Tutorial de administración de proyectos

La sección Resource Management solo está disponible para los planes de Negocios y Empresarial.

Puede acceder a la configuración del proyecto desde la vista de Gantt, cuadrícula o tabla:

• Desde la vista de Gantt: Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier encabezado de columna de la vista de Gantt y seleccione Configuración del proyecto, o vaya al botón de configuración en la barra de herramientas ubicada en el extremo superior derecho de la hoja.

  Los ajustes de escala de tiempo de Gantt solo aparecen cuando se edita la configuración del proyecto desde la vista de Gantt.

• Desde la vista de cuadrícula: Haga clic con el botón derecho del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja y seleccione Editar la configuración del proyecto.

• Desde la vista de tabla: Seleccione la configuración de la hoja  Brandfolder Image  en la barra de herramientas y edite la fecha de inicio o finalización.

  Para editar cualquier otra configuración del proyecto, elija las vistas de Gantt o de cuadrícula. 

Configuración de dependencias

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Visualización de intervalo de fechas 

Utilice las columnas Fecha de inicio y Fecha de finalización para hacer un seguimiento de las fechas de inicio y finalización. 

La vista de Gantt requiere fechas de inicio y finalización (no respaldadas por fórmulas de columna) para cargarse. Sin embargo, la vista de línea de tiempo solo necesita una columna de fecha para cargarse cuando no se utiliza la configuración del proyecto. Si la hoja incluye más de una columna de fecha, la Configuración del proyecto requiere tanto una fecha de inicio como una de finalización.

Columna de % completado

La automatización del % completado es opcional. Seleccione la columna que desea asignar como su columna de % completado. Esta columna incluye un indicador de % completado en las barras de tareas solo para el diagrama de Gantt, lo que le permite ver cálculos automatizados del porcentaje completado. 

Cuando las dependencias están habilitadas y se utiliza la jerarquía en la hoja, Smartsheet calcula automáticamente el % completado en las filas primarias en función de la duración y los valores de % completado de las filas secundarias. Para asignar formato de porcentaje a los valores de esta columna, seleccione el encabezado de la columna en la parte superior y, luego, seleccione el ícono % de la barra de herramientas de la izquierda.

Dependencias

Para habilitar las dependencias, debe asignar las columnas Predecesora y Duración. Si la hoja no tiene columnas de duración o predecesoras, Smartsheet las creará de forma automática.

• Predecesora: Esta columna crea dependencias entre tareas en el cronograma.
• Duración: Esta columna automatiza la programación de las fechas de inicio y finalización de una tarea. Representa la cantidad de días laborables que la tarea debe tardar en completarse.

Habilitar dependencias afecta las fechas de inicio y finalización de una fila, ya que se calculan y ajustan automáticamente los valores de fecha según los cambios en las columnas de Duración y Predecesora de la fila.

Con las dependencias habilitadas, puede configurar días laborables y no laborables, establecer horas y excluir fechas específicas, como días festivos. De forma predeterminada, Smartsheet considera que cada día laborable está compuesto por ocho horas.

Una vez habilitadas las dependencias:

• En las filas que contienen valores de Duración o Predecesora, las fechas de inicio y finalización se calculan automáticamente.
  • El sistema suma la duración estipulada a la fecha de inicio para calcular la fecha de finalización (para ello, se tienen en cuenta los días no laborables).
• Si una predecesora determina la fecha de inicio o finalización de una tarea, puede cambiarla de forma manual haciendo clic en la celda y seleccionando una nueva fecha. De esta forma, se reemplaza la asociación con la predecesora y se elimina dicho valor de la fila.
• Si una fila primaria tiene una predecesora, esta relación de dependencia determina las fechas de inicio de cada fila secundaria. Si se elimina el valor predecesor de la fila primaria, las filas secundarias se vuelven editables, de modo que puede cambiar las fechas manualmente.
• Las fechas de inicio y finalización de las tareas que dependen de una predecesora no se pueden editar con un informe, una solicitud de actualización de filas ni una aplicación para dispositivos móviles. Para solucionar esto, actualice de forma manual la fecha de inicio o la duración de una tarea para actualizar la fecha de finalización automáticamente.

Consulte Activar dependencias y usar predecesoras para obtener más información. 

