Administración de recursos

La administración de recursos le proporciona la visibilidad que necesita de las actividades del equipo, sin tener que lidiar con las entradas de datos o los procesos adicionales que, por lo general, están asociados con las herramientas de administración de recursos.

Reciba información en tiempo real de las hojas de proyecto que su equipo ya utiliza y obtenga, además, la capacidad de desglosar la información y obtener vistas detalladas de las asignaciones de usuarios. La información aparece en un panel simple en el que se muestra la disponibilidad del equipo.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar la administración de recursos en una hoja de proyecto.

Obtener perspectivas sobre la asignación de recursos con vista de recursos de proyectos

Una vista de recursos ofrece un medio visual para llevar un registro y revisar la manera en que las personas (recursos) están asignadas a su plan de Smartsheet en relación con los proyectos en los que están trabajando. Use las vistas de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo de recursos.

Para obtener más información sobre cómo configurar y habilitar la administración de recursos, consulte Administración y asignación de recursos.

Antes de comenzar

Antes de ver los recursos en una vista de recursos, debe asignarse a los miembros del equipo a hojas de proyecto con administración de recursos habilitada, tal como se describe en el artículo Administración de recursos.

Su administrador del sistema de Smartsheet también puede hacer lo siguiente:

  • Designarlo para ser un visor de recursos en la cuenta
  • Asegurarse de que las personas sobre las que quiere realizar un seguimiento estén incluidas en la cuenta. Pueden ser usuarios sin licencia, pero deben estar incluidos en la cuenta. (Para obtener más información, consulte el artículo Administración de usuarios).

NOTA: Esta característica no se encuentra disponible en cuentas de planes Profesionales. (¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Mostrar recursos en la vista de recursos de proyectos

  1. En una hoja con administración de recursos habilitada, haga clic en Vista de Gantt en la barra de herramientas y, luego, en el icono Vista de recursos de proyectos icono de vista de recursos de proyectos (debajo del botón Compartir) a la derecha de la ventana.
  2. Desde allí, puede revisar la carga de trabajo de todos los recursos asignados a tareas en esa hoja.
  3. Haga clic en el nombre del recurso para revisar la asignación por proyecto.


CONSEJO: Haga clic en el icono de alerta de asignación para mostrar la vista de recursos de proyectos.

Ver recursos en distintas hojas

Los observadores de recursos también pueden revisar la asignación en todas las hojas que tengan la funcionalidad habilitada. Para esto:

  1. Haga clic en el icono Menú (en el extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y, luego, en Crear nueva vista.
  3. Seleccione las hojas o los recursos respecto de los cuales quiere ver la asignación y haga clic en Aceptar.

    NOTA: Si un recurso está asignado a tareas en ciertas hojas sobre las cuales usted no tiene uso compartido, la asignación en todas esas hojas se combinará y mencionará en Otras hojas en la vista de recursos.

Se mostrará el icono de alerta de asignación junto a cualquiera de las tareas asignadas para, al menos, un recurso sobreasignado. Desplácese por la línea de tiempo para ver las hojas en las cuales el recurso tiene tareas asignadas y analice la posibilidad de reasignar algunas de ellas a otros recursos.

Compartir o exportar la vista de recursos

Para exportar y compartir la vista de recursos:

  1. En la barra de navegación, haga clic en Examinar y desplácese hasta Vistas de recursos.
  2. En Vistas de recursos, haga clic en la vista y, luego, haga lo siguiente:
    • Para enviar por correo electrónico la vista de recursos como adjunto de Microsoft Excel (.xls), haga clic en el icono del sobre .
    • Para descargar un archivo de Microsoft Excel (.xls) de la vista de recursos, haga clic en el icono de exportación . Haga clic en el intervalo de fechas para cambiar el período de tiempo que se muestra en la vista.

Crear una vista de recursos personalizada

Use una vista de recursos personalizada para crear un conjunto de datos más relevante:

  1. En la barra de navegación, haga clic en Examinar y desplácese hasta Vistas de recursos.
  2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y, luego, en Crear nueva vista.
  3. Elija el filtro deseado:
    • Por usuario mostrará todos los proyectos en los que hay recursos específicos asignados a tareas.
    • Por proyecto mostrará una lista de los recursos asignados a las tareas en los proyectos especificados. La vista incluirá los otros proyectos donde se asignan dichos recursos, de modo que pueda identificar los posibles problemas de cronograma.
    • Por grupos mostrará todos los proyectos con tareas asignadas a miembros del grupo.
  4. Haga clic en Aceptar.

Repase cómo asignar recursos.

