Columnas

Las columnas de Smartsheet poseen propiedades especiales que permiten usar la hoja de manera más sencilla y potente. Las columnas definen los tipos de datos en Smartsheet y desbloquean potentes funcionalidades, como vistas, formularios, automatización, filtros, informes y mucho más. Para obtener más información sobre cómo seleccionar el tipo de columna adecuado para sus datos, revise la información en este tema de aprendizaje.

Referencia del tipo de columna

Los tipos de columna le ayudan a tener un mejor control sobre qué datos se permiten en las columnas; utilice tipos específicos para garantizar mayor consistencia en el ingreso de datos. En Smartsheet, podrá trabajar con columnas predeterminadas y columnas que pueden configurarse:


Columnas predeterminadas

Toda hoja tiene una columna primaria. Esta columna es obligatoria y no se puede eliminar de la hoja. El valor de esta columna suele ser el descriptor principal de la fila: Siempre tendrá un tipo de Texto/Número. El tipo de columna primaria no se puede cambiar. (Para obtener más información, consulte Trabajar con la columna primaria: Descripción general y mejores prácticas).

A la izquierda de la columna primaria, junto al número de fila, hay una serie de columnas con iconos que aportan información sobre cada fila. Para ocultar una columna, desplácese sobre el encabezado y, luego, haga clic en Ocultar columna.

Columnas de la izquierda con indicadores de acción

  • Menú de fila: Icono oculto de manera predeterminada. Desplácese y haga clic para acceder al menú de fila.
  • Archivos adjuntos: En cada fila que tenga un archivo adjunto, aparecerá un icono de Archivos adjuntos. Haga clic en el icono para revisar los archivos adjuntos.
  • Comentarios:  En cada fila que contenga comentarios, aparecerá un icono de Comentarios. Haga clic en el icono para revisar los comentarios.
  • Prueba: En cada fila que tenga un archivo adjunto, aparecerá un icono de Prueba. Haga clic en el icono para revisar la prueba.
  • Indicadores de acción de la fila:Esta columna muestra el icono de recordatorio de manera predeterminada Recordatorio, pero también puede mostrar las Solicitudes de actualización Solicitud de actualización, Bloqueos Bloqueo y Alertas de asignación Alerta de asignación asociados con la fila.

    Si existen varias acciones de fila, la columna mostrará varios íconos. Si la fila se mueve a otra hoja, los datos de indicadores de acción de la fila no se moverán con ella ya que son específicos de la hoja.

Columnas que se pueden configurar

Texto/Número

Este tipo de columna puede incluir texto, valores numéricos o cualquier combinación de los dos. Texto/número es la mejor opción para las columnas de comentarios que pueden tener entradas largas o columnas centradas en números, como el gasto proyectado para una hoja de seguimiento de un presupuesto.

Puede aplicar formato a una columna de texto/número para que muestre los valores en formato de moneda o de porcentaje haciendo clic en el encabezado de la columna y luego haciendo clic en el botón Formato de la moneda o Formato del porcentaje en la barra de herramientas.

NOTA: Si el primer carácter de un número es cero seguido de otro dígito o de una letra, Smartsheet agregará un apóstrofe al comienzo del valor y lo guardará como texto. Lo hace de manera que el cero a la izquierda quede retenido y aparezca con el número. Si quiere que el número se guarde como un número (para que pueda realizar cálculos con él, por ejemplo), deberá hacer doble clic en la celda y eliminar el apóstrofe y todos los ceros a la izquierda.

Lista de contactos

Esta es la mejor opción para columnas como Asignado/a a, Propietario, Aprobado por y demás. Este tipo de columna le permite asignar filas a los colaboradores que comparten una hoja o a contactos de su Lista de contactos de Smartsheet. También puede usar la columna para enviar Recordatorios a colaboradores con uso compartido y para generar informes que muestren una lista de tareas asignadas a un miembro específico del equipo.

Al usar este tipo de columna, tiene la opción de especificar los valores de contacto preferidos en el recuadro Valores. Los valores aceptables para esta lista son nombre de contacto y dirección de correo electrónico, solo un nombre o solo una dirección de correo electrónico.

