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La función Combinación de usuarios permite que los administradores del sistema de planes Empresariales y Premier combinen usuarios entre sí para eliminar entradas duplicadas y fusionar dos perfiles de usuarios en uno. Esta función es muy valiosa para las organizaciones que tienen varias direcciones de correo electrónico por empleado.
En este tema, repasaremos las prácticas recomendadas sobre el uso de la función Combinación de usuarios de manera efectiva, incluido cómo navegar y acceder a la función Combinación de usuarios, y cómo estructurar y cargar correctamente archivos en formato CSV para combinar varios usuarios de Smartsheet juntos al mismo tiempo.
Centro de administración: Combinar cuentas con la Combinación de usuarios
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Utilice la Combinación de usuarios para lo siguiente:
- Combinar dos cuentas de usuario en su plan que pertenecen a la misma persona. Es posible que una de estas cuentas se haya creado debido a un cambio de correo electrónico o cambio de dominio.
Puede actualizar la dirección de correo electrónico principal de un usuario en su plan si aún no está asociada con un usuario fuera de su plan.
Si la dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su plan.
- Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su plan. La actualización de dominio podría deberse a una fusión, adquisición, desinversión, creación de marca o consolidación.
Requisitos previos
Validar todos los dominios
La combinación de usuarios requiere la validación de todos los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar. La función Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) se puede desactivar.
El administrador del sistema que ejecuta la combinación de usuarios no puede ser una de las cuentas que se combinarán. Otro administrador del sistema debe realizar la combinación de usuarios de la cuenta de un administrador del sistema.
La cuenta de usuario puede existir y no aparecer en la lista de Administración de usuarios si se eliminó de la cuenta o se compartió en una hoja. Para combinar este usuario, invítelo a su cuenta y pídale que acepte la invitación para que se lo agregue a su plan como miembro activo.
Eliminar las funciones de aplicaciones premium
Si cualquiera de las cuentas que desea combinar tiene funciones de aplicaciones premium habilitadas, elimine esos permisos para poder combinar las cuentas. Puede reasignar las funciones de las aplicaciones premium después de combinar las cuentas.
Eliminar usuarios de los grupos de otro plan
Si alguna de las cuentas es miembro de grupos ajenos al plan actual, primero elimínela de esos grupos antes de combinarlas. Puede volver a agregarla a los grupos después de la combinación.
Descargar y configurar la plantilla de Combinación de usuarios
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
Seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
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Para descargar la plantilla que utilizará para combinar los usuarios, seleccione Descargar.
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- En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
- En Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión), escriba las direcciones de correo electrónico de las cuentas correspondientes que deberían combinarse y cerrarse.
- En la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión, introduzca las direcciones de correo electrónico principales de las cuentas que desea conservar.
Guarde el archivo completado y manténgalo en formato CSV.
Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.
Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta conservada será el valor que aparecerá en la columna Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión). El valor de la columna Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión) queda como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.
Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si tiene que actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, debe cargar otros archivos de combinación.
Generar una vista previa de la combinación y aplicarla
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuarios.
- Seleccione Más acciones > Combinar usuarios…
Cargue el archivo actualizado y seleccione Vista previa de la combinación.
La opción Preview Merge (Vista previa de la combinación) valida las direcciones de correo electrónico en busca de problemas, como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y más. Las entradas que no indican Todo listo para la combinación no se aplicarán, y se mostrará una solución práctica en la columna Recomendación.
- Cuando todo esté listo, seleccione Aplicar combinación. Verá un mensaje de confirmación en el que se indica que el proceso de combinación de usuarios está en curso.
- Cuando finaliza el proceso de combinación de usuarios, los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación en el que se les informan los cambios. Usted también recibirá un correo electrónico con un enlace al informe que contiene los resultados de la combinación de usuarios, que incluye lo siguiente:
- Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión: Dirección de correo electrónico que se combinó.
- Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión): Dirección de correo electrónico que se conservó.
- Result (Resultado): muestra si la combinación se realizó correctamente para un usuario determinado.
