Horas y gastos en Resource Management

Solo los usuarios con una licencia de Resource Management pueden realizar un seguimiento del tiempo o ingresar horas. Los Recursos administrados no pueden hacer un seguimiento del tiempo ni ingresar horas. 

El administrador de asignaciones de recursos establece cómo realiza el seguimiento del tiempo en Resource Management:  

• Seguimiento de 1/2 día: Diseñado para equipos con poca variación en las actividades diarias. Realiza un seguimiento del tiempo en incrementos de 4 horas.
• Seguimiento de horas + minutos: Permite a los equipos confirmar las horas de la semana o modificar las horas para mostrar el tiempo real trabajado.
• Seguimiento del tiempo desglosado: Captura la mayor cantidad de detalles. Realice un seguimiento del tiempo de cada categoría y agregue notas a las entradas.

Resource Management sugiere horas programadas, pero usted debería registrar el tiempo real, incluso cuando estas horas difieran del plan. El seguimiento del tiempo brinda más precisión a las estimaciones de los proyectos futuros.

Seguimiento de 1/2 día y horas + minutos

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Confirmar entradas de tiempo

1. En la barra de navegación superior, seleccione Mi trabajo.

2. Seleccione la pestaña Time & Expenses (Tiempo y gastos).

3. Revise las horas. Si necesita cambiar las horas, seleccione la celda e ingrese el número correcto.

4. Para cada día, seleccione Confirmar.

5. Seleccione Confirmar.

Puede cambiar una entrada de tiempo hasta que un editor de cartera o administrador de las asignaciones de recursos bloquee las horas.

• Para cambiar las horas sugeridas, seleccione la entrada de tiempo e introduzca sus cambios.

Es posible que haya asignado entradas de tiempo para más de un proyecto diariamente. Cuando cambia una de sus asignaciones, Resource Management supone que las otras entradas de tiempo sugeridas son correctas. Puede editar o eliminar estas entradas de tiempo por separado.

• Para informar el tiempo de algo que no está en la planilla horaria, seleccione Informar el tiempo para otra cosa, seleccione el proyecto correspondiente y agregue sus horas.

Seguimiento del tiempo desglosado

Puede asignar categorías y agregar notas a cada entrada con el seguimiento del tiempo desglosado. Las categorías y notas ayudan a su equipo a comprender cómo usted usa su tiempo. Recurra al administrador de asignaciones de recursos si no ve las categorías que necesita.

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Ingresar tiempo desglosado

1. Seleccione el ícono más (+) en la barra del proyecto. 
2. En el menú desplegable, seleccione una categoría o agregue una nueva.
3. Ingrese su tiempo para cada día y agregue las notas. O bien, en la parte inferior de la planilla horaria seleccione las horas programadas para confirmarlas. 
4. Seleccione la fila del proyecto para mostrar u ocultar categorías para cada fila del proyecto. 

Agregar notas

Pulse la flecha hacia abajo del teclado para ir al campo de notas.

Para agregar varias notas a una categoría el mismo día, cambie a la vista por día. Si una entrada de tiempo tiene más de una fila de categoría asociada, aparecerá un mensaje para cambiar a la vista de día. 

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Información sobre los presupuestos

En la vista por semana, sitúe el cursor sobre una barra para ver en detalle la relación entre las horas confirmadas y las horas programadas.

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Ajustar la planilla horaria

Borrar o restaurar sugerencias

Seleccione Borrar sugerencias en la parte superior de la planilla de control de horas para eliminar todas las horas sugeridas. Seleccione Restaurar sugerencias para restaurarlas. 

Eliminar una fila

Utilice el ícono de la papelera (a la derecha de la entrada del último día) para eliminar filas de su planilla horaria. 

Si realiza un seguimiento del tiempo en 1/2 día u horas + minutos, al eliminar una fila con el tiempo sugerido, se borran las sugerencias para cada entrada de tiempo en esa fila. No puede eliminar filas de proyectos o fases a los que está asignado.

Modificar el tiempo bloqueado

Para modificar el tiempo bloqueado, debe pedirle a un administrador de recursos o a un editor de carteras que lo desbloquee.

