Tutorial de administración de proyectos

La configuración del proyecto ahora se gestiona como configuración de la hoja en las vistas de tabla, tablero y línea de tiempo. Obtenga más información sobre cómo trabajar con la configuración de la hoja. 

Puede acceder a la configuración del proyecto desde la vista de Gantt, cuadrícula o tabla:

• Desde la vista de Gantt: Seleccione con el botón derecho del mouse cualquier encabezado de columna en la vista de Gantt y Configuración del Proyecto, o seleccione el ícono de Configuración del Proyecto  Brandfolder Image  en el extremo superior derecho de la hoja.

  La configuración de escala de tiempo de Gantt solo aparece cuando se edita la configuración del proyecto desde la vista de Gantt.

• Desde la vista de cuadrícula: Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja y seleccione Editar la configuración del proyecto.

• Desde la vista de tabla: Seleccione la configuración de la hoja  Brandfolder Image en la barra de herramientas y edite la fecha de inicio o finalización.

  Cambie a la vista de Gantt o de cuadrícula para editar cualquier otra configuración del proyecto. 

Configuración de dependencias

En la siguiente imagen, se muestra la configuración de dependencias de un proyecto.

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Visualización de intervalo de fechas  

Utilice las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización para realizar el seguimiento de las fechas de inicio y finalización. 

Para usar la vista de Gantt, su hoja debe tener una fecha de inicio y una fecha de finalización, y esas fechas no se pueden calcular con fórmulas. Si su hoja tiene más de una columna de fecha, debe establecer una fecha de inicio y una fecha de finalización en Configuración del Proyecto para que funcione la vista de Gantt. 

La vista de línea de tiempo es más flexible: solo necesita mostrar una columna de fecha siempre que no utilice la configuración del proyecto. 

Columna de % Completado

La automatización del porcentaje completado es opcional. Seleccione la columna que desea asignar como columna de % Completado para participar. En esta columna, se superpone un indicador de % completado dentro de las barras de tareas solo para el diagrama de Gantt, lo que le permite ver los cálculos automatizados de % Completado. 

Si habilita las dependencias y utiliza la jerarquía en su hoja, Smartsheet calcula automáticamente el % completado en las filas primarias en función de la duración de la fila secundaria y los valores de % completado. Para asignar formato de porcentaje a los valores de esta columna, seleccione el encabezado de la columna en la parte superior y, luego, seleccione el ícono % de la barra de herramientas de la izquierda.

Dependencias

Para habilitar las dependencias, debe asignar las columnas Predecesora y Duración.  Si su hoja aún no tiene estas columnas, Smartsheet las crea automáticamente.

• Predecesora: Esta columna crea dependencias entre tareas en el cronograma.
• Duración: Esta columna automatiza la programación de las fechas de inicio y finalización de las tareas. Representa la cantidad de días laborables que la tarea debe tardar en completarse.

La habilitación de dependencias afecta las fechas de inicio y finalización de una fila, ya que calcula y ajusta automáticamente estos valores de fecha en función de los cambios en los valores de las columnas Duración yPredecesora de la fila.

Con las dependencias habilitadas, puede establecer días laborables y horas de trabajo, así como excluir fechas específicas, como días festivos. De forma predeterminada, Smartsheet considera que cada día laborable está compuesto por ocho horas.

Una vez habilitadas las dependencias, ocurre lo siguiente:

• En las filas que contienen valores de Duración o Predecesora, las fechas de inicio y finalización se calculan automáticamente.

  El sistema suma la duración estipulada a la fecha de inicio para calcular la fecha de finalización (para ello, se tienen en cuenta los días no laborables).

• Si una predecesora determina la fecha de inicio o finalización de una tarea, puede cambiarla de forma manual haciendo clic en la celda y seleccionando una nueva fecha.
  
  De esta forma, se reemplaza la asociación con la predecesora y se elimina dicho valor de la fila.
• Si una fila primaria tiene una predecesora, esta relación de dependencia determina las fechas de inicio de cada fila secundaria.
  
  Si se elimina el valor predecesor de la fila primaria, las filas secundarias se vuelven editables, de modo que puede cambiar las fechas manualmente.
• Las fechas de inicio y finalización de las tareas que dependen de una predecesora no se pueden editar desde un informe, una solicitud de actualización de filas o cualquier aplicación para dispositivos móviles. Para solucionar esto, actualice manualmente la fecha de inicio o la duración de la tarea así la fecha de finalización se actualiza de forma automática.

Consulte Activar dependencias y usar predecesoras para obtener más información. 

