Uso compartido

El uso compartido es el núcleo de Smartsheet, ya que garantiza que los colaboradores internos y externos puedan ver la información más reciente, actualizada por las personas adecuadas y en el momento preciso. Puede compartir toda su hoja, o solo una parte, y definir diferentes niveles de permiso para controlar las acciones que pueden realizar los usuarios compartidos.

Siga estas instrucciones detalladas para compartir su hoja.

Comparta hojas, informes y paneles

Para comenzar a colaborar con otras personas, puede compartir un elemento de Smartsheet (hoja, informe o panel) o confirmar una solicitud de uso compartido por parte de otra persona de su equipo.

El mejor método para aprovechar el uso compartido dependerá de la cantidad de elementos que quiera compartir y con cuántas personas lo compartirá:

Para acceder a una guía visual sobre el uso compartido en Smartsheet, consulte la Infografía: Explicación de los tipos de usuarios y los permisos de uso compartido.

En este artículo

Una vez que se comparten los elementos, puede obtener información sobre las mejores prácticas aquí: Le contamos qué esperar:Trabajar con varias personas en una hoja al mismo tiempo


Descripción general de los niveles de permiso y uso compartido

Al compartir un elemento con alguien, esa persona deberá iniciar sesión en Smartsheet para poder acceder a él. Es posible controlar el nivel de acceso que tiene la persona a través del nivel de permiso de uso compartido que usted elija, ya sea Visor, Editor o Administrador. Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permiso del colaborador en cualquier momento.

Compartir informes: También debe compartir hojas de origen

Si descubre que un informe difiere entre lo que usted ve y lo que ve la persona con quien lo ha compartido -o falta información, o está en blanco-, es posible que no haya compartido todas las hojas de origen con dicha persona.

Por cuestiones de seguridad, el informe no brinda acceso a las hojas que no se han compartido anteriormente con un usuario. Por ejemplo, puede compartir un informe vinculado a tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abra el informe, solo verá las filas extraídas de la única hoja a las que se les otorgó uso compartido. Si no se le comparten hojas al colaborador, su versión del informe estará en blanco.

  • Si quiere compartir un informe con alguien que no tiene acceso a las hojas de origen, puede publicar el informe y compartir el enlace. Para obtener más información sobre cómo publicar, consulte Publicar una hoja, un informe o un panel.
  • También puede insertar el informe como widget en un panel. Para obtener más información sobre el widget de informes, consulte el artículo Tipos de widget para los paneles de Smartsheet.

Controles de uso compartido del administrador del sistema y del administrador de grupo

Un administrador del sistema puede eliminar a un usuario de los elementos de uso compartido de propiedad de usuarios con licencia de la cuenta. Obtenga más información sobre Cómo administrar usuarios en un plan de múltiples usuarios.

El administrador de grupo puede quitar a un miembro de un grupo para eliminarlo, también, de todos los elementos que se compartan con dicho grupo. Para obtener más información, consulte Administrar y utilizar grupos de contactos de Smartsheet.


Compartir un elemento de Smartsheet

Las personas con uso compartido como Propietario, Administrador y Editor pueden compartir elementos de Smartsheet.

Si un elemento está ubicado en un espacio de trabajo, puede compartirlo en forma individual, o bien, compartir todo el espacio de trabajo. Para obtener más información, consulte la sección Cómo compartir un elemento desde un espacio de trabajo más adelante en este artículo.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    share-button
    Si no ve el botón Compartir, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing
    Se mostrará el formulario de uso compartido. Si no se ha compartido el elemento con nadie, verá los Detalles de invitación.
    Formulario de uso compartido de hoja

    Si ya se ha compartido, se mostrará una lista en forma predeterminada con los Colaboradores actuales. (Haga clic en Detalles de invitación si, en cambio, desea ver esa información).
    Ventana de uso compartido

    CONSEJO: Todos los colaboradores con uso compartido pueden utilizar el enlace de hoja segura para abrirlo directamente; analice la posibilidad de marcar el enlace como favorito para tener un rápido acceso al elemento. Al utilizar el enlace, se lo invitará a iniciar sesión en Smartsheet (si todavía no lo ha hecho) para poder acceder a la hoja.

  2. En el recuadro Invitar colaboradores, ubicado en la parte superior, ingrese la(s) dirección(es) de correo electrónico de las personas o grupos con quienes desea compartir el elemento. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
  3. Seleccione un nivel de Permisos. Para obtener más información respecto de las funciones disponibles para cada nivel de permiso, consulte nuestro artículo Niveles de permiso de uso compartido.
  4. Haga clic en Compartir.