Confirmar el tiempo de otras personas

Los administradores de asignaciones de recursos y los editores de carteras pueden ingresar y confirmar tiempo de todos los usuarios con licencia. Las planillas de control de horas de los Recursos administrados son de solo lectura, independientemente del nivel de permiso.

Realiza un seguimiento de tus actividades para un día específico

1. Ve a tu hoja de tiempos. (Recordatorio: Mi trabajo > Tiempo y gastos > Seguimiento del tiempo)

2. Seleccione Día en la esquina superior derecha de su hoja de tiempo.

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Realice un seguimiento del tiempo para varias categorías

Si su cuenta utiliza un seguimiento detallado del tiempo, la vista de día le permite realizar un seguimiento del tiempo para varias categorías de un proyecto.

1. En la vista de día, seleccione el ícono + junto a la hora sugerida.
2. Seleccione un proyecto predefinido o una categoría de tiempo. Si su cuenta no tiene categorías, seleccione + Agregar una nueva fila en blanco para agregar varias notas para los proyectos de ese día.

También puede seleccionar Informar el tiempo para algo más para contabilizar el tiempo que se trabajó fuera de sus proyectos asignados.

Usa el temporizador

Si su cuenta utiliza horas + minutos o seguimiento detallado del tiempo, puede usar un temporizador para registrar las actividades diarias. Solo puedes tener un temporizador funcionando a la vez.

Inicia el temporizador

1. Vaya a la vista de día en su planilla de control de horas.
2. Sitúe el cursor sobre la fila debajo del proyecto o la fase en que desea trabajar y seleccione Iniciar temporizador. El icono del spinner te muestra que el temporizador está encendido.

Puede cerrar o minimizar la ventana de su navegador ; el temporizador sigue funcionando. 

3. Cuando haya terminado, puede agregar tiempo a la planilla de control de horas o cerrar el temporizador sin agregar tiempo.

¿Olvidaste parar el temporizador? 

• Si sigue funcionando, ciérralo y calcula cuántas horas has trabajado.
• Si inició un nuevo temporizador, el temporizador original se detuvo automáticamente y agregó el tiempo rastreado al proyecto asociado.

Los gastos son los costos del proyecto que no son mano de obra. Puede realizar un seguimiento de los gastos reembolsables y no reembolsables.

Agregue gastos

1. En la navegación superior, seleccione Mi trabajo.
2. Seleccione Tiempo y gastos y, a continuación, seleccione Gastos.
3. Seleccione Agregar un gasto.
4. Rellene el formulario de gastos y luego seleccione Agregar.
5. Seleccione Enviar para aprobación.

Con el sitio para dispositivos móviles, puede realizar un seguimiento de su tiempo y definir su estado sobre la marcha. 

Todos los usuarios con licencia pueden ver Resource Management en el sitio para dispositivos móviles.

En la aplicación móvil, puede registrar el tiempo sobre la marcha, pero no puede enviar la hora para su aprobación.

Abra el sitio en rm.smartsheet.com.

Realizar un seguimiento del tiempo

La planilla de horas muestra sugerencias para hoy. Si trabaja según las sugerencias, pulse Confirm (Confirmar) en la parte inferior de la lista.

Pulse las horas para que la entrada cambie la configuración.

Accesos rápidos útiles

La cuadrícula de accesos directos muestra una serie de entradas de tiempo de una sola pulsación de modo que no tenga que usar el teclado para ingresar el tiempo. La columna de la izquierda muestra las horas enteras. Las otras columnas le permiten ingresar fracciones adicionales de una hora, por ejemplo, 2,5 horas.

Ingresar tiempo personalizado 

Si la entrada que desea no se encuentra en la lista de accesos directos, pulse Custom (Personalizado) e ingrese las horas y minutos exactos.

Seguimiento del tiempo no desglosado

Para realizar el seguimiento de las horas y los minutos de cada proyecto:

1. Pulse Report time for something else (Informar el tiempo para algo más).
2. Seleccione el proyecto o la fase.
3. Ingrese la hora a través de la cuadrícula de accesos directos.