Administración y asignación de recursos

Gracias a la Administración de recursos, puede rastrear y revisar la forma en que las personas son asignadas en todos los proyectos en los que trabajan para ajustar las cargas de trabajo y tomar mejores decisiones al respecto.

NOTA: Este artículo trata sobre la habilitación de la Administración de recursos a nivel de hoja. Si desea habilitar la Administración de recursos a nivel de cuenta, consulte el artículo Configuración global de la cuenta.

Esta es una descripción general de cómo funciona la administración de recursos (tenga en cuenta que los puntos que aparecen a continuación incluyen enlaces a otros artículos de ayuda):

  • Configure los recursos y los visores de recursos de su cuenta con la Administración de usuarios (solo para los administradores del sistema).
  • Habilite la administración de recursos en la Configuración de dependencias de la hoja del proyecto.
  • Utilice visores de recursos específicos del proyecto y entre proyectos para obtener una imagen de alto nivel de la asignación de sus recursos.
  • A medida que asigne tareas a otros usuarios de su cuenta, Smartsheet le avisará cuando un recurso esté saturado; de esta manera, podrá administrar el porcentaje de asignación de recursos por tarea a fin de que estos puedan trabajar en varias tareas a la vez.
  • Las personas designadas como Visores de recursos también pueden acceder a las vistas de recursos para ver cómo todos los miembros del equipo de Smartsheet son asignados a las tareas en una hoja, o incluso a tareas en todas las hojas del proyecto.

NOTA: Esta característica no se encuentra disponible en planes Profesionales. (¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte la sección Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Configurar personas en su cuenta como recursos

Solo las personas que han sido agregadas a su cuenta pueden ser rastreadas por la administración de recursos. Esto incluye a las personas con licencia, sin licencia, invitadas y activas. Para garantizar que las personas adecuadas sean incluidas en la cuenta, un administrador del sistema puede utilizar la ventana Administración de usuarios para revisar, agregar y administrar usuarios.

CONSEJO: Si alguien de su cuenta no necesita crear hojas, desmarque la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación. Esta persona será invitada a su cuenta como miembro gratuito, y no se contabilizará en el límite de usuarios.

Configurar los visores de recursos

Para ver cómo se asignan las personas a los proyectos, usted debe ser un Visor de recursos designado. Cualquier administrador del sistema puede configurar esto en Cuenta > Administración de usuarios. (Tenga en cuenta que debe ser un usuario con licencia para ser un Visor de recursos).

Si desea ver los recursos, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet. Para obtener más información, consulte la sección Administración de usuarios en un plan Empresarial o de Negocios.


Habilitar la Administración de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo

Los propietarios de hojas y los miembros del equipo de la misma cuenta que se comparten a la hoja con permisos de nivel de administrador pueden activar la administración de recursos en la hoja para que los visores de recursos puedan rastrear y tomar decisiones sobre las cargas de trabajo.

Para activar la Administración de recursos en la hoja de un proyecto existente:

  1. Asegúrese de que su hoja tenga la columna Lista de contactos para que pueda asignar recursos a las tareas. (Obtenga más información al respecto en Asignar personas a una tarea).
  2. Escriba los contactos en la columna Lista de contactos para asignar miembros del equipo a cada tarea.
  3. Haga clic en la flecha desplegable situada debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar configuración del proyecto. Verifique que la casilla de verificación Dependencias habilitadas esté seleccionada.
  4. Seleccione la pestaña Administración de recursos. Aparecerá el formulario Administración de recursos.


    Nota: ¿Utiliza 10,000ft para administrar recursos? Obtenga más información sobre el seguimiento de la asignación de recursos en 10,000ft aquí.

  5. Marque la casilla Administración de recursos habilitada y seleccione la columna Lista de contactos en el menú desplegable para designar la columna Recursos asignados.
  6. Haga clic en Aceptar.

Las tareas asignadas a los miembros del equipo en esta hoja ahora aparecerán en las vistas de recursos. Revise la sección Asignar personas a una tarea para obtener instrucciones, consejos y las mejores prácticas.

NOTAS:

  • Las tareas primarias asignadas a sus recursos no se incluirán en las vistas de recursos, ya que estas resumen las secundarias. Para obtener más información al respecto, consulte nuestros artículos sobre Jerarquía: Aplicar sangría a las filas o anular la sangría de las filas y Funcionalidad de resúmenes primarios.
  • No se pueden utilizar fórmulas en la columna Lista de contactos que se utiliza para la administración de recursos. Sin embargo, puede hacer referencia a los campos de administración de recursos en las fórmulas que están ubicadas en los campos que no se utilizan para la administración de recursos.