Los colaboradores serán invitados al elemento y recibirán una notificación si es que optó por enviarla. El formulario Uso compartido se actualizará para mostrarle la lista de Colaboradores con uso compartido, incluidos los que acaba de agregar.

Para cerciorarse de que el colaborador mire un elemento con la misma vista y los mismos filtros aplicados, envíele la URL desde la barra de direcciones del navegador. (Obtenga más información sobre las vistas).

Más opciones de uso compartido

Si quiere colaborar o compartir datos sin otorgarle uso compartido directamente a sus elementos de Smartsheet, puede recurrir a cualquiera de las siguientes opciones:

  • Publicar: Si quiere compartir los elementos de Smartsheet con personas que no tienen cuenta de Smartsheet, puede enviarles un enlace de publicación. Los elementos publicados de Smartsheet son dinámicos, con lo cual, los datos siempre están actualizados. Consulte Cómo publicar una hoja, un informe o un panel para obtener más información sobre las publicaciones.
  • Enviar como adjunto: Si quiere compartir un archivo estático en Excel o PDF de un elemento de Smartsheet, puede enviarlo por correo electrónico como adjunto, haciendo uso de la función Enviar como adjunto. Así mismo, también puede enviar por correo electrónico datos específicos de la fila a otras personas, que pueden resultarles útiles en caso de querer obtener información sobre una tarea o un grupo de filas específicos en una hoja grande. Para obtener más información, consulte Compartir información sobre la hoja en un correo electrónico.
  • Usar un formulario:Si quiere recopilar información sobre las personas, utilice un formulario. Los formularios permiten que se agreguen nuevas filas a la hoja en función de las entregas de formularios sin que sea necesario contar con acceso directo de uso compartido. Para obtener más información, consulte Cómo recopilar información con un formulario.
  • Usar flujos de trabajo automatizados:Si precisa compartir datos específicos para informar de manera automática los cambios que tienen lugar en las hojas, enviar recordatorios sobre fechas de vencimiento o solicitar actualizaciones o aprobaciones automáticas, utilice los flujos de trabajo automatizados. Para obtener información sobre los flujos de trabajo automatizados, consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados.

Compartir un elemento desde un espacio de trabajo

Cuando haya una hoja, un informe o un panel en un espacio de trabajo, estará disponible para todo aquel con permisos de uso compartido de dicho espacio. Aun cuando se encuentre en un espacio de trabajo, puede compartirse el elemento a nivel del elemento para que las personas sin acceso al espacio de trabajo puedan acceder de todos modos al elemento.

Debe contar con permisos de Propietario, Administrador o Editor para poder compartir el elemento. (De la misma forma, para compartir un espacio de trabajo, debe tener el permiso de Propietario, Administrador o Editor para compartir el espacio de trabajo).

Aquí le mostramos cómo otorgar acceso a un elemento ubicado en un espacio de trabajo:

  1. Haga clic en el ícono Menú, ubicado en el extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet para abrir el panel de la izquierda.
  2. En Inicio > Espacios de trabajo, haga clic en el espacio de trabajo donde se aloja el elemento.
  3. Haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre del elemento y seleccione Compartir para abrir el formulario de Uso compartido.
  4. Haga clic en el recuadro Invitar colaboradores e ingrese o seleccione los contactos.

    Verá Esta hoja, informe o panel se encuentra en el texto de un espacio de trabajo. Si cuenta con permisos respecto del espacio de trabajo, verá el nombre de este.

    Formulario de uso compartido de hoja. Esta hoja se encuentra en un espacio de trabajo encerrado en un círculo.
     
  5. Para compartir solo el elemento, haga clic en Compartir. Para compartir el espacio de trabajo, haga clic en Compartir espacio de trabajo.

Cuando se comparten los elementos y espacios de trabajo, verá el ícono imagen de uso compartido de espacio de trabajoUso compartido de la hoja, del informe o del panel a través del espacio de trabajo y el ícono ícono de uso compartido de la hoja, únicamente Uso compartido de la hoja, del informe o del panel únicamente junto a los niveles de permiso en la sección Colaboradores del formulario de uso compartido. Estos íconos lo ayudarán a distinguir cómo se ha compartido el elemento con los distintos colaboradores.


Definir una vista predeterminada de uso compartido

Si es el propietario de la hoja o tiene permisos de uso compartido de nivel de administrador, puede asegurarse de que cualquier persona que tenga uso compartido respecto de la hoja la vea tal como usted quiere mediante la aplicación de una vista y un filtro predeterminados. Por ejemplo, puede definir una vista predeterminada para que los colaboradores recientes de uso compartido abran la hoja directamente en la Vista de tarjeta con un filtro aplicado para mostrar solamente las tareas con prioridad alta.

