Navegación por el Cronograma en Resource Management

Utilizar el cronograma

En el horario, puede hacer lo siguiente:

• Revisar las asignaciones del proyecto
• Ver y actualizar el estado del proyecto
• Ver el cronograma por día, semana o mes
• Ajustar la asignación del proyecto según sea necesario, controlando si los miembros del equipo están desaprovechados o sobrecargados
• Buscar miembros, habilidades o funciones del equipo para nuevos proyectos
• Asignar personas a los proyectos
• Ordenar a las personas por función o disponibilidad
• Ver el cronograma por Persona (miembro del equipo, predeterminado) o Proyecto
• Utilice el menú de filtro en la esquina superior izquierda del cronograma para cambiar de vista. 
• Usar la vista de día, semana o mes en la esquina superior izquierda para hacer acercar o alejar la vista.
• Utilice las teclas de flecha de su teclado para desplazarse por el cronograma por mes.

Vista de la gente

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La vista Personas muestra a los miembros del equipo en la columna de la izquierda, con los proyectos asignados a los miembros del equipo en toda la línea de tiempo.

La disponibilidad se muestra como un bloque de color gris claro. Si la persona está sobrecargada, aparecen advertencias de color rojo en el cronograma. Las barras verticales grises indican fines de semana y días festivos. Utilice el mapa de calor de asignación para identificar quién está sobrecargado.

Las asignaciones aparecen en las planillas de control de horas de cada persona. Cuando se cambia una asignación del cronograma, el cambio también aparece en las planillas de control de horas relevantes.

Vista de proyectos

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En la vista Proyectos, los proyectos aparecen en la columna de la izquierda y la duración del proyecto se muestra en el cronograma.

Pase el cursor sobre el proyecto para obtener una vista rápida. Seleccione el proyecto y haga clic en Mostrar detalles u Ocultar detalles.

Vista de capacidad

En la vista de capacidad, el grupo seleccionado (disciplina o función) aparece en la columna de la izquierda, con la capacidad y la utilización del grupo en todo el cronograma mensual.

• Las celdas azules muestran si el equipo está al 100% de su capacidad o si puede asumir nuevos trabajos. 
• Las celdas roas proporcionan información sobre los grupos demasiado utilizados. 
  • El color rojo claro indica que el grupo tiene un porcentaje de utilización de entre un 100% y un 150%. 
  • El color rojo oscuro indica que el grupo tiene un porcentaje de utilización mayor al 150%. Haga clic en cualquier celda para profundizar el mapa de calor de asignación y actualizar las asignaciones.

Obtenga más información sobre la vista Capacidad. 

Deshacer o rehacer una acción

Puede deshacer o rehacer los cambios realizados en el cronograma durante una sesión activa del navegador. Puede deshacer o rehacer hasta 100 cambios de programación comunes, como crear, quitar o modificar asignaciones.

Si actualiza la página, filtra el contenido o cambia entre las vistas de Personas y Proyectos, se borrará el historial de acciones deshechas.

No puede deshacer las siguientes acciones: 

• Se realiza la eliminación de asignaciones superpuestas.
• Dividir asignaciones
• Repetir asignaciones
• Cambiar proyecto o fase
• Cambiar tipo de proyecto

Siga estos pasos para deshacer o rehacer un cambio en el cronograma:

• Seleccione Deshacer / Rehacer en la barra de línea de tiempo. Puede seleccionar Deshacer/Rehacer para deshacer o rehacer varias acciones.
• En el teclado, seleccione Ctrl + Z (PC) o Comando + Z (Mac) para deshacer, y Ctrl + Y (PC) o Comando + Y (Mac) para rehacer.

¿Qué hay en el cronograma? 

En el cronograma se muestran todas las asignaciones del proyecto para su organización.

El cronograma captura el plan de registro (cómo deben ocurrir los proyectos) y debe modificarse a medida que cambian los planes del proyecto (según cómo ocurren realmente). El cronograma se puede ver en días, semanas, meses, o puede ampliar o reducir la vista específica que necesita.

Las asignaciones del proyecto están codificadas por colores de la siguiente manera:

• Azul: Proyectos confirmados
• Gris: Proyectos provisionales
• Morado: Proyectos internos
• Naranja: Vacaciones, licencias por enfermedad u otros eventos personales (se puede personalizar en la configuración de la cuenta)

Utilice el cronograma para supervisar la disponibilidad o el exceso de programación, y ajuste las asignaciones individuales según sea necesario. Busque personas, habilidades o funciones para determinar cuándo iniciar nuevos proyectos.