Rastrear y asignar recursos

Los observadores de recursos pueden ver las vistas de recursos entre proyectos desde el Inicio en el panel izquierdo y las vistas específicas del proyecto desde las hojas del proyecto.

Ver las vistas de recursos desde el Inicio (menú de navegación)

  1. Haga clic en el icono Menú (en la esquina superior izquierda de la ventana de Smartsheet) > Examinar.
  2. Haga clic en Vistas de recursos.
  3. Seleccione la vista de recursos que desee que aparezca.

Desde aquí, podrá hacer lo siguiente:

  • Ver un icono rojo en las personas sobreasignadas y barras rojas en los días sobreasignados.
  • Expandir cada recurso para ver todos los proyectos a los que está asignado.
  • Hacer clic para abrir un proyecto y resolver los problemas de asignación.
  • Hacer clic para ver los recursos por proyecto, usuario o grupo.
  • Guardar una nueva vista para una vista personalizada de personas o proyectos seleccionados.

NOTA: Si no se le comparte la hoja de un proyecto al que está asignado un recurso, verá “Otro” en lugar del nombre del proyecto.

Ver las vistas de recursos desde la hoja de un proyecto

Para abrir la Vista de recursos del proyecto correspondiente a una hoja, cambie a la vista de Gantt y, a continuación, seleccione el icono Vista de recursos icono Vista de recursos del proyecto en la esquina superior derecha de la vista de Gantt.

NOTA: Si no ve el icono Vista de recursos, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet para convertirse en un Visor de recursos.

Un icono rojo de alerta de asignación icono Sobreasignación le avisará cuando haya personas sobreasignadas en el proyecto. Como visor de recursos, puede hacer clic en el icono de alerta de asignación para abrir la Vista de recursos del proyecto que enumera las hojas en las que se asignan tareas a los recursos de su proyecto.

ventana de vista de recursos del proyecto

CONSEJO: Si un recurso está sobreasignado, seleccione su nombre para revisar la asignación por proyecto. Haga clic en el nombre de una hoja para abrir cualquier hoja que se le comparta. Si un usuario está sobreasignado, considere la posibilidad de reasignar algunas tareas a otro recurso o de ajustar la asignación de la tarea.

Asignar recursos

La asignación es el porcentaje de cada día que los recursos deben dedicarse a una tarea en particular. De manera predeterminada, Smartsheet asume que las tareas requieren el 100 % del día de los recursos asignados cuando se asigna una tarea a los recursos; puede ajustar este porcentaje al introducir un nuevo valor en la celda.

Cuando a un recurso se le asignan múltiples tareas en el mismo día que hacen que el total de la asignación supere el 100 %, Smartsheet mostrará el icono rojo de alerta de asignación en la columna Indicadores de acción de la fila. Desplácese sobre el icono para ver los detalles de la alerta y navegue hasta la vista de recursos.

icono de desplazamiento por la sobreasignación

Especifique una Columna de porcentaje de asignación en la Configuración del proyecto si desea especificar porcentajes de asignación menores que el 100 % para que sus recursos puedan trabajar en múltiples tareas por día. Los recursos serán asignados al porcentaje que especifique para cada tarea.

Para asignar un recurso a dos o más tareas, deberá crear una Columna de porcentaje de asignación:

  1. Inserte la columna Texto/Número en su proyecto. Póngale un nombre para saber que se utilizará como la columna de porcentaje de asignación.
  2. Aplique formato de porcentaje (%) a las Propiedades de la columna. Consulte la sección Opciones de formato para obtener más detalles.
  3. Vaya hasta Editar la configuración del proyecto > Administración de recursos y elija la nueva columna como la Columna de porcentaje de asignación. Para editar la configuración del proyecto, puede hacer clic derecho en el encabezado de una columna para seleccionar Editar la configuración del proyecto en el menú.
  4. Cambie la asignación de las tareas que se superponen: por ejemplo, cambie la asignación al 50 % para dos tareas simultáneas.

tareas simultáneas

El icono de alerta de asignación no aparecerá en las filas sobreasignadas si la fecha de finalización de la tarea se produce en el pasado, pero aparecerá en las vistas de recursos.

Si permite que se asignen múltiples contactos a una tarea, el porcentaje de asignación de la tarea se aplicará a todos los recursos asignados. Si desea asignar cada recurso a la misma tarea con diferentes asignaciones, puede enumerar la misma tarea en múltiples filas de su hoja y asignar cada tarea duplicada a una persona diferente. Consulte la sección Insertar o eliminar filas o tareas para obtener más información.