Tutorial de administración de proyectos

Smartsheet brinda herramientas esenciales para la administración efectiva de proyectos para que sus equipos puedan desempeñarse con velocidad y responsabilidad, y generar resultados exitosos rápidamente.

Siga estas instrucciones detalladas para modificar los ajustes del proyecto.

Modificar la configuración del proyecto

Con la configuración del proyecto de una hoja, puede personalizar aspectos de la hoja, como el tiempo laborable y no laborable, la configuración del gráfico de Gantt y la administración de recursos.

NOTA: Debe ser Propietario de la hoja o tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador para poder modificar la configuración del proyecto de una hoja.

Para obtener más información acerca de las funciones que controla la configuración del proyecto de una hoja, consulte estos artículos:


Acceso a la configuración del proyecto para una hoja

Haga clic con el botón derecho en el encabezado de cualquier columna mientras está en la vista de Cuadrícula o de Gantt de la hoja y seleccione Editar configuración del proyecto.

Aparecerá el formulario Configuración del proyecto.
 
Configuración del proyecto
 

NOTAS:

  • Verá solamente la configuración Visualización de la escala de tiempo después de pasar la hoja a la vista de Gantt.
  • La sección Administración de recursos está disponible solo con planes de múltiples usuarios. ¿No está seguro de qué tipo de plan está usando? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.

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Editar configuración de las dependencias y días laborables

Visualización del intervalo de fechas  

Columna de Fecha de inicio y Fecha final: cuando use columnas con fechas múltiples, puede seleccionar las columnas deseadas para hacer el seguimiento de las fechas de inicio y final. Estas columnas son necesarias para agregar un diagrama de Gantt a una hoja y cuando se usa la funcionalidad de Dependencias.

Opciones  

Columna % completo: si desea superponer un indicador de % completo en las barras de tareas en el diagrama de Gantt y que los cálculos de % completo automáticos se produzcan en las filas principales (resumen), seleccione la columna que contiene la información del % completo en la hoja.

NOTA: Los cálculos de % completo automáticos en las filas principales están basados en los cálculos de % completo agregados manualmente en las filas secundarias, así como la duración de las tareas de las filas secundarias.

Dependencias

Habilitada: Al marcar la casilla de Dependencias habilitadas, se agrega la funcionalidad de dependencias automtizadas en la hoja. La funcionalidad de las dependencias permite usar las columnas Predecesora y Duración, excluir los días no laborables de su cronograma y modificar la duración (en horas) de los días laborables. También crea la automatización en las columnas de Duración, Fecha de inicio, Fecha final y Cálculos de % completo en todas las filas principales, para que las filas principales muestren el resumen automático de las tareas secundarias con sangría.

Columna Predecesora: seleccione la columna que desea utilizar como columna Predecesora en la hoja. Use la columna seleccionada para crear dependencias entre tareas en el cronograma.

Columna Duración: la columna seleccionada de Duración se utilizará en combinación con los días laborables para automatizar la programación de las fechas de inicio y final de las tareas.

Días laborables  

Días laborables y no laborables: Después de habilitar las dependencias en la hoja, podrá hacer clic en Editar para seleccionar los días de la semana considerados no laborables en relación con el proyecto. Esta configuración reemplazará cualquier configuración global de la cuenta. Para obtener más información sobre la manera en que estas configuraciones afectan la programación automatizada, consulte nuestro artículo Cómo designar días no laborables y festivos.

Duración del día (horas): establezca la duración (en horas) de los días laborables en la hoja del proyecto. De forma predeterminada, Smartsheet considera que cada día laborable incluye 8 horas. Se tiene en cuenta la duración de cada día laborable al calcular las fechas de las tareas. Por ejemplo, si crea una tarea con una fecha de inicio y una duración de 9 horas, Smartsheet, de forma predeterminada, programará automáticamente que la fecha final es el día laborable siguiente. Si cambiara la cantidad de horas de un día laborable a 9 horas, Smartsheet programaría la fecha final de la tarea en el mismo día que la fecha de inicio.


