Vista de tarjeta

La vista de tarjeta es una de las cuatro maneras que tiene para ver su hoja en Smartsheet y ayuda a su equipo a ver, compartir y trabajar en proyectos junto con tarjetas de arrastrar y soltar para que pueda priorizar y organizar su trabajo de manera más sencilla. La vista de tarjeta surge de la metodología de gestión ágil de proyectos, pero puede proporcionarle a un equipo una manera más visual de comunicar y colaborar en Smartsheet.  

Dado que la vista de tarjeta se centra en la priorización y organización, está impulsada por los tipos de columna de lista de contacto, símbolo y lista desplegable que ofrecen varias selecciones. Estas diferentes opciones de selección crean los carriles en los que puede soltar sus tarjetas.

Vista de tarjeta

La vista de tarjeta, basada en el método de gestión ágil de proyectos, le proporciona a las personas y los equipos una manera altamente visual de trabajar. Las tarjetas contienen información de las filas de su hoja y se agrupan en función de los valores de las listas desplegables en las columnas de su hoja. Las tarjetas pueden personalizarse para mostrar diferentes campos y volver a ordenarse con la función de arrastrar y soltar.

Siga estas instrucciones detalladas para configurar su hoja en Vista de tarjeta. 

Vista de tarjeta: cómo crear, editar y compartir tarjetas

En la Vista de tarjeta, las tarjetas representan los elementos o las tareas de trabajo en un proyecto. Los valores de campo en las tarjetas muestran la información sobre la tarea. Una tarjeta puede mostrar un total de 10 campos: el campo del título y hasta 9 campos adicionales.

  1. El título de una tarjeta siempre será el valor del campo de la columna primaria de la hoja.
  2. Los campos de la tarjeta contienen información sobre la tarea.
  3. Los iconos de Adjuntos y Discusiones aparecerán si la tarea incluye estos elementos.
  4. El icono Recordatorios aparecerá en caso de que usted haya definido recordatorios para la tarea.
 

Cómo crear una nueva tarjeta

Para agregar una nueva tarea o un nuevo elemento (una tarjeta) a su proyecto:
  1. En la columna a la que desea agregar la tarjeta, lleve a cabo una de estas acciones:

    Al final de la lista de tarjetas, haga clic en Agregar tarjeta.



    -o-

    Haga clic con el botón secundario en una tarjeta de la columna y, luego, en Insertar arriba o Insertar debajo. 

    Aparecerá el formulario Editar para que usted lo complete. 
     
  2. En el formulario Editar, complete los detalles y haga clic en Aceptar.

NOTA: Las nuevas tarjetas siempre se agregarán al final de la lista de tareas, incluso cuando haya especificado la opción Insertar arriba o Insertar debajo en la Vista de tarjeta. Es decir, encontrará la nueva tarea al final de la lista, al pasar a la Vista de cuadrícula.
 

Cómo editar una tarjeta

Agregar datos a una tarjeta

  1. Para editar o agregar datos a una tarjeta, haga doble clic para abrir el formulario Editar.
  2. Implemente los cambios deseados y haga clic en Aceptar.

Para insertar una imagen, eliminar el contenido de un campo, o agregar un hipervínculo, haga clic en la flecha ubicada junto al nombre del campo que desea editar.


 

Cambiar la barra de color de una tarjeta

Hay dos opciones para cambiar el color que aparece en el borde externo de una tarjeta: puede cambiar el color de manera manual, o bien, puede hacer que se cambie de manera automática por medio de una regla de formato condicional.

Para cambiar el color de forma manual:
  1. Haga clic con el botón secundario en el borde de la tarjeta.
  2. Seleccione un color.

Si tiene permisos de uso compartido de nivel de Administrador o Propietario, puede cambiar el color por medio del formato condicional, para lo cual debe hacer clic en el botón Formato condicional en la barra de herramientas a la izquierda y crear una regla. 

