Cargador de datos

Conecte sus sistemas de negocios más importantes con el Cargador de datos de Smartsheet para incorporar las principales fuentes de datos de su equipo en el mismo lugar donde usted trabaja.

El Cargador de datos de Smartsheet le permite importar datos de manera automática a partir de sistemas de software empresariales, como CRM, ERP, bases de datos, etc., directamente en Smartsheet. Cualquier sistema que pueda descargarse a una hoja CSV, de Excel o Google puede incorporarse en Smartsheet.

El hecho de centralizar los distintos datos en Smartsheet impulsa la colaboración, aporta visibilidad en tiempo real respecto de los múltiples sistemas de negocios y le brinda a su equipo las capacidades necesarias para ser más eficientes y efectivos.

Sincronice Smartsheet y los sistemas externos con el Cargador de datos

Combine o reemplace de manera automática datos procedentes de una aplicación de terceros -como Excel- en Smartsheet sin necesidad de copiar y pegar en forma manual. El Cargador de datos es compatible con archivos Excel o con cualquier CRM, ERP, LDAP, base de datos o herramienta de administración de proyectos que pueda exportarse en formato .csv.

Con el Cargador de datos, usted podrá:

  • Actualizar las filas existentes e insertar nuevas filas en Smartsheet desde otras aplicaciones que puedan exportar archivos en formato .csv, Excel u Hojas de Google.
  • Reemplazar todas las filas en una hoja existente en Smartsheet por el archivo de carga más reciente.
  • Programar que los flujos de trabajo se ejecuten con la frecuencia necesaria en función de las necesidades del negocio.

Se trata de un complemento premium disponible para la compra. Para obtener más información sobre cómo obtener las aplicaciones premium de Smartsheet, póngase en contacto con Ventas de Smartsheet.

Quiénes pueden usar esta capacidad

 

Antes de comenzar

El Cargador de datos obtiene datos de otros sistemas que permiten la exportación a archivos de Hojas de Google, Excel o de texto con valores separados por comas (.csv). Así mismo, consume datos de los archivos ubicados en Google Drive, OneDrive o Box.

Para comenzar a crear su primer flujo de trabajo en el Cargador de datos, los datos que quiera sincronizar deberán estar en una de las siguientes ubicaciones:

  • El archivo (.csv o .xlsx) debe estar adjunto a una hoja en Smartsheet
    -o-
  • El archivo (.csv, .xlsx u Hoja de Google) debe estar ubicado en una unidad de Google en una cuenta a la cual usted tenga acceso.

NOTA: El Cargador de datos no es compatible con la extensión (.xls) de los archivos Excel de legado.

Para obtener más información sobre compatibilidad de navegadores, consulte el artículo Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.


Conectar la aplicación del Cargador de datos con Smartsheet

Haga clic en el Ejecutador para acceder a la Aplicación.

Ejecutador de Smartsheet

Si tiene inconvenientes para acceder a la aplicación desde el Ejecutador, consulte Cómo acceder a aplicaciones y plantillas premium con el Ejecutador.

¡Eso es todo! Una vez que haya iniciado sesión, verá el panel de control del Cargador de datos, que le mostrará los flujos de trabajo disponibles que se han creado en su cuenta.

Crear un flujo de trabajo del Cargador de datos

Para crear un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el botón Crear nuevo, ubicado en el extremo superior derecho del panel de control del Cargador de datos.

