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Los informes de resumen de hoja le permiten agregar fácilmente los campos de resumen de una o más hojas en un solo informe para que pueda ver rápidamente la información crítica en una sola vista a nivel de cartera.
La información del resumen de hoja se muestra en función de los criterios del informe. A continuación, puede combinarse rápidamente en grupos y resumirse mediante funciones para calcular los totales de las columnas del informe.
Los informes de resumen de hoja pueden agregarse directamente a un panel o visualizarse en un diagrama para comunicar el progreso en tiempo real a los interesados.
Crear un informe de resumen de la hoja
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Requisitos previos
Para crear una vista de cartera, necesita lo siguiente:
- Sus hojas de origen. La información en cada resumen de la hoja es la información que puede extraer del informe.
- Un informe de resumen de la hoja.
Crear un informe de resumen de la hoja
- En la barra de menú a la izquierda, seleccione Crear (ícono más).
Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página y seleccione Informe > Informe de resumen de la hoja.
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Su nuevo informe se abrirá y podrá empezar a editarlo.
Defina lo que desea ver en el informe
En la barra de herramientas del informe, puede usar las herramientas que se describen en la tabla siguiente para definir qué desea ver en el informe y de qué forma.
| Use esta pestaña | Para hacer esto |
|---|---|
| Hojas de origen | Especifique las hojas y los resúmenes que se incluirán en este informe. Si selecciona un espacio de trabajo, extrae todas las hojas de ese espacio de trabajo, y el informe se actualiza cuando se agregan y eliminan hojas del espacio de trabajo. Si selecciona una carpeta, solo extrae las hojas dentro de la carpeta, y el informe no se actualiza automáticamente cuando cambia el contenido de la carpeta. |
| Columnas para mostrar | Seleccione los campos de resumen o las columnas del sistema para este informe. |
| Criterios de filtro | Defina los parámetros para la información de resumen que se muestra en el informe. |
| Grupo | Combine valores similares en grupos para organizar filas en categorías o clasificaciones lógicas. |
| Resumir | Extraiga la información clave de su informe, como el Recuento de proyectos completados. |
| Ordenar | Defina cómo se ordena la información resumida en el informe. |
El primer paso siempre será seleccionar las hojas de origen. Luego, seleccione las columnas que desea mostrar.
Después de eso, puede usar las herramientas Criterios de filtro, Grupo, Resumir y Ordenar para organizar la información de la forma en que desea verla.
Editar campos de resumen de la hoja personalizados desde el informe
Puede editar los campos del informe de la vista de cartera directamente en el informe; no es necesario volver al campo de resumen de la hoja subyacente para realizar cambios.
- Seleccione el menú Kebab
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en la celda del lado izquierdo de la fila que desea modificar. - Seleccione Editar. El formulario Editar se abrirá si la hoja de origen tiene campos personalizados. De lo contrario, verá el mensaje: “Esta hoja no tiene campos de resumen personalizados definidos”.
- Ingrese los cambios y seleccione Guardar.
Tenga en cuenta lo siguiente
- Asegúrese de que todos los nombres de los campos sean uniformes en todas las hojas.
Utilice el mismo tipo de campo en todos los campos de resumen que se utilizan para recopilar el mismo tipo de datos. Por ejemplo, si está agregando información del presupuesto, asegúrese de que todas las columnas de todas las hojas incluidas tengan el presupuesto formateado como divisa. Si tiene diferentes tipos de campos, por ejemplo, moneda y numérico, obtendrá una columna para cada tipo de campo.
El informe de resumen de la hoja no está disponible para aplicaciones premium. Por ejemplo, no puede usar un tipo de informe de resumen de hoja como origen para su vista de Dynamic View.
Calcular métricas clave del proyecto con fórmulas de resumen de la hoja
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En un resumen de la hoja en la vista de cuadrícula, puede usar fórmulas para mostrar métricas críticas y resumir los datos de la hoja para facilitar el acceso.
Crear una fórmula de resumen de la hoja
En el resumen de la hoja: Escriba el signo igual (=) y la función deseada en un campo de resumen de la hoja.
- Utilice la siguiente tabla para ver ejemplos de cómo hacer referencia a otros campos de resumen de la hoja en las fórmulas de resumen de la hoja.
Tenga en cuenta que no puede ingresar fórmulas en campos de casilla de verificación.
Ejemplos de fórmulas del resumen de la hoja
En la siguiente tabla, se incluyen algunos ejemplos de fórmulas del resumen de la hoja.
| Para hacer referencia a | Utilizar esta sintaxis | Ejemplo de fórmula |
|---|---|---|
| Otros campos de resumen (misma hoja) | [Nombre del campo]# | =SUM([Presupuesto 2024]2, [Presupuesto 2025]2) |
| Celdas en la hoja | [Nombre de la columna] | =SUM(Gastos1:Gastos3) |
Las referencias de campos de resumen de la hoja ([Nombre del campo]#) para fórmulas pueden usarse tanto en los campos de resumen de la hoja como en las celdas de la hoja. Para obtener más información, consulte Fórmulas básicas.
Para obtener una lista completa de funciones, consulte Funciones.
Referencias cruzadas de otros datos de la hoja en fórmulas
En las fórmulas de campo de resumen de la hoja, puede crear referencias cruzadas de datos de otras hojas.
Aprenda cómo hacerlo en Crear referencias entre hojas.
Proporcione contexto a los símbolos con una leyenda de resumen de la hoja
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Los símbolos en Smartsheet ofrecen una forma rápida de visualizar información, pero su significado puede variar según el contexto de su hoja.
Agregar un resumen de la hoja leyenda proporciona una referencia para cada símbolo, lo que facilita comprender los datos correctamente y mantenerse alineado.
Crear una leyenda de resumen de la hoja
- Seleccione el ícono Resumen en el panel derecho.
- Para crear un resumen de leyenda, seleccione el + Nuevo campo. Nombre su campo y seleccione Texto/Número como el tipo. El nuevo campo aparece en el resumen de la hoja.
- Ingrese un resumen para su leyenda de símbolos en el campo de texto.
- Seleccione + Nuevo campo. Nombre el campo y seleccione el tipo Símbolos... En la sección Símbolo visual, seleccione el símbolo que desea describir.
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- Seleccione Aceptar. El campo de símbolo aparece en el Resumen de la hoja.
- En el campo de símbolo que acaba de crear, seleccione el símbolo para mostrar.
Bloquee estos campos para evitar que los editores los cambien. Para bloquear un campo, seleccione el ícono de menú
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a la derecha del campo y seleccione Bloquear campo.
- Repita los pasos 4 y 5 para cada símbolo que desea describir.
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