Automatización

 

Acelere la ejecución del equipo y ahorre tiempo valioso gracias a los flujos de trabajo automatizados en los que se combinan distintas situaciones y acciones. Automatice las tareas manuales y repetitivas, como aprobaciones, actualizaciones de estado y recordatorios. Cree, administre y colabore con facilidad en los flujos de trabajo mediante el uso de un editor visual.

Los flujos de trabajo automatizados están compuestos por tres elementos: disparadores, condiciones y acciones.

Bloques y rutas: Anatomía de un flujo de trabajo automatizado

Crear un flujo de trabajo automatizado es similar a crear un diagrama de flujo. Colocará ejecutadores, condiciones y acciones juntos a partir de un bloque inicial en uno o más bloques finales.

En el generador de flujos de trabajo:

  1. Seleccione el botón AgregarBotón Agregar  
  2. Elija qué quiere agregar (condición, ruta de la condición, acción). 

Para conceptualizar la información, piense en los flujos de trabajo a partir del siguiente marco de trabajo: cuando, a partir de un cambio, se ejecuta el flujo de trabajo, si la fila cumple con las condiciones establecidas, entonces se lleva a cabo la acción especificada.

Vea la tabla de abajo para obtener información detallada sobre la acción de dichos elementos.

ElementoSe utiliza para
Bloque del ejecutadorLa fecha y el horario especificados, la configuración sobre la recurrencia o las actividades de la hoja que ponen en marcha el flujo de trabajo automatizado. 
Bloque de condicionesSe utiliza para filtrar qué filas se incluyen en las acciones del flujo de trabajo en la misma ruta.
Bloque de acciónEl tipo de automatización (alerta, aprobación, solicitud y más) que desea que tenga lugar como resultado de la ejecución y las condiciones precedentes. Para obtener información detallada sobre los distintos tipos de automatización disponible, haga clic aquí.
Ruta de condiciónLínea que conecta los bloques para mostrar las distintas rutas que puede seguir su flujo de trabajo en función de las condiciones establecidas. Su flujo de trabajo puede tener una única ruta desde la ejecución hasta la acción, o bien, varias rutas que indiquen las distintas acciones basadas en las condiciones precedentes.

Prácticas recomendadas para el flujo de trabajo automatizado

Mientras configura su flujo de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Escriba el nombre del flujo de trabajo en el extremo superior izquierdo del generador de flujos de trabajo.
  • Asegúrese de guardar el flujo de trabajo (haga clic en Guardar, en el extremo inferior derecho), luego de realizar la configuración o con posterioridad a un cambio. Puede regresar y hacer cambios en el flujo de trabajo cuando desee.

Bloques del Ejecutador: Defina cuándo se ejecuta su flujo de trabajo

Al crear flujos de trabajo de automatización, puede definir los criterios que permitirán ejecutar su flujo de trabajo. Los Ejecutadores incluyen:

  • Cuándo se agregan o modifican filas
  • Cuándo se modifican las filas
  • Cuándo se agregan las filas (esto no ejecutará cambios en las filas existentes)
  • Cuándo se llega a una fecha

    bloqueo del ejecutador

Puede introducir los criterios para el ejecutador del flujo de trabajo junto a Cuándo en el bloque del ejecutador a fin de garantizar que solo se ejecuten los cambios deseados en los campos que usted elija en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que se ejecute únicamente cuando el Estado de un elemento pasa a ser "Completo".

Bloques de condición: Filtre lo que envían sus flujos de trabajo automatizados

Entre el bloque del ejecutador y los bloques de acción en sus flujos de trabajo de automatización, puede definir las condiciones necesarias para filtrar qué filas se incluirán en la alerta o acción resultantes. Así mismo, puede agregar rutas condicionales para hacer frente a un conjunto de situaciones diferentes para automatizar las acciones en un flujo de trabajo en función de los criterios que especifique. 

Cree una lógica condicional en un bloque de condición; para ello, debe hacer clic en y para alternar entre los dos estados:

  • Solo debe cumplirse con una condición (o)
  • Deben cumplirse todas las condiciones (y) al lanzar las acciones posteriores.

clic y

Por ejemplo, cuando se agrega un nuevo ticket de solicitud de TI a una hoja por medio de un formulario, puede enviar distintas alertas y solicitudes a destinatarios específicos en función del departamento, la prioridad y el tipo de solicitud especificados en el ticket.

Combinar la lógica "y" con la lógica "o" en la misma ruta de condición

Si quiere combinar las condiciones de la lógica y con la lógica o, agregue varios bloques de condiciones (por ejemplo, uno para sus condiciones "y" y otro para sus condiciones "o") en la misma ruta de condiciones.

lógica combinada

En el ejemplo anterior, es necesario que se cumplan los criterios establecidos en las Condiciones (1) antes de evaluar los criterios establecidos en las Condiciones (2).  


