Grupos

Cree grupos en Smartsheet para controlar de manera rápida y sencilla el acceso a hojas y espacios de trabajo. Agregue nuevos empleados y miembros del equipo a grupos para que estén listos para trabajar y elimine a personas de grupos a fin de asegurarse de que dejen de tener acceso después de que abandonan su organización.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar un grupo en Smartsheet.

Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet

La Administración del grupo le permite a un Administrador de grupo organizar contactos en grupos de manera tal que cualquier persona que utiliza un plan de Smartsheet para múltiples usuarios pueda compartir y enviar información rápidamente a todas las personas del grupo.

Debe estar designado como Administrador de grupo en un plan de múltiples usuarios (Negocios o Empresarial) para crear y administrar grupos. Una vez que se configura un grupo, cualquier persona que forme parte del plan de múltiples usuarios podrá compartir y enviar información a dicho grupo.

Permisos requeridos

Debe ser un usuario con licencia para que se le otorguen permisos de Administrador de grupo.Para obtener más información sobre cómo convertir a alguien en administrador de grupo, consulte la sección Administración de usuarios.

NOTA: Los administradores del sistema de planes Empresariales pueden limitar quiénes acceden a los grupos, de manera tal que solo se autorice el acceso al grupo de las personas que forman parte de la cuenta de su organización. Para obtener más información, consulte el artículo de ayuda Controles de seguridad.


Crear un grupo

  1. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Administración de grupo (o bien, haga clic aquí).

    Aparecerá el formulario Administración de grupo y allí se verá la lista de todos los grupos existentes.
     
  2. Haga clic en el botón Crear un grupo para mostrar el formulario Nuevo grupo.
  3. Asígnele un nombre a su grupo (por ejemplo:equipo de ventas) y una descripción.
  4. Haga clic en Crear.

    Aparecerá un formulario con la lista de todos los miembros actuales del grupo. De manera predeterminada, solo se incluirá su dirección de correo electrónico.
     
  5. Para agregar miembros al grupo, haga clic en el botón Agregar al grupo.
  6. Cuando comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un contacto en su lista de contactos de Smartsheet, estos aparecerán en la lista desplegable automáticamente.

    Puede agregar cualquier contacto que desee y no es necesario que sean parte de su plan de usuarios múltiples ni un usuario actual de Smartsheet.

    El formulario Agregar al grupo se actualizará para mostrar la lista de contactos que seleccionó en el paso anterior. Haga clic en Guardar para completar la incorporación de usuarios al grupo.

    Se completó la acción Agregar al grupo
     
    CONSEJO: Si quiere agregar miembros a su grupo en forma masiva a partir de un archivo CSV o XLSX, puede abrir el archivo en Notepad o Excel, y, luego, copiar y pegar la lista completa en el formulario Agregar al grupo. Si usa Excel, asegúrese de que todas las direcciones de correo electrónico estén mencionadas en una columna única.
  7. Cuando termine de agregar al grupo, haga clic en Guardar.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con los contactos de Smartsheet, vea Crear nuevos contactos que luego puede agregar al grupo.


Administrar un grupo existente

Un grupo puede ser administrado por su propietario o por cualquier administrador del sistema de la cuenta.

  1. Haga clic en Cuenta > Administración de la cuenta > Administración del grupo (o bien, haga clic aquí) para mostrar una lista de los grupos actuales creados por el administrador de grupo.
  2. Para realizar cambios en el grupo, haga clic en la flecha desplegable ubicada a la izquierda del nombre del grupo.

A continuación, se mencionan las descripciones de los grupos disponibles.

Editar grupo: muestra una lista de los miembros actuales del grupo. Le contamos qué puede hacer si elige esta opción:

  • Agregar miembros al grupo: haga clic en el botón Agregar al grupo para seleccionar los contactos de su lista de contactos de Smartsheet que desea incluir en el grupo. Esta acción también los incorporará a todas las hojas compartidas con el grupo.
  • Quitar miembros del grupo: haga clic en los nombres de los miembros que desea quitar y luego haga clic en Quitar del grupo. Esta acción también quitará al miembro de las hojas que se comparten con el grupo.
  • Editar el nombre y la descripción del grupo: Haga clic en el enlace Editar que se encuentra junto al nombre del grupo.