Crear nuevo

Asignar un nombre y configurar la entrada de origen en su flujo de trabajo

  1. En el recuadro Nombre, escriba un nombre descriptivo para su flujo de trabajo (debe ser simple para que usted recuerde de qué se trata el flujo de trabajo más adelante).
  2. Seleccione una de las siguientes ubicaciones de origen:
    • Adjunto de Smartsheet: utilice esta opción si el archivo que quiere vincular se encuentra adjunto a una hoja de Smartsheet. Su cuenta ya habrá pasado el proceso de autenticación y podrá buscar o navegar para encontrar la hoja a la que se encuentra adjunto el archivo. Elija si desea importar el archivo más reciente cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo, o bien -de manera más específica- un adjunto por nombre específico:
      • Nombre de adjunto: el Cargador de datos utilizará únicamente el adjunto que se encuentra especificado en su flujo de trabajo. El nombre del adjunto distingue entre mayúsculas y minúsculas, y buscará la coincidencia exacta en la hoja.
      • Más reciente: se sincronizará el adjunto más reciente en función del cronograma que haya definido para su flujo de trabajo, o bien, en la ejecución manual más reciente de su flujo de trabajo en el panel de control del Cargador de datos.
         
    • Google Drive: utilice esta opción si el archivo que desea sincronizar se encuentra almacenado en Google Drive.

      Si elige esta opción, se le pedirá que autorice smartsheetapps.com para ver archivos en su cuenta de Google Drive para el uso del Cargador de datos de Smartsheet. Si la autenticación se realiza correctamente, podrá buscar o navegar por su Google Drive sincronizado para ubicar el archivo (.xlsx, .csv u Hoja de Google) que quiere utilizar con el Cargador de datos.
       
    • One Drive: utilice esta opción si el archivo que desea sincronizar se encuentra almacenado en Microsoft OneDrive.

      Si elige esta opción, se le pedirá que autorice smartsheetapps.com para ver archivos en su cuenta de OneDrive para el uso del Cargador de datos de Smartsheet. Si la autenticación se realiza correctamente, podrá buscar o navegar por su OneDrive sincronizado para ubicar el archivo (.xlsx o .csv) que quiere utilizar con el Cargador de datos.
    • Box: utilice esta opción si el archivo que desea sincronizar se encuentra almacenado en Box

      Si elige esta opción, se le pedirá que autorice smartsheetapps.com para ver archivos en su cuenta de Box para el uso del Cargador de datos de Smartsheet. Si la autenticación se realiza correctamente, podrá buscar o navegar por su Box sincronizado para ubicar el archivo (.xlsx o .csv) que quiere utilizar con el Cargador de datos.

      Puede cargar los archivos de los que es propietario y los archivos compartidos con Box.

  3. Utilice el conmutador ¿Posee el archivo de entrada encabezados de columna? para confirmar si la fuente de datos incluye encabezados.

    Archivos Excel solamente: Indique qué pestaña de la hoja contiene los datos que quiere combinar (la primera hoja de un libro de trabajo de Excel es la pestaña 1).
     
  4. Haga clic en Siguiente para continuar con el próximo paso del flujo de trabajo.

    NOTA: Una vez que haya ingresado la información necesaria para una etapa específica de la configuración del flujo de trabajo, verá una marca de verificación verde junto a dicha etapa en el panel de la izquierda.

Seleccione una hoja de destino y una acción de carga

En este paso del flujo de trabajo, configurará cómo quiere que se carguen los resultados en Smartsheet.

  1. Seleccione la hoja de destino que se actualizará. (Si utiliza Adjuntos de Smartsheet como origen, puede ser la misma hoja u otra hoja de la hoja de origen).
  2. Elija cómo quiere importar los datos en Smartsheet:
    • Reemplazar: elimine los datos existentes y reemplácelos con los datos más recientes.

      IMPORTANTE: Si opta por reemplazar, se eliminará todo el contexto agregado, incluidos los enlaces de celdas.
       
    • Combinar: se actualizan los datos en función de una clave principal con la opción de insertar nuevas filas. Si elige esta opción, también deberá seleccionar si quiere agregar nuevas filas.
       
    • Actualizar menúes desplegables: se reemplazan los valores desplegables de Smartsheet en Propiedades de la columna con los valores de su archivo Excel o .csv.

Definir filtros para controlar qué filas de entrada se importan

En el panel de la izquierda del asistente de flujo de trabajo, seleccione Filtros para definir qué datos deberían importarse en Smartsheet en función de determinados criterios (por ejemplo, Estado es equivalente a «En curso»).

