Columnas

Las columnas de Smartsheet son similares a las columnas de una hoja de cálculo típica, pero además tienen propiedades especiales que facilitan y optimizan el uso de la hoja.

Columnas en Smartsheet

Obtenga información sobre los diferentes tipos de columnas, como la columna principal y las columnas de texto/número, lista de contactos, fecha, lista desplegable, casilla de verificación, símbolos, numeración automática y sistema. Cambie el nombre, el diseño y el orden de cualquier columna en su hoja. También puede mostrar u ocultar columnas y bloquear columnas que no desea que los editores cambien.

Referencia del tipo de columna

Los tipos de columna le ayudan a tener un mejor control sobre qué datos se permiten en las columnas; utilice tipos específicos para garantizar mayor consistencia en el ingreso de datos. En Smartsheet, podrá trabajar con columnas predeterminadas y columnas que pueden configurarse:

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los usuarios con licencia  con permisos de Propietario o Administrador de la hoja pueden agregar o editar una columna. 
Ícono de disponibilidad del plan Todos los tipos de planes.


Columnas predeterminadas

Toda hoja tiene una columna primaria. Esta columna es obligatoria y no se puede eliminar de la hoja. El valor de esta columna suele ser el descriptor principal de la fila: Siempre tendrá un tipo de Texto/Número. El tipo de columna primaria no se puede cambiar. (Para obtener más información, consulte Trabajar con la columna primaria: Descripción general y mejores prácticas).

 Estas columnas muestran íconos que alertan sobre determinados contenidos o actividades específicos de las filas:

  • La columna Archivos adjuntosColumna Archivos adjuntos. En cada fila que tenga un archivo adjunto, aparecerá un ícono de Archivos adjuntos. Haga clic en el ícono para revisar los archivos adjuntos.
  • La columna ComentariosJT de la columna Comentarios. En cada fila que contenga comentarios, aparecerá un ícono de Comentarios. Haga clic en el ícono para revisar los comentarios.
  • La columna Indicadores de acción de la filaColumna Indicadores de acción de la fila. Esta columna muestra un ícono para los Recordatorios pendientes Recordatorio, Solicitudes de actualización Solicitud de actualización, Bloqueos Bloqueo y Alertas de asignaciónAlerta de asignación asociados con la fila.

    NOTA: Si existen varias acciones para la fila, la columna mostrará varios íconos.

Columnas que se pueden configurar

Texto/Número

Este tipo de columna puede incluir texto, valores numéricos o cualquier combinación de los dos. Texto/número es la mejor opción para las columnas de comentarios que pueden tener entradas largas o columnas centradas en números, como el gasto proyectado para una hoja de seguimiento de un presupuesto.

Puede aplicar formato a una columna de texto/número para que muestre los valores en formato de moneda o de porcentaje haciendo clic en el encabezado de la columna y luego haciendo clic en el botón Formato de la moneda o Formato del porcentaje en la barra de herramientas.

NOTA: Si el primer carácter de un número es cero seguido de otro dígito o de una letra, Smartsheet considerará el valor con un apóstrofe y lo guardará como texto. Lo hace de manera que el cero a la izquierda quede retenido y aparezca con el número. Si quiere que el número se guarde como un número (para que pueda realizar cálculos con él, por ejemplo), deberá hacer doble clic en la celda y eliminar el apóstrofe y todos los ceros a la izquierda.

Lista de contactos

Esta es la mejor opción para columnas como Asignado/a a, Propietario, Aprobado por y demás. Este tipo de columna le permite asignar filas a los colaboradores que comparten una hoja o a contactos de su Lista de contactos de Smartsheet. También puede usar la columna para enviar recordatorios a colaboradores con uso compartido y para generar informes que muestren una lista de tareas asignadas a un miembro específico del equipo.

Cuando utiliza este tipo de columna, tiene la opción de especificar valores de contacto preferidos en la casilla Valores (puede especificar hasta 50 contactos aquí). Los valores aceptables para esta lista son nombre de contacto y dirección de correo electrónico, solo un nombre o solo una dirección de correo electrónico.

