Aplica a
- Business
- Enterprise
Capacidades
¿Quiénes pueden usar esta capacidad?
Para crear o editar flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe ser usuario con licencia.
- Debe tener permisos de Editor o superiores en cualquier hoja asignada.
- Debe poder iniciar sesión en Salesforce y tener acceso a los registros para los que desea crear un flujo de trabajo.
- Si el administrador del sistema activa la opción Restrict Users (Restringir usuarios) en el Conector de Salesforce, usted también debe tener la función de usuario de Salesforce en Smartsheet.
- El Conector de Salesforce de Smartsheet debe ser una aplicación premium disponible en el plan, y ya se debe haber establecido la conexión inicial con el entorno de Salesforce.
Administración y configuración del Conector de Salesforce de Smartsheet
El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información sobre precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas.
Si adquirió el Conector de Salesforce de Smartsheet en su plan, inicie sesión para empezar a crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Salesforce.
Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet
Terminología y niveles de permisos
- Conexión: Vincula el Conector de Salesforce (p. ej., Smartsheet) y un entorno específico de Salesforce.
- Flujo de trabajo: Se trata del enlace establecido en el Conector de Salesforce entre elementos específicos dentro de Salesforce y una hoja en Smartsheet.
Tres tipos de usuarios pueden interactuar con el Conector de Salesforce de Smartsheet:
- Administrador del sistema de Smartsheet: Gestiona a los administradores y usuarios del Conector de Salesforce y restringe su acceso.
- Administrador de Conector de Salesforce: Establece la conexión entre una instancia de Salesforce y el Conector de Salesforce de Smartsheet.
- Usuario de Conector de Salesforce: Crea flujos de trabajo para sincronizar la información entre Smartsheet y Salesforce.
Funciones por tipo de usuario
Utilice este diagrama como referencia de las funciones según los tipos de usuarios que pueden acceder al conector.
| Función | Administrador del sistema de Smartsheet | Administrador del Conector de Salesforce | Usuario de Conector de Salesforce |
|---|---|---|---|
| Crear conexión | Sí | Sí | No |
| Crear flujos de trabajo | Sí* | Sí* | Sí |
| Editar flujos de trabajo propios | Sí* | Sí* | Sí |
| Deshabilitar flujos de trabajo propios | No | No | Sí |
| Ver todos los flujos de trabajo de la organización | Sí | Sí | Sí |
| Deshabilitar cualquier flujo de trabajo de la organización | Sí | Sí | No |
| Habilitar o ejecutar cualquier flujo de trabajo de la organización | No | No | No |
| Asignar la función de usuario de Conector de Salesforce | Sí | Sí | No |
| Asignar la función de administrador de Conector de Salesforce | Sí | No | No |
| Habilitar la configuración para restringir el acceso | Sí | Sí | No |
| Agregar personas a la lista de Acceso restringido (después de haber habilitado las restricciones) | Sí | Sí | No |
* Los administradores del sistema de Smartsheet y los administradores del conector pueden crear y editar flujos de trabajo libremente si la función Restrict Access (Restringir acceso) está desactivada. Sin embargo, cuando la función está activada, los administradores deben tener la función de usuario del conector para mantener este privilegio. Obtenga más información sobre la restricción del acceso.
Configuración de la conexión
Para comenzar a usar el Conector de Salesforce de Smartsheet, primero debe configurar la conexión entre Smartsheet y los entornos de Salesforce a fin de que los usuarios puedan crear flujos de trabajo y conectar elementos específicos en ambas plataformas.
Requisitos previos
Para conectar Smartsheet y Salesforce, debe tener los siguientes permisos.
En Salesforce:
- Función de administrador del sistema de Salesforce
- API habilitada
- Ver configuración y ajustes
- Ver todos los datos
En Smartsheet:
- Licencia de Smartsheet
- La función de administrador del sistema de Smartsheet (consulte el artículo Tipos de usuario a nivel de la cuenta a fin de obtener más información) o la función de administrador de Conector de Salesforce de Smartsheet (una función a nivel de la cuenta exclusiva para los conectores; consulte la Terminología si desea obtener más información).
Si bien solo se requiere la función de administrador del sistema de Smartsheet o la de administrador de Conector de Salesforce de Smartsheet, se recomienda tener ambas para configurar el conector.
Instrucciones para configurar la conexión
- Inicie sesión en el Conector de Salesforce de Smartsheet. Si se le solicita que permita el acceso a su cuenta de Smartsheet, seleccione Allow (Permitir).
Seleccione el ícono del menu (menú) en el ángulo superior izquierdo de la página y, luego, seleccione Account Admin (Administración de la cuenta).