El cronograma y las páginas del proyecto funcionan juntos. Cuando realiza un cambio en uno, el otro se actualiza en tiempo real para reflejar las implicaciones del cambio.

Se muestran la disponibilidad, la sobreasignación y el mapa de calor de asignación solo de los últimos 60 días.

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Vista de cronograma

El cronograma incluye tres vistas:

• Capacidad
• Personas
• Diagrama de Gantt de Gestión de Proyectos

Capacidad

Cada persona tiene una disponibilidad predeterminada, establecida en un objetivo del 100% de su capacidad. La capacidad en el cronograma aparece como barras de insuficiencia de capacidad color gris claro y barras de exceso de capacidad color rojo.

• Barras de color gris claro: Muestran la disponibilidad y las horas necesarias para que el individuo esté a la capacidad adecuada (lo que el 100% signifique para ellos).
• Barras de color rojo: Muestran el porcentaje de horas sobrecargadas para esa persona o ese marcador de posición.

Las fechas de inicio y finalización afectan la capacidad

Las personas tienen cero horas disponibles antes de su primer día de trabajo y después de su último día de trabajo. Por ejemplo, si ha pasado el “último día de trabajo” de una persona (p. ej., el 31 de diciembre de 2020), los proyectos a los que esté asignado después de esa fecha no aparecerán en su planilla de control de horas o en un informe de horas y tarifas.

Si quita el último día de trabajo, esa persona vuelve a estar disponible para asignaciones recién creadas o actualizadas, pero este cambio no se aplica automáticamente a las asignaciones existentes.

Para regenerar las asignaciones existentes para la persona en el cronograma, cambie su asignación de h/d, % u horas totales a otro formato de asignación. Sus horas sugeridas ahora aparecerán en la planilla de control de horas y en el informe de tiempo + tarifas.

Vista de Gantt

Para acceder a una vista al estilo Gantt de todos los cronogramas del proyecto, vaya a la vista de proyecto y, a continuación, utilice la función de zoom dinámico (la barra deslizante horizontal ubicada en la parte superior izquierda). En esta vista, los proyectos se ordenan secuencialmente según las fechas de inicio y finalización. Los proyectos con fechas de finalización que han pasado recientemente se encuentran en la parte inferior de la pantalla.

Comparar la hora confirmada con la hora programada

Las actualizaciones de las asignaciones del cronograma se envían a las plantillas de control de horas; no obstante, la hora confirmada (de las plantillas de control de horas) no cambia el cronograma. Esto es para que pueda comparar el tiempo real (de las plantillas de control de horas) con el plan (el cronograma).

Dado que el cronograma es el plan general, no se ve afectado por las tareas o las horas a las que su equipo realiza un seguimiento ad-hoc (por ejemplo, licencia por enfermedad o proyectos adicionales que la persona no tenía asignados originalmente).

Cuando asigna trabajo o cambia asignaciones, la página del proyecto relevante y las páginas de personas reflejan automáticamente los cambios.

Distribución de horas: fijas o flexibles

La distribución de asignaciones puede ser un porcentaje de tiempo, horas por día u horas totales. Puede usar horas fijas o flexibles.

Horas flexibles

• Porcentaje: Asigna horas de forma equitativa como porcentaje de horas disponibles (por ejemplo, a Joe se le asigna el 30% de su tiempo al Proyecto A)
• Horas por día: Asigna un número exacto de horas por día independientemente de la disponibilidad de la persona (por ejemplo, a Joe se le asignan 4 horas por día al Proyecto A)

Las horas flexibles le permiten ajustar la asignación al cambiar la longitud del proyecto. Por ejemplo, cambiar la asignación de una persona del 50% durante 6 semanas a 10 semanas requiere que trabaje en el proyecto más tiempo.

Horas fijas

• Total: Asigna un número fijo de horas distribuidas proporcionalmente a la disponibilidad de la persona durante la asignación (por ejemplo, a Joe se le asignan 20 horas al Proyecto A)

El total fijo de horas mantiene la misma cantidad de horas asignadas independientemente de la duración de la asignación. Por ejemplo, a una persona asignada para trabajar 100 horas en un proyecto durante 3 semanas se le seguirán asignando 100 horas en total si el proyecto se extiende a 6 semanas.