Propiedades de la columna Lista de contactos

Si configuró contactos preferidos en la columna de contactos, podrá acceder rápidamente a ellos haciendo clic en la flecha desplegable  en una celda de lista de contactos o en el campo correspondiente del formulario de Smartsheet. En la celda, también podrá ver los contactos y direcciones de correo electrónico que se asignaron a otras filas en la hoja. 

NOTA: Un campo de formulario de Smartsheet asociado con una columna de contactos solo incluirá a los contactos preferidos. Si no se configuraron contactos preferidos, cualquier persona que envíe a través del formulario deberá escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del contacto en lugar de seleccionarlo de la lista.

Puede agregar un nombre nuevo o una dirección de correo electrónico nueva en una celda ingresándolos manualmente en la lista. A medida que escribe, la lista se ampliará y mostrará la lista relevante de contactos coincidentes de su Lista de contactos de Smartsheet, así como de la pantalla Administración de usuarios (disponible en planes de varios usuarios).

Agregar contacto

CONSEJO: Si comienza a ingresar un nombre o una dirección y detecta que la lista no se resuelve en forma automática, esto significa que ninguno de los contactos coincide con lo que ha ingresado. Agregue el contacto a la lista para asegurarse de poder ejecutar informes y enviarles recordatorios. Haga clic en la flecha desplegable  de la celda y luego seleccione Agregar nuevo para agregar el contacto a la lista y luego asignarlo a la fila.

Para eliminar nombres y direcciones de correo electrónico de la lista desplegable que se resuelve de forma automática, elimínelos de las otras celdas en la columna y del formulario Editar propiedades de columnas. Las personas que comparten la hoja siempre aparecerán como sugerencias cuando escriba en una columna de lista de contactos.

Fecha

Las celdas en esta columna muestran un ícono de calendario sobre el cual los colaboradores pueden hacer clic para elegir una fecha específica. También puede ingresar manualmente las fechas o usar las teclas de acceso directo para completar las celdas. Las columnas de fecha deben existir en la hoja para habilitar dependencias o mostrar elementos en la Vista de calendario.

Las fechas aparecerán en el formato establecido en la Configuración personal de su cuenta de Smartsheet.

Seleccionar fecha en la columna de fecha

Lista desplegable (selección simple)

Esta columna muestra una lista de valores desde donde puede elegir un solo valor.

Valor elegido en la lista desplegable de selección simple

Cuando selecciona este tipo de columna, tiene la opción de escribir los valores que desea que aparezcan en la lista. Separe cada elemento de la lista en una línea aparte presionando Intro en su teclado.

Para eliminar un elemento de la lista desplegable, selecciónelo y luego presione Atrás o Suprimir.

Para obtener más información sobre las columnas de listas desplegables, consulte Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables.

Lista desplegable (selección múltiple)

Esta columna muestra una lista de valores desde donde podrá elegir uno o más valores. Cuando selecciona este tipo de columna, tiene la opción de escribir los valores que desea que aparezcan en la lista. Para separar cada elemento de la lista en una línea independiente, presione Intro.

Valor elegido en la lista desplegable de selección múltiple

Para obtener más información sobre las columnas de listas desplegables, consulte Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables.

Casilla de verificación

La columna incluye una casilla de verificación que puede marcarse o no. Aparecerá una casilla de verificación en la celda solo si se ha ingresado un valor en otra columna de dicha fila.

Símbolos

Una columna de símbolos mostrará una imagen visual. Utilice una columna de símbolos para describir el estado de una fila.


No puede agregar sus propios símbolos (personalizados) a la columna.

Para ver la lista completa de símbolos disponibles, consulte Símbolos disponibles en la columna Símbolos.

Numeración automática/Sistema

Este tipo de columna generará valores automáticamente para cada fila de la hoja que contiene datos. La numeración automática puede ser de utilidad cuando desea asignar ID de filas, números de piezas, números de facturas, o números de clientes sin tener que ingresarlos manualmente.Las columnas de Smartsheet pueden mostrarle quién creó y quién modificó cada fila, el momento de creación y la última vez que se las modificó.

Inicialmente, cuando las configura, las celdas de la columna del sistema están vacías: los valores se generarán tan pronto como haga clic en Guardar para guardar la hoja.

Para obtener más información, consulte Filas con numeración automática y Columnas del sistema.

