Automatización

Acelere la ejecución del equipo y ahorre un tiempo valioso gracias a los flujos de trabajo automatizados, que permiten combinar múltiples escenarios y acciones. Automatice las tareas manuales reiteradas, como aprobaciones, actualizaciones de estado y recordatorios. Cree, administre y colabore de manera sencilla en los flujos de trabajo mediante el uso de un editor visual.

Los flujos de trabajo automatizados constan de tres componentes: desencadenadores, condiciones y acciones.

Bloques y rutas: Anatomía de un flujo de trabajo automatizado

Crear un flujo de trabajo automatizado es similar a crear un diagrama de flujo. Colocará ejecutadores, condiciones y acciones juntos a partir de un bloque inicial en uno o más bloques finales.

En el generador de flujos de trabajo:

  1. Seleccione el botón AgregarBotón Agregar  
  2. Elija qué quiere agregar (condición, ruta de la condición, acción). 

Para conceptualizar la información, piense en los flujos de trabajo a partir del siguiente marco de trabajo: cuando, a partir de un cambio, se ejecuta el flujo de trabajo, si la fila cumple con las condiciones establecidas, entonces se lleva a cabo la acción especificada.

Vea la tabla de abajo para obtener información detallada sobre la acción de dichos elementos.

ElementoSe utiliza para
Bloque del ejecutadorLa fecha y el horario especificados, la configuración sobre la recurrencia o las actividades de la hoja que ponen en marcha el flujo de trabajo automatizado. 
Bloque de condicionesSe utiliza para filtrar qué filas se incluyen en las acciones del flujo de trabajo en la misma ruta.
Bloque de acciónEl tipo de automatización (alerta, aprobación, solicitud y más) que desea que tenga lugar como resultado de la ejecución y las condiciones precedentes. Para obtener información detallada sobre los distintos tipos de automatización disponible, haga clic aquí.
Ruta de condiciónLínea que conecta los bloques para mostrar las distintas rutas que puede seguir su flujo de trabajo en función de las condiciones establecidas. Su flujo de trabajo puede tener una única ruta desde la ejecución hasta la acción, o bien, varias rutas que indiquen las distintas acciones basadas en las condiciones precedentes.

Prácticas recomendadas para el flujo de trabajo automatizado

Mientras configura su flujo de trabajo, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Escriba el nombre del flujo de trabajo en el extremo superior izquierdo del generador de flujos de trabajo.
  • Asegúrese de guardar el flujo de trabajo (haga clic en Guardar, en el extremo inferior derecho), luego de realizar la configuración o con posterioridad a un cambio. Puede regresar y hacer cambios en el flujo de trabajo cuando desee.

Bloques del desencadenador: Defina cuándo se ejecuta su flujo de trabajo

Al crear flujos de trabajo de automatización, puede definir los criterios que desencadenarán el flujo de trabajo. Los desencadenadores incluyen:

  • Cuando se agregan o actualizan filas
  • Cuando se modifican filas
  • Cuando se agregan filas (esto no se desencadenará para cambios en filas existentes)
  • Cuando se alcanza una fecha

    bloque del desencadenador

Puede introducir criterios para el desencadenador del flujo de trabajo junto a Cuándo en el bloque de desencadenado para garantizar que únicamente los cambios deseados en los campos que elija desencadenen el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo que se desencadene únicamente cuando el estado de un elemento pase a ser "Completo".

Tenga en cuenta lo siguiente al configurar el bloque del desencadenador:

  • Si el flujo de trabajo se desencadena a partir de cambios en Cualquier valor, esto incluirá cuando una celda pase a estar en blanco.

  • No es posible desencadenar acciones que modifican la hoja de manera automática a partir de enlaces de celdas o fórmulas de hojas cruzadas. Esto incluye Solicitar una aprobación, Mover filas, Copiar filas, Bloquear filas y Desbloquear filas. Por ejemplo, si la celda Estado de la fila se completa a partir de un enlace de celda con un valor de otra hoja, los cambios que se implementen en dicho valor de celda a través del enlace de celda no desencadenarán un flujo de trabajo que bloquee la fila cuando el Estado cambie a Completo.

Bloques de condición: Filtre lo que envían sus flujos de trabajo automatizados

Entre el bloque del ejecutador y los bloques de acción en sus flujos de trabajo de automatización, puede definir las condiciones necesarias para filtrar qué filas se incluirán en la alerta o acción resultantes. Así mismo, puede agregar rutas condicionales para hacer frente a un conjunto de situaciones diferentes para automatizar las acciones en un flujo de trabajo en función de los criterios que especifique. 

Cree una lógica condicional en un bloque de condición; para ello, debe hacer clic en y para alternar entre los dos estados:

  • Solo debe cumplirse con una condición (o)
  • Deben cumplirse todas las condiciones (y) al lanzar las acciones posteriores.

clic y

Por ejemplo, cuando se agrega un nuevo ticket de solicitud de TI a una hoja por medio de un formulario, puede enviar distintas alertas y solicitudes a destinatarios específicos en función del departamento, la prioridad y el tipo de solicitud especificados en el ticket.

Combinar la lógica "y" con la lógica "o" en la misma ruta de condición

Si quiere combinar las condiciones de la lógica y con la lógica o, agregue varios bloques de condiciones (por ejemplo, uno para sus condiciones "y" y otro para sus condiciones "o") en la misma ruta de condiciones.

lógica combinada

En el ejemplo anterior, es necesario que se cumplan los criterios establecidos en las Condiciones (1) antes de evaluar los criterios establecidos en las Condiciones (2).  


