Aprobaciones de Resource Management

Activar el flujo de trabajo de aprobaciones

Los administradores de asignaciones de recursos pueden configurar aprobaciones para las entradas de tiempo y gastos de su organización. 

1. Establezca quién aprueba el tiempo o los gastos en la configuración de perfil de la persona. 

2. Abra Configuración de la cuenta y vaya a la sección Flujo de trabajo de aprobaciones.

Aquí puede:

• Habilitar el flujo de trabajo de aprobación para tiempo y gastos

• Bloquear entradas tras la aprobación

  Debe tener esta configuración activada para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos adicionales para las entradas aprobadas. Sin esta configuración habilitada, los usuarios no pueden editar el tiempo ni los gastos aprobados, pero pueden agregar tiempo o gastos adicionales a las entradas aprobadas.

• Permita que los propietarios del proyecto aprueben el tiempo y los gastos de los proyectos de su propiedad.
  • Incluye automáticamente a los propietarios de proyectos como aprobadores de las personas asignadas a sus proyectos
  • Los propietarios del proyecto solo pueden ver y aprobar el tiempo o los gastos de sus proyectos
• Configure notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de tiempo y gastos.
  • Envía una notificación por correo electrónico a los responsables de aprobación cuando se envían tiempo o gastos
  • Envía una notificación y notas al remitente cuando se aprueba o rechaza el tiempo o el gasto.

Esta configuración es independiente de las notificaciones de actividad.

• Permita que el responsable de aprobación desbloquee las entradas de tiempo y gastos enviadas.
  • Cuando está desactivada, solo los administradores de asignaciones de recursos pueden desbloquear el tiempo.

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Aprobaciones basadas en proyectos

Cuando la configuración que indica que los propietarios del proyecto pueden aprobar sus proyectos está habilitada, los propietarios del proyecto solo pueden aprobar las entradas de tiempo y gastos registradas para sus proyectos. 

Los gerentes de equipo, departamento u otros gerentes pueden ser responsables de la aprobación en el perfil de una persona para proporcionar gerentes de respaldo y aprobar el tiempo de licencia. Los responsables de aprobación existentes permanecen en su lugar cuando la opción de que los propietarios del proyecto puedan aprobar el tiempo de sus proyectos esté habilitada.

Cómo la auditoría de aprobaciones incurre en horas y cantidades

Activar las aprobaciones para las entradas de tiempo agrega solo las horas aprobadas a Configuración de la cuenta > Horas y montos incurridos. 

Cuando realiza un seguimiento de las horas aprobadas únicamente, Resource Management limita los cálculos de horas incurridas del proyecto en función del tiempo aprobado únicamente y aplica un filtro de estado de aprobación predeterminado a los informes. Solo las horas aprobadas aparecen como incurridas por defecto. 

Cambiar el filtro de estado de aprobación le permite filtrar las horas no aprobadas de los informes.

Cómo afectan las aprobaciones a los gastos incurridos

Activar las aprobaciones para los gastos agrega solo los gastos aprobados a Configuración de la cuenta > Gastos incurridos. 

Cuando realiza un seguimiento de los gastos aprobados únicamente, Resource Management limita los gastos incurridos del proyecto a los gastos aprobados únicamente.

Aprobar tiempo y gastos pasados de forma masiva

1. Abra Configuración de la cuenta.
   1. Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración de la cuenta.
   2. Si trabaja en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Flujo de trabajo de aprobación y seleccione Aprobación masiva.
3. Seleccione Guardar y continuar.
4. En la página de aprobación masiva, seleccione las opciones que desea usar. Puede aprobar todas las entradas de tiempo, entradas de gastos o ambas hasta la fecha que elija. También puede configurar el bloqueo de todas las entradas de tiempo o gastos aprobadas, lo que evita que los usuarios agreguen gastos o entradas de tiempo adicionales. 
5. Seleccione Aprobar todo.

Revise sus selecciones. No se puede deshacer la aprobación masiva.

Cualquier usuario con licencia activo de su cuenta de Resource Management puede enviar tiempo para su aprobación. Los administradores de recursos también pueden enviar tiempo en nombre de otros, pero solo si son usuarios con licencia (no se puede realizar un seguimiento del tiempo ni puede enviarse para los recursos administrados).