Configuración de la escala de tiempo de Gantt

En la siguiente imagen, se muestra la configuración de la escala de tiempo de Gantt.

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Edite la siguiente configuración de escala de tiempo utilizada en la vista de Gantt:

• Configure el aspecto de los encabezados Primaria y Secundaria. Estos se muestran en la escala de tiempo en la parte superior de la vista de Gantt. Alterne entre días, semanas, meses, trimestres y años, y seleccione el estilo de las fechas.
• Seleccione un día como el Día de inicio de la semana y un mes como Inicio del año fiscal.
• Elija cualquier columna como etiqueta de visualización en el lado derecho de la barra de Gantt. Por ejemplo, seleccione la columna Lista de contactos como etiqueta de visualización para ver una lista de las personas asignadas a cada tarea junto a la barra de Gantt.
• Elija si desea que la vista de Gantt se abra en la fecha de hoy.
  • Esta opción solo está disponible para el Propietario y los Administradores de la hoja.
  • Esta es una configuración de preferencia y no influye en la manera en que los colaboradores visualizan la vista de Gantt.
  • Si una persona con permisos de Editor u Observador desea que la vista de Gantt se abra en la fecha de hoy, puede crear un informe de la hoja. Cualquier usuario que tenga acceso al informe puede acceder a la Configuración de escala de tiempo de Gantt para habilitar la opción Abierto hasta la fecha de hoy.

Configuración de Resource Management

La sección Resource Management solo está disponible para los planes de Negocios y Empresarial.

Puede obtener información sobre la configuración de Resource Management en Configuración del proyecto de Resource Management.

En las vistas de Gantt y de línea de tiempo, una forma de diamante representa un hito. 

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Crear un hito

Vista de Gantt

1. Active las dependencias en la configuración de la hoja.

• En la vista de Gantt, los hitos no se pueden mostrar, a menos que se activen las dependencias; de lo contrario, todos los elementos se mostrarán como barras.

2. Para crear un hito, defina la duración del elemento en cero (y asegúrese de que las fechas de inicio y finalización tengan el mismo valor).

Vista de línea de tiempo

1. Si tiene dependencias desactivadas en la hoja:

• Si solo hay una columna de fecha, todas las filas de la hoja aparecerán como hitos.
• Si hay dos o más columnas de fecha, puede indicar una fecha de inicio O de finalización para crear un hito.

2. Si tiene dependencias activadas en la hoja:

• Indique una fecha de inicio O de finalización para el elemento.
• Defina la duración del elemento en cero (y asegúrese de que las fechas de inicio y finalización tengan el mismo valor).

Los resúmenes de % completado no están disponibles para las tareas primarias que contienen subtareas que son hitos.

Puede crear filas primarias aplicando sangría a otras filas debajo de ellas. Estas filas con sangría se convierten en filas secundarias. Obtenga más información en Jerarquía: Sangría y anulación de sangría de filas.

Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y % completado para las filas primarias

La Fecha de inicio de un elemento primario es la fecha de inicio más temprana de todas sus filas secundarias. Del mismo modo, la Fecha de finalización es la última fecha de finalización de todas sus filas secundarias.

La Duración en el elemento primario refleja la cantidad de días laborables entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización de la fila primaria. En lugar de una suma de sus duraciones, proporciona un lapso de tiempo completo desde el inicio de la primera subtarea hasta el final de la última subtarea.

El % completado en la fila primaria calcula un porcentaje ponderado en función de la Duración y el % completado ingresados en cada fila secundaria. De esta manera, completar filas secundarias con duraciones más cortas no afecta el % completado de la fila primaria tanto como completar una fila secundaria de mayor duración.

El resumen de filas primarias incluye subtareas con una Duración y un valor de % completado.

Las filas primarias no calculan los resúmenes de % completado cuando las filas secundarias contienen hitos (duración = 0).

Consejos sobre la funcionalidad de resúmenes primarios

• No puede editar las columnas Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración, y % completado en filas primarias con dependencias habilitadas. Para editar estos valores, puede desactivar la funcionalidad de dependencia en la hoja o crear columnas adicionales que no se vean afectadas por las dependencias para sus cálculos.
• No puede usar fórmulas personalizadas para cambiar la visualización o las barras en la vista de Gantt.
• Las barras de tareas primarias en las hojas habilitadas para dependencias tienen un fondo gris en las vistas de Gantt y calendario.
• Las filas primarias siempre reflejan la duración en días laborables parciales, incluso si utiliza otros formatos para mostrar la duración de las filas secundarias.