Resumen de la hoja

El Resumen de la hoja permite que tanto usted como su equipo destinen una menor cantidad de tiempo a realizar un seguimiento de la información clave, redoblar los proyectos y confeccionar informes sobre métricas clave, de manera tal que usted pueda ejecutar y tomar mejores decisiones, con mayor rapidez.

Cuando es complicado conservar la información clave para el proyecto directamente en sus hojas, el Resumen de la hoja le ofrece una manera sólida y estándar de organizar y confeccionar informes basados en dicha información. Ubicado en el panel de la derecha, puede personalizar los campos del resumen de la hoja e incluir texto, símbolos, imágenes, enlaces y fórmulas de alto nivel para agrupar los datos en su hoja.

Definir el trabajo con el resumen de la hoja

El resumen de la hoja ofrece una ubicación estándar para definir, organizar e informar los datos personalizados a nivel de proyecto, negocio y resumen. Explore el contexto del resumen de la hoja desde el panel de la derecha junto con los datos de la hoja.

Imagen de ejemplo de resumen de la hoja

Quiénes pueden usar esta capacidad

ícono de permisos Los propietarios y administradores de hojas (que también tengan una licencia) pueden agregar nuevos campos al resumen de la hoja, editar las propiedades de los campos, y escribir en los campos existentes, ya sea que estén bloqueados o no. Los propietarios, administradores y editores pueden escribir en los campos desbloqueados existentes. Cualquier persona con quien se comparta la hoja puede ver el resumen de la hoja.
ícono de disponibilidad del tipo de plan Planes de Negocios, Empresarial y Premier.


Acceda al resumen de la hoja

Haga clic en el ícono de Resumen Ícono de Resumen de la hoja en el panel de la derecha para expandir el panel de resumen de la hoja.

Los campos del resumen ofrecen espacio para ingresar diversos datos a nivel de resumen.

Crear nuevos campos en el resumen de la hoja

Con el resumen de la hoja abierto:

  1. Haga clic en el botón Agregar campo en la parte inferior del resumen de la hoja.
  2. Elija el tipo de campo adecuado para la información que desea mostrar. Use la tabla Tipos de campos del resumen a continuación que lo ayudará a seleccionar los campos que desea.
  3. Escriba un nombre para el campo y, a continuación, seleccione Aceptar. Aparecerá un campo nuevo en blanco en el resumen de la hoja.
  4. Realice los cambios deseados (agregue nuevos campos, edite las propiedades o agregue datos a un campo) y haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas superior de la hoja.

Es necesario guardar la hoja para conservar los cambios realizados en el resumen de la hoja. Puede encontrar más información en el artículo Guardar y actualizar las hojas.

Ahora su resumen de la hoja ya está configurado. Puede volver a él en cualquier momento para modificar la estructura, cambiar las propiedades de los campos del resumen de la hoja, aplicar formato a los campos del resumen y agregar datos en ellos.

Tipos de campos del resumen

Tipo de campo Descripción
Texto/Número Descripciones de texto o números (por ejemplo: resumen del proyecto, presupuesto general)
Lista de contactos Muestra a alguna persona de su lista de contactos (por ejemplo: el administrador del proyecto o un punto de contacto)
Fecha Una fecha importante (por ejemplo: la fecha de inicio o finalización de un proyecto)
Lista desplegable Elija una opción de lista desplegable a partir de una lista personalizada (por ejemplo: nombre del departamento, tipo de proyecto, estado del proyecto)
Casilla de verificación Una casilla de verificación que puede estar marcada o no
Símbolos Colecciones de íconos visuales (por ejemplo: bolas de Harvey, estrellas, barras de señales)

El resumen de la hoja admite las siguientes características:

  • Hasta 200 campos (no cuentan las columnas de la hoja)
  • Los nombres de campos deben tener hasta 50 caracteres
  • Los valores de campos deben corresponder a los tamaños de las celdas
  • Hasta 500 opciones de listas desplegables

Puede ajustar el formato, las propiedades de los campos y agregar enlaces o imágenes en ellos

Los nuevos campos del resumen pueden contener datos, hipervínculos e imágenes, entre otros objetos

Para ajustar el formato de los campos del resumen nuevos y existentes, haga clic en el ícono del Menú junto al título del campo del resumen para establecer el formato y la configuración (por ejemplo: formato de números y monedas o propiedades de bloqueo).

imagen del ícono del menú del resumen de la hoja
 

Maximizar el uso del resumen de la hoja

Puede hacer uso del resumen de la hoja para aportar métricas del proyecto, etiquetar hojas con metadatos personalizados para realizar mejores búsquedas y mucho más.

