proyectos, puede invitarlos y darles un usuario para que inicien sesión, como otras personas de su cuenta. Paga por usuarios con licencia que tienen inicios de sesión, por lo que una vez finalizado el trabajo, puede archivar a ese trabajador independiente y usar su licencia para otra persona. Algunos clientes tienen algunos lugares rotativos designados para trabajadores independientes.

Si no necesita tener un registro del tiempo que dedican los trabajadores independientes y quiere hacer un seguimiento del costo que implican en el proyecto, agréguelos como un gasto en el presupuesto del proyecto.

Para restringir el acceso de los trabajadores independientes a la información de la empresa, establezca su nivel de permiso en Contratista.

Recursos gestionados

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores pueden agregar, eliminar y actualizar a las personas de la cuenta.

Puede crear recursos para representar salas de reuniones o equipos. De esta manera, sabrá cuándo se reservan ciertas salas de reuniones y cuándo no están disponibles determinados equipos.

Si utiliza la integración Smartsheet, cada recurso gestionado necesita una dirección de correo electrónico asociada.

Para cada recurso que no sea miembro del equipo, cree una dirección de correo electrónico con un marcador de posición como camion1@suempresa.com, camion2@suempresa.com, etc. 

La dirección de correo electrónico no tiene que ser aprovisionada por TI ni validada; puede realizar un seguimiento de los miembros (o recursos) del equipo que no han aceptado una invitación.

Archivar, modificar o eliminar personas

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores de asignaciones de recursos administran los usuarios con licencia de una cuenta.

Acerca del archivado de personas

Puede archivar usuarios con licencia y recursos gestionados. El archivado de usuarios:

  • Les impide acceder a la gestión de recursos.
  • Los elimina de los equipos en la página de su organización.
  • Los elimina del cronograma.

Las asignaciones de la persona archivada permanecen en la página del proyecto para que un gerente de proyectos pueda reasignar el trabajo restante a otra persona o marcador de posición.

La Administración de recursos guarda todos los datos de la persona archivada.

Puede ver una lista de personas archivadas en la sección Personas de Configuración de la cuenta. Cuando archiva a una persona, esta ya no cuenta para la cantidad de usuarios con licencia o recursos gestionados de su cuenta.

Si regularmente tiene contratistas o empleados temporales que trabajan para su organización, invítelos al nivel de permiso de contratista. Defina su fecha de inicio y finalización en la sección Disponibilidad de su perfil personal. Cuando finalicen el proyecto, archívelos en la configuración de la cuenta para revocar su acceso a la Administración de recursos.

Los usuarios archivados que no tienen definido el primer y último día de trabajo seguirán apareciendo en análisis e informes. Si desea excluir a un usuario archivado de los informes y luego desarchivarlos, agregue el primer y último día de trabajo en el pasado y, a continuación, vuelva a archivarlos.

Cambiar la función de una persona

Cuando cambia la función de una persona, pierde todos los datos asociados a su función anterior. Lo mejor es archivarlos primero para conservar sus datos y, luego, volverlos a invitar a la Administración de recursos utilizando la misma dirección de correo electrónico.

  1. Archive primero a la persona (consulte abajo). El archivado le ofrece informes históricos para esa función y cualquier campo de informe.
  2. Agregue a la persona de nuevo, utilizando el mismo correo electrónico de la función anterior, y actualice la función nueva y los campos.

Archivar a una persona

  1. Vaya a su página. En la esquina superior derecha, seleccione Editar perfil.
  2. En la parte inferior de la página, seleccione Archivar

Cambiar un usuario con licencia a un recurso gestionado

Siga estos pasos para cambiar un usuario con licencia a un recurso gestionado:

  1. En la barra de navegación superior, seleccione Configuración y, a continuación, Configuración de la cuenta.
  2. A la izquierda, haga clic en Personas
  3. Seleccione el nombre por el que desea cambiar el estado y, a continuación, seleccione Cambiar a recurso gestionado.

Eliminar personas

Una vez que se elimina el perfil de una persona, todos los datos asociados a esa persona se eliminarán de la Administración de recursos y no se podrán restaurar.

Siga estos pasos para eliminar a una persona:

  1.  Archive a la persona en su perfil o desde la Configuración de la cuenta.
  2. Vaya a la sección Personas en Configuración de la cuenta y busque su nombre.
  3. Seleccione su nombre para ir al perfil (el texto verde indica un enlace)
  4. Una vez que esté en la configuración de su perfil, verá el botón para eliminar el perfil en la parte inferior de la página.

Tenga precaución cuando elimine un perfil, ya que esta acción no se puede deshacer.

Suscripciones y licencias de usuario en Resource Management

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  • Resource Management

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores de asignaciones de recursos pueden cambiar las suscripciones de cuentas.

Usuarios con licencia

Los usuarios con licencia pueden iniciar sesión y acceder al producto.

Dependiendo de su nivel de permisos, los usuarios con licencia pueden tener diferentes niveles de acceso para hacer seguimiento y/o aprobar el tiempo, planificar proyectos, gestionar el personal y el cronograma, agregar o modificar perfiles de usuario e informar sobre los datos de Resource Management. Solo los usuarios con licencia pueden realizar un seguimiento del tiempo de los proyectos.

Recursos gestionados

Los recursos gestionados no pueden iniciar sesión ni acceder al producto.

Los recursos gestionados son las personas (u otros activos, como salas de conferencias o equipamiento) que asigna a los proyectos y para quienes gestiona el cronograma general de asignación de recursos. Los recursos gestionados no pueden realizar un seguimiento del tiempo ni acceder a los datos de administración de recursos. 

Incluso sin acceso de inicio de sesión, es útil contar con recursos gestionados porque así se centraliza su grupo de talentos para que pueda responder mejor a preguntas como en qué proyectos trabajan las personas, quién está por encima de su capacidad, quién está disponible, qué habilidades necesitamos contratar, quién está de licencia paga y muchas más.

Cambiar su suscripción

Los usuarios con licencia y los recursos gestionados se venden con montos independientes. Los niveles de suscripción actuales aparecen en la pestaña Personas de Configuración de la cuenta. Contáctenos para analizar cambios en su suscripción actual.
 

Para realizar un cambio en su suscripción actual:

  1. Vaya a Configuración y, luego, a Configuración de la cuenta
  2. Seleccione Facturación
  3. Seleccione Modify Plan
  4. Complete el formulario