Personalizar la visualización del diagrama de Gantt y el comportamiento

En la sección Visualización de la escala de tiempo de la configuración del proyecto, puede modificar el formato de visualización y los intervalos de la escala de tiempo de Gantt, el inicio del año fiscal y qué columna de información aparece a la derecha de las barras de Gantt en el diagrama de Gantt. Por ejemplo, establezca una columna de Lista de contactos como etiqueta de visualización para ver una lista de las personas asignadas a las tareas junto a cada barra de Gantt.

   Visualización de la escala de tiempo

CONSEJO: Marque Abierto hasta la fecha actual para ver las tareas actuales del proyecto más rápidamente al abrir la hoja.

Siga estas instrucciones detalladas para crear hitos en la hoja de su proyecto.

Crear un hito

Un hito es una acción o un evento que marca un cambio o una etapa significativos en el desarrollo. Habilite dependencias en la hoja para crear estos tipos de eventos.

Para crear un hito, ingrese una duración de la tarea igual a cero (0) y una fecha de inicio. La fecha de finalización del hito es la misma que la fecha de inicio. Los hitos se representan con una imagen de un diamante gris en el diagrama de Gantt, y se ubican centrados en el horario de inicio establecido. Si el hito es parte de la ruta clave de un proyecto, el diamante será rojo. El color y la forma no pueden modificarse.

Para crear un hito extendido, ingrese una duración de la tarea igual a cero (~0) y una fecha de inicio. La fecha de finalización de un hito extendido es un día laboral completo posterior a la fecha de inicio; no obstante, sigue estando representado por la forma de un diamante en el diagrama de Gantt.





SUGERENCIA: Haga clic en el icono vista de Gantt  en la barra de herramientas izquierda para agregar un diagrama de Gantt a la hoja. Para obtener más detalles y ver un video de demostración, lea nuestro artículo Trabajar con gráficos de Gantt.

 Consulte nuestros Consejos de soporte técnico en el blog de Smartsheet:Cuándo usar hitos en el plan del proyecto, Trabajar en retrospectiva desde una fecha de evento    

Siga estas instrucciones detalladas para configurar su funcionalidad de resumen principal en la hoja de un proyecto.

Funcionalidad de resúmenes primarios

Cuando las dependencias están habilitadas en una hoja del proyecto, las filas principales resumen información en forma automática en varias de las columnas de una hoja de proyecto.

La fecha de inicio de una fila principal se establecerá automáticamente en la fecha de inicio más temprana de todas sus filas secundarias. De forma similar, la fecha de finalización se configurará según la última fecha de finalización de todas las filas secundarias.

La duración de la fila principal refleja la cantidad de días laborables entre la fecha de inicio y la fecha de finalización de dicha fila. Proporciona el intervalo de tiempo completo compuesto por dicha sección de tareas, desde la subtarea más reciente hasta la última, en contraposición a la suma de sus duraciones.

El % completado de una fila principal calculará el porcentaje ponderado según la duración y el % completado de cada fila secundaria. De esta forma, las filas secundarias completadas con duraciones más cortas no afectarán el % completado de la fila principal tanto como completar una fila secundaria de duración más prolongada. Debido a la forma en que esto se calcula, solo se incluirán en el resumen de la fila primaria las subtareas con una duración determinada y un valor de % completado determinado.

NOTAS:
  • Si las dependencias están habilitadas, las filas principales no son editables en las columnas mencionadas arriba. Si desea usar sus propios cálculos, puede deshabilitar la Funcionalidad de las dependencias en la hoja, o crear la fórmula que desea en una de las columnas que no se usan en la funcionalidad de las dependencias. Las fórmulas personalizadas no pueden usarse para cambiar la visualización ni las barras de un gráfico de Gantt.

  • Las filas primarias en las hojas con dependencias habilitadas siempre tendrán un color de fondo gris en las vistas de Gantt y Calendario.

  • Si bien la duración de la subtarea puede ingresarse en distintos formatos, como semanas, días laborables completos (p. ej., 4d), días laborables parciales (3.5d), días transcurridos (t3d), horas (7h), minutos (90m), segundos (500s) y milisegundos (50000ms), las filas principales siempre reflejarán la duración en días laborables parciales.