Administración de recursos

La administración de recursos le proporciona la visibilidad que necesita de las actividades del equipo, sin tener que lidiar con las entradas de datos o los procesos adicionales que, por lo general, están asociados con las herramientas de administración de recursos.

Reciba información en tiempo real de las hojas de proyecto que su equipo ya utiliza y obtenga, además, la capacidad de desglosar la información y obtener vistas detalladas de las asignaciones de usuarios. La información aparece en un panel simple en el que se muestra la disponibilidad del equipo.

Gestión de recursos

Obtenga visibilidad en tiempo real de la carga de trabajo, por usuario y por proyecto.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar la administración de recursos en una hoja de proyecto.

Repase cómo asignar recursos.

Asignación y administración de recursos

Con la Administración de recursos, puede hacer un seguimiento y revisar cómo están asignadas las personas a todos los proyectos en los que están trabajando, para ajustar las cargas de trabajo y tomar mejores decisiones al respecto.

NOTA: Este artículo explica cómo habilitar la Administración de recursos a nivel de la hoja. Si desea habilitar la Administración de recursos a nivel de la cuenta, consulte el artículo Configuración global de la cuenta.

A continuación, se incluye una descripción general del funcionamiento de la administración de recursos (tenga en cuenta que las viñetas ofrecen enlaces a otros artículos de ayuda):

  • Establezca los recursos y los visores de recursos en su cuenta con Administración de usuarios (administradores del sistema solamente).
  • Habilite la administración de recursos en la configuración de Dependencias de la hoja de su proyecto.
  • Utilice vistas de recursos específicos de proyectos y compartidos entre proyectos para tener una visualización de alto nivel de su asignación de recursos.
  • A medida que asigne tareas a otros usuarios de la cuenta, Smartsheet le avisará cuando un recurso esté asignado de forma excesiva, y usted podrá administrar el porcentaje de asignación de recursos por tarea, para que ellos puedan trabajar en diversas cosas simultáneamente.
  • Las personas designadas como visores de recursos también pueden tener acceso a las vistas de recursos para ver cómo los miembros del equipo de Smartsheet están asignados a las tareas de una hoja, o incluso entre las tareas de todas las hojas del proyecto.

NOTA: Esta función no está disponible para los tipos de planes de único usuario. (¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet). 


Configurar a las personas de su cuenta como recursos

La administración de recursos puede hacer un seguimiento solo de las personas que se agregaron a su cuenta. Esto incluye a las personas con licencia, sin licencia, invitadas y activas. Para asegurarse de que en la cuenta estén incluidas las personas adecuadas, el Administrador del sistema puede usar la ventana Administración de usuarios y así revisar, agregar y administrar usuarios. 

CONSEJO: Si alguien de su cuenta no necesita crear hojas, quite la marca de la casilla Usuario con licencia al enviarle la invitación. Se invitará a esta persona a su cuenta como miembro gratuito, y no contará en el límite de usuarios.

Configurar a los visores de recursos

Para ver cómo están asignadas las personas entre los proyectos, se lo debe haber designado como Visor de recursos. Cualquier Administrador del sistema puede configurarlo en Cuenta > Administración de usuarios. (Tenga en cuenta que, para ser un visor de recursos, debe ser un usuario con licencia).

Si desea ver los recursos, comuníquese con su Administrador del sistema de Smartsheet. Para obtener más información, consulte Cómo administrar usuarios en un plan de usuarios múltiples.


Habilitar la Administración de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo

Los propietarios de la hoja y los miembros del equipo de la misma cuenta que tengan uso compartido de la hoja con permisos a nivel de administrador pueden activar la administración de recursos en la hoja para que los visores de recursos puedan hacer un seguimiento y tomar decisiones sobre las cargas de trabajo.

Para activar la Administración de recursos en una hoja de un proyecto existente:

  1. Asegúrese de que la hoja tenga una columna de Lista de contactos, para poder asignar recursos a las tareas. (Encontrará más información al respecto en Asignar personas a una tarea).
  2. Escriba los contactos en la columna de Lista de contactos para asignar a los miembros del equipo a cada tarea. 
  3. Haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de cualquier columna y seleccione Editar configuración del proyecto. Verifique que la casilla de verificación Dependencias habilitadas esté seleccionada.
  4. Haga clic en la flecha desplegable ubicada debajo del encabezado de cualquier columna y seleccione Editar configuración del proyecto.

    Aparecerá el formulario Administración de recursos.

    formulario de administración de recursos
     
  5. Marque la casilla de Administración de recursos habilitada y seleccione una columna de Lista de contactos de la lista desplegable para designar la columna de Recursos asignados.
  6. Haga clic en Aceptar.

Las tareas asignadas a los miembros del equipo en esta hoja ahora aparecerán en las vistas de recursos. Revise Asignar personas a una tarea para conocer las instrucciones, los consejos y las prácticas recomendadas.

