Gráfico de Gantt con dependencias

Agregue dependencias a sus gráficos de Gantt para administrar de manera eficiente el calendario de su proyecto y las relaciones entre tareas individuales. Cuando la fecha de inicio o finalización de una tarea predecesora cambia, las fechas de las tareas dependientes de su calendario se actualizarán automáticamente para reflejar el cambio.

Siga estas instrucciones detalladas para crear un gráfico de Gantt.

Trabajar con gráficos de Gantt

 Ir al video de demostración: Vista de diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt lo ayudan a mostrar las tareas visualmente en las barras de una escala de tiempo. La extensión de cada barra representa la fecha de inicio y finalización de la tarea.



Los diagramas de Gantt se pueden ver si se encuentran en la Vista de Gantt  de una hoja o un informe que contengan, al menos, dos columnas de fecha.

Para crear un gráfico de Gantt, puede hacer lo siguiente:
En la vista de Gantt, un divisor divide la pantalla entre las columnas de una cuadrícula y el gráfico de Gantt. El divisor puede arrastrarse hacia la derecha o hacia la izquierda para ampliar la pantalla de cada sección.

En toda la parte superior del gráfico de Gantt, hay una escala de tiempo primaria y secundaria ajustable que le permite mostrar las tareas mediante distintas unidades de tiempo. Para cambiar la visualización de la escala de tiempo, puede hacer clic en los íconos de acercar o alejar que están debajo de la escala de tiempo.



SUGERENCIA: Haga clic en el icono del engranaje en el encabezado del diagrama de Gantt para acceder a la Configuración del proyecto desde donde podrá editar la Visualización de la escala de tiempo. Desde allí, puede especificar los parámetros para el Encabezado Principal y Secundario (como el formato del nombre de la fecha y la semana), seleccionar una columna desde el menú desplegable Etiqueta de visualización para que el texto se muestre junto a la barra de tareas en el diagrama de Gantt y elegir si desea que el diagrama se abra a la fecha de hoy.

En la parte de la cuadrícula de la hoja, a la izquierda del gráfico de Gantt, verá un conjunto de columnas específicas de una hoja del proyecto:
  • Fecha de inicio
  • Fecha de finalización
  • % completado (opcional)
  • Duración (opcional)
  • Predecesoras (opcional)
    NOTA: No es necesario que las columnas opcionales muestren un diagrama de Gantt; no obstante, se utilizan si opta por habilitar dependencias en una hoja.
Cada columna está programada para ser compatible con la escala de tiempo y con la funcionalidad de las dependencias automatizada. Puede optar por habilitar dependencias, configurar días no hábiles y feriados o la extensión de los días hábiles, desde Configuración del proyecto de una hoja. Estas opciones no están disponibles dentro del informe.

SUGERENCIA: Habilitar las dependencias le dará la posibilidad de visualizar la ruta clave del proyecto.

En la columna primaria de la hoja, puede crear, mediante el uso de jerarquías, secciones con sangría que pueden ampliarse o contraerse para ver las tareas dentro de cada sección. Las filas secundarias se muestran como barras de tareas individuales en el gráfico de Gantt, según las fechas de inicio y de finalización. Si hay dependencias habilitadas en la hoja, cada fila principal es un resumen de las filas secundarias. Los valores de las filas principales se calculan en forma automática en las columnas de la hoja del proyecto mencionadas arriba y no pueden modificarse. Si no hay dependencias habilitadas, puede modificar la información de la fila principal según sea necesario.
NOTA: La jerarquía de filas no se muestra en un informe.

Para cambiar el color de una barra de Gantt en una hoja, haga clic con el botón derecho sobre ella y seleccione Configuración del color. Los colores de las barras de tareas también se pueden cambiar automáticamente según las reglas aplicadas en Formato condicional. En un informe, el color de fondo de las barras de Gantt refleja el formato aplicado dentro de la hoja asociada. Aplique cambios a los colores de la barra desde las hojas para actualizar también el informe.

Si configuró una columna % completo en la Configuración del proyecto, cada vez que se ingrese un valor en esta columna, también se indicará visualmente en la barra de Gantt de la tarea:



Para imprimir el gráfico de Gantt, puede exportarlo a un formato PDF, de imagen o de Microsoft Project (.xml).

