Informes avanzados en Resource Management

Filtros de aprobación en los informes

Utilice filtros basados en la aprobación para ver las entradas de tiempo en función de su aprobador o estado de aprobación asociado. Por ejemplo, utilice un informe de tiempo y tarifas agrupado por miembro del equipo y filtrado según el estado de aprobación para ver las horas no aceptadas de cada miembro del equipo en toda la organización.

• Aprobado por: Los administradores de recursos o los administradores de proyectos que aprueben el tiempo harán que sus nombres aparezcan con este filtro para que pueda filtrar el tiempo que personas específicas han aprobado.
• Estado de la aprobación: Puede filtrar qué entradas de tiempo aparecen en el informe filtrando el tiempo aprobado, pendiente de aprobación o no enviado.

También puede agrupar los datos de los informes por estado de aprobación y según quién los aprobó.

Los datos de los informes pueden exportarse de dos maneras, a través del menú Exportar o mediante Solicitar datos subyacentes.

A través del menú Exportar:

1. Cree su informe
2. En la esquina superior derecha del informe, seleccione Exportar. 
3. Seleccione un formato para su archivo. 

Por correo electrónico:

Los enlaces CSV enviados por correo electrónico no están sujetos al límite de tamaño de informes de Resource Management, por lo que son una excelente manera de exportar grandes conjuntos de datos para el análisis avanzado en otras herramientas.

Solicitar datos subyacentes no está disponible para los informes de utilización. 

1. Cree su informe.
2. Junto a Ejecutar informe, seleccione Solicitar datos subyacentes.

Cuando el CSV esté listo, recibirá una notificación por correo electrónico (con un enlace para descargar el archivo CSV) en la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Resource Management. Según el alcance del informe y la carga del sistema, puede tardar hasta 24 horas en recibir el correo electrónico.

Si selecciona Exportar el informe de datos subyacentes, obtendrá un informe que contiene todos los atributos relacionados con las personas, los proyectos y las asignaciones. Si selecciona Exportar este informe a CSV, obtendrá un CSV con los mismos datos que se muestran en Gestión de recursos.

Al exportar un informe resumido CSV, el orden de las columnas podría cambiar, y los filtros aplicados también aparecerán en el CSV. 

Informes avanzados

Si su organización dispone de un plan Smartsheet Business o Enterprise y utiliza la autenticación de Smartsheet, podrá analizar y compartir aún más los datos de sus informes en Smartsheet mediante la creación de informes avanzados. Los informes avanzados le permiten mantener sus datos en el ecosistema de Smartsheet para ejecutar análisis avanzados y manipular los datos. Con los datos de sus informes en Smartsheet, puede utilizar Bridge, Data Shuttle, Data Mesh y otras funciones avanzadas de Smartsheet.

Si dispone de un plan Smartsheet Business o Enterprise y utiliza la autenticación de Smartsheet, podrá crear informes avanzados para analizar y compartir los datos en Smartsheet. También puede utilizar Pivot App con sus datos una vez que estén en Smartsheet.

Primero, cree su informe y, a continuación, exporte los datos como un archivo .csv.

Exportar sus datos

1. Con el informe abierto, en la parte superior derecha, seleccione Exportar > Exportar datos subyacentes como CSV.
2. Descargue el archivo de Gestión de recursos y guárdelo donde pueda encontrarlo.

Informes para tablas dinámicas

A continuación, le mostramos algunos informes útiles que le proporcionarán buena información para la creación de una tabla dinámica con los datos resultantes.

Resumen del presupuesto del cliente y del proyecto

• Ver: Presupuesto > Importes
• Marco temporal: Últimos y próximos 90 días
• Primer grupo por: Cliente
• A continuación, agrupar por: Proyecto
• Mostrar: Tipo de proyecto > Confirmado

Utilización facturable del mes pasado

• Ver: Tiempo y tasas > Importes y horas
• Periodo de tiempo: Último mes
• Primer grupo por: Disciplina
• A continuación, agrupar por: Miembro del equipo
• Mostrar: Tipo de proyecto > Confirmado

La utilización es el porcentaje del total de horas dedicadas al trabajo facturable.

1. Calcule el total de horas disponibles, es decir, el total de días laborables del mes pasado multiplicado por las horas de la jornada laboral de cada persona. 
2. Calcule el total de horas facturables. 
3. Calcula el porcentaje.