Utilice filtros si trabaja con grandes conjuntos de datos que pueden provocar que la importación supere los límites de filas de Smartsheet.Para obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.

  1. Deje el recuadro Lógica de filtrado vacío para comenzar.
  2. Para crear un filtro, haga clic en Crear nuevo.
  3. Seleccione la columna del archivo respecto de la cual se filtrará, el operador de comparación y el valor.

    CONSEJO: A medida que crea múltiples filtros, puede usar el recuadro Lógica de filtrado para conectar cada uno de los filtros con operadores adicionales Y/O.

    Use el ID del filtro (número debajo del signo # de la sección Filtros de entrada) a medida que define las relaciones existentes entre cada uno de los filtros.

    Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, junto con Y u O. Por ejemplo, (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”. En este ejemplo, únicamente solo se importarían los widgets grandes para el departamento de servicios. Sin embargo, también se importarían todos los widgets de marketing.

Asignar columnas entre dos sistemas

En este paso del flujo de trabajo, se completan previamente todas las columnas de Smartsheet y usted podrá elegir las columnas de Entrada deseadas de su archivo de origen. Así mismo, puede crear expresiones personalizadas, que contengan un valor constante o una fórmula en cada fila, en lugar de usar datos del archivo de entrada.

asignación de columna

  • Columna de entrada: para asignar manualmente una columna, haga clic en el menú desplegable ubicado junto a la columna de entrada, desplácese por él y seleccione la asignación correcta para la columna de Smartsheet, que se indica a la derecha.

    NOTA: El Cargador de datos asignará de manera automática columnas de entrada a las columnas de Smartsheet en caso de que los nombres de las columnas coincidan.
     
  • Expresión: para definir una fórmula para la hoja de destino, puede crear una expresión con los parámetros de la fórmula. Desplácese hasta la parte inferior de Columnas/Expresiones disponibles, y haga clic en > Nueva expresión. Aparecerá un formulario en el que podrá introducir un valor estático.

    CONSEJO: Cree la fórmula en la hoja de destino sin referencias a otras filas. Luego, copie y pegue en el generador de expresiones.

    NOTA: Pueden crearse expresiones en la sección Asignación de un flujo de trabajo y crear o modificarse en la sección Expresiones, que es el último paso del flujo de trabajo del Cargador de datos.

Programar su flujo de trabajo

En el panel de la izquierda, haga clic en Programar para definir la frecuencia con la que quiere que se ejecute su flujo de trabajo.

Ejecutar en el adjunto: utiliza el adjunto de Smartsheet como archivo de origen. En tanto y en cuanto esta función esté habilitada, cada vez que se agregue un nuevo adjunto a la hoja de origen, se evaluará y ejecutará el flujo de trabajo si el nuevo adjunto se ajusta a los criterios establecidos.

La función Ejecutar en el archivo se encuentra disponible únicamente para la opción Adjunto de Smartsheet y no estará visible cuando se utilice Google Drive como ubicación de origen.

Ejecutar conforme a programa: para ejecutar el flujo de trabajo en un programa, haga clic en Crear nuevo.Seleccione la opción deseada en Días de la semana, Hora de inicio, Intervalo de repetición y Hora de finalización.Una vez que haya seleccionado el programa deseado, active el botón Ejecutar conforme a programa.

NOTA: La fecha en el Cargador de datos está programada según GMT.

Ver todas las expresiones utilizadas en las asignaciones

En este paso del flujo de trabajo, puede ver las Expresiones de entrada que se crearon en las asignaciones de la columna de destino. También puede crear nuevas expresiones desde esta pantalla y utilizarlas en las asignaciones actuales.

Los valores que comienzan con el signo igual son fórmulas.

