Obtenga más información sobre cómo trabajar con la vista de calendario.
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La vista de calendario es una de las cuatro vistas que están disponibles para ver su hoja en Smartsheet y proporciona una vista interactiva y personalizable de su trabajo en un calendario. La vista de calendario de Smartsheet le permite publicar o superponer en calendarios Google Calendar o iCal en Outlook o Apple.
Al igual que las otras vistas de hoja de Smartsheet, la vista de calendario está controlada por los tipos de columnas de su hoja. Para crear un calendario, debe tener al menos una columna de fecha; puede tener un calendario más completo con una fecha de inicio y una fecha finalización para una tarea.
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Trabajar con la Vista de calendario
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Debe ser un Propietario o Administrador de la hoja o el informe para seleccionar qué tareas aparecen en la Vista de calendario.
Cualquier hoja o informe que contenga al menos una columna de fecha puede mostrar información como un calendario si selecciona la Vista de calendario del menú desplegable en la barra de herramientas.
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Para agregar una columna de fecha, puede insertar una nueva columna y establecer el tipo de columna como fecha o cambiar una columna existente a fecha.
Puede cambiar el formato de las fechas ajustando la configuración a un idioma (país) adecuado en la ventana Configuración personal de su cuenta de Smartsheet.
Seleccione fechas para mostrar
- Alterne a la Vista de calendario.
- Seleccione el ícono de Configuración a la derecha (ícono del engranaje debajo del botón Compartir) para mostrar el formulario Configuración de calendario.
- Desde el formulario, puede realizar los siguientes ajustes:
- Seleccione una columna de la lista desplegable Mostrar solo fechas en esta columna para agrupar todas las tareas con una fecha enumerada en la columna en un solo espacio de fecha en el calendario.
- Use la lista desplegable Mostrar intervalos de fechas para seleccionar dos columnas de fecha en la hoja. En este caso, cada tarea con una fecha en ambas columnas se muestra en el calendario extendido en el intervalo de fechas. Esta función es muy útil cuando se realiza el seguimiento de una tarea de inicio a fin.
Si trabaja con un informe, la Vista de calendario puede reflejar fechas distribuidas en varias hojas. Asegúrese de que todas sus hojas contengan nombres de columnas que coincidan exactamente con lo que seleccionó en la Configuración de calendario. Las tareas de las hojas que no contienen estas columnas no aparecen en el calendario según lo esperado.
Si configuró una jerarquía de filas en su hoja, puede elegir si desea Mostrar tareas de resumen. Desmarque esta opción para ocultar la fila primaria de nivel superior y solo mostrar las subtareas en la Vista de calendario.
Esto elimina las tareas de resumen de la Vista de calendario, pero no de la versión publicada en Google o iCal.
Como la jerarquía de filas no aparece en la Vista de cuadrícula de un informe, la opción Mostrar tareas de resumen no está disponible en la Vista de calendario de un informe.
- Seleccione Mostrar Mis recordatorios para que aparezca un ícono de recordatorio (campana) en cada día del calendario en el que está programado que se le envíe un recordatorio. Todos los colaboradores de la hoja tienen la opción de mostrar sus recordatorios.
No puede crear recordatorios desde un informe, por lo que Mostrar Mis recordatorios no está disponible en la Vista de calendario de un informe.
Cada barra del calendario muestra el texto de la columna primaria de la hoja o el informe. Cuando expande filas primarias en una hoja, puede establecer los colores de las barras para las filas secundarias si hace clic con el botón derecho del mouse (PC) o Ctrl + clic (Mac) en la barra y selecciona Configuración de colores.
Si no desea que todas las tareas aparezcan en el calendario, cree una nueva columna de fecha (es decir, Fecha de calendario) en la vista de cuadrícula. Coloque fechas en esta columna solamente si desea que la tarea aparezca en el calendario. Vuelva a la Vista de calendario y seleccione la nueva columna de fecha en el formulario Configuración de calendario.
Tenga en cuenta que no puede programar una tarea para que se produzca en un momento determinado, solo en una fecha determinada. Las tareas de hoja de proyectos con duración en días, horas o minutos parciales siguen abarcando días completos en la Vista de calendario y cualquier versión publicada del calendario.
Editar información de la fila
Debe ser Propietario, Administrador o Editor de la hoja para editar las fechas.
Puede cambiar la fecha de una tarea si arrastra la barra y la suelta en un nuevo día. Para extender la duración de las tareas que abarcan una fecha de inicio y finalización, arrastre las tareas desde el borde izquierdo o derecho.
Puede editar filas desde la Vista de calendario si hace doble clic en la barra de calendario. Aparecerá el formulario Editar fila para editar todas las celdas de la fila. Los cambios que realice aquí aparecerán en la vista de cuadrícula.
La funcionalidad de arrastrar no está disponible en la Vista de calendario de un informe ni en las filas primarias (cualquier fila con subtareas con sangría debajo) de una hoja si las dependencias están habilitadas.
Cambiar el plazo del calendario
Utilice la flecha derecha o izquierda en la parte superior para seleccionar las unidades de tiempo deseadas.
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Imprimir el calendario
Una vez que haya configurado la Vista de calendario, puede Imprimir el calendario en PDF, publicarlo en un programa de calendario externo o enviarlo a un destinatario por correo electrónico si selecciona Archivo > Enviar como archivo adjunto.
Cuando imprime un calendario, siempre se imprimen cuatro semanas de información por página y no se puede ajustar el tamaño de los cuadros.