Siga estas instrucciones detalladas para compartir su hoja.
El uso compartido es el núcleo de Smartsheet, ya que garantiza que los colaboradores internos y externos puedan ver la información más reciente, actualizada por las personas adecuadas y en el momento preciso. Puede compartir toda su hoja, o solo una parte, y definir diferentes niveles de permiso para controlar las acciones que pueden realizar los usuarios compartidos.
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Información general: Comparta hojas, informes y paneles
Para comenzar a colaborar con otras personas, puede compartir un elemento de Smartsheet (hoja, informe o panel) o confirmar una solicitud de uso compartido por parte de otra persona de su equipo.
El mejor método para aprovechar el uso compartido dependerá de la cantidad de elementos que quiera compartir y con cuántas personas lo compartirá:
- Para compartir elementos individuales de a uno a la vez con algunas personas, siga los pasos para compartir que se mencionan en este artículo. (Para compartir un elemento individual guardado en un espacio de trabajo, consulte la sección compartir un elemento desde un espacio de trabajo de este artículo).
- Para compartir uno o más elementos con un grupo de personas, utilice un espacio de trabajo. Para obtener más información sobre cómo hacerlo, consulte los artículos Cómo crear un espacio de trabajo y Uso compartido del espacio de trabajo.
Una vez que se comparten los elementos, puede obtener información sobre las mejores prácticas aquí: Le contamos qué esperar:Trabajar con varias personas en una hoja al mismo tiempo
Descripción general de los niveles de permiso y uso compartido
Al compartir un elemento con alguien, esa persona deberá iniciar sesión en Smartsheet para poder acceder a él. Es posible controlar el nivel de acceso que tiene la persona a través del nivel de permiso de uso compartido que usted elija, ya sea Observador, Autor de comentarios, Editor o Administrador. Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permiso del colaborador en cualquier momento.Para más información sobre los permisos de Smartsheet, consulte Niveles de permisos de uso compartido.
Compartir informes: También debe compartir hojas de origen
Si descubre que un informe difiere entre lo que usted ve y lo que ve la persona con quien lo ha compartido -o falta información, o está en blanco-, es posible que no haya compartido todas las hojas de origen con dicha persona.
Por cuestiones de seguridad, el informe no brinda acceso a las hojas que no se han compartido anteriormente con un usuario. Por ejemplo, puede compartir un informe vinculado a tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abra el informe, solo verá las filas extraídas de la única hoja a las que se les otorgó uso compartido. Si no se le comparten hojas al colaborador, su versión del informe estará en blanco.
- Si quiere compartir un informe con alguien que no tiene acceso a las hojas de origen, puede publicar el informe y compartir el enlace. Para obtener más información sobre cómo publicar, consulte Publicar una hoja, un informe o un panel.
- También puede insertar el informe como widget en un panel. Para obtener más información sobre el widget de informes, consulte el artículo Tipos de widget para los paneles de Smartsheet.
Controles de uso compartido del administrador del sistema y del administrador de grupo
Un administrador del sistema puede eliminar a un usuario de los elementos de uso compartido de propiedad de usuarios con licencia de la cuenta. Para más información, consulte Eliminar colaboradores del uso compartido de todas las hojas.
El administrador de grupo puede quitar a un miembro de un grupo para eliminarlo, también, de todos los elementos que se compartan con dicho grupo. Para obtener más información, consulte Administrar y utilizar grupos de contactos de Smartsheet.