NOTAS:

  • Las tareas principales asignadas a los recursos no se incluirán en las vistas de recursos, porque las tareas principales son un resumen de las secundarias. Para obtener más información al respecto, consulte nuestros artículos sobre Jerarquías: Cómo aplicar y retirar las sangrías en las filas y Funcionalidad de resumen principal.
  • No se pueden colocar fórmulas en las columnas utilizadas para la administración de recursos, porque en esas columnas ya se están realizando cálculos.

Hacer un seguimiento y asignar recursos 

Los visores de recursos tienen acceso a las vistas de los recursos entre los proyectos en la ficha Inicio y a las vistas específicas de un proyecto de forma interna a las hojas del proyecto.

Ver las vistas de recursos en la ficha Inicio

En el panel izquierdo de la ficha Inicio, haga clic en Vistas de recursos > Todos los usuarios para hacer lo siguiente:

  • Ver un icono rojo para las personas asignadas de forma excesiva y barras rojas para los días asignados de forma excesiva.
  • Expandir cada recurso para ver todos los proyectos a los que está asignado.
  • Hacer clic para abrir un proyecto y resolver los problemas de asignación.
  • Guardar una Vista nueva de la vista personalizada de personas o proyectos seleccionados.

NOTA: Si no tiene uso compartido de la hoja de un proyecto al que está asignado un recurso, verá “Otro” en lugar del nombre del proyecto.

Ver las vistas de recursos en la hoja de un proyecto

Para abrir la Vista de recursos en una hoja, pase a la Vista de Gantt, luego seleccione el ícono Vista de recursosÍcono de Vista de recursos del proyecto en el extremo superior derecho de la Vista de Gantt.

NOTA: Si no ve el ícono de Vista de recursos, comuníquese con el Administrador del sistema para convertirse en visor de recursos.

Un ícono rojo de alerta de asignación Ícono de asignación excesiva le avisará cuando haya personas sobreasignadas en el proyecto. Como visor de recursos, puede hacer clic en el ícono de alerta de asignación para abrir la Vista de recursos del proyecto, que incluye las hojas en las que los recursos de su proyecto tienen tareas asignadas.

ventana de vista de recursos del proyecto

CONSEJO: Si un recurso está sobreasignado, seleccione el nombre para revisar su asignación por proyecto. Haga clic en el nombre de una hoja para abrir cualquier hoja en la que tenga un uso compartido. Si un usuario está sobreasignado, considere reasignar algunas tareas a otro recurso o ajustar la asignación de la tarea.

Asignar recursos

La asignación es el porcentaje diario de tiempo que los recursos deben dedicar a una tarea en particular. De forma predeterminada, Smartsheet supone que las tareas exigen el 100 % del día de los recursos asignados cuando se les asigna una tarea; puede ajustar este porcentaje si introduce un nuevo valor en la celda. 

Cuando un recurso tenga diversas tareas asignadas en el mismo día, lo que hará que la asignación total supere el 100 %, Smartsheet mostrará el ícono rojo de alerta de asignación en la columna Indicadores de acción de la fila. Desplácese sobre el ícono para ver los detalles del alerta y navegue hasta la vista de los recursos.

desplazamiento sobre el ícono de asignación excesiva

Especifique una Columna de % de asignación en la Configuración del proyecto si desea especificar porcentajes de asignación de menos de 100 % para que los recursos puedan trabajar en diversas tareas por día. Para cada tarea, los recursos designados se asignarán al porcentaje que especifique.

Para dividir la asignación de un recurso entre dos o más tareas, es conveniente que cree una Columna de % de asignación:

  1. Introduzca una columna de texto/número en el proyecto. Colóquele un nombre que pueda relacionar con la Columna de % de asignación.
  2. En las propiedades de la columna, aplique el formato de porcentaje (%). Para obtener más detalles, consulte Opciones de formato.
  3. Navegue hasta Editar configuración del proyecto > Administración de recursos y elija la columna nueva como Columna de % de asignación. Para editar la configuración del proyecto, haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de cualquier columna y seleccione Editar configuración del proyecto en el menú.
  4. Cambie la asignación para las tareas que se superponen; por ejemplo, cambie la asignación al 50 % para dos tareas simultáneas.

tareas simultáneas

NOTA: El ícono de alerta de asignación no aparecerá en las filas sobreasignadas si la fecha de finalización de la tarea corresponde al pasado, pero aparecerá en las vistas de los recursos.

CONSEJO: Si permite que diversos contactos se asignen a una tarea, el porcentaje de asignación de la tarea se aplicará a todos los recursos asignados. Si desea asignar cada recurso a la misma tarea con diferentes asignaciones, puede incluir la misma tarea en filas múltiples de la hoja y asignar cada tarea duplicada a una persona diferente. Para obtener más información, consulte Cómo introducir o eliminar filas o tareas .