Fórmulas entre hojas

Descubra cómo hacer referencia de manera rápida y fácil a otras hojas en sus fórmulas. Conectar sus datos en Smartsheet con fórmulas entre hojas le otorga la flexibilidad que necesita para organizar su información de manera más eficiente, tomar decisiones más informadas y actuar con mayor rapidez.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar una fórmula entre hojas.

Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras hojas

Realice cálculos con datos que se guardan en otra hoja. Por ejemplo, use la función VLOOKUP para buscar un valor de una tabla de búsqueda que ya exista en otra hoja a la cual tiene acceso, o bien, cree una fórmula SUMIF que resuma los valores guardados en otra hoja.

Para crear fórmulas que hagan referencia a datos de otras hojas, recomendamos familiarizarse primero con la creación de fórmulas en Smartsheet. Para más información sobre cómo crear fórmulas, eche una mirada al artículo del Centro de ayuda Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

Permisos requeridos

A continuación, se incluye un desglose de los permisos de uso compartido que pueden tener las personas respecto de hojas de origen y destino al trabajar con fórmulas en distintas hojas. Para obtener más información sobre los niveles de permiso de uso compartido, consulte Niveles de permiso de uso compartido.

  Hoja con los datos a los que quiere hacer referencia Hoja en la que quiere insertar una fórmula
Propietario
Administrador
Editor
Visor No

 

Antes de comenzar

A continuación, mencionamos algunos factores a tener en cuenta al trabajar con fórmulas de hojas cruzadas:

  • Todos los datos incluidos en el rango al que se hace referencia se encuentran disponibles y es posible que puedan visualizarse en la hoja de destino, lo que significa que no debería incluir datos en la referencia que no desea que estén disponibles en la hoja de destino.
  • Cada hoja puede incluir no más de 100 referencias diferentes a hojas cruzadas.
  • Existe un límite de 100 000 celdas entrantes a las que puede hacerse referencia desde otras hojas en una hoja en total.
  • Al crear una referencia a otra hoja, solo puede hacer referencia a datos de una sola hoja. Si necesita hacer referencia a datos de varias hojas, deberá crear múltiples referencias, para lo cual deberá seguir los pasos que se mencionan a continuación:
  • Las siguientes funciones no admiten referencias de otra hoja:CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Al utilizar una referencia de otra hoja con estas funciones, se genera un error del tipo #FÓRMULA DE HOJA CRUZADA NO ADMITIDA en la celda que contiene la fórmula. Para más información sobre este tema y otros errores de fórmulas, consulte Mensajes de error en fórmulas.

 


Hacer referencia a datos de otra hoja

Para hacer referencia a datos de otra hoja en su fórmula:

  1. Comience a crear la fórmula, para lo cual deberá escribir el signo igual (=), nombre de la función y el paréntesis izquierdo en la celda deseada. Por ejemplo: escriba =VLOOKUP(

    Luego de escribir el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, aparece la tarjeta de ayuda de la fórmula arriba o abajo de su celda. (Consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet para obtener más información sobre cómo crear fórmulas).
     
  2. En la tarjeta de ayuda, haga clic en Hacer referencia a otra hoja.

    tarjeta de ayuda
     
  3. En el formulario Hacer referencia a otra hoja, seleccione la hoja en la que existen los datos y, luego, seleccione el intervalo de celdas que contienen los datos a los que quiere hacer referencia.

    nombre de la referencia

    NOTA: En este momento, solo se admite un rango contiguo.
     
  4. De manera opcional, puede escribir el nombre de su referencia. (Si no introduce un nombre, se asignará la referencia a un nombre predeterminado basado en el nombre de la hoja y la cantidad de veces que se hizo referencia a la hoja).

 
¡Eso es todo! Su referencia se mostrará en las fórmulas encerradas entre llaves. Por ejemplo:
=COUNT({my_sheet1 Range1}) 

Editar una referencia

Puede editar el nombre, el intervalo de celdas a las que se hace referencia y la hoja de origen de la referencia.

NOTA: Debe tener permiso de uso compartido de nivel de editor o superior respecto de una hoja para poder editar la referencia. Asimismo, debe tener permiso de uso compartido de nivel de observador o superior respecto de la hoja que contiene los datos a los que quiere hacer referencia.

  1. Seleccione la celda que contiene la fórmula. A la izquierda o derecha de la celda, se muestra un resumen de la fórmula.

    resumen de la referencia
     
  2. Haga clic en el nombre de la referencia que desea editar. Aparece el formulario Hacer referencia a otra hoja.

En el formulario Hacer referencia a otra hoja, puede modificar el nombre de la referencia, o bien, elegir una nueva hoja o intervalo de celdas. Al editar una referencia, todas las instancias de dicha referencia en la hoja se actualizan de manera automática para reflejar el cambio.

Eliminar una referencia de hoja cruzada

Para eliminar una referencia por completo:

  1. Vaya a la hoja de origen.
  2. Seleccione una de las celdas en la referencia (tendrá un ícono de flecha gris a la derecha del valor).

    Aparece un consejo sobre herramienta en la línea con el nombre de la hoja de destino.
     
  3. Desplácese sobre el consejo sobre herramienta en la línea y seleccione Eliminar.

IMPORTANTE: Al eliminar una referencia, se la elimina de todas las fórmulas de la hoja de destino. Al eliminar una referencia, asegúrese de no estar usándola en otras fórmulas clave de la hoja de destino.

Sugerencias para trabajar con referencias

A continuación, se mencionan algunos consejos que pueden ayudarlo a crear y usar referencias a otras hojas en sus fórmulas:

  • Con el selector de intervalos abierto y la hoja seleccionada, puede seleccionar la celda individual, el intervalo de celdas o columnas completas a los que quiere hacer referencia.
  • Las filas agregadas debajo de un rango referenciado no se incluirán en la referencia. Para incluir todas las filas, seleccione las columnas como referencia.
  • Puede usar múltiples referencias a otras hojas en la misma fórmula.
  • Para usar una referencia ya creada, puede escribir o copiar el nombre de la referencia (incluidas las llaves) en la nueva fórmula.
  • Las referencias son únicas de la hoja en la que se las crea y no pueden usarse en otras hojas sin recrearse.
  • Al editar una fórmula, puede colocar su cursor sobre el nombre de la referencia para mostrar un enlace “Editar referencia” en la tarjeta de ayuda en la línea. Puede hacer clic en este enlace para abrir el formulario del Selector de hojas.

    botón de editar referencia