1. En la página Mi trabajo, seleccione la pestaña Tiempo y gastos.
2. En el seguimiento del tiempo, ingrese los cambios según sea necesario y haga clic en Confirmar. 
3. En la parte inferior de la planilla de control de horas, haga clic en Submit for Approval.

Las personas pueden enviar horas en cualquier momento, pero es recomendable seguir un calendario que sea adecuado para su organización (diario, semanal, quincenal, etc.).

Agregue un recurso como miembro del equipo a su proyecto antes de que necesite aprobar el tiempo. Un recurso que no es miembro del equipo puede enviar tiempo contra un proyecto, pero el propietario del proyecto no puede verlo

Pestaña Aprobaciones para miembros del equipo

Todos los usuarios tienen una vista Mi tiempo y gastos en la pestaña Aprobaciones. Puede revisar todas las entradas de tiempo o gastos aprobadas, pendientes de aprobación y rechazadas desde la pestaña Aprobación de su perfil personal.

Revisar tiempo enviado

• En la pestaña Aprobaciones, haga clic en Mi tiempo y gastos. 

La barra lateral izquierda tiene filtros que puede aplicar a su tiempo y/o gastos: 

• Período de tiempo: Utilice un intervalo de fechas preestablecido o personalizado. 
• Tipo: Alterne entre el tiempo y los gastos (si su organización aprueba ambos). 
• Estado de aprobación:Muestre el estado aprobado, rechazado o pendiente de aprobación.

Vuelva a presentar tiempo

Puede volver a enviar una hoja de tiempo en cualquier momento antes de que se apruebe. 

• Edite la entrada de hora que desea ajustar y, luego, haga clic en Re-Submit for Approval.

1. En la página Mi trabajo, seleccione Tiempo y gastos, y luego seleccione Gastos.

2. Seleccione Agregar un gasto. 
3. Ingrese los detalles de cada gasto y seleccione Agregar.
4. Cuando haya agregado todos los gastos, seleccione Enviar para aprobación.

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Revise los gastos enviados

1. Seleccione Aprobaciones. 
2. En la barra lateral izquierda, seleccione Mi tiempo y gastos. 
3. Utilice filtros para encontrar gastos:
   • Período de tiempo: Utilice un intervalo de fechas preestablecido o personalizado. 
   • Tipo: Alterne entre el tiempo y los gastos (si su organización realiza un seguimiento de ambos). 
   • Estado de aprobación: Muestra el estado aprobado, rechazado o pendiente de aprobación.

Reenviar gastos

Puede editar y volver a enviar un informe de gastos antes de que se apruebe. Después de editar la entrada de tiempo, seleccione Enviar para aprobación.

Filtros de aprobación en los informes

Utilice filtros basados en la aprobación para ver las entradas de tiempo en función de su aprobador o estado de aprobación asociado. Por ejemplo, utilice un informe de tiempo y tarifas agrupado por miembro del equipo y filtrado según el estado de aprobación para ver las horas no aceptadas de cada miembro del equipo en toda la organización.

• Aprobado por: Los administradores de recursos o los administradores de proyectos que aprueben el tiempo harán que sus nombres aparezcan con este filtro para que pueda filtrar el tiempo que personas específicas han aprobado.
• Estado de la aprobación: Puede filtrar qué entradas de tiempo aparecen en el informe filtrando el tiempo aprobado, pendiente de aprobación o no enviado.

También puede agrupar los datos de los informes por estado de aprobación y según quién los aprobó.

1. En Account Settings (Configuración de la cuenta), desplácese hacia abajo hasta Approval Workflow (Flujo de trabajo de aprobación) y, a continuación, haga clic en Bulk Approve (Aprobar masivamente). 
2. Seleccione Save and Continue (Guardar y continuar). 
3. Seleccione los elementos que desea aprobar, las horas, los gastos o ambos. 
4. Seleccione la fecha en la que desea bloquear y aprobar de forma masiva todas las horas o los gastos. 
5. Revise sus entradas; no puede deshacer la aprobación masiva. Cuando esté seguro de que tiene la configuración correcta, haga clic en Bulk Approve (Aprobar masivamente). Esta acción bloquea todas las entradas; su equipo no podrá hacer más cambios.

Advertencia: La aprobación masiva no se puede deshacer. 

Desbloquear tiempo o gastos enviados

Asegúrese de haber enabled approvals for time entries. Si no habilita las aprobaciones de entrada de tiempo, no verá la pestaña Approvals en la página de su perfil.

