Fórmulas entre hojas

Descubra cómo hacer referencia de manera rápida y fácil a otras hojas en sus fórmulas. Conectar sus datos en Smartsheet con fórmulas entre hojas le otorga la flexibilidad que necesita para organizar su información de manera más eficiente, tomar decisiones más informadas y actuar con mayor rapidez.

Fórmulas entre hojas

Las fórmulas entre hojas aceleran la ejecución y permiten tomar mejores decisiones mediante la conexión de los datos de todos los trabajos de su equipo.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar una fórmula entre hojas.

Fórmulas: Hacer referencia a datos de otras hojas

Realice cálculos con datos almacenados en otra hoja. Por ejemplo, use la función VLOOKUP para buscar un valor en una tabla de búsqueda maestra que se encuentra en otra hoja a la que tiene acceso o cree una fórmula SUMIF que resuma los valores que almacenó en otra hoja.

Para crear fórmulas que hagan referencia a datos de otras hojas, le recomendamos que primero aprenda a crear fórmulas en Smartsheet. Para obtener más información sobre la creación de fórmulas, consulte el artículo del centro de ayuda Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

 

Antes de comenzar: Requisitos y limitaciones

A continuación se muestra un desglose de los permisos de uso compartido que las personas pueden tener en las hojas de origen y destino cuando trabajan con fórmulas en múltiples hojas. Para obtener más información sobre los permisos de uso compartido de las hojas, consulte Niveles de permiso de uso compartido.

 

Hoja con los datos a los que desea hacer referencia

Hoja donde desea insertar una fórmula
Propietarioxx
Administradorxx
Editorxx
Observadorx 

Funciones que no admiten referencias de otra hoja

Las siguientes funciones no admiten referencias de otra hoja:

  • CHILDREN
  • PARENT
  • ANCESTORS

El uso de una referencia de otra hoja generará un error #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA en la celda que contiene la fórmula. Para obtener más información sobre este y otros errores de fórmula, consulte Mensajes de error en fórmulas.

Limitaciones y notas importantes

Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Todos los datos que se encuentran en el rango al que se hace referencia están disponibles y se pueden ver potencialmente en la hoja de destino. Esto significa que no debe incluir en la referencia datos que no desea que estén disponibles en la hoja de destino.
  • Hay un límite de 25 000 celdas a las que se puede hacer referencia desde otras hojas en una hoja en total.
  • Cuando crea una referencia a otra hoja, solo puede hacer referencia a los datos de una única hoja. Si desea hacer referencia a varias hojas, deberá crear varias referencias mediante los pasos a continuación.

Hacer referencia a datos de otra hoja

Para hacer referencia a datos de otra hoja en su fórmula:

  1. Comience a crear su fórmula escribiendo el signo de igual (=), el nombre de la función y el paréntesis izquierdo en la celda deseada. Por ejemplo, escriba =VLOOKUP(

    Después de escribir el nombre de la función y el paréntesis izquierdo, aparecerá la tarjeta de ayuda de fórmulas arriba o abajo de su celda. (Consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet para obtener más información sobre cómo crear fórmulas).
     
  2. En la tarjeta de ayuda, haga clic en Hacer referencia a otra hoja.

    tarjeta-ayuda
     
  3. En el formulario Hacer referencia a otra hoja, seleccione la hoja donde se encuentran los datos y, luego, seleccione el rango de celdas que contiene los datos a los que desea hacer referencia.

    referencia-nombre

    NOTA: Actualmente, solo se permite un rango contiguo.
     
  4. De manera opcional, puede escribir un nombre para la referencia. (Si no ingresa un nombre, se le asignará a la referencia un nombre predeterminado sobre la base del nombre de la hoja y la cantidad de veces que se hizo referencia a ella). 

 
¡Eso es todo! La referencia aparecerá en su fórmula entre llaves. Por ejemplo: 
=COUNT({mi_hoja1 Rango1}) 

Editar una referencia

Puede editar el nombre, el rango de celdas a las que se hace referencia y la hoja de origen de la referencia.

NOTA: Debe tener permisos de editor, o superiores, en una hoja para editar la referencia. También debe tener permisos de uso compartido de nivel de observador, o superiores, en la hoja que contiene los datos a los que desea hacer referencia.

  1. Seleccione la celda que contiene su fórmula. Aparece un resumen de la fórmula a la izquierda o derecha de la celda.

    resumen-referencia
     
  2. Haga clic en el nombre de la referencia que desea editar. Aparece el formulario Hacer referencia a otra hoja.

Una vez que se encuentre en el formulario Hacer referencia a otra hoja, puede cambiar el nombre de la referencia o elegir una hoja o un rango de celdas nuevos. Cuando edita una referencia, todas las instancias de esa referencia que se encuentran en la hoja se actualizan automáticamente para reflejar el cambio.

Consejos para trabajar con referencias

A continuación indicamos algunos consejos que pueden ayudarlo a crear y usar referencias a otras hojas en sus fórmulas:

  • Cuando cree su fórmula, puede hacer clic en otra pestaña de la hoja (en la parte superior de la ventana de Smartsheet) para generar una referencia rápida a datos de esa hoja.
  • Una vez abierto el selector de rango y seleccionada la hoja, puede seleccionar una celda individual, un rango de celdas o columnas completas a los que desee hacer referencia.
  • Las filas que se agregan debajo de un rango al que se hace referencia no se incluirán en la referencia. Para incluir todas las filas, seleccione las columnas como la referencia.
  • Puede usar múltiples referencias a otras hojas en la misma fórmula.
  • Para usar una referencia ya creada, puede escribir o copiar el nombre de la referencia (incluidas las llaves) en una fórmula nueva.
  • Las referencias son exclusivas de la hoja en la que fueron creadas y no se pueden utilizar en otras hojas sin recrearlas.
  • Cuando edita una fórmula, puede colocar el cursor sobre el nombre de la referencia para que aparezca el enlace “Editar referencia” en la tarjeta de ayuda en línea. Puede hacer clic en este enlace para abrir el formulario Selector de hoja.

    botón-editar-referencia

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