Ilustrar los detalles clave del proyecto mediante el uso de columnas de símbolos o fórmulas

Uno de los tantos usos del resumen de la hoja consiste en ilustrar el estado de la hoja, por ejemplo, el estado de un proyecto en caso de tratarse de un plan del proyecto. Para lograrlo e, incluso, actualizarlo en forma automática, es necesario incluir una fórmula en el campo Resumen de la hoja.

Introduzca una fórmula en un campo de resumen, consulte los datos de la cuadrícula u otro campo de resumen para calcular la información clave en forma automática. Es posible seleccionar las celdas de cuadrículas y los intervalos de celdas al hacer clic y arrastrar en la cuadrícula para crear rápidamente una fórmula. Las celdas a las que se hace referencia en la fórmula se resaltarán al crear la fórmula.

Al hacer referencia... Use esta sintaxis Ejemplo de fórmula
...otros campos del resumen (misma hoja) [Nombre del campo]# =SUM([Prespuesto 2016]#, [Presupuesto 2017]#)
...celdas en una cuadrícula (misma hoja) [Nombre de la columna]úmero> =SUM(Gastos1:Gastos3)
...celdas en una cuadrícula (de otra hoja) {nombre de referencia de hoja cruzada} =COUNT({Inventario de depósito B})

Simplificar la búsqueda al clasificar las hojas

Puede crear campos de resumen de la hoja que contengan valores clave que puedan buscarse fácilmente. Entre los ejemplos, puede mencionarse:

  • Etiquetar el departamento al que pertenece una hoja mediante el uso de un campo de Lista desplegable o un campo Texto/Número.
  • Agregar palabras clave a un campo Texto/Número en función de las cuales realizar la búsqueda. Por ejemplo: construcción, electricidad, ingeniería 

Consulte el artículo Cómo hacer búsquedas en Smartsheet para obtener información detallada sobre la funcionalidad de la búsqueda.

Crear una leyenda para explicar cómo se usan los símbolos

Cree una leyenda en el resumen de la hoja para describir el significado de cada uno de los íconos o símbolos de su hoja.
Para crear una leyenda:

  1. Agregue un campo Texto/Número en la parte superior del resumen de la hoja con una descripción de la leyenda.
  2. Agregue campos de Símbolo al resumen de la hoja, uno para cada símbolo. En el nombre del campo, escriba la finalidad del símbolo. Asegúrese de seleccionar el grupo de símbolos que se utiliza en la hoja para cada campo individual.
  3. En cada campo de Símbolo, defina el ícono que coincida con su descripción.

Leyenda de resumen de la hoja

Copiar en lote para estandarizar los resúmenes de la hoja entre distintas hojas

Mantenga la uniformidad con sus metadatos y los datos del portafolio al copiar la estructura, las fórmulas y otros contenidos del resumen de la hoja hasta 20 hojas existentes a la vez.

Quiénes pueden usar esta capacidad

ícono de permisos Los propietarios y administradores de hojas (que también tienen licencia) tanto en las hojas de origen como de destino pueden copiar en lote las estructuras de resumen de la hoja. 
ícono de disponibilidad de tipo de plan Planes de Negocios, Empresariales y Premier.

Copiar el resumen de la hoja

En el resumen de la hoja que contiene los campos que quiere copiar: 

  1. Haga clic en el ícono de menú Icono de menú ubicado a la derecha del resumen de la hoja.
  2. Seleccione Copiar resumen a otras hojas.
  3. Seleccione hasta 20 hojas para copiar. Puede optar por copiar únicamente los nombres de los campos o incluir cualquier valor o fórmula en los campos.

    Seleccione las hojas para copiar en lote.
     
  4. Haga clic en Copiar.

La acción de copiar un resumen de hoja a otras hojas es un proceso permanente y no puede deshacerse. Recibirá una instrucción antes de comenzar con el proceso de copia en lote en caso de que puedan invalidarse datos.

¡Listo! Se ha copiado el resumen de la hoja.