1. Abra su página My Work.
2. Vaya a Approvals> Approver View. 
3. En la lista Approval Status, seleccione Approved. 
4. Opcional: En la lista de plazos, seleccione el cronograma del informe de tiempo que desea desbloquear:
   • este año
   • este trimestre
   • este mes
   • esta semana
   • último trimestre
   • mes anterior
   • semana pasada
   • últimos 30 días
   • intervalo de fechas personalizado: Elija las fechas de inicio y finalización para ver un cronograma específico
5. En la lista People, seleccione una o varias personas. Después de seleccionar una persona, puede ver su tiempo en la vista Approver.
6. Vaya al informe de tiempo que desea desbloquear y seleccione Unlock.

Ahora, la entrada que desbloqueó está etiquetada como Pending Approval. Una vez que haya terminado de editar la entrada, se muestra el botón Resubmit for approval.

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Permitir que un responsable de aprobación desbloquee el tiempo y los gastos enviados

Si usted es administrador y quiere permitir que un responsable de aprobación desbloquee informes de tiempo y gastos, siga estos pasos:

1. Abra Configuración de la cuenta.
   1. Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y, luego, Configuración de la cuenta.
   2. Si trabaja en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. En la sección Approval Workflow, seleccione Allow approver to unlock time and expenses.

Activar el flujo de trabajo de aprobaciones

Los administradores de asignaciones de recursos pueden configurar aprobaciones para las entradas de tiempo y gastos de su organización. En Configuración de la cuenta, vaya a la sección Flujo de trabajo de aprobaciones.

• Si está trabajando en Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y, luego, Configuración de la cuenta.
• Si trabaja en Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.

Aquí puede hacer lo siguiente:

• Habilitar el flujo de trabajo de aprobación para tiempo y gastos

• Bloquear entradas tras la aprobación

  Debe habilitar esta configuración para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos adicionales después de aprobar las entradas. Sin habilitar esta configuración, los usuarios no pueden editar el tiempo ni los gastos aprobados, pero pueden agregar tiempo o gastos adicionales a las entradas aprobadas.

• Permita que los propietarios del proyecto aprueben el tiempo y los gastos de los proyectos de su propiedad.
• Configure notificaciones por correo electrónico para las aprobaciones de tiempo y gastos.
• Permita que el responsable de aprobación desbloquee las entradas de tiempo y gastos enviadas.

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Vista del responsable de aprobación

Establezca quién aprueba el tiempo y los gastos en la configuración de perfil de la persona.

Siga estos pasos para ir a la vista del responsable de aprobación:

1. Seleccione Mi trabajo (su página de perfil).
2. Seleccione la pestaña Aprobaciones.
3. En el panel izquierdo, seleccione Vista del responsable de aprobación.

Si es responsable de aprobación, esta es su vista predeterminada. Los editores de proyectos observan esta vista de forma predeterminada cuando los propietarios del proyecto son responsables de aprobación. 

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Aprobaciones como propietario de un proyecto

Puede configurar Resource Management para que los propietarios de proyectos puedan revisar y aprobar el tiempo y los gastos de los proyectos de los que son propietarios. Si es propietario de un proyecto, verá planillas horarias para el tiempo relacionado con sus proyectos, pero no verá el tiempo ingresado para proyectos que son propiedad de otros.

Puede filtrar las planillas horarias que ve por las siguientes categorías:

• Plazo: Vea las planillas horarias por este año, este trimestre, este mes, esta semana, el año pasado, etc. 
• Estado de aprobación: Vea las planillas horarias por su estado de aprobación actual.
  • Rechazado: Planillas horarias que no aprobó.
  • Aprobado: Planillas horarias que aprobó.
  • Pendiente de aprobación: Planillas horarias que los usuarios enviaron para su aprobación.
  • No enviado: Los usuarios de las planillas horarias han accedido, pero no han editado el valor ni aceptado el cronograma.
  • [ninguno]: Planillas horarias de usuarios que aún no han tomado medidas en el cronograma que les ha asignado.
• Responsable de aprobación: Vea las planillas horarias asignadas a usted o a otros aprobadores.
• Propietario del proyecto: Filtre las planillas horarias por los propietarios del proyecto.
• Personas: Vea las planillas horarias de usuarios específicos.
• Proyecto: Vea las planillas horarias asociadas a un proyecto específico.
• Cliente: Vea las planillas horarias de los usuarios asignados a un cliente específico.
• Disciplina: Vea las planillas horarias por la naturaleza del trabajo de los usuarios (por ejemplo, RR. HH., TI).
• Función: Filtre las planillas horarias por la función de los usuarios (por ejemplo, gerente, redactor).
• Etiquetas de personas: Filtre las planillas horarias por las etiquetas de personas de los usuarios.
• Nombre de la fase: Vea las planillas horarias asociadas a una fase específica del proyecto. 
• Etiquetas del proyecto: Filtre las planillas horarias por categoría de proyecto.
• Tipo de licencia: Filtre las planillas horarias por los tipos de licencia de los usuarios.
• Habilidades: Filtre las planillas horarias por las habilidades de las personas.