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- Seleccione Registrar organización de Salesforce nueva, luego indique si conectará una Organización de Salesforce o una Organización de prueba de Salesforce. En este ejemplo, se supondrá que se está conectando a una Salesforce organization (Organización de Salesforce).
Aparece la página de inicio de sesión de Salesforce. Inicie sesión en su cuenta de Salesforce (si es que todavía no lo hizo) y seleccione Allow (Permitir) cuando el sistema se lo solicite.
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Ahora está en la página Administración de la cuenta del Conector de Salesforce de Smartsheet. En esta página, se brinda acceso a herramientas que crean y administran flujos de trabajo entre Smartsheet y la instancia de Salesforce.
El nombre de su organización de Salesforce aparecerá en la página Administración de la cuenta.
Consulte el artículo de ayuda de Smartsheet sobre Cómo crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet para descubrir cómo diseñar flujos de trabajo que sincronicen hojas en datos de Smartsheet y Salesforce.
Restringir el acceso al Conector de Salesforce de Smartsheet
Sus habilidades dentro del Conector de Salesforce dependen de las restricciones activas y de sus permisos otorgados en Smartsheet (como los permisos de uso compartido de hojas) y en Salesforce (como los permisos de lectura/escritura de objetos).
Para establecer un flujo de trabajo entre un objeto de Salesforce y una hoja de Smartsheet, necesita al menos permisos de editor en Smartsheet y permisos para leer, escribir, actualizar y eliminar el objeto de Salesforce.
Cómo restringir el acceso
Para limitar qué personas pueden crear flujos de trabajo con el Conector de Salesforce, solicite al administrador del sistema de Smartsheet o de Salesforce que active la configuración Restrict Access (Restringir acceso).
Siga estos pasos para activar la configuración Restrict Access (Restringir acceso):
- Use sus credenciales de Smartsheet para iniciar sesión en el Conector de Salesforce.
- Seleccione el ícono del menu (menú) en el ángulo superior izquierdo de la página y seleccione User Management (Administración de usuarios).
Marque la casilla de verificación ubicada junto a la opción Restringir los usuarios que pueden acceder a la integración de Smartsheet para Salesforce.
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La dirección de correo electrónico de cualquier persona que ya haya creado flujos de trabajo se agregará automáticamente a la lista de usuarios con permiso para acceder al conector. Si es necesario, puede restringir su acceso al conector si retira la dirección de correo electrónico de esta lista.
- Agregue la dirección de correo electrónico de cualquier persona a la que quiera otorgarle acceso al conector.
Una vez que active esta configuración, solo los usuarios con permisos de usuario de Salesforce o administrador de Salesforce en Smartsheet pueden acceder al Conector de Salesforce. Administre estos niveles de permiso a través de la interfaz del Conector de Salesforce y la aplicación Smartsheet.
Para obtener más información sobre cómo administrar usuarios desde la aplicación Smartsheet, consulte el artículo Centro de administración.
Cómo quitar el acceso
Los administradores del sistema de Smartsheet o de Salesforce también pueden quitar usuarios del Conector de Salesforce si seleccionan el ícono de eliminación que se encuentra a la derecha del nombre de usuario.
Ya no podrá crear ni editar flujos de trabajo si lo retiran de la lista.
Si ya no tiene acceso, sus flujos de trabajo estarán activos durante 10 minutos como máximo. Después de este tiempo, los flujos de trabajo se desactivarán automáticamente.
Frecuencia de sondeo
Puede ajustar la frecuencia de sondeo de las solicitudes realizadas entre Smartsheet y Salesforce. Salesforce tiene un límite en cuanto a la cantidad de veces que la información puede actualizarse automáticamente por minuto. Si supera estos límites, los flujos de trabajo activos generan errores y no sincronizan la información. A fin de solucionar este problema, elimine el límite de Salesforce o defina un intervalo más largo para la frecuencia de sondeo.
Para administrar mejor la conexión entre Smartsheet y Salesforce, cree notificaciones de uso de API personalizadas en Salesforce. Tenga en cuenta que Salesforce puede usar tipos de campos relacionados con otros objetos (como Campos de relaciones de búsqueda o Campos de relaciones polimórficas), lo que aumenta la cantidad de solicitudes que envía a Salesforce el Conector de Salesforce de Smartsheet.
Definir la frecuencia de sondeo
Para cambiar la frecuencia de sondeo dentro de los conectores, realice lo siguiente:
- Seleccione menu (menú) en el ángulo superior izquierdo y, luego, Account Admin (Administración de la cuenta).
Junto a su organización, seleccione Preferences (Preferencias) en el lateral derecho para abrir el panel Polling Frequency (Frecuencia de sondeo).
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Luego, puede definir una frecuencia específica en segundos para todos los flujos de trabajo de su organización a fin de evitar que excedan las limitaciones relacionadas con las solicitudes.