 Consulte nuestro Consejo de soporte técnico en el blog de Smartsheet: Cómo imprimir el diagrama de Gantt

Para acceder a una demostración práctica sobre cómo crear un gráfico básico de Gantt, mire el siguiente video instructivo:


Para obtener más información sobre funcionalidades avanzadas del gráfico de Gantt, mire el video a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.

 Consulte nuestro Consejo de soporte técnico en el blog de Smartsheet: Cómo usar el Enlace de celdas para crear un gráfico de Gantt maestro

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Siga estas instrucciones detalladas para habilitar dependencias en su gráfico de Gantt.

Habilitar dependencias y usar predecesoras

 Ir al video de demostración: Gráfico de Gantt con dependencias

El propietario de la hoja y los colaboradores con acceso de administrador a una hoja pueden habilitar la funcionalidad de dependencias en la hoja, lo que genera una automatización entre las columnas de la hoja del proyecto. Con las dependencias habilitadas en la hoja, también puede crear relaciones de dependencia entre las tareas utilizando la columna Predecesoras. Cuando se modifica la fecha de inicio o de finalización de una tarea predecesora, las fechas de las tareas dependientes se ajustan en forma automática y según corresponda.
 


 

Habilitar dependencias en una hoja del proyecto

  1. Haga clic en la flecha desplegable que está debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar la configuración del proyecto. Si la hoja incluye un gráfico de Gantt, también puede hacer clic en el icono Configuración del proyecto, ubicado debajo del encabezado del gráfico de Gantt.
  2. Seleccione la casilla de verificación Dependencias habilitadas.
  3. Especifique las columnas de la hoja que se usarán como la columna Predecesora y la columna Duración. Si no tiene columnas configuradas para tal fin, Smartsheet las insertará por usted al habilitar las dependencias.

 


Con las dependencias habilitadas, la hoja tendrá la siguiente funcionalidad:

 

  • Cálculos automáticos en las columnas de duración, inicio y finalización; ingrese dos de estos valores en una tarea y el tercero lo calculará Smartsheet en forma automática.

  • Al ingresar un valor de duración y de predecesora para una tarea, la fecha de inicio y la fecha de finalización se calcularán automáticamente mediante el cronograma de días laborables establecido en la configuración del proyecto. La duración puede ingresarse en distintos formatos:
    • Semanas (p. ej., 2sem)
    • Días hábiles completos (p. ej., 4d)
    • Días hábiles parciales (p. ej., 3.5d)
    • Horas (p. ej., 7h).
    • Minutos (p. ej., 60m)
    • Segundos (p. ej., 500s) y milisegundos (p. ej., 50000ms)
    • Una combinación de horas, minutos, segundos y milisegundos (p. ej., 4h 30m)
    • Tiempo transcurrido (precedido por una "e" [por el inglés, "elapsed" = "transcurrido"] para indicar la duración del tiempo transcurrido, p. ej., t3d, t5h, t3.5d, etc.). En las tareas con duración del tiempo transcurrido se ignora el tiempo que no es de trabajo. La tarea comenzará y finalizará en la cantidad de tiempo especificado, más allá de la duración del día de trabajo y de los días no laborables de la hoja.
    SUGERENCIA: Para ajustar los días laborables de la semana y la duración (en horas) de cada día laborable, haga clic en el botón Editar en la sección Días laborables de la Configuración del proyecto.

  • Las filas primarias calcularán automáticamente lo siguiente:
    • La fecha de inicio según la fecha de inicio más temprana de las filas secundarias.
    • La fecha de finalización según la fecha de finalización más tardía de las filas secundarias.
    • La duración (en días laborables completos o parciales) basada en el intervalo de tiempo entre la fecha de inicio y de finalización.
    • El % completado según un valor ponderado de porcentajes de las filas secundarias.
    NOTA: Cuando las dependencias están habilitadas, los valores de las filas principales son de solo lectura, ya que Smartsheet los calcula en forma automática. Ajustar los valores de las filas secundarias (subtareas) para actualizar automáticamente las filas principales. Para obtener más información, lea nuestro artículo sobre Funcionalidad de armado principal.