Solo administradores del sistema - Descargar el informe de acceso a las hojas del grupo (csv): descarga un archivo en su computadora con una lista del nombre de cada hoja que se comparte con el grupo seleccionado. El archivo también incluye el nombre del propietario de la hoja, el nivel de permiso del grupo en la hoja y la fecha de la última modificación de la hoja.

NOTA: Esta opción se encuentra disponible únicamente para administradores del sistema. Para obtener más información sobre los distintos tipos de usuarios en Smartsheet, consulte Tipos de usuario a nivel de cuenta para planes de múltiples usuarios.

Transferir la propiedad del grupo: transfiere la propiedad del grupo a otro administrador de grupo en la cuenta de usuario múltiple.

Eliminar grupo: Elimina al grupo de la lista. Esta acción también eliminará al grupo de cualquier hoja que comparta actualmente y cualquier correo electrónico periódico que se les envíe a sus miembros. Esta acción no se puede deshacer, por lo que debe ser cuidadoso.


Usar un grupo para enviar o compartir información

Una vez que se configura un grupo en Smartsheet, cualquier persona del plan de múltiples usuarios puede usar el nombre del grupo para enviar información a dicho grupo o compartir elementos con ellos.

Enviar información a un grupo por correo electrónico

Puede usar la función Enviar para enviar correos electrónicos a un grupo completo (para obtener información más específica sobre cómo compartir información de Smartsheet en un correo electrónico, consulte Compartir información de la hoja en un correo electrónico).

Para enviar al grupo, en la casilla Para, comience a escribir el nombre del grupo para que aparezca en la lista desplegable.

Compartir un elemento de Smartsheet con un grupo

Para compartir un elemento de Smartsheet (hoja, informe o panel) con un grupo:

  1. Haga clic en el botón Compartir, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
  2. En el formulario Uso compartido de hoja, en el recuadro Invitar colaboradores, escriba el nombre del grupo (o haga clic en Seleccionar contactos para seleccionar el nombre del grupo de su lista de contactos).

    Se le pedirá que seleccione un nivel de permiso de uso compartido. Este nivel de permiso se aplicará a todos los miembros del grupo.

    Compartir hoja con grupo dentro de un círculo

Una vez compartida la hoja con el grupo, verá el nombre del grupo incluido en la lista de personas con uso compartido de la hoja. (Puede verlo en cualquier momento, con tan solo hacer clic en el botón Compartir, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet).

A continuación, le contamos qué debe tener en cuenta al compartir con un grupo:

  • Cuando una persona tiene uso compartido de una hoja como parte de un grupo, no puede salir de la hoja sin quitar al grupo entero.
  • Toda persona que forme parte del mismo plan de Smartsheet que el grupo puede hacer clic en el nombre del grupo, y seleccionar Ver miembros del grupo para mostrar las direcciones de correo electrónico y los nombres de los miembros. Toda persona que no forme parte del plan de Smartsheet podrá ver únicamente el nombre del grupo, excepto que sea miembro del grupo externo.
    Nota: Los usuarios que no sean miembros de la organización no podrán compartir una hoja con un grupo, en tanto que la flecha desplegable no se mostrará.
  • Si envía una hoja o una fila a un grupo del cual forma parte, no recibirá el correo electrónico, pero el resto del grupo sí lo hará. Marque la casilla Con copia a mi ubicada en la parte inferior de la ventana, para recibir una copia del correo electrónico.
  • Si un colaborador tiene uso compartido de una hoja, tanto como parte de un grupo como de manera individual, se aplicará el nivel de permiso más alto a su cuenta. Por ejemplo, si el grupo del Usuario A tiene uso compartido de una hoja con permiso de editor y la hoja también se compartió con el correo electrónico individual del Usuario A con permiso de administrador, el Usuario A podrá acceder a la hoja como administrador, mientras que el resto del grupo solo tendrá permisos de nivel de editor.
  • Si no quiere compartir con un grupo completo, puede usar la flecha desplegable ubicada junto al nombre del grupo y hacer clic en Expandir. Al hacerlo, reemplazará el nombre del grupo con las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo. Puede eliminar tantos individuos como sea necesario. Luego de hacerlo, se compartirá la hoja con individuos y NO con el grupo. Por lo tanto, el hecho de agregar o eliminar usuarios del grupo no afectará de modo alguno el uso compartido respecto de dicha hoja.