Qué esperar con rutas de condiciones superpuestas

Es posible configurar rutas de condiciones que se superponen, es decir, cuando se han definido las mismas condiciones -o condiciones similares- para las distintas rutas de condiciones. En estos casos, Smartsheet evalúa las condiciones de izquierda a derecha, y se lanzarán las acciones para la ruta de condiciones (respecto de la cual se cumplan las condiciones) que esté ubicada más a la izquierda. Smartsheet no lanzará todas las acciones para todas las rutas paralelas respecto de las cuales se cumplen las condiciones. 

Por ejemplo, supongamos que tenemos un flujo de trabajo automatizado con dos rutas de condiciones: Condiciones (1) y Condiciones (2):

Lógica de la superposición

  • Condiciones (1) es la ruta ubicada más a la izquierda y su condición es que el Precio sea inferior o equivalente a 100. (De esta manera, se ejecuta una alerta directamente al gerente de Finanzas).
  • Condiciones (2) se encuentra a la derecha de la ruta de condiciones A y su condición es que el Precio se ubique entre 50 y 250. (De esta manera, se ejecuta una solicitud de aprobación para los principales grupos de interés que se encuentran en la celda Contacto de la hoja).

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo para una fila con un Precio de 100 o inferior, se lanzará la acción para Condiciones (1), porque se ha cumplido con su condición y se encuentra ubicada más a la izquierda de las dos condiciones superpuestas. (La acción para Condiciones (2) no se lanzará excepto que el Precio sea entre 101 y 250).
 

Bloques de acción: Especifique qué tipo de automatización se ejecuta

Con un bloque de acción, puede escoger qué tipo de automatización desea que lance su flujo de trabajo cuando se ejecuta. Utilice la siguiente tabla a modo de referencia para los distintos tipos de acciones.

Utilice este tipo de alerta o acciónEn esta situación
AlertaPara alertar a las personas respecto de los cambios de relevancia en campos específicos
Para alertar a una persona cuando se le asigna una nueva tarea
Para saber cuándo los campos se configuran con un valor específico (por ejemplo, el campo con menú desplegable de Estado se configura como "Bloqueado")
RecordatorioPara alertar a las personas (en función de un campo Contacto, o bien, ingresado manualmente) en las fechas clave, antes y después de ellas (ya sea en función de un campo de fecha, o bien, especificado manualmente)
Solicitud de aprobaciónPara cerrar la sesión de una parte interesada clave en una tarea específica
Para que alguien apruebe o rechace un elemento (por ejemplo, aprobación del director respecto de una propuesta de proyecto para promover el estado a Aprobado o Rechazado, respectivamente)
Para aprobación de un artículo que cumple con determinados criterios (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo del artículo supera un determinado monto)
Solicitud de actualizaciónPara obtener información detallada por parte del propietario de un elemento de trabajo cuando el elemento está vencido (la fecha de vencimiento es anterior y el estado es No completo).
Para buscar automáticamente la información más actualizada del asignado respecto de un elemento de trabajo una vez que el valor cambia en un campo específico (por ejemplo, cuando el estado de una fila cambia a "En progreso", solicitar que el asignado actualice la fecha de inicio)
Bloqueo automático de filaPara evitar futuras ediciones una vez aprobado o completado un elemento
Para evitar futuras ediciones luego de un punto específico en el tiempo
Desbloqueo automático de filaOfrece uniformidad en el proceso al permitir que los elementos se editen solo cuando se completan los pasos correspondientes a los requisitos previos.

Cuando agregue un bloque de acción, deberá elegir qué tipo de acción le gustaría utilizar. Si selecciona un tipo de acción y le gustaría modificarlo, seleccione el icono de Menú ubicado en el extremo superior derecho del bloque para modificar la acción.

En el bloque del ejecutor de su flujo de trabajo automatizado, seleccione Menú > Opciones avanzadas para configurar qué campos se muestran en la alerta o solicitud, o el estado de Aprobación y el detalle del nombre del botón para las Solicitudes de aprobación.

Opciones avanzadas

Seleccione a sus destinatarios

Configure el bloque de acción para asegurarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas involucradas en un elemento específico de trabajo. Puede configurarlos para que se envíen a:
Personas en un campo Contacto de dicha fila (por ejemplo: el asignado)
Todos los usuarios compartidos en la hoja
Personas que especifique manualmente
Miembros de un canal de una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams

Si creó una alerta con usted como destinatario, pero no recibe las notificaciones cuando edita la hoja, deberá activar las notificaciones para los cambios que usted realice. Consulte Cómo ajustar la configuración personal para obtener más información sobre cómo modificar las preferencias de notificación y otras configuraciones de la cuenta.

Crear un mensaje personalizado

Puede crear un asunto y cuerpo personalizados para los mensajes que se entregan mediante acciones de tipo de alerta y tipo de solicitud, a fin de asegurarse de que el destinatario cuente con la información y el contexto necesarios para estar bien informado o tomar las medidas adecuadas.

Consulte Cómo agregar datos de celda de manera dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de alertas y solicitudes para que sus mensajes personalizados sean aún más contundentes.