Ver y realizar un seguimiento de las actividades de una hoja

Smartsheet ofrece varias características que le permiten mantenerse actualizado visualmente cuando se realizan cambios en su hoja:

  • Active Resaltar cambios para ver rápidamente cuáles son las celdas que cambiaron desde la última vez que vio la hoja.  
  • Utilice Historial de celda para ver versiones anteriores de contenido.
  • Use el Registro de actividades para ver quién hizo cambios en las hojas, informes y paneles, y cuándo se realizaron.

Ver y realizar un seguimiento de las actividades de una hoja

Smartsheet ofrece diferentes maneras de seguir el ritmo de los cambios, revisar actividades de la hoja y obtener información acerca del uso de la hoja. Active Resaltar cambios para ver cuáles son las celdas que cambiaron en un período específico de tiempo, incluido desde la última vez que vio la hoja. Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier celda y seleccione Ver historial de celda para ver los detalles de los cambios de la celda. Utilice el Registro de actividad para ver la lista de todas las actividades rastreadas en la hoja.

Siga estas instrucciones detalladas para resaltar los cambios.

Resaltar cambios implementados en una hoja

Para identificar y revisar con rapidez los cambios implementados en una hoja, utilice Resaltar cambios:

  1. Abra la hoja y haga clic en Resaltar cambiosBotón Resaltar cambios, en la barra de herramientas.

    Aparece la ventana Resaltar cambios.

    Ventana Resaltar cambios

  2. Haga clic en el control deslizante para Activar la opción Resaltar cambios.

  3. Debajo de Resaltar cambios en el último, seleccione el intervalo temporal deseado. 

  4. Haga clic en Color de fondoresaltar-cambios-fondo-botón para definir el color del resaltado.

    El fondo de la celda pasará a tener el color elegido una vez que se detecten los cambios.

  5. Haga clic en la X en el extremo superior derecho de la ventana para cerrarla y guardar la configuración.

Esto es lo que verá cuando se habilita la función Resaltar cambios

Si una persona agregó un comentario o editó o añadió adjuntos en el período especificado, se resaltará el icono de dicha fila.

resaltar-cambios

Para revisar los detalles del cambio, incluso el horario en que se implementó el cambio y la dirección de correo electrónico de la persona que lo hizo, haga clic con el botón derecho del mouse en la celda y seleccione Ver historial de la celda.

CONSEJO: También puede configurar las notificaciones para recibir alertas por correo electrónico toda vez que se implementen cambios en una hoja. Para obtener más información, consulte el artículo Notificaciones.

Siga estas instrucciones detalladas para ver el historial de la celda.

Ver el historial de una celda

Cualquier persona que reciba la invitación para hacer un uso compartido de la hoja puede revisar la historia de una celda haciendo clic con el botón derecho en una celda y seleccionando  Ver historial. Aparecerá el formulario Ver historial.


Este formulario contiene todos los valores previos de la celda, quién los modificó y cuándo lo hizo. Si la celda contenía una imagen, la imagen no aparecerá en el historial. En cambio, verá Imagen: seguido por el texto alternativo.

SUGERENCIA: Inserte la (Fecha) modificada o Modificada porcolumna del sistema para mostrar el horario en que se editó cada fila por última vez, y el colaborador que realizó el cambio en cada fila de la hoja.

Para acceder a una demostración con instrucción sobre cómo realizar un seguimiento de los cambios aplicados a una hoja, vea el video a continuación:


Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.

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Siga estas instrucciones detalladas para usar el Registro de actividades (solo disponible en planes de negocios y planes empresariales).

Acceder al historial de cambios con el Registro de actividad

Con el Registro de Actividad, puede visualizar con rapidez quién hizo algo en una hoja o quién vio el tablero por última vez. Es decir, puede acceder a un registro de auditoría de las ediciones y eliminaciones de los distintos elementos que forman parte de una hoja y lograr una mejor comprensión de lo que hacen sus colaboradores en la hoja. También puede ver quién visualizó un informe o un tablero, e implementó ediciones generales en ellos.

En este artículo:

NOTA: Esta función se encuentra incluida en los planes de Negocios y Empresarial elegibles. Para obtener más información sobre los planes y los precios, como las funciones incluidas en cada uno de los planes, consulte nuestra página Precios.

Ícono de reproducir Ir a demostración en video: Registro de actividades

Acciones incluidas en el Registro de actividad

Utilice el Registro de actividad para registrar acciones comunes, como:

  • Quién visualizó la hoja, el informe o el tablero.
  • Con quiénes se compartió, o no se compartió, una hoja, un informe o un tablero.
  • Solo para hojas: Qué tipos de cambios se implementaron y la información detallada relacionada con dichos cambios. Por ejemplo, Sally Smart eliminó la fila 4.
  • El nombre de la persona que hizo el cambio.
  • El horario y la fecha en que se implementaron los cambios.

NOTA: Las ediciones que se realizan en las celdas y las filas de un informe solo aparecerán en el Registro de actividad de las hojas de origen, no en el registro de actividad del informe.

