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Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los propietarios de hojas y administradores pueden habilitar el seguimiento de la carga de trabajo. Los propietarios de hojas, administradores y editores pueden ver el mapa de calor de la carga de trabajo y editar el cronograma de carga de trabajo.

Seguimiento de la carga de trabajo en Smartsheet

Utilice el nuevo mapa de calor de la carga de trabajo y el cronograma de carga de trabajo directamente en las hojas del proyecto para ver quién está disponible y abordar las sobreasignaciones de recursos. 

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Permisos

Los propietarios de hojas y administradores pueden habilitar el seguimiento de la carga de trabajo. Los propietarios de hojas, administradores y editores pueden ver el mapa de calor de la carga de trabajo y editar el cronograma de carga de trabajo.

 

El seguimiento de la carga de trabajo está disponible para los miembros del Programa de acceso temprano (EAP) que no tienen Resource Management. El EAP se extenderá pronto a otras organizaciones.

 

En las hojas del proyecto, puede habilitar el seguimiento de la carga de trabajo, que calculará la disponibilidad de los recursos asignados para trabajar en el proyecto. Puede calcular la disponibilidad de todas las asignaciones de proyectos en los que se realiza el seguimiento de la carga de trabajo. Es una práctica recomendada activar el seguimiento de la carga de trabajo para todo el trabajo comprometido para que los gerentes de proyectos puedan tener la imagen más precisa de la disponibilidad de una persona. En cada hoja del plan del proyecto hay una columna de porcentaje de asignación. En esta columna se puede especificar cuánto tiempo de una persona puede asignarse a un proyecto. 

La opción para realizar un seguimiento de la carga de trabajo de su equipo aparece en los siguientes casos:

  • Si comienza con una hoja en blanco, cuando agrega dos columnas de tipo fecha y una columna de tipo contacto.
  • Si comienza con la vista de Gantt, una plantilla de hoja de proyecto o una plantilla de asistente de proyecto, inmediatamente después de abrir la hoja.
  • Si abre una hoja existente con datos que incluyen dos columnas de tipo de fecha y una columna de tipo de contacto.

Al seleccionar Pruébelo, se abre el panel de Resource Management para comenzar el seguimiento de la carga de trabajo. No verá el mensaje nuevamente en otras hojas, por lo que deberá navegar directamente al panel de Resource Management para habilitar el seguimiento de la carga de trabajo en otras hojas. Si selecciona Ahora no, no volverá a verlo en ninguna hoja durante 30 días. 

Una hoja de proyecto es normalmente una hoja con columnas de fecha de inicio, fecha de finalización, duración, porcentaje completado y predecesores. Sin embargo, Smartsheet configurará automáticamente las columnas adicionales necesarias para convertir la hoja en una hoja de proyecto mediante el uso de Resource Management en segundo plano si usted acepta configurar el seguimiento de la carga de trabajo. 

Mapa de calor de la carga de trabajo

Después de activar el seguimiento de la carga de trabajo para su proyecto en el panel de Resource Management, el panel mostrará un mapa de calor de la carga de trabajo que destaca la sobreasignación. El mapa de calor de la carga de trabajo le permite identificar problemas de dotación de personal. Una barra roja indica que los recursos están sobreasignados, y le pide que tome medidas para resolver cualquier problema de dotación de personal.

Cronograma de carga de trabajo

Puede ampliar el mapa de calor de la carga de trabajo para ver un cronograma de la carga de trabajo en pantalla completa y los detalles de las condiciones de sobreasignación. Aquí verá qué otros proyectos contribuyen a la sobreasignación y puede modificar la asignación de los proyectos para resolver el problema o colaborar con otros propietarios de proyectos para cambiar las asignaciones de sus proyectos. Solo puede editar asignaciones en el cronograma de carga de trabajo que pertenezcan a la hoja que tiene abierta. 

 

Debe guardar la hoja antes de que los cambios de asignación en la vista de cuadrícula se reflejen en el cronograma de carga de trabajo. Sin embargo, cuando realice cambios en las asignaciones en el cronograma de carga de trabajo, los cambios se sincronizarán automáticamente con la vista de cuadrícula. Por lo tanto, no es necesario guardar el cronograma de carga de trabajo, ya que los cambios de asignación se sincronizan inmediatamente al guardarlos.

 

Configurar el mapa de calor y el cronograma de carga de trabajo 

  1. Abra la hoja del plan de su proyecto.
  2. Seleccione el ícono del panel de Resource Management.
  3. Habilite el seguimiento de la carga de trabajo en la hoja del proyecto.
  4. Revise el mapa de calor de la carga de trabajo para ver qué personas están asignadas a trabajar en el plan del proyecto y asegurarse de que nadie esté sobreasignado.

 

Es más probable que los indicadores de sobreasignación aparezcan cuando el seguimiento de la carga de trabajo esté activado para otros proyectos en los que trabajan los recursos. Otros gerentes de proyectos deben activar el seguimiento de la carga de trabajo para sus proyectos. Esto mejora la visibilidad de todo el trabajo que los recursos tienen asignado.

 

  1. Amplíe el mapa de calor de la carga de trabajo para ver el cronograma de carga de trabajo en pantalla completa y saber qué otros proyectos están ocupando tiempo y contribuyendo a la sobreasignación.
  2. Ajuste las asignaciones de los proyectos en el cronograma de carga de trabajo o en la hoja del proyecto para resolver la sobreasignación. Asegúrese de trabajar con otros gerentes de proyectos para que se ajusten también sus asignaciones cuando sea necesario.
  3. Revise periódicamente el mapa de calor de la carga de trabajo para identificar otros problemas de dotación de personal a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

 

En este momento, no puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo de colaboradores gratuitos externos. Debe convertirlos en usuarios sin licencia en el Centro de administración para realizar un seguimiento de su carga de trabajo.

 

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