Para obtener más información sobre el formato condicional, lea el artículo  Formato condicional

NOTAS:
  • El formato que se aplique con reglas de Formato condicional reemplazará todo tipo de formato manual.
  • El color de una tarjeta no se modificará al alternar entre la Vista de tarjeta y la Vista de cuadrícula, Gantt o Calendario. 
 

Cómo compartir una tarjeta por correo electrónico o solicitar una actualización

Para compartir los contenidos de una tarjeta o solicitar los comentarios de otras personas, haga clic con el botón secundario en la tarjeta y, luego, en Enviar o Enviar solicitud de actualización para abrir el formulario Enviar o Enviar solicitud de actualización.

De manera predeterminada, se enviará la información de todas las columnas disponibles en la hoja (incluidos los adjuntos y las discusiones). Es decir que la información que se envíe no se limitará a los campos que aparecen en la tarjeta. Para excluir columnas, haga clic en el botón Editar y quite la marca de verificación del nombre de la columna que desea omitir del correo electrónico. Para obtener más información, consulte los artículos Cómo enviar hojas y filas por correo electrónico y Cómo usar solicitudes de actualización.
 
 

Cómo trabajar con campos en la Vista de tarjeta

Las tarjetas muestran los datos que se capturan en los campos (en la Vista de cuadrícula, estos datos se muestran en las celdas de la hoja). Cada tarjeta mostrará siempre un título: el valor del título será siempre el valor de la columna primaria.
 

Cómo cambiar los campos que aparecen en las tarjetas (se necesita tener permiso de Administrador)

Mostrar u ocultar campos

Una tarjeta puede mostrar un total de 10 campos: el campo del título y hasta 9 campos adicionales. Si tiene permisos de Administrador respecto de la hoja, puede cambiar los campos que se muestran:
  1. Haga clic en el botón Campos, ubicado en el extremo superior derecho de Smartsheet.
  2. Marque o quite la marca de verificación de los nombres de los campos.

NOTA: En la Vista de cuadrícula, puede crear una jerarquía visual en una hoja para crear filas principales y secundarias. En la Vista de tarjeta, para mostrar el contenido principal de una tarea en una tarjeta, seleccione el campo (Título del contenido principal).
 

Agregar un nuevo campo

  1. Haga clic en el botón Campos, ubicado en el extremo superior derecho de Smartsheet.
  2. Haga clic en Agregar nuevo.
Al agregar un nuevo campo en la Vista de tarjeta, se agregará una nueva columna con el mismo nombre a la Vista de cuadrícula. Por ejemplo, si agrega un campo con casilla de verificación en la Vista de tarjeta llamado "Listo", se agregará una columna llamada "Listo" (del tipo de columna con marca de verificación) en el sector más a la derecha de la Vista de cuadrícula.
 

Cómo editar las propiedades de un campo existente

Para editar las propiedades de un campo existente, por ejemplo, para cambiar el tipo o la etiqueta, deberá pasar a la Vista de cuadrícula (haga clic en la Vista de cuadrícula en la barra de herramientas a la izquierda) y editar las propiedades de las columnas desde allí. Para obtener más información, lea el artículo Cómo insertar, eliminar y asignar un nuevo nombre a las columnas.

Repase las prácticas recomendadas para trabajar en Vista de tarjeta.

Utilice la Vista de tarjeta para visualizar su proyecto

Con la Vista de tarjeta, tanto usted como las personas que trabajan con usted pueden organizar las tareas, los elementos de trabajo o las ideas en grupos ejecutables para implementar acciones con mayor rapidez en relación con ellos. Es posible mover un elemento de un grupo a otro, es decir, de Tareas pendientes a Tareas hechas, o, por ejemplo, de un asignado a otro, al arrastrar una tarjeta de un carril al siguiente.

Es posible adaptar la Vista de tarjeta a una serie de metodologías de administración de proyectos (incluidos los proyectos ágiles). Si ya conoce Scrum o Kanban, notará que la Vista de tarjeta en Smartsheet funciona de manera similar que un tablero de Scrum o Kanban.