- Metrics to display (Métricas para mostrar): Un recuento de funciones, elementos propios, elementos compartidos y membresías de grupos de la cuenta conservada.
Elementos incluidos en la combinación de usuarios
Smartsheet sigue esta lógica:
- Si un usuario tiene cuentas con licencia y sin licencia, Smartsheet cierra la cuenta sin licencia.
- Smartsheet transfiere todos los elementos de la cuenta sin licencia a la cuenta con licencia.
- Si un usuario tiene dos cuentas con licencia, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.
Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:
- Hojas, informes, espacios de trabajo y paneles a los que el usuario tiene acceso
- Grupos que son propiedad del usuario
- Membresía de grupos
- Funciones
- Direcciones de correo electrónico alternativas
- Información de perfil
En el proceso de combinación de usuarios, el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferred From (Transferido de).
Cuestiones para tener en cuenta
Smartsheet les pedirá a los usuarios que no pertenecen a Smartsheet que creen una cuenta si recibieron lo siguiente:
- Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
- Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores
Para impedir la pérdida de flujos de trabajo de conectores de aplicación premium y los tokens de API durante la combinación de cuentas, asegúrese de lo siguiente:
- La cuenta que desea mantener tiene licencia
- La cuenta que desea cerrar no tiene licencia
Elementos que no se incluyen en una combinación de usuarios
- Flujos de trabajo de automatización
- Contactos
- Conectores
- Favoritos
- Tokens de API*
* Los tokens de API se utilizan para las integraciones y aplicaciones premium, como Control Center y la aplicación Calendar. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en estas aplicaciones para utilizarlas.
Deshacer una combinación de usuarios
Para anular la combinación de usuarios, resalte las filas del archivo Combinación de usuarios que desea deshacer y contacte al Soporte de Smartsheet. Asegúrese de adjuntar el archivo Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.
Soporte de Smartsheet se pondrá en contacto con usted para confirmar la solicitud antes de realizar los cambios. Solo se puede deshacer una combinación de usuarios si se completó en los últimos siete días.
La acción de deshacer solo devolverá parcialmente una cuenta de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.
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Utilice la Combinación de usuarios para lo siguiente:
- Combinar dos cuentas de usuario en su plan que pertenecen a la misma persona. Es posible que una de estas cuentas se haya creado debido a un cambio de correo electrónico o cambio de dominio.
Puede actualizar la dirección de correo electrónico principal de un usuario en su plan si aún no está asociada con un usuario fuera de su plan.
Si la dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser un miembro de su plan.
- Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su plan. La actualización de dominio podría deberse a una fusión, adquisición, desinversión, creación de marca o consolidación.
Requisitos previos
Validar todos los dominios
La combinación de usuarios requiere la validación de todos los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar. La función Aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) se puede desactivar.
El administrador del sistema que ejecuta la combinación de usuarios no puede ser una de las cuentas que se combinarán. Otro administrador del sistema debe realizar la combinación de usuarios de la cuenta de un administrador del sistema.
La cuenta de usuario puede existir y no aparecer en la lista de Administración de usuarios si se eliminó de la cuenta o se le compartió una hoja. Para combinar este usuario, invítelo a su cuenta y pídale que acepte la invitación para que se lo agregue a su plan como miembro activo.
Eliminar las funciones de aplicaciones premium
Si cualquiera de las cuentas que desea combinar tiene funciones de aplicaciones premium habilitadas, elimine esos permisos para poder combinar las cuentas. Puede reasignar las funciones de las aplicaciones premium después de combinar las cuentas.
Eliminar usuarios de los grupos de otro plan
Si alguna de las cuentas es miembro de grupos ajenos al plan actual, primero elimínela de esos grupos antes de combinarlas. Puede volver a agregarla a los grupos después de la combinación.
Descargar y configurar la plantilla de Combinación de usuarios
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuario.
Seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
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Para descargar la plantilla que utilizará para combinar los usuarios, seleccione Descargar.