La vista del responsable de aprobación agrupa las entradas de tiempo en planillas horarias semanales. Cada planilla horaria muestra las horas registradas para cada proyecto, por persona, por semana.

Puede ver el total de horas confirmadas y programadas para cada proyecto, junto con una diferencia calculada (positiva para más de lo programado, negativa para menos de lo programado).

Los recursos que envían tiempo para un proyecto no son visibles para el propietario del proyecto, a menos que se agreguen al proyecto como un miembro del equipo con tiempo enviado para el proyecto. 

Asegúrese de haber agregado ese recurso como miembro del equipo a su proyecto para aprobar el tiempo.

Los propietarios de proyectos no pueden ver el tiempo enviado por los recursos asignados a otros proyectos, excepto en los siguientes casos: 

• Tienen permisos de editor de carteras o superiores.
• El propietario del proyecto es un aprobador de recursos
• Los recursos forman parte del proyecto como miembros del equipo y han enviado tiempo contra el proyecto. 

Asegúrese de haber agregado ese recurso como miembro del equipo a su proyecto para aprobar el tiempo.

Ver detalles sobre el tiempo y los gastos

Puede ver más detalles en las planillas horarias que ve en la vista del responsable de aprobación. 

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Filtrar hojas de tiempo o gastos 

Puede aprobar el tiempo para proyectos específicos en lugar de hacerlo para toda la hoja de tiempo o gastos. Siga estos pasos para mostrar las entradas de tiempo de un proyecto o conjunto de proyectos específicos y aprobarlos:

1. En el panel izquierdo, utilice los filtros de proyectos o etiquetas de proyectos.
   • Después de configurar esos filtros, solo verá las planillas horarias de los proyectos o las categorías de proyectos que haya seleccionado. 
2. En la planilla horaria, seleccione Aprobar y bloquear.

Esto no afecta las entradas de los proyectos que no seleccionó en el filtro.

Siga estos pasos para aprobar tiempo o gastos:

Utilice notificaciones para alertar a las personas cuando se hayan rechazado o aprobado sus entradas de tiempo o gastos.

En la parte inferior de la planilla horaria, seleccione Aprobar y bloquear para aprobar la entrada de tiempo o gastos. 

Para asegurarse de que los usuarios no puedan agregar tiempo o gastos a las entradas aprobadas, habilite la configuración que bloquea automáticamente las entradas de tiempo y gastos tras la aprobación. Puede hacerlo en la sección Flujo de trabajo de aprobaciones en Configuración de la cuenta. 

Siga estos pasos para rechazar la hoja de tiempo o gastos:

1. En el área inferior izquierda de la hoja de tiempo o gastos, escriba una nota en el cuadro de texto. 
   • Si rechaza la entrada de tiempo sin dejar una nota, el sistema le pedirá que deje una nota. 
2. Seleccione Rechazar. 

Después de rechazar la hoja de horas o gastos, se restablece a No enviado. El remitente debe ajustar su entrada de tiempo o gastos y volver a enviarla para su aprobación. 

Usar mis vistas

Cree una vista guardada o varias vistas guardadas para diferentes situaciones. 

Cuando crea una vista guardada, puede acceder a ella fácilmente desde Mi vista.

Para crear una vista guardada 

1. Vaya a la pestaña Aprobaciones. 
2. En el panel izquierdo, seleccione Vista de responsable de aprobación. 
3. En el panel izquierdo, ajuste el plazo deseado, el estado de aprobación y otros filtros. 
4. Desplácese hacia arriba hasta Mis vistas. 
5. Seleccione + Guardar vista actual.