Configuración de escala de tiempo de Gantt

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Edite la siguiente configuración de escala de tiempo utilizada en la vista de Gantt:

• Configure el aspecto de los encabezados Primaria y Secundaria. Estos se muestran en la escala de tiempo en la parte superior de la vista de Gantt. Alterne entre días, semanas, meses, trimestres y años, y seleccione el estilo de las fechas.
• Personalice el Día de inicio de la semana y el mes que comienza el Año fiscal.
• Elija cualquier columna como etiqueta de visualización en el lado derecho de la barra de Gantt. Por ejemplo, seleccione una columna Lista de contactos como etiqueta de visualización para ver una lista de las personas asignadas a tareas junto a la barra de Gantt.
• Elija si desea que la vista de Gantt se abra en la fecha de hoy.
  • Esta opción solo está disponible para el Propietario y los Administradores de la hoja.
  • Esta es una configuración de preferencia y no influye en la manera en que los colaboradores visualizan la vista de Gantt.
  • Si una persona con permisos de Editor u Observador desea que la vista de Gantt se abra en la fecha de hoy, usted puede crear un informe de la hoja. Cualquier usuario que tenga acceso al informe puede acceder a la Configuración de escala de tiempo de Gantt para habilitar la opción Abierto hasta la fecha de hoy.

Configuración de Resource Management

Obtenga más información sobre la configuración de proyectos de Resource Management.

En las vistas de Gantt y de línea de tiempo, una forma de diamante representa un hito. 

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Crear un hito

Vista de Gantt

1. Active las dependencias en la configuración de la hoja.

• En la vista de Gantt, los hitos no se pueden mostrar, a menos que se activen las dependencias; de lo contrario, todos los elementos se mostrarán como barras.

2. Para crear un hito, defina la duración del elemento en cero (y asegúrese de que las fechas de inicio y finalización tengan el mismo valor).

Vista de línea de tiempo

1. Si tiene dependencias desactivadas en la hoja:

• Si solo hay una columna de fecha, todas las filas de la hoja aparecerán como hitos.
• Si hay dos o más columnas de fecha, puede indicar una fecha de inicio O de finalización para crear un hito.

2. Si tiene dependencias activadas en la hoja:

• Indique una fecha de inicio O de finalización para el elemento.
• Defina la duración del elemento en cero (y asegúrese de que las fechas de inicio y finalización tengan el mismo valor).

Los resúmenes de % completado no están disponibles para las tareas primarias que contienen subtareas que son hitos.

Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y % completado para las filas primarias

La Fecha de inicio para una fila primaria se determina a partir de la fecha de inicio más próxima entre todas las filas secundarias. Del mismo modo, la Fecha de finalización se determina a partir de la última fecha de finalización entre todas las filas secundarias.

La Duración en la fila primaria indica la cantidad de días laborables entre la Fecha de inicio y la Fecha de finalización en esa fila. Proporciona un intervalo de tiempo completo desde la subtarea más próxima hasta la última, en vez de sencillamente sumar sus duraciones.

El % completado de la fila primaria muestra un porcentaje ponderado calculado en función de la duración y el % completado de cada fila secundaria. De esta forma, las filas secundarias completadas con duraciones más cortas no afectan el % completado de la fila primaria tanto como completar una fila secundaria de duración más prolongada.

Las filas primarias solo reúnen subtareas con una Duración y un valor de % completado determinados.

Consejos sobre la funcionalidad primaria de reunir

• No se pueden editar filas primarias con dependencias habilitadas en las columnas Fecha de inicio, Fecha de finalización, Duración y % completado. Puede utilizar sus cálculos si deshabilita la funcionalidad de dependencia en la hoja o crea una fórmula personalizada en una columna que no se utiliza en la funcionalidad de dependencia.
• Las fórmulas personalizadas no pueden usarse para cambiar la visualización ni las barras de un diagrama de Gantt.
• Las filas primarias en las hojas con dependencias habilitadas siempre tienen un color de fondo gris en las vistas de Gantt y Calendario .
• Las filas primarias siempre reflejan la duración en días laborables parciales, incluso si utiliza otros formatos para mostrar la duración de las filas secundarias.
• Las filas primarias no calculan los resúmenes de % completado cuando sus filas secundarias contienen hitos (duración = 0).