Propiedades de la columna Lista de contactos

Si configuró contactos preferidos en la columna de contactos, podrá acceder rápidamente a ellos haciendo clic en la flecha desplegable  en una celda de lista de contactos o en el campo correspondiente del formulario de Smartsheet. En la celda, también podrá ver los contactos y direcciones de correo electrónico que se asignaron a otras filas en la hoja. 

NOTA: Un campo de formulario de Smartsheet asociado con una columna de contactos solo incluirá a los contactos preferidos. Si no se configuraron contactos preferidos, cualquier persona que envíe a través del formulario deberá escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto en lugar de seleccionarlo de la lista.

Puede agregar un nombre nuevo o una dirección de correo electrónico nueva en una celda ingresándolos manualmente en la lista. A medida que escribe, la lista se ampliará y mostrará la lista relevante de contactos coincidentes de su Lista de contactos de Smartsheet, así como de la pantalla Administración de usuarios (disponible en planes de Negocios o Empresarial).

Agregar contacto

CONSEJO: Si comienza a ingresar un nombre o una dirección y detecta que la lista no se resuelve en forma automática, esto significa que ninguno de los contactos coincide con lo que ha ingresado. Agregue el contacto a la lista para asegurarse de poder ejecutar informes y enviarles recordatorios. Haga clic en la flecha desplegable  de la celda y luego seleccione Agregar nuevo para agregar el contacto a la lista y luego asignarlo a la fila.

Para eliminar nombres y direcciones de correo electrónico de la lista desplegable que se resuelve de forma automática, elimínelos de las otras celdas en la columna y del formulario Editar propiedades de la columna. Las personas que comparten la hoja siempre aparecerán como sugerencias cuando escriba en una columna Lista de contactos.

Fecha

Las celdas en esta columna muestran un ícono de calendario sobre el cual los colaboradores pueden hacer clic para elegir una fecha específica. También puede ingresar manualmente las fechas o usar las teclas de acceso directo para completar las celdas. Las columnas de fecha deben existir en la hoja para habilitar dependencias o mostrar elementos en la Vista de calendario.

Las fechas aparecerán en el formato establecido en la Configuración personal de su cuenta de Smartsheet.

Seleccionar fecha en la columna de fecha

Lista desplegable (selección simple)

Esta columna muestra una lista de valores desde donde puede elegir un solo valor.

Valor elegido en la lista desplegable de selección simple

Cuando selecciona este tipo de columna, tiene la opción de escribir los valores que desea que aparezcan en la lista. Separe cada elemento de la lista en una línea aparte presionando Intro o Regresar en su teclado.

Para eliminar un elemento de la lista desplegable, selecciónelo y luego presione Atrás o Suprimir.

Para obtener más información sobre las columnas de listas desplegables, consulte Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables.

Lista desplegable (selección múltiple)

Esta columna muestra una lista de valores desde donde podrá elegir uno o más valores. Cuando selecciona este tipo de columna, tiene la opción de escribir los valores que desea que aparezcan en la lista. Para separar cada elemento de la lista en una línea independiente, presione Intro o Regresar.

Valor elegido en la lista desplegable de selección múltiple

Para obtener más información sobre las columnas de listas desplegables, consulte Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables.

Casilla de verificación

La columna incluye una casilla de verificación que puede marcarse o no. Aparecerá una casilla de verificación en la celda solo si se ha ingresado un valor en otra columna de dicha fila.

Símbolos

La columna Símbolos mostrará una imagen visual. Utilice una columna Símbolos para describir el estado de una fila.

No puede agregar sus propios símbolos (personalizados) a la columna.

Para ver la lista completa de símbolos disponibles, consulte Símbolos disponibles en la columna Símbolos.

Numeración automática/Sistema

Este tipo de columna generará valores automáticamente para cada fila de la hoja que contiene datos. La numeración automática puede ser de utilidad cuando desea asignar ID de filas, números de piezas, números de facturas, o números de clientes sin tener que ingresarlos manualmente.Las columnas de Smartsheet pueden mostrarle quién creó y quién modificó cada fila, el momento de creación y la última vez que se las modificó.

Inicialmente, cuando las configura, las celdas de la columna del sistema están vacías: los valores se generarán tan pronto como haga clic en Guardar para guardar la hoja.

Para obtener más información, consulte Filas con numeración automática y Columnas del sistema.