 Ir a demostración en video: Vista de tarjeta

NOTA: En este momento, la impresión de la Vista de tarjeta se limita a tarjetas individuales, únicamente.


Trabajar con la Vista de tarjeta

Para pasar a la Vista de tarjeta, haga clic en el botón Vista de tarjeta, ubicado en la barra de herramientas a la izquierda.

Utilice los botones ubicados en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet para alternar entre la vista compacta (muestra el título de la tarjeta, únicamente) y la vista completa.

expandir/contraer todo

Cómo configurar la Vista de tarjeta

La Vista de tarjeta funciona en hojas nuevas o existentes, siempre y cuando la hoja incluya, como mínimo, una columna de Lista desplegable o de Lista de contactos. Los valores especificados para la lista desplegable son los que aparecerán en la parte superior de la ventana de la Vista de tarjeta (los carriles). Para obtener más información sobre los tipos de columnas, consulte el artículo Tipos de columnas en el Centro de Ayuda.

Para iniciar una nueva hoja de Vista de tarjeta a partir de una plantilla, haga clic en Inicio y, a continuación, seleccione Crear nueva > Hoja de Kanban.

NOTA: También puede utilizar la Vista de tarjeta con datos importados de Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project o Trello.

Una vez que se encuentre en la Vista de tarjeta, trabajará con carriles y tarjetas. Para obtener más información sobre cómo trabajar con tarjetas, consulte el artículo Vista de tarjeta: Crear, editar y compartir tarjetas.


  1. Carriles : Las etiquetas ubicadas en la parte superior de la ventana Vista de tarjeta definen los carriles. En la Vista de tarjeta, se mostrará un máximo de 50 carriles.
  2. Tarjetas: Tareas o elementos de trabajo que aparecen en los carriles. (En la Vista de cuadrícula, cada tarjeta se muestra como una fila individual).
  3. Campos: Elementos que aparecen en las tarjetas. Para ver el nombre del campo asociado con un valor, pose el mouse sobre el valor.

    Desplace el mouse sobre un valor de la tarjeta

Trabajar con los carriles de la Vista de tarjeta

Smartsheet le brinda la flexibilidad necesaria para modificar lo que aparece en la parte superior de la ventana Vista de tarjeta, de manera tal que pueda organizar las tarjetas tal como lo necesite.

Para comenzar, haga clic en la lista Ver por, ubicada en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet y seleccione el grupo al que desea pasar. Por ejemplo, en el proyecto que se muestra en la imagen de abajo, puede elegir cambiar la vista por Asignado.
 

ver por

La configuración Ver por es suya exclusivamente. Es decir, el resto de las personas que ve la hoja no se verá afectado si usted selecciona otro valor en Ver por. Cualquiera que tenga acceso a la hoja puede optar por utilizar otra configuración Ver por según considere conveniente.

En la Vista de tarjeta, un carril equivale a un valor en una columna desplegable, de contactos o de símbolos de la Vista de cuadrícula. Por lo tanto, cada una de las opciones disponibles en Ver por representa una columna de lista desplegable en su hoja.

NOTA: Si opta por mostrar carriles para algunas tarjetas que no tienen entradas de campo, dichas tarjetas se ubicarán en un carril llamado Sin clasificar. Puede arrastrar estas tarjetas a los carriles correspondientes o, en caso de que no tenga sentido clasificarlas, puede dejarlas en la sección Sin clasificar. (Las tarjetas también pasarán al carril Sin clasificar en caso de que la cantidad de carriles supere la cantidad máxima de 50 ingresos).