Use el mejor tipo de columna para sus datos

Los tipos de columna le ayudan a tener un mejor control sobre qué datos se permiten en las columnas; utilice tipos específicos para garantizar mayor consistencia en el ingreso de datos. También puede agregar una descripción de la columna para aportar más información sobre su columna.

Para obtener más información sobre los distintos tipos de columnas en Smartsheet, consulte Referencia del tipo de columna.

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los usuarios con licencia y permisos de Propietario o Administrador respecto de la hoja pueden agregar o editar una columna.

Ícono de disponibilidad del plan Todos los tipos de planes.


Editar una columna para cambiar su tipo

Para cambiar un tipo de columna existente, use la ventana Propiedades de la columna: haga clic en la flecha desplegable que está debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna.


Editar propiedades de la columna, restringir únicamente a las fechas seleccionadas

NOTAS:

  • Tenga en cuenta que, incluso cuando se configura una propiedad de columna, es posible escribir el texto libremente en una celda (una excepción son las columnas del sistema de solo lectura).
  • Si es Propietario de la hoja o se le ha compartido la hoja con permisos de nivel de Administrador, puede evitar que otras personas agreguen texto libre, para lo cual deberá marcar la casilla de verificación Restringir a cuando edite las propiedades de la columna o cree una nueva columna. Para obtener más información consulte Controlar el ingreso de datos y permitir solo valores específicos en una columna.
  • Si se habilita una columna en la configuración del proyecto de una hoja, su tipo se mostrará como Fecha/hora, Duración o Predecesoras y el tipo de columna no será editable.

Incluir una descripción de columna

Explique la información importante sobre una columna en los consejos sobre herramientas personalizado. Para acceder a la información, es necesario desplazarse sobre el ícono de la información ubicado debajo del encabezado de la columna. Utilice la descripción de la columna, por ejemplo, para documentar cómo quiere que se utilice una columna en particular y qué tipo de datos espera que contenga la columna.

Visualizar la descripción de la columna

NOTAS:

  • Debe ser el Propietario de la hoja o tener permiso de uso compartido de nivel de Administrador respecto de la hoja para agregar o editar la descripción de una columna.
  • La descripción de la columna tiene un límite de hasta 250 caracteres (este límite puede variar en función del idioma o el tipo de caracteres que utilice).
  • Las descripciones de la columna solo son visibles en las hojas. No pueden visualizarse en informes o paneles.

Crear una descripción de la columna

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Agregar descripción de la columna.

    
 Aparece la ventana Descripción de la columna.
    Agregar descripción de columna 
  2. Escriba la descripción de la columna en el formulario y haga clic en el botón Aceptar para definir la descripción.

Aparece el ícono Información debajo del encabezado de la columna.

¡Eso es todo! Ahora, todas las personas con uso compartido de la hoja pueden ver la descripción de la columna al desplazarse sobre el ícono de la información.

Editar información de la descripción de la columna

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en el encabezado de una columna y seleccione Editar descripción de la columna.
  2. En la ventana Descripción de la columna, implemente los cambios pertinentes y haga clic en Aceptar.

    Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables

    Puede usar los tipos de columnas desplegables Selección simple y Selección múltiple para estandarizar la recopilación de información clave:

    • Permitir que los colaboradores seleccionen uno o más valores que se aplican a ellos
    • Realizar un seguimiento e informar los valores estandarizados recopilados fácilmente

    Quiénes pueden usar esta capacidad

    Ícono de requisitos de permisos Los usuarios con licencia con permisos de Propietario u Administrador de la hoja pueden agregar o modificar columnas. Los usuarios con licencia con permisos compartidos a nivel de editor o superior pueden modificar los valores de las listas desplegables en las celdas dentro de las filas y columnas desbloqueadas.

    Ícono de disponibilidad del planDisponible en todos los tipos de planes.

    Configurar una columna desplegable en la hoja

    Para crear una columna de lista desplegable, realice lo siguiente:

    1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de la columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda, según dónde desee colocar la columna desplegable opcional.

      
 Aparece la ventana Insertar columna.