Revisar y finalizar su nuevo flujo de trabajo

Cuando se completen todos los pasos del flujo de trabajo (señalados con una marca de verificación verde en el panel de la izquierda), puede hacer clic en Cerrar en la parte inferior derecha del flujo de trabajo. De esta manera, se guardará y almacenará su nuevo flujo de trabajo en el panel de control del Cargador de datos. Los cambios deberían verse reflejados en la hoja relacionada.

Al hacer clic en Siguiente, se guardará automáticamente su flujo de trabajo.

Editar, ejecutar manualmente o eliminar flujos de trabajo

Puede administrar flujos de trabajo desde la pantalla principal del Cargador de datos.
 

  • Editar flujo de trabajo: puede implementar cambios en un flujo de trabajo existente (por ejemplo, si quiere modificar la frecuencia de un programa de un flujo de trabajo).

    NOTA: Si se produjo un error en la última ejecución del flujo de trabajo, o bien, si hay un error en la configuración del flujo de trabajo (se eliminó la hoja de origen) la sección Última ejecución y el ícono Editar se mostrarán en rojo.

    Editar flujo de trabajo, ícono rojo
     
  • Ejecutar flujo de trabajo: puede ejecutar manualmente su flujo de trabajo para corroborar si hay nuevos cambios.
  • Eliminar flujo de trabajo: elimina su flujo de trabajo en caso de que ya no sea necesario.
  • Ver mensajes de registro: con el botón Ver mensajes de registro, verá un registro de los errores y cuántas filas se han actualizado, agregado u omitido.

    CONSEJO: Así mismo, puede hacer clic en el botón Descargar todos los registros. Al hacerlo, se descargará un archivo .csv a su equipo que contiene todas las sincronizaciones del Cargador de datos correspondientes a este flujo de trabajo.

Editar y agregar nuevas columnas

Tal vez deba modificar la estructura del archivo de origen a medida que evoluciona el proceso. Cuando esto ocurra, siga estos pasos para garantizar que se conserve esta estructura en su hoja de destino:

  1. Deshabilite su flujo de trabajo de manera temporal.
  2. Edite su archivo de origen con nuevos encabezados de columna o columnas adicionales.
  3. Si usa un archivo Excel o .csv, cargue el nuevo archivo de origen a la ubicación de origen.
  4. Edite la hoja de destino con los encabezados de columna actualizados o las columnas adicionales.
  5. En la configuración del flujo de trabajo del Cargador de datos (Origen > Ubicación de origen), seleccione otra ubicación de origen.

    (Por ejemplo, si el origen es Google Drive, cambie a Smartsheet).
     
  6. Luego, regrese la ubicación de origen a la selección original.

    NOTA: Tal vez deba volver a seleccionar la Hoja del adjunto o el Nombre de archivo.
     
  7. Haga clic en el botón Siguiente hasta llegar a la página Asignación. Aquí, puede asignar todas sus columnas de entrada y expresiones nuevamente.

    NOTA: Quizás sea necesario volver a asignar todas las columnas y no solo las columnas que haya agregado o editado.

¡Eso es todo! Ahora puede habilitar y ejecutar su flujo de trabajo.


Consejos y prácticas recomendadas

Tenga esto en cuenta al trabajar con el Cargador de datos:

  • Con el Cargador de datos, se aplicarán las limitaciones de Smartsheet.Para obtener más información sobre las cantidades máximas de hojas y tamaños de archivos importados, consulte Requisitos y pautas del sistema para el uso de Smartsheet.
  • Si precisa extraer datos de una hoja de origen que contenga más de 5000 filas, puede usar filtros y un conjunto limitado de asignaciones de columnas (conforme se describe abajo), o bien, crear múltiples flujos de trabajo mediante el uso de una categoría común de datos para distribuir los datos en varias hojas.
  • Si alguien crea un flujo de trabajo y lo define para que se ejecute cada vez que se agrega un nuevo adjunto, toda persona que agregue el adjunto provocará que se ejecute el flujo de trabajo.