Mostrar u ocultar un carril

Si trabaja con una hoja que incluye varios carriles, tal vez quiera expandirlos o contraerlos para que le resulte más sencillo enfocarse solo en algunos grupos de tarjetas a la vez. Le mostramos cómo hacerlo:

  • Para contraer un carril (por ejemplo, para ocultar el carril Sin clasificar), pose el mouse sobre el extremo derecho del carril que quiere contraer y haga clic en la flecha para contraer el carril:

     Flecha para Contraer un carril
     
  • Para expandir un carril contraído, pose el mouse en la parte final del nombre de la columna y haga clic en la flecha para expandir el carril: 

    Flecha para expandir el carril

Volver a ordenar los carriles

La forma más sencilla para modificar el orden de los carriles en la Vista de tarjeta consiste en arrastrarlos.  (Debe tener permiso de uso compartido de nivel de propietario o administrador en relación con una hoja para poder editar o volver a ordenar los carriles. Si no tiene el permiso correspondiente, no podrá arrastrar carriles.) Tenga en cuenta que, al arrastrar un carril, también se modificará el orden de los valores de la columna desplegable asociados con él.

Agregar un carril

Para agregar un carril, haga clic en Agregar carril (a la derecha del carril más a la derecha) y escriba el nombre del carril.

Botón Agregar carril

De acuerdo con la configuración Ver por, puede asignarle un nombre a un nuevo carril a partir de un valor de la lista desplegable o de contactos:

  • Lista desplegable: Cuando agrega un nuevo carril mientras visualiza por la columna de lista desplegable, el nombre del nuevo carril también se agregará como valor a la lista desplegable. Por ejemplo, si agrega un carril cuando Ver por está configurado en Estado, se agregará el nombre del nuevo carril como elemento en la lista desplegable en la columna Estado en las Vistas de cuadrícula y Gantt.
  • Lista de contactos: Cuando agrega un carril mientras visualiza por columna de contactos (por ejemplo, Asignado a), puede escribir el nuevo nombre del carril y elegir de los contactos disponibles.

    Asignar un nombre al carril de contacto

    Para obtener más información sobre los contactos disponibles, consulte el artículo Asignar personas a una tarea.

Cambiar el nombre de un carril 

Para cambiar el nombre de un carril, haga doble clic en el nombre del carril y escriba el nuevo nombre. Presione [Aceptar] para aceptar el cambio. En función de la configuración Ver por, puede nombrar un nuevo carril a partir de un valor de la lista desplegable o de contactos:

  • Lista desplegable: Cuando cambia el nombre de un carril mientras visualiza por la columna Lista desplegable, el valor subyacente en la lista también se modificará. Se actualizarán las tarjetas existentes en el carril a fin de que adopten el nuevo nombre.
  • Lista de contactos: Cuando cambia el nombre de un carril mientras visualiza por la columna Lista de contactos, puede escribir el nombre a partir de los contactos disponibles.

    NOTA: No es posible cambiar el nombre ni reordenar los carriles de Símbolo.

    A medida que escribe, se expandirá una lista debajo del campo Nombre para mostrar los contactos disponibles. Una vez que encuentra el contacto deseado, este queda resaltado. Presione [Aceptar] para aceptar el contacto como nombre del carril.

    Asignar un nombre al carril de contacto

    Para obtener más información sobre los contactos disponibles, consulte el artículo Asignar personas a una tarea

Fusionar carriles de contacto

Cuando selecciona una columna de contactos en Ver por, puede tener varios carriles con tarjetas cuya finalidad es ser asignadas a una persona. Por ejemplo, puede tener varios carriles llamados Sally Smart (en caso de que Sally esté asignada a tarjetas con más de una dirección de correo electrónico), o bien, puede tener un carril llamado Sally y otro carril llamado Sally Smart. Tendrá más de un carril, porque tanto el nombre como la dirección de correo electrónico de un contacto deben coincidir. De lo contrario, se los considerará personas individuales con sus propios carriles.

Puede fusionar los carriles al cambiarles los nombres según sea necesario para que los contactos coincidan exactamente, es decir, que tengan el mismo nombre de contacto y dirección de correo electrónico.

Dos carriles Sally

Una vez que se asigna el nombre del mismo contacