Cómo solicitar y aceptar una licencia

Ya probó Smartsheet, le gusta y está listo para comprar una licencia y, así, aprovechar al máximo todas las funciones que ofrece Smartsheet. ¿Cuál es la manera más sencilla de hacerlo? Una forma rápida de obtener una licencia para Smartsheet es solicitándola para una cuenta que ya exista en su organización. Para hacerlo, deberá contactarse con el administrador del sistema de la cuenta directamente.

Según cómo hayan configurado Smartsheet los administradores del sistema de su organización, es posible que pueda solicitarlo directamente desde la aplicación de Smartsheet.

NOTA: Si es administrador del sistema, tendrá control absoluto respecto de si esta función está disponible para las cuentas de Smartsheet que administra. Para más información, consulte la sección Información para administradores del sistema más adelante, en este mismo artículo.

Solicitar unirse a una cuenta existente

Si un administrador del sistema de Smartsheet de su organización ha habilitado la Detección de cuentas, podrá agregarse a una cuenta existente con uno de estos métodos:

• Responder al mensaje 'Unirse a una cuenta': si recibe un mensaje en el que se le pregunta si desea unirse a una cuenta existente, seleccione el nombre de la cuenta a la cual quiere unirse y haga clic en Pedir unirse.
   
• Unirse a través de Información del plan y facturación en su propia instancia de Smartsheet: haga clic aquí para abrir y usar la herramienta Detección de cuentas.O bien, navegue desde Smartsheet. Para comenzar, seleccione Cuentas (en el extremo inferior izquierdo de la ventana de Smartsheet). En el panel de la izquierda, seleccione Información del plan y facturación y haga clic en Unirse a una cuenta.

Complete la información de la solicitud y haga clic en Enviar.

¡Eso es todo! Ya hizo su parte. Su administrador del sistema se ocupará del resto. Sabrá que ha hecho bien las cosas cuando reciba un mensaje de correo electrónico que diga que el administrador del sistema quiere agregarlo a la cuenta.

Información para administradores del sistema

Con Detección de cuentas, es mucho más sencillo agregar personas a su cuenta y administrar a los usuarios de su organización.

Las personas de su organización que usan Smartsheet como colaboradores gratuitos, o quienes realizan una prueba, podrán ver qué cuentas de Smartsheet de su organización están disponibles para unirse. De manera sencilla, podrán solicitarle una licencia y usted podrá aprobarla haciendo clic directamente desde su correo electrónico.

Para permitir que las personas de su organización descubran su cuenta y le soliciten una licencia para acceder a ella, tanto usted como su cuenta deben cumplir con los siguientes criterios:

• Debe ser administrador del sistema con una licencia paga de la cuenta.
• La cuenta debe usar una dirección con dominio válido que sea propiedad de su organización. En tal sentido, las direcciones que usan dominios habituales de Proveedores de servicios de Internet (ISP), como @gmail.com no califican.
• El dominio utilizado con cualquier plan que usted administre no debe tener el Aprovisionamiento automático de usuarios habilitado. Para obtener más información, consulte Cómo agregar usuarios a una cuenta Empresarial de manera automática con la función de Aprovisionamiento automático de usuarios.

Actualizar a un usuario y otorgarle una licencia

Cuando la función Detección de cuentas está habilitada, comienza a ver las solicitudes de personas de su organización que quieren que se las agregue a su cuenta de Smartsheet. Recibirá solicitudes por correo electrónico con un texto similar al siguiente: Deseo que me agreguen como usuario con licencia en la cuenta (nombre de la cuenta).

Tenga en cuenta que se enviarán tres mensajes de correo electrónico:uno se envía de inmediato, otro se envía luego de 48 horas y el último se envía 10 días después de la solicitud.

Cuando reciba un mensaje de este tipo, haga clic en Agregar a la cuenta para ir al formulario de Administración de la cuenta. Desde allí, podrá otorgar licencias y configurar cuentas.

Habilitar o deshabilitar la Detección de cuentas

Para habilitar o deshabilitar la detección de cuentas:

1. Seleccione Cuenta (en el extremo inferior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Información del plan y facturación > Configuración de la cuenta.
2. Haga clic en Editar junto a Detección de cuentas. Compruebe que la opción Activado esté marcada y luego haga clic en Guardar (desmarque la casilla de verificación para desactivar esta función).

CONSEJO: Si activa esta función, asegúrese de que el nombre de su cuenta muestre con claridad el nombre del grupo o departamento que es el propietario. Por ejemplo, si es administrador del sistema de Smartsheet respecto de una cuenta utilizada por el departamento de marketing en MBF Corp., el nombre de cuenta MBF Marketing ayudará a otras personas de la organización a diferenciar mejor, por ejemplo, el departamento Contable en MBF Corp.

Para más información sobre cómo actualizar el nombre de cuenta de Smartsheet, consulte Cambiar el contacto principal y el nombre de la cuenta.

Resolución de problemas administrativos con Detección de cuentas

Si recibe solicitudes de personas que considera no deberían solicitar acceso a su cuenta, contáctese con el equipo de soporte.

Aceptar o rechazar una invitación por correo electrónico

1. Busque una invitación de la siguiente dirección de correo electrónico: user@smartsheet.com.
2. Seleccione Aceptar o Rechazar. Al hacerlo, se abrirá la página de inicio de sesión de Smartsheet.
   • Si es un usuario nuevo y aún no estableció una contraseña, ingrese su dirección de correo electrónico y seleccione Continuar > Olvidé mi contraseña para crear una y obtener acceso a Smartsheet. Esta acción desencadenará un proceso de restablecimiento de contraseña; recibirá un segundo correo electrónico y podrá definir una contraseña.
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3. Inicie sesión en su cuenta de Smartsheet. Aparecerá una ventana emergente para confirmar la acción.
4. Seleccione Aceptar o Rechazar. Aparecerá un mensaje de confirmación.
5. Seleccione Aceptar. 

Notas

• Si ya inició sesión, es posible que reciba una notificación para unirse a una cuenta. Si rechaza la invitación, su cuenta y acceso a Smartsheet seguirán siendo los mismos.
• Los usuarios no dispondrán de inicio de sesión único (SSO) hasta que acepten la invitación, ya que aún no forman parte de la instancia de Smartsheet de la organización. La configuración de autenticación solo se aplica a los usuarios invitados después de la aceptación. Los usuarios pueden crear una contraseña, iniciar sesión con su correo electrónico y contraseña, y, posteriormente, ver el mensaje de invitación.

Para usuarios con una suscripción paga de Smartsheet

Si es usuario de un plan pago y acepta la invitación para unirse a una cuenta: 

• No se emitirá una factura por la cuenta anterior. La cuenta que envió la invitación gestionará los pagos futuros.
• Su cuenta se fusionará con la cuenta del administrador del sistema que envió la invitación.

Después de unirse a la cuenta

El nuevo administrador del sistema gestionará la cuenta. Las hojas que cree heredarán la configuración global de la cuenta configurada por el administrador del sistema. Esto afectará su capacidad para publicar desde Smartsheet o cambiar elementos de marca personalizados.

Para los administradores del sistema

El administrador del sistema de la cuenta a la que se unió podrá hacer lo siguiente:

• Transferir la propiedad de sus hojas a otros usuarios.
• Configurar los controles de seguridad que utiliza para iniciar sesión en Smartsheet; controlar con quiénes puede compartir información, a quiénes puede enviársela y a quién puede agregar a un grupo (en función de la dirección de correo electrónico). 
  Solo los administradores de sistemas empresariales pueden configurar los controles de seguridad.

Implicaciones del plan de Negocios

Si es administrador del sistema de un plan de Negocios (o, por ejemplo, de un plan de Equipo heredado), usted y los usuarios de su cuenta se verán afectados de la siguiente forma:

• Todos los usuarios activos de su cuenta se transferirán a la cuenta del administrador del sistema que envió la invitación. Esta cuenta debe tener suficientes licencias de usuario disponibles para abarcar a todos los usuarios con licencia adquiridos.
• Para mantener su propio acceso de usuario con licencia, visor de recursos, administrador de grupo y administrador del sistema, el usuario que envió la invitación debe otorgárselo.
• El resto de los usuarios con licencia, visores de recursos o administradores de grupos de la cuenta adquirida conservarán sus niveles de acceso actuales.
• Los administradores del sistema de la cuenta adquirida perderán el acceso. El administrador del sistema de la cuenta a la que se unirá deberá volver a concederle acceso como administrador del sistema.
• Se conservarán las vistas de grupos y recursos configuradas en la cuenta adquirida.
• Se reemplazará la configuración global de la cuenta adquirida.