Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Para crear o editar un flujo de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir con las siguientes pautas de permisos:

  • Debe ser un usuario con licencia.
  • Debe tener permisos de Editor o superiores en cualquier hoja asignada.
  • Debe poder iniciar sesión en Salesforce y tener acceso a los registros para los que desea crear un flujo de trabajo.
  • Si el administrador del sistema activa la configuración para restringir usuarios en el Conector de Salesforce, también debe mantener la función de usuario de Salesforce en Smartsheet. 
  • El Conector de Salesforce de Smartsheet es una aplicación premium disponible en el plan y ya se debe haber establecido la conexión inicial con el entorno de Salesforce.

Administración y configuración del Conector de Salesforce de Smartsheet

PLANS

  • Business
  • Enterprise
  • Smartsheet Advance Package

Permisos

Para crear o editar un flujo de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir con las siguientes pautas de permisos:

  • Debe ser un usuario con licencia.
  • Debe tener permisos de Editor o superiores en cualquier hoja asignada.
  • Debe poder iniciar sesión en Salesforce y tener acceso a los registros para los que desea crear un flujo de trabajo.
  • Si el administrador del sistema activa la configuración para restringir usuarios en el Conector de Salesforce, también debe mantener la función de usuario de Salesforce en Smartsheet. 
  • El Conector de Salesforce de Smartsheet es una aplicación premium disponible en el plan y ya se debe haber establecido la conexión inicial con el entorno de Salesforce.

Si adquirió el Conector de Salesforce de Smartsheet en su plan, utilice la siguiente URL para iniciar sesión y crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Salesforce: https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce 

Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet ahora


Terminología y niveles de permisos

Antes de comenzar, tenga en cuenta estos términos útiles: 

  • Conexión: Vincula el conector de Salesforce (p. ej., Smartsheet) y un entorno específico de Salesforce.
  • Flujo de trabajo: Se trata del enlace establecido en el Conector de Salesforce entre elementos específicos dentro de Salesforce y una hoja en Smartsheet. 

Tres tipos de usuarios pueden interactuar con el Conector de Salesforce de Smartsheet:

  • Administrador del sistema de Smartsheet: Gestiona los administradores y usuarios del Conector de Salesforce, y restringe su acceso.
  • Administrador del Conector de Salesforce: Establece la conexión entre una instancia de Salesforce y el Conector de Salesforce de Smartsheet.
  • Usuario del Conector de Salesforce: Crea flujos de trabajo para sincronizar la información entre Smartsheet y Salesforce.

Utilice este diagrama como referencia de las funciones según los tipos de usuarios que pueden acceder al conector.


Funciones por tipo de usuario

FunciónAdministrador del sistema de SmartsheetAdministrador del Conector de SalesforceUsuario del Conector de Salesforce
Crear flujos de trabajo

✔️*

✔️*

✔️

Editar flujos de trabajo propios

✔️*

✔️*

✔️

Deshabilitar flujos de trabajo propios

✖️

✖️

✔️

Ver todos los flujos de trabajo de la organización

✔️

✔️

✖️

Deshabilitar cualquier flujo de trabajo de la organización

✔️

✔️

✖️

Habilitar o ejecutar cualquier flujo de trabajo de la organización

✖️

✖️

✖️

Asignar la función de usuario del Conector de Salesforce

✔️

✔️

✖️

Asignar la función de administrador del Conector de Salesforce

✔️

✖️

✖️

Habilitar la configuración para restringir el acceso

✔️

✔️

✖️

Agregar personas a la lista de acceso restringido (después de haber habilitado las restricciones)

✔️

✔️

✖️

Los administradores del sistema de Smartsheet y los administradores del conector pueden crear y editar flujos de trabajo libremente si la función para restringir el acceso está desactivada. Sin embargo, cuando la función está activada, los administradores deben tener la función de usuario del conector para mantener este privilegio. Consulte Restringir el acceso para obtener más información acerca de este ajuste.


Configuración de la conexión

Para comenzar a usar el Conector de Salesforce de Smartsheet, primero debe configurar la conexión entre Smartsheet y los entornos de Salesforce para que los usuarios puedan crear flujos de trabajo y conectar elementos específicos en ambas plataformas. 

Requisitos

Para conectar Smartsheet y Salesforce, debe tener TODOS los permisos siguientes. 

En Salesforce:

  • Función de administrador del sistema de Salesforce
  • API habilitada
  • Ver configuración y ajustes
  • Ver todos los datos

En Smartsheet:

  • Licencia de Smartsheet
  • Función de administrador del sistema de Smartsheet (consulte el artículo Tipos de usuario para obtener más información) - O BIEN - Función de administrador del Conector de Salesforce de Smartsheet (una función a nivel de la cuenta exclusivo para los conectores; consulte la Terminología para obtener más información)

 

Si bien solo se requiere la función del administrador del sistema de Smartsheet o del administrador del Conector de Salesforce de Smartsheet, se recomienda tener ambas para configurar el conector.

Instrucciones para configurar la conexión

  1. Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet en https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce. Si aparece un pedido de acceso a su cuenta de Smartsheet, seleccione Permitir.
     