Deberá crear un filtro guardado antes de definir un filtro predeterminado.Para obtener más información sobre cómo crear filtros, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.

Para definir una vista predeterminada en su hoja:

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento para mostrar la venta Uso compartido.
    Ventana de uso compartido
  2. Seleccione Colaboradores para mostrar la lista de usuarios actuales de Smartsheet con uso compartido de la hoja.
     
  3. A la derecha de la Vista predeterminada, seleccione Editar.

    Se muestra el formulario Vista predeterminada.

    vista predeterminada
     
  4. En Vista, seleccione Vista de cuadrícula, Vista de tarjeta, Vista de Gantt o Vista de calendario. También, puede seleccionar un filtro predeterminado y carriles específicos de la Vista de tarjeta, si lo desea.

    NOTA: Deberá crear un filtro de uso compartido antes de definir un filtro predeterminado.Para obtener más información sobre cómo crear filtros, consulte nuestro artículo sobre Cómo usar filtros para mostrar u ocultar datos de la hoja.
     
  5. Haga clic en Guardar.

Para cerciorarse de que el colaborador mire un elemento con la misma vista y los mismos filtros aplicados, envíele la URL desde la barra de direcciones del navegador. (Obtenga más información sobre las vistas).


Quitar a un colaborador o cambiar los niveles de permiso

El propietario y los colaboradores del elemento con acceso de administrador a dicho elemento pueden eliminar a otros o modificar sus niveles de permiso. Los editores también pueden tener esta capacidad si se les dio permiso para compartir el elemento al que se los invitó.

  1. Haga clic en el botón Compartir ubicado en la parte superior del elemento.

    Si no ve el botón Compartir, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
    show-menu-bar-sharing

  2. En el formulario Uso compartido, coloque el mouse sobre el nombre de la persona que desea eliminar o modificar para resaltar la fila y elija una de las siguientes opciones:
    • Cambiar permisos: Seleccione un nuevo nivel de permiso de la lista desplegable. Tenga en cuenta que no puede asignarle a otro colaborador un nivel de acceso superior al que tiene para usted mismo (es decir, alguien con permiso de nivel de editor no puede promover a otra persona con permiso de nivel de editor y otorgarle acceso de nivel de administrador).
    • Quitar de la función de uso compartido: Haga clic en la X ubicada en el extremo derecho de la fila de nivel de permiso.

      La persona ya no podrá acceder al elemento. Si deja de compartir con alguien en el momento en que este está viendo un elemento, esa persona recibirá un mensaje de error cuando desee guardar o actualizar.

      NOTA:  Si ve el ícono imagen de uso compartido del espacio de trabajo Compartido a través de espacio de trabajo, al lado del nivel de permiso para un colaborador, esto significa que el colaborador tiene acceso al elemento a través de un espacio de trabajo.Al hacer clic en la X, se eliminará el permiso del colaborador al espacio de trabajo. Para obtener más información sobre cómo compartir un espacio de trabajo, consulteUso compartido del espacio de trabajo.

      En la sección Colaboradores, observe el ícono imagen de uso compartido del espacio de trabajo Compartido a través de espacio de trabajo o el ícono  Uso compartido de la hoja unicamente Compartido con... únicamente junto a los niveles de permiso. Estos íconos lo ayudarán a distinguir cómo se ha compartido el elemento con los distintos colaboradores.

Solicitar acceso al propietario

En ciertos casos, es posible que intente abrir un elemento y obtenga un mensaje parecido a este: "El elemento no se encuentra disponible en este momento: es posible que se haya eliminado o que a usted le hayan quitado el permiso".

El elemento no se encuentra disponible en este momento...


Los motivos habituales de esto incluyen:

  • Se le envió un enlace para compartir, pero su dirección de correo electrónico no figura en el uso compartido del elemento
  • Inició sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico diferente a aquella donde se envió el correo
  • El propietario del elemento u otro colaborador lo eliminaron del uso compartido
  • El elemento ha sido eliminado

Si desea acceder a una hoja, un informe, un panel o un espacio de trabajo para los cuales no ha recibido una invitación de uso compartido por correo electrónico, haga clic en el botón Solicitar acceso al propietario que aparece en el mensaje. De esta manera, se le enviará un correo electrónico al propietario del elemento o del espacio de trabajo con un enlace de confirmación para que pueda seleccionar el nivel de permiso de uso compartido para su dirección de correo electrónico. Una vez que el propietario del elemento o del espacio de trabajo haya completado este proceso, podrá acceder al elemento (desde el enlace recibido o desde la hoja en Smartsheet directamente).