      Ventana Insertar columna
    2. Escriba el nombre de la columna en el cuadro Nombre.
    3. Seleccione el tipo de columna Desplegable (selección simple) o Desplegable (selección múltiple).
    4. Escriba los valores que desea que aparezcan en la lista debajo de Valores.  (Puede separar cada valor de la lista en una nueva línea presionando Intro).
    5. Para impedir que los usuarios ingresen valores de texto libre, marque la opción Restringir a valores desplegables únicamente.
    6. Haga clic en Aceptar.

    NOTAS:

    • Los valores de las celdas desplegables se ordenan según el orden de aparición en la lista de valores.
    • Los valores pueden contener signos de puntuación, letras, números y emojis.
    • Si se inserta un texto equivalente a un hipervínculo en Valores, aparecerá como texto sin formato en el campo de valores, pero será un hipervínculo activo cuando se lo seleccione de la lista desplegable.
    • Las direcciones de correo electrónico en Valores aparecerán como texto sin formato en la lista desplegable.


    ¡Eso es todo! La columna desplegable de selección simple o selección múltiple se inserta en la hoja. Ahora puede comenzar a recopilar valores estandarizados de los colaboradores.

    Editar propiedades de la columna desplegable

    Si desea agregar o eliminar valores de la lista desplegable, puede hacerlo editando las propiedades de la columna desplegable.

    Para editar las propiedades de la columna, realice lo siguiente:

    1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de columna.

      
 Aparece la ventana Editar propiedades de columna.

      Ventana Editar propiedades de columna
    2. Modifique los valores enumerados en Valores. 


      Para eliminar un valor de la lista desplegable, selecciónelo y luego presione Atrás o Suprimir.

      NOTA: Los valores de un campo desplegable de selección simple o selección múltiple en un formulario deberán modificarse en la ventana Editar propiedades de columna.

    3. Haga clic en Guardar.

    Tenga en cuenta lo siguiente si decide cambiar entre tipos de columna:

    • Cuando cambie entre los tipos de columna desplegable de selección simple y selección múltiple, los valores enumerados en Valores de las propiedades de la columna seguirán siendo los mismos. La única diferencia es que la selección simple permite seleccionar un solo valor de la lista desplegable, mientras que la selección múltiple permite seleccionar varios valores.
    • Cuando cambie de un tipo de columna desplegable de selección simple o selección múltiple a un tipo de columna no desplegable, las celdas que contienen un valor simple desplegable mostrarán texto, y las celdas que contienen más de un valor desplegable mostrarán texto delimitado por líneas.
    • Cuando cambie de un tipo de columna no desplegable a un tipo de columna con selección simple o selección múltiple, todo el contenido de las celdas se captura y agrega como un valor en la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable.
    • Cuando cambie de o a tipos de columna de selección simple o selección múltiple, los informes que contienen esas columnas deberán actualizarse.

    Elegir el tipo de columna desplegable correcto

    Cuando selecciona valores de columnas desplegables en la hoja, la lista desplegable tendrá un aspecto diferente según el tipo de columna desplegable seleccionado.

    La columna desplegable de selección simple le permite seleccionar un solo valor de la lista desplegable:

    Valor elegido en la lista desplegable de selección simple
    
La columna desplegable de selección múltiple le permite seleccionar uno o más valores de la lista desplegable marcando la casilla de verificación junto a cada valor:

    Cada valor seleccionado de una lista desplegable de selección múltiple se capturará en la celda.

    Valor elegido en la lista desplegable de selección múltiple
    
Para eliminar los valores capturados de las celdas, haga doble clic en la celda y haga clic en la X junto al valor capturado que desea eliminar, o desmarque la casilla de verificación junto al valor en la lista desplegable.

    Sugerencias y mejores prácticas para trabajar con columnas desplegables

    Tenga en cuenta lo siguiente cuando modifique las celdas en las columnas desplegables:

    • Si la columna desplegable no se restringe solo a valores de la lista, podrá ingresar un valor de texto libre en la celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el valor. Estos valores de texto libre se agregarán a la lista desplegable en la celda en la que se añadió, pero no se agregarán a la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable. 
    • En las columnas desplegables de selección múltiple, los valores de texto libre se guardan en orden alfabético al final de la celda en la que se agregan.
    • No existe un límite para la cantidad de valores que pueden seleccionarse en una columna desplegable de selección múltiple (hasta los límites de caracteres normales de la celda).