Qué esperar con rutas de condiciones superpuestas

Es posible configurar rutas de condiciones que se superponen, es decir, cuando se han definido las mismas condiciones -o condiciones similares- para las distintas rutas de condiciones. En estos casos, Smartsheet evalúa las condiciones de izquierda a derecha, y se lanzarán las acciones para la ruta de condiciones (respecto de la cual se cumplan las condiciones) que esté ubicada más a la izquierda. Smartsheet no lanzará todas las acciones para todas las rutas paralelas respecto de las cuales se cumplen las condiciones. 

Por ejemplo, supongamos que tenemos un flujo de trabajo automatizado con dos rutas de condiciones: Condiciones (1) y Condiciones (2):

Lógica de la superposición

  • Condiciones (1) es la ruta ubicada más a la izquierda y su condición es que el Precio sea inferior o equivalente a 100. (De esta manera, se ejecuta una alerta directamente al gerente de Finanzas).
  • Condiciones (2) se encuentra a la derecha de la ruta de condiciones A y su condición es que el Precio se ubique entre 50 y 250. (De esta manera, se ejecuta una solicitud de aprobación para los principales grupos de interés que se encuentran en la celda Contacto de la hoja).

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo para una fila con un Precio de 100 o inferior, se lanzará la acción para Condiciones (1), porque se ha cumplido con su condición y se encuentra ubicada más a la izquierda de las dos condiciones superpuestas. (La acción para Condiciones (2) no se lanzará excepto que el Precio sea entre 101 y 250).
 

Bloques de acción: Especifique qué tipo de automatización se desencadena

Con un bloque de acción, puede elegir qué tipo de automatización quiere que ejecute su flujo de trabajo cuando se desencadena. Utilice la siguiente tabla a modo de referencia para los distintos tipos de acciones.

Utilizar este tipo de alerta o acciónEn esta situación
Alertar a alguien

Alertar a las personas sobre cambios clave en campos específicos

 Alertar a alguien cuando se le asigna una nueva tarea

 Saber cuándo los campos están configurados con un valor específico (por ejemplo, el campo desplegable Estado está configurado como "Bloqueado")

Nota: Los adjuntos se enviarán únicamente si el adjunto se actualiza o se agregarán a la fila una vez que se haya configurado la alerta.

Configurar un recordatorioPara alertar a las personas (ya sea por un campo de Contacto o ingresado en forma manual) en las fechas clave -y antes y después de ellas- (ya sea por un campo de Fecha o ingresado en forma manual).
Solicitar una actualizaciónPara obtener información detallada por parte del propietario del elemento de trabajo toda vez que se vence el elemento (ya pasó la fecha de vencimiento y el estado es No completo).

 Para buscar de manera automática la información más reciente por parte de la persona a quien se le asignó el elemento de trabajo una vez que se modifica un valor en un campo específico (por ejemplo, cuando el estado de una fila pasa a ser "En curso", se solicita que la persona que recibió la asignación actualice la Fecha de inicio).
Configurar un flujo de trabajo de aprobaciónPara obtener la aprobación de una parte interesada clave respecto de una tarea específica

 Para que alguien apruebe o rechace un elemento (por ejemplo, aprobación del director respecto de una propuesta del proyecto para promover el estado a Aprobado o Rechazado, respectivamente).

 Para obtener la aprobación respecto de un elemento que cumple con determinado criterio (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo de un elemento supera un monto determinado).
Mover o copiar filas a otra hojaPara mover o copiar una fila a otra hoja cuando está marcada como Completa.

 Para direccionar en forma automática los elementos de trabajo entrantes a distintas hojas en función de sus características (por ejemplo, cuando se asigna el Departamento responsable, se mueve la tarea a la hoja de ingreso de dicho departamento).
Bloquear filasPara evitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se aprueba o completa un elemento.

 Para evitar ediciones posteriores luego de un momento determinado.
Desbloquear filasAporta uniformidad al proceso al permitir que los elementos se editen únicamente tras completar los pasos correspondientes a los requisitos previos.

Toda vez que agrega un bloque de acción, elegirá qué tipo de acción desea implementar. Si selecciona un tipo de acción y quiere modificarla, seleccione el ícono Menú, ubicado en el extremo superior derecho del bloque, para cambiar la acción.

En el bloque del desencadenador del flujo de trabajo automatizado, seleccione Menú > Opciones avanzadas para configurar qué campos se muestran en la alerta o solicitud, o estado Aprobación y detalle con el nombre del botón para las Solicitudes de aprobación.

Opciones avanzadas

Seleccionar destinatarios

Configure el bloque de acción para cerciorarse de que las alertas y solicitudes se envíen a las personas relacionadas con un elemento de trabajo específico. Puede configurarlas para que se envíen a:

Personas en el campo Contacto para dicha fila (por ejemplo: la persona que recibe la asignación)

Cualquier persona con uso compartido de la hoja

Personas que se indiquen en forma manual

Miembros de un canal en una aplicación de terceros, como Slack o Microsoft Teams

Si ha configurado una alerta y usted es el destinatario, pero no recibe una notificación cuando edita la hoja, deberá activar las notificaciones para los cambios que implemente. Consulte Cómo ajustar la configuración personal para obtener más información sobre cómo modificar las preferencias de notificaciones y otras configuraciones de su cuenta.

Crear un mensaje personalizado

Puede crear un asunto y un cuerpo personalizados para los mensajes que se entregan a través de acciones de "tipo alerta" y "tipo solicitud" de manera tal de garantizar que el destinatario cuente con toda la información y el contexto necesarios para estar plenamente informado o tomar las medidas adecuadas.

Consulte Cómo agregar datos de celdas en forma dinámica en el asunto y el cuerpo de los mensajes de alertas y solicitudes para que sus mensajes personalizados sean aún más contundentes.