  2. Seleccione el ícono Menú en el ángulo superior izquierdo de la página y, luego, seleccione Administración de la cuenta.

    Brandfolder Image
    Salesforce Account Admin
  3. Seleccione Registrar organización de Salesforce nueva, luego indique si conectará una Organización de Salesforce o una Organización de prueba de Salesforce. En este ejemplo, se supondrá que se está conectando a una Organización de Salesforce.
     
  4. Aparecerá la página de Inicio de sesión de Salesforce. Inicie sesión en su cuenta de Salesforce (si es que todavía no lo hizo) y seleccione Permitir cuando el sistema se lo solicite.

    Brandfolder Image
    Salesforce login

Ahora está en la página Administrador de la cuenta del Conector de Salesforce de Smartsheet. Esta página le brinda acceso a herramientas que crean y administran flujos de trabajo entre Smartsheet y la instancia de Salesforce.

El nombre de su organización de Salesforce aparecerá en la página Administración de la cuenta.

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Your Salesforce organization

Consulte el artículo de ayuda de Smartsheet sobre Cómo crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet para descubrir cómo diseñar flujos de trabajo que sincronizan hojas en datos de Smartsheet y Salesforce.


Restringir el acceso

Sus habilidades dentro del Conector de Salesforce dependen de las restricciones activas y de sus permisos otorgados en Smartsheet (como los permisos de uso compartido de hojas) y en Salesforce (como los permisos de lectura/escritura de objetos).

Para establecer un flujo de trabajo entre un objeto de Salesforce y una hoja de Smartsheet, necesita al menos permisos de editor en Smartsheet y permisos para leer, escribir, actualizar y eliminar el objeto de Salesforce.

Restringir el acceso

Para limitar las personas que pueden crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce, solicite al Administrador del sistema de Smartsheet o de Salesforce que active la configuración Restringir acceso.

Siga estos pasos para activar la configuración Restringir acceso:

  1. Use sus credenciales de Smartsheet para iniciar sesión en el Conector de Salesforce en https://connectors.smartsheet.com/c/salesforce.
  2. Seleccione el ícono del menú en el ángulo superior izquierdo de la página y seleccione Administración de usuarios.
  3. Marque la casilla de verificación ubicada junto a la opción Restringir los usuarios que pueden acceder a la integración de Smartsheet para Salesforce.

    Brandfolder Image
    Restrict access to Salesforce


    La dirección de correo electrónico de cualquier persona que ya haya creado flujos de trabajo se agregará automáticamente a la lista de usuarios con permiso para acceder al conector. Si es necesario, puede restringir su acceso al conector si retira la dirección de correo electrónico de esta lista.
     

  4. Agregue la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quiera otorgarle acceso al conector.

Una vez que active esta configuración, solo los usuarios con permisos de usuario de Salesforce o administrador de Salesforce en Smartsheet pueden acceder al Conector de Salesforce. Administre estos niveles de permiso a través de la interfaz del Conector de Salesforce y la aplicación Smartsheet.  

Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios desde la aplicación Smartsheet, consulte el artículo Centro de administración.

Quitar el acceso

Los administradores del sistema de Smartsheet o de Salesforce también pueden retirar usuarios del Conector de Salesforce si seleccionan el ícono de eliminación que se encuentra a la derecha del nombre de usuario.

Ya no podrá crear ni editar flujos de trabajo si lo retiran de la lista.

Brandfolder Image
Salesforce connector user

Si ya no tiene acceso, sus flujos de trabajo estarán activos durante 10 minutos como máximo. Después de este tiempo, los flujos de trabajo se desactivarán automáticamente.


Frecuencia de sondeo

Puede ajustar la frecuencia de sondeo de las solicitudes realizadas entre Smartsheet y Salesforce. Salesforce tiene un límite en cuanto a la cantidad de veces que la información puede actualizarse automáticamente por minuto. Si supera estos límites, los flujos de trabajo activos generan errores y no sincronizan la información. Para solucionar este problema, elimine el límite de Salesforce o defina un intervalo más largo para la frecuencia de sondeo.

Para administrar mejor la conexión entre Smartsheet y Salesforce, cree notificaciones de uso de API personalizadas en Salesforce (consulte la documentación de Ayuda de Salesforce). Tenga en cuenta que Salesforce puede usar tipos de campos relacionados con otros objetos, lo que aumenta la cantidad de solicitudes que el Conector de Salesforce de Smartsheet envía a Salesforce.

Definir la frecuencia de sondeo

Para cambiar la frecuencia de sondeo dentro de los conectores:

  1. Seleccione el menú en el ángulo superior izquierdo y, luego, Administración de la cuenta
  2. Al lado de su organización, seleccione Preferencias en el lateral derecho para abrir el panel de Frecuencia de sondeo.
     

    Brandfolder Image
    Salesforce preferences

Luego puede definir una frecuencia específica en segundos para todos los flujos de trabajo de su organización a fin de evitar que excedan las limitaciones relacionadas con las solicitudes.

 

 

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