  • La funcionalidad Administración de recursos estará disponible para los Observadores de recursos de las cuentas de Equipo y Empresariales.

  • Puede resaltarse la ruta clave del proyecto en el gráfico de Gantt para mostrar visualmente la secuencia de tareas que impulsa la duración general del proyecto.


Con las dependencias habilitadas, las fechas de finalización y las fechas de inicio de las subtareas, impulsadas por un predecesor, no son editables desde un informe, desde una solicitud de actualización de la fila o desde las aplicaciones iOS o Android. En cambio, si trabaja desde una de estas ubicaciones, puede recalcular en forma automática la fecha de finalización modificando la fecha de inicio o la duración de una subtarea.

 Consulte nuestra Sugerencia de soporte en el blog de Smartsheet: Cómo usar el Enlace de celdas para crear un gráfico de Gantt principal

Para desactivar las dependencias: Haga clic en la flecha desplegable, ubicada debajo del encabezado de cualquier columna, seleccione Editar configuración del proyecto, quite la marca de selección de la casilla Dependencias habilitadas y luego haga clic en Aceptar para aplicar los cambios. Así, se eliminará la automatización de la hoja.

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Predecesoras

Las predecesoras se utilizan para crear dependencias entre tareas. Ingrese un número de fila en la columna Predecesora que represente el número de fila de la tarea precedente. De esta manera, se creará un vínculo desde la fila actual (la tarea dependiente) hasta la fila especificada (la tarea predecesora). De forma predeterminada, el enlace crea una relación de fin a comienzo entre las dos tareas; la fecha de inicio de la tarea dependiente se programará para que ocurra después de la fecha de finalización de la predecesora.

Para que una tarea sea dependiente en varias tareas precedentes, puede ingresar los números de las diversas filas en la celda, separados por comas. Smartsheet tomará en cuenta todas las tareas precedentes a la hora de determinar las fechas de la tarea dependiente. Por ejemplo, para las relaciones de Fin a comienzo (FC), Smartsheet echará un vistazo a la fecha de fin que haya ocurrido en último lugar de todas las predecesoras y programará la fecha de comienzo de la tarea dependiente para que sea posterior a esta.



También puede crear dependencias de predecesoras desde el gráfico de Gantt. Arrastre el extremo inferior derecho de la barra de Gantt hacia abajo hasta la barra de Gantt de la tarea que debería seguirla.

SUGERENCIA: Si bien no se puede hacer referencia a una tarea desde otra hoja en la columna Predecesora, puede crear un enlace de celda en la columna Fecha de inicio de la tarea dependiente. El enlace de la celda puede mostrar la Fecha de finalización de la tarea precedente en la otra hoja. De esta manera, la fecha de inicio de la tarea dependiente siempre coincidirá con la fecha de finalización de la predecesora, en caso de que se modifique la fecha.

Si hace clic en el icono del lápiz   en la celda de una predecesora, se abre el formulario Editar predecesoras y puede cambiar el tipo de relación a lo siguiente:

  • Fin a comienzo (FC): la tarea comienza después de que termina la fila predecesora (predeterminado).
  • Fin a fin (FF): la tarea finaliza en el mismo momento que termina la fila predecesora.
  • Comienzo a comienzo (CC): la tarea comienza en el mismo momento que comienza la fila predecesora.
  • Comienzo a fin (CF): la tarea finaliza antes de que comience la fila predecesora.




SUGERENCIA: Si el proyecto tiene una fecha límite o fecha de evento complicadas, puede usar las predecesoras comienzo a fin para programar las subtareas hacia atrás a partir de la fecha del evento. Para comenzar, ingrese la información del evento en una fila de abajo de la hoja y la información de la subtarea en las filas de arriba.

Después de ingresar información en una predecesora, el formulario Editar predecesoras incluirá una fila nueva que le permitirá agregar dependencias adicionales respecto de la tarea.