Informe de presupuesto individual del proyecto

• Ver: Tiempo y tasas
• Periodo de tiempo: Intervalo de fechas personalizado
  • Fecha de inicio: Primer día del proyecto
  • Fecha de finalización: Último día del proyecto
• Primer grupo por: Fase
• A continuación, agrupar por: Miembro del equipo
• Espectáculo: 
  • Proyecto Nombre del proyecto
  • Cliente: Nombre del cliente

Puede usar campos personalizados para personas o proyectos.

• Personas: Agregue propiedades, incluidas habilidades, certificaciones, gerentes y estructura organizativa

• Proyectos: Agregue criterios específicos del negocio para especificar propiedades como el editor de carteras, la prioridad del proyecto, la probabilidad de cierre, la unidad de negocios, los ID del proyecto y la ubicación

Puede agregar múltiples campos personalizados a proyectos y personas y usarlos como filtros en el cronograma, página de cartera de proyectos o informes.

Al integrar Resource Management con otras herramientas o sistemas empresariales, use las mismas etiquetas o identificadores que los campos personalizados.

Cree un campo personalizado

1. Abra Configuración de la cuenta.
   1. En Resource Management en Smartsheet, seleccione el menú de tres puntos en la esquina superior derecha y luego seleccione Configuración.
   2. En Resource Management de forma independiente, seleccione Configuración > Configuración de la cuenta.
2. A la izquierda, seleccione Campos personalizados de proyecto o Campos personalizados de personas.
3. Seleccione Agregar y complete la siguiente información:
   • Nombre del campo: El nombre de visualización y filtros del campo personalizado
   • Descripción del campo: Instrucciones para este campo personalizado (opcional)
   • Tipo de campo: Seleccione Campo de texto, Menú desplegable o Menú desplegable con opciones múltiples. El menú desplegable y el menú desplegable con opciones múltiples le permiten especificar las opciones que aparecerán.
   • Valor predeterminado: El valor que se completa previamente en este campo para nuevos proyectos o personas. Seleccione Aplicar valor predeterminado a usuarios/proyectos existentes para que este valor se complete en las asignaciones existentes.
   • ¿Cómo se utiliza este campo?: Determine si desea este valor:
     • Visible en el proyecto o en la página personal
     • Disponible como opción de filtro en toda la cuenta y como opción de visualización en la vista de personas en el cronograma
     • Solo editado por administradores (solo para campos personalizados de personas) 

4. Seleccione Guardar para crear el campo personalizado. 

   El nuevo campo aparece en todos los proyectos o personas que tienen los valores predeterminados, si corresponde. 

Actualizar un campo personalizado

Puede actualizar un campo personalizado en cualquier momento. Seleccione el campo personalizado, realice cambios y guárdelos. La actualización aparece en todos los proyectos y personas que utilizan el campo.

Sin embargo, si elimina un campo personalizado, el proyecto o la persona retiene ese valor dentro de su configuración. Siempre y cuando al menos un proyecto o una persona tenga un valor adjunto a su configuración, la opción sigue apareciendo en las opciones de filtrado del cronograma y en los informes.

Los administradores de asignaciones de recursos y los editores de carteras pueden editar campos personalizados en la configuración del proyecto o del perfil, según corresponda.

Filtrar por campos personalizados 

Puede usar un campo personalizado como filtro en los informes para mostrar elementos específicos en un conjunto de datos. 

Por ejemplo, puede filtrar proyectos de alta prioridad o proyectos que pertenezcan a un editor de cartera en particular. También puede aplicar ambos filtros para mostrar solo proyectos de alta prioridad que pertenezcan a ese editor de cartera. 

Solo ve filtros disponibles en los datos que ha agrupado.

Solo aquellas personas que tienen un inicio de sesión válido en Resource Management y el nivel de permiso adecuado pueden ver los informes compartidos.

1. En la esquina superior derecha del informe, seleccione Compartir. 
2. Copie y pegue la URL de la ventana emergente en un mensaje a los miembros del equipo. Su equipo puede usar este enlace para ir al informe.

Para eliminar un informe, sitúe el cursor sobre el nombre del informe y seleccione el ícono de eliminar.

Informes avanzados

Si su organización tiene un plan de Negocios o Empresarial de Smartsheet y utiliza Autenticación de Smartsheet, usted puede analizar y compartir los datos de sus informes en Smartsheet creando informes avanzados. También debe ser un usuario con licencia (Modelo de colaborador heredado) o un miembro (Modelo de suscripción de usuarios) en Smartsheet.

Puede compartir las hojas, los informes, los paneles o los espacios de trabajo de Smartsheet asociados con los colaboradores necesarios, incluidos los usuarios de su plan de Smartsheet que no tienen una licencia de Resource Management.