Siga estas instrucciones detalladas para compartir su hoja.
El uso compartido es el núcleo de Smartsheet, ya que garantiza que los colaboradores internos y externos puedan ver la información más reciente, actualizada por las personas adecuadas y en el momento preciso. Puede compartir toda su hoja, o solo una parte, y definir diferentes niveles de permiso para controlar las acciones que pueden realizar los usuarios compartidos.
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Descripción general: compartir hojas e informes
Agregue colaboradores a una hoja o un informe. Los colaboradores con los que comparte el archivo pueden estar dentro o fuera de su organización. Incluso puede compartir elementos de Smartsheet con usuarios que no tengan una cuenta de Smartsheet, aunque, sin una cuenta, es probable que no puedan acceder a todas las funciones de Smartsheet.
Sugerencias sobre el uso compartido de elementos de Smartsheet
- ¿Desea compartir elementos de manera individual con algunas personas? Siga los pasos de uso compartido detallados en este artículo.
- ¿Desea compartir uno o más elementos con un grupo de personas? Use un espacio de trabajo y compártalo con sus compañeros de trabajo.
- ¿Desea compartir un panel? Consulte el artículo Compartir un panel.
Acerca de los niveles de permisos y el uso compartido
Cuando comparte un elemento con otras personas, estas deben iniciar sesión en Smartsheet para acceder a él. Lo que puedan realizar en el archivo dependerá de los permisos que usted les conceda. Puede agregar colaboradores con las siguientes funciones:
- Administrador
- Editor: puede compartir
- Editor: no puede compartir
- Comentador
- Visualizador
Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permiso de un colaborador en cualquier momento.
Para compartir una hoja o un informe
- Abra el formulario Uso compartido de la hoja o Uso compartido del informe. Tiene dos maneras de hacerlo:
- En la barra de menú, seleccione Archivo > Menú.
- En el área superior derecha de la pantalla, seleccione Compartir.
- En la sección Invitar colaboradores del formulario Uso compartido, escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo.
- O bien, para elegir una opción del formulario Seleccionar contactos, haga clic en
- O bien, para elegir una opción del formulario Seleccionar contactos, haga clic en
- Después de seleccionar a los colaboradores, haga clic en Compartir informe.
Cuando comparta informes, asegúrese de compartir sus hojas de origen
Si usted y otra persona con la que compartió un formulario ven información distinta en él (o falta información, o está en blanco), es posible que no haya compartido todas las hojas de origen con dicha persona.
Por motivos de seguridad, compartir un informe no otorga automáticamente a los usuarios acceso a hojas no compartidas. Por ejemplo, puede compartir un informe que incluya tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abre el informe, solo verá las filas extraídas de la hoja a la que tiene acceso. Si el colaborador no tiene acceso a ninguna hoja, su versión del informe estará en blanco.
¿Desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen?
Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:
Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios
Existen dos tipos de usuarios con la capacidad de eliminar el acceso de un usuario a los elementos de Smartsheet compartidos con ellos:
- En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que un usuario comparta elementos que son propiedad de usuarios con licencia en la cuenta.
- Los Administrador de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para eliminarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.