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- En la plantilla descargada, ingrese lo siguiente:
- En Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión), escriba las direcciones de correo electrónico de las cuentas correspondientes que deberían combinarse y cerrarse.
- En la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión, introduzca las direcciones de correo electrónico principales de las cuentas que desea conservar.
Guarde el archivo completado y manténgalo en formato CSV.
Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.
Después de la combinación, la dirección de correo electrónico principal de la cuenta conservada será el valor que aparecerá en la columna Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión). El valor de la columna Current Login Email Address (Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión) queda como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.
Puede especificar hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si tiene que actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, debe cargar otros archivos de combinación.
Generar una vista previa de la combinación y aplicarla
- Inicie sesión en el Centro de administración con las credenciales actuales de su cuenta de Smartsheet.
- Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Usuarios y grupos > Roles e informes de usuario.
- Seleccione Más acciones > Combinar usuarios…
Cargue el archivo actualizado y seleccione Vista previa de la combinación.
La opción Preview Merge (Vista previa de la combinación) valida las direcciones de correo electrónico en busca de problemas, como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y más. Las entradas que no indican Todo listo para la combinación no se aplicarán, y se mostrará una solución práctica en la columna Recomendación.
- Cuando todo esté listo, seleccione Aplicar combinación. Verá un mensaje de confirmación en el que se indica que el proceso de combinación de usuarios está en curso.
- Cuando finaliza el proceso de combinación de usuarios, los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación en el que se les informan los cambios. Usted también recibirá un correo electrónico con un enlace al informe que contiene los resultados de la combinación de usuarios, que incluye lo siguiente:
- Dirección de correo electrónico actual para el inicio de sesión: Dirección de correo electrónico que se combinó.
- Replacement Login Email Address (Dirección de correo electrónico de reemplazo para el inicio de sesión): Dirección de correo electrónico que se conservó.
- Result (Resultado): Muestra si la combinación se realizó correctamente para un usuario determinado.
- Metrics to display (Métricas para mostrar): Un recuento de funciones, elementos propios, elementos compartidos y membresías de grupos de la cuenta conservada.
Elementos incluidos en la combinación de usuarios
Smartsheet sigue esta lógica:
- Si un usuario tiene cuentas de Miembro y de Observador, Smartsheet cierra la cuenta de Observador.
- Smartsheet transfiere todos los elementos de la cuenta de Observador a la cuenta de Miembro.
- Si un usuario tiene dos cuentas de Miembro, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.
Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:
- Hojas, informes, espacios de trabajo y paneles a los que el usuario tiene acceso
- Grupos que son propiedad del usuario
- Membresía de grupos
- Funciones
- Direcciones de correo electrónico alternativas
- Información de perfil
En el proceso de combinación de usuarios, el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferred From (Transferido de).
Cuestiones para tener en cuenta
Smartsheet les pedirá a los usuarios que no pertenecen a Smartsheet que creen una cuenta si recibieron lo siguiente:
- Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
- Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores
Para impedir la pérdida de flujos de trabajo de conectores de aplicación premium y los tokens de API durante la combinación de cuentas, asegúrese de lo siguiente:
- La cuenta que desea conservar es un Miembro
- La cuenta que desea cerrar es un Observador
Elementos que no se incluyen en una combinación de usuarios
- Flujos de trabajo de automatización
- Contactos
- Conectores
- Favoritos
- Tokens de API*
* Los tokens de API se utilizan para las integraciones y aplicaciones premium, como Control Center y la aplicación Calendar. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en estas aplicaciones para utilizarlas.
Deshacer una combinación de usuarios
Para deshacer la combinación de usuarios, resalte las filas del archivo Combinación de usuarios que desea deshacer y contacte al Soporte de Smartsheet. Asegúrese de adjuntar el archivo Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.
Soporte de Smartsheet se pondrá en contacto con usted para confirmar la solicitud antes de realizar los cambios. Solo se puede deshacer una combinación de usuarios si se completó en los últimos siete días.
La acción de deshacer solo devolverá parcialmente una cuenta de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Es posible que los usuarios deban volver a autenticarse en las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.