Para eliminar una entrada, defina en 0 horas.

Seguimiento del tiempo desglosado

Si utiliza el seguimiento del tiempo desglosado, seleccione Category and Notes (Categoría y notas):

1. Pulse Report time for something else (Informar el tiempo para algo más).
2. Seleccione el proyecto o la fase.
3. Seleccione la categoría.
4. Ingrese la hora a través de la cuadrícula de accesos directos.
5. Ingrese notas opcionales o pulse Done (Listo).

Pulse el nombre de un proyecto para agregar una nueva entrada desglosada; irá directamente a la categoría correspondiente a ese proyecto. 

Tareas adicionales

• Para cambiar la categoría, las notas o eliminar la entrada, pulse el lado izquierdo de la entrada.

• Para ingresar la hora de días que no sean hoy, desplácese por la lista de fechas. 

• Cambie su estado, proyecto e ingrese notas en la parte superior de la aplicación. 

Los administradores de asignaciones de recursos, los editores de carteras y los programadores de personas pueden realizar un seguimiento de los usuarios con licencia.

Cómo hacer un seguimiento del tiempo para otras personas

1. Desde la página de su empresa, vaya al perfil de la persona a la que desea realizar un seguimiento del tiempo. O bien, busque a la persona utilizando la barra de búsqueda (parte superior derecha). 
2. En la página del perfil, haga clic en Time & Expenses (Tiempo y gastos) > Time Tracking (Seguimiento del tiempo).
3. Ingrese los cambios y, a continuación, haga clic en Submit for Approval (Enviar para la aprobación). 

Si es administrador de asignaciones de recursos o gerente de proyectos en su cuenta y no sucede nada al hacer clic en la planilla horaria, lo más probable es que esa persona no sea un usuario con licencia. Si esa persona es un recurso administrado, no puede realizar un seguimiento del tiempo en su nombre.

Visite Account Settings (Configuración de la cuenta) > People (Personas) para ver una lista de sus usuarios con licencia y recursos administrados.

Las entradas de tiempo sugeridas ayudan al equipo a comprender cuánto tiempo se espera que dediquen a sus asignaciones.

Algunos equipos consideran que el plan es distinto a las horas reales trabajadas. Seleccione Clear Suggestions (Borrar sugerencias) para empezar con una tarjeta de tiempo en blanco cada semana.

No es posible desactivar las sugerencias de tiempo para todos los usuarios de su cuenta.

Cree una fase no facturable para realizar un seguimiento de las horas no facturables.

Los administradores de recursos, los editores de carteras y los editores de proyectos pueden crear horas no facturables.

1. Abra el proyecto y seleccione Configuración del proyecto en la parte superior derecha.
2. A la izquierda de la página Editar información del proyecto, en Fases, seleccione Añadir fase.
3. En el campo Código de fase, introduzca "No facturable".
4. En Tarifas de facturación, seleccione Establecer tarifas de facturación diferentes para esta fase.
5. Actualiza la tasa de facturación de todos a 0 $.
6. En la parte inferior de la pantalla, seleccione Guardar.

Puede hacer que todo el proyecto no sea facturable. Aplique la tasa de facturación de 0 $ a todo el proyecto. 

Siga estos pasos para crear un proyecto interno para la planificación de licencias:

1. Cree un proyecto interno para representar el tiempo de vacaciones del año, por ejemplo, "Vacaciones 2020".
2. Establezca las fechas de inicio y finalización del proyecto que se ejecutará durante el año (del 1 de enero al 31 de diciembre).
3. Cree una fase para cada persona que se ejecute durante el año.
4. En la configuración del proyecto, establezca un presupuesto de tiempo (en horas o días) por fase para representar el tiempo de vacaciones permitido de cada persona en 2020.
5. Cuando una persona se tome vacaciones, asígnelas a la fase que corresponda con su nombre en este proyecto.

Ahora, puede crear un informe de tiempo, agrupado por nombre de fase y luego por miembro del equipo, para ver el tiempo de vacaciones restante de cada persona.

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