Para ajustar aún más la relación, puede incluir un retraso. El retraso representa el período de inactividad entre la tarea predecesora y la dependiente. Por ejemplo, ingresar 1d en el campo Retraso para una dependencia FS hará que la tarea dependiente comience 1día laborable adicional después de que termine la tarea predecesora. También puede ingresar números negativos para programar que la tarea dependiente ocurra antes de que termine la predecesora (es decir, tiempo transcurrido). El retraso se puede ingresar en incrementos de semanas, días laborables completos, días laborables parciales, horas, minutos, segundos, milisegundos o una combinación de ellos.

Para eliminar una dependencia predecesora: Busque la fila que contiene la tarea dependiente y desplácese por la columna Predecesoras. Haga clic en la celda y luego presione [Retroceso] o [Eliminar] en su teclado para eliminar la dependencia.
 
Para ver una demostración sobre cómo crear un gráfico de Gantt con dependencias, mire el video instructivo a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.

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Repase los tipos de columna específicos asociados con los gráficos de Gantt con dependencias habilitadas.

Columnas de la hoja del proyecto: Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración, % de compleción y Predecesoras


En la hoja de un proyecto, puede habilitar funcionalidades de dependencias automatizadas en las siguientes columnas:
Haga clic con el botón derecho en el encabezado de cualquier columna y seleccione Configuración del proyecto, o haga clic en el icono Configuración del proyecto en el encabezado del gráfico de Gantt para habilitar las dependencias y vincular las columnas con la funcionalidad automatizada.



NOTA: Si las dependencias están habilitadas, cada fila principal incluirá una descripción general resumida de las filas secundarias (subtareas) con sangría aplicada debajo de ellas. Los valores de las columnas de las hojas del proyecto se calculan en forma automática y no pueden modificarse. Obtenga más información sobre cómo calcular estos valores en nuestro artículo sobre Funcionalidad de resumen en las filas primarias.
 

Fecha de inicio  y fecha de finalización

Cada tarea programada requiere una fecha de inicio y una fecha de finalización con el formato mes, día y año. Haga clic en el icono del selector de fechas de la celda para asegurarse de que la fecha tenga el formato correcto. Si la hoja incluye un gráfico de Gantt, las fechas de inicio y finalización se utilizarán para trazar las barras en el gráfico.

Estas fechas de inicio y de finalización deben ser el punto de partida de su cronograma y pueden cambiar a medida que este cambia. Puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda y seleccionar Ver historial para ver los valores previos que se guardaron en ella. Esto puede resultar útil para revisar el cronograma original y ver en qué lugar “falló” la escala de tiempo.

Si una fila tiene un valor de duración y predecesora determinados, las fechas de inicio y finalización se calcularán de forma automática. Si se utilizan las relaciones predeterminadas Fin-a-comienzo (FC) o Comienzo-a-comienzo (CC), la fecha de inicio se determinará de forma automática en función de las fechas de la tarea predecesora. La fecha de finalización correspondiente se calculará de forma automática sumando la duración establecida a la fecha de inicio. Si se utilizan relaciones de valor predecesor Comienzo-a-fin (CF) o Fin-a-fin (FF), la fecha de finalización de la tarea se calculará en forma automática en función de las fechas de la tarea predecesora, y la fecha de inicio será equivalente a la fecha de finalización menos la duración establecida.

Si la fecha de inicio o finalización de una tarea están determinadas por una predecesora, puede cambiarla manualmente haciendo clic en la celda y seleccionando una nueva fecha. Al hacerlo, se reemplaza la asociación con la predecesora y se elimina el valor predecesor de la fila.

NOTA: Si una fila principal tiene un valor de predecesora detallado, esta relación de dependencia determinará las fechas de inicio de cada fila secundaria, que no podrán editarse. Eliminar el valor de la predecesora en una fila principal quitará esta restricción y le permitirá manipular las fechas de las filas secundarias individualmente.

Con las dependencias habilitadas, las fechas de finalización y las fechas de inicio de las subtareas impulsadas por un predecesor no son editables desde un informe, desde una solicitud de actualización de la fila o desde las aplicaciones iOS y Android. En cambio, puede actualizar manualmente la fecha de inicio o la duración de una tarea, y Smartsheet actualizará automáticamente la fecha de finalización.