Quiénes pueden visualizar el Registro de actividad

El acceso al Registro de actividad depende de su nivel de permiso de uso compartido. El punto más lejano en el tiempo en el que puede visualizar las actividades registradas depende de cuándo se le compartió la hoja por última vez.

NOTA: Los tableros no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el Registro de actividades correspondiente a los tableros.

Nivel de permiso de uso compartidoPuede ver el Registro de actividadPuede exportar el Registro de actividadVer actividades registradas desde esta fecha u hora
Propietario*Creación del elemento
Administrador (con licencia)**Vea y exporte desde el punto en el que se le compartió por última vez el elemento
Administrador (sin licencia)NoNo-
Editor (con licencia)**No Visualice (pero sin exportar) desde el punto en el que se le compartió por última vez el elemento
Editor (sin licencia)NoNo-
Observador (con licencia o sin licencia)NoNo-

*Si transfiere la propiedad de una hoja, el nuevo propietario verá el Registro de actividad desde el momento en que se creó la hoja.

**Si realizó un cambio a una categoría superior de permisos de uso compartido como administrador (con licencia) o editor (con licencia), verá las entradas del Registro de actividad desde el momento en que se le compartió por primera vez la hoja. Consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido para obtener información detallada sobre los distintos niveles de permiso de uso compartido de la hoja.


Visualizar las entradas en el Registro de actividad

Abra el Registro de actividad para visualizar los registros de diversas acciones de hoja que han llevado a cabo los colaboradores.

Para ver el Registro de actividad:

  1. Haga clic en Archivo en la barra de menú.
  2. Seleccione la opción Ver Registro de actividad para mostrar la ventana Ver Registro de actividad. 

En la ventana Ver Registro de actividad, podrá visualizar las distintas acciones en relación con la hoja, como quiénes eliminaron filas y cuándo lo hicieron, o en qué momento un usuario visualizó la hoja. 

Puede filtrar el Registro de actividad para facilitar la visualzación del historial que desea.

Filtrar entradas del Registro de actividad

Puede usar filtros en el Registro de actividad para ver únicamente las entradas que desea. Aplique un filtro que le muestre la actividad para un intervalo de fechas específico, un tipo específico de acción o las personas específicas que estuvieron activas en la hoja.

NOTA: Cuando cierre el Registro de actividad, los filtros se borrarán de manera automática. No es posible guardar ni compartir los filtros del Registro de actividad con otros colaboradores de la hoja.

Para aplicar filtros en el Registro de actividad: 

  1. Abra el Registro de actividad y seleccione Filtros en el extremo superior izquierdo de la ventana Registro de actividad para ampliar las opciones de filtro. 
  2. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Acción: Tipo de actividad. (Por ejemplo, se eliminó la fila).
    • Colaboradores: Quién llevó a cabo la actividad.
    • Intervalo de fechas: Grupo de fechas respecto de las cuales desea visualizar las actividades.
  3. Seleccione Aplicar.

Si necesita borrar los filtros, haga clic en Borrar filtros (junto al botón Aplicar).

NOTA: A veces, no es posible rastrear el nombre de usuario de una acción de Smartsheet. Por ejemplo, si una persona no se encuentra conectada a Smartsheet y dicha persona descarga un adjunto de una fila que se le envió por correo electrónico, Smartsheet rastreará y registrará la actividad, pero el ingreso del registro mostrará el nombre de usuario [email protected].


Exportar el Registro de actividad

Puede descargar el Registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Para exportar un Registro de actividad:

  1. Abra el elemento.
  2. Haga clic en Archivo > Ver Registro de actividad.
  3. Haga clic en el botón Descargar ubicado en la parte inferior de la ventana Registro de actividad.

    Smartsheet enviará un mensaje por correo electrónico a la dirección de correo electrónico que utiliza con Smartsheet y que contiene un enlace.
     
  4. Compruebe la bandeja de entrada de su correo electrónico y haga clic en el enlace incluido en el correo electrónico para descargar el Registro de actividad.

Luego de hacer clic en el enlace incluido en el correo electrónico, el Registro de actividad se descargará en su computadora con el formato .csv.


Comprender las acciones del Registro de actividad

Algunas de las acciones que se mencionan en el Registro de actividad describen un cambio general, pero no aportan contexto sobre los detalles relacionados con el cambio.  A continuación, se mencionan algunas de las acciones que puede ver y se explica su significado.

Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas y Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas en forma indirecta

Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas significa que ha arrastrado y soltado una o más tarjetas desde una posición hasta otra, ya sea a otro carril o a otra posición en el mismo carril.

Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas en forma indirecta significa que las tarjetas se movieron por otros medios. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta una tarjeta en cualquier posición, ya sea en el mismo carril o en otro carril, otras tarjetas se mueven de manera indirecta a posiciones más arriba o más abajo como resultado. Las tarjetas pueden reordenarse en forma indirecta cuando implementa cambios en las vistas de cuadrícula y Gantt, como asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista desplegable para una fila.

 


Demostración en video

Para acceder a una demostración práctica sobre el Registro de actividad, mire el video que se incluye a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.