Puede cambiar entre los tipos de asignación o modificar el plan según sea necesario. Cualquier modificación del cronograma actualiza automáticamente la página del proyecto y las entradas de tiempo sugeridas para la persona. 

Agregar asignaciones, miembros del equipo o fases

Crear una asignación en el cronograma de personas

1. En la navegación superior, seleccione Cronograma.
2. En la barra lateral izquierda, seleccione Personas.
3. Busque a la persona que desea asignar a un proyecto. Haga clic en su fila en el cronograma y luego seleccione Nueva asignación. 
4. Seleccione el proyecto o el tipo de licencia que desea asignar. 

El elemento aparece en el cronograma. 

Crear una asignación en el cronograma del proyecto

1. En la navegación superior, seleccione Cronograma.
2. En la barra lateral izquierda, seleccione Proyectos.
3. En la vista del proyecto, haga clic en la fila del proyecto y luego seleccione Añadir miembro del equipo. 
4. Seleccione el miembro del equipo que desea asignar al proyecto. 

El elemento aparece en el cronograma. 

Ajustar detalles de la fase 

Puede usar fases para personalizar sus proyectos. 

• Deslice los extremos de la barra del proyecto para ajustar las fechas de inicio o finalización. 
• Seleccione una fase para agregar miembros del equipo o establecer las fechas de inicio y finalización.
• Seleccione al miembro del equipo para editar su asignación (por ejemplo, 20% o 10 horas por día o 50 horas en total).

Puede gestionar las asignaciones de trabajo en el Calendario. Cuando edita una tarea, la página Proyectos y las entradas de tiempo rellenadas previamente en las páginas personales se actualizan automáticamente.

Editar una tarea

1. Seleccione la barra de asignaciones. 
2. Cambie las fechas, actualice una descripción o realice otros cambios.

Repetir asignaciones

Puede que tenga que asignar la misma tarea muchas veces. Cuando repite una asignación, la Gestión de recursos conserva el marco temporal y la asignación en todas las instancias de la serie.

Repeat an assignment

1. En el calendario, seleccione la tarea que desea repetir.
2. Seleccione Repetir en el menú emergente. 
3. Introduzca la frecuencia con la que desea repetir la tarea (semanal, quincenal, etc.) y el número de veces.
4. Seleccione Actualizar y, a continuación, Confirmar.

Eliminar asignaciones repetitivas

1. En el calendario, seleccione la tarea que desea eliminar.
2. Seleccione Desasignar en el menú emergente y, a continuación, seleccione la opción adecuada:
   1. Esta asignación sólo 
   2. Ésta y futuras misiones 
   3. Toda la serie 

Reasignar trabajo

1. Haga clic en la asignación y, a continuación, en Reasignar.
2. Revise los recursos de su organización que coincidan con los atributos de la persona asignada y, a continuación, seleccione la persona, el marcador de posición o la ubicación a la que desea reasignar el trabajo.

Elimine los filtros para ver más recursos de su organización.

Remove overlapping assignments

Cuando desee cambiar la asignación de una persona de varios proyectos a un único proyecto, puede eliminar las asignaciones solapadas. 

No puedes deshacer este cambio.

1. Seleccione la tarea que desea conservar.
2. En Asignación, seleccione el valor (por ejemplo, 8 h/d).
3. Seleccione Eliminar asignaciones superpuestas.
4. Seleccione Confirmar.

Si elimina las asignaciones del proyecto superpuestas, todas las horas asignadas de las asignaciones eliminadas vuelven al presupuesto del proyecto.

También puedes eliminar a alguien de las asignaciones de proyectos mientras está de vacaciones. Seleccione las vacaciones en el paso 1. 

Dividir asignaciones

Puede dividir una asignación en segmentos para acomodar la disponibilidad o resolver problemas de horario. 

Por ejemplo, le has asignado a Joe 4 horas diarias en un proyecto durante 3 semanas. A medida que vaya perfeccionando el plan, querrá asignar diferentes horas cada semana (6 horas para la primera semana, 2 horas para la segunda y 4 horas para la tercera). Tienes que dividir el proyecto en segmentos, y luego puedes ajustar las horas de cada segmento. 

1. Seleccione la asignación en el lugar aproximado que desea dividir.
2. En Asignación, seleccione el valor (por ejemplo, 40%) y, a continuación, seleccione Dividir entre .
3. Seleccione Confirmar.
4. Después de dividir la tarea, ajuste la asignación de cada sección según sea necesario. También puede mover la barra de asignaciones a diferentes fechas.