En la vista de Gantt puede hacer clic y arrastrar el centro de una barra de tareas (aparecerá el icono de una cruz) para mover la tarea a una nueva fecha de inicio y de finalización. Tenga en cuenta que esta acción puede cambiar el valor de la duración y podría anular las dependencias (quitar los valores de la columna Predecesora) establecidas. Arrastrar la tarea desde cualquiera de sus extremos prolongará la duración y establecerá nuevas fechas de inicio o de finalización.
 

Duración

La duración es la cantidad de tiempo que se espera que dure una tarea. Haga clic en la celda Duración de cualquier subtarea e ingrese la extensión de tiempo. Puede usar distintos formatos:
  • Semanas (p. ej., 2sem)
  • Días hábiles completos (p. ej., 4d)
  • Días hábiles parciales (p. ej., 3.5d)
  • Horas (p. ej., 7h).
  • Minutos (p. ej., 60m)
  • Segundos (p. ej., 500s) y milisegundos (p. ej., 50000ms)
  • Una combinación de horas, minutos, segundos y milisegundos (p. ej., 4h 30m)
  • Tiempo transcurrido (precedido por una "e" [por el inglés, "elapsed" = "transcurrido"] para indicar la duración del tiempo transcurrido, p. ej., t3d, t5h, t3.5d, etc.). En las tareas con duración del tiempo transcurrido se ignora el tiempo que no es de trabajo. La tarea comenzará y finalizará en la cantidad de tiempo especificado, más allá de la duración del día de trabajo y de los días no laborables de la hoja.
Las filas primarias (resumen) siempre reflejarán la duración en días laborables parciales.

Si la tarea dura más de lo previsto, puede aumentar la Duración para extender la fecha de finalización. Así, se prolongarán las fechas de finalización de cualquier tarea dependiente en forma automática. Una duración igual a cero creará una forma de diamante en el gráfico de Gantt para indicar que la tarea es un hito que representa un evento o un punto de control significativos.

Cuando usted proporciona una duración y una fecha de inicio (ingresadas manualmente o generadas por una predecesora), la funcionalidad de la dependencia calcula en forma automática la fecha de finalización agregando el número de la celda Duración a la fecha de inicio, excluyendo los días no laborables. Si utiliza días laborables parciales, Smartsheet también tomará en cuenta la extensión de días laborables al calcular la fecha de finalización. Usted puede programar manualmente una tarea para que empiece un día no laborable. Al hacer esto, la fecha de inicio se incluye en la duración, pero los días no laborables subsiguientes no se incluyen.

SUGERENCIA: De forma predeterminada, la cantidad de horas por día laborable es de 8, pero puede abrir la Configuración del proyecto de la hoja para modificarlo.
 

% completado

En cada fila secundaria (subtarea), puede utilizar la columna % completo para completar manualmente el porcentaje de trabajo que se ha completado para cada tarea. A partir de esta acción, se colocará una barra gris en cada tarea del gráfico de Gantt para ver el progreso. En las filas principales (resumen), Smartsheet calcula el % completo en forma automática en función de los valores de duración y de % completo que usted ha ingresado manualmente en las filas secundarias.

La automatización del % completo en las filas principales es opcional. Abra la Configuración del proyecto de la hoja y configure la lista desplegable % columna completa en Ninguno para desactivar la automatización para esa columna. Al hacerlo, usted podrá utilizar fórmulas en las filas principales o definir los valores de las filas principales en forma manual. También se eliminará el indicador de progreso de las barras de Gantt.

SUGERENCIA: Para asignar formato de porcentajes a los valores de esta columna, haga clic en el encabezado de la columna, ubicado en la parte superior, y luego haga clic en el icono % de la barra de herramientas izquierda.
 

Predecesoras 

Para establecer que una tarea dependa de otra, inserte otro número de fila en la columna Predecesora. Las fechas de la tarea se ajustarán automáticamente según cambien las fechas de la tarea predecesora. Para obtener más información sobre las relaciones de las diversas predecesoras y su impacto sobre las fechas de las tareas dependientes, lea nuestro artículo Uso de dependencias y predecesoras.

Las dependencias de tareas que cree utilizando la columna Predecesoras también guiarán la ruta clave del proyecto. Con las dependencias de tareas en su lugar, Smartsheet podrá determinar la secuencia de tareas que rigen la duración general del proyecto. Esta secuencia puede visualizarse en el gráfico de Gantt, a través de una función de ruta clave. Para obtener más información sobre esta función, consulte nuestro artículo sobre Cómo registrar la ruta clave de un proyecto.

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Follow these step-by-step instructions to set up your working days on a project sheet.

Definir días laborables, no laborables y feriados en una hoja del proyecto

El propietario de la hoja y los colaboradores con acceso de administrador a una hoja de un proyecto con dependencias habilitadas pueden configurar días no laborables y feriados en el proyecto, así como la duración de los días laborables (en horas).

A continuación, se mencionan algunas de las cosas para tener en cuenta sobre los días no laborables y los feriados en Smartsheet:

  • Cuando la escala de tiempo del gráfico de Gantt se muestra en días, verá los días no laborables resaltados en gris en el gráfico de Gantt y los feriados en rosa.
  • Las tareas y los hitos pueden programarse manualmente para comenzar un día no laborable o un feriado, pero las fechas de finalización no pueden ocurrir en estos tipos de día.
  • Los días no laborables y los feriados no se incluyen en los cálculos de la duración.

Un administrador del sistema de un plan de usuarios múltiples también puede configurar los días laborables, no laborables y los feriados al nivel de la cuenta. La configuración se aplicará a cualquier hoja nueva con dependencias habilitadas que creen los usuarios con licencia en la cuenta. (¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).

CONSEJO: Abra la pantalla Administración de usuarios para acceder a la lista de usuarios con licencia en la cuenta.


Días laborables, no laborables y feriados en el nivel de la hoja

Puede usar el formulario Configuración del proyecto de una hoja para definir la duración de los días laborales (en horas), designar días de la semana como no laborales y especificar fechas de feriados. Los días no laborables y los feriados no se incluyen en los cálculos de duración y pueden definirse de manera diferente para cada hoja del proyecto.

NOTA: Es necesario habilitar las dependencias de la hoja para poder establecer estas configuraciones. Para obtener información sobre cómo habilitar dependencias, consulte el artículo Cómo habilitar dependencias y utilizar predecesoras.

  1. Haga clic en el icono Configuración del proyecto en el encabezado del gráfico de Gantt, o haga clic con el botón derecho en el encabezado de cualquier columna y seleccione Editar configuración del proyecto. Aparece el formulario Configuración del proyecto.
    Formulario Configuración del proyecto
  2. En la sección Días laborables, haga clic en Editar para mostrar el formulario Días laborables.
  3. Seleccione la casilla de verificación para cada día de la semana en que su equipo trabajará en el proyecto.
  4. Ingrese un valor que represente la cantidad de horas por día laboral en el campo Duración del día (en horas), en caso de que su equipo trabaje más o menos de 8 horas por día.
  5. Ingrese fechas específicas de días no laborables o feriados en la sección Días no laborables (feriados, excepciones).
    CONSEJO: Puede copiar y pegar fechas utilizando los atajos del teclado, o hacer clic en el icono del calendario , ubicado a la derecha de este campo, para seleccionar fechas de una selección del calendario.
     
  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el formulario Configuración del proyecto.

Días laborables, no laborables y feriados en el nivel de la cuenta

Los administradores del sistema en planes de usuarios múltiples pueden configurar los ajustes de días laborables a nivel de la cuenta. La configuración se aplicará a cualquier hoja nueva con dependencias habilitadas que creen los usuarios con licencia en la cuenta.

  1. Haga clic en Cuenta en la esquina superior izquierda y luego seleccione Administración de la cuenta. Aparecerá el formulario Administración de la cuenta. Haga clic en Configuración de cuenta a la izquierda del formulario.
  2. Haga clic en el botón Editar debajo del encabezado Días laborables para definir la configuración.
  3. Seleccione la casilla de verificación para cada día de la semana en que los miembros del equipo trabajarán en el proyecto.
  4. Ingrese un valor que represente la cantidad de horas por día laboral en el campo Duración del día (en horas), en caso de que su equipo trabaje más o menos de 8 horas por día.
  5. Ingrese fechas específicas de días no laborables o feriados en la sección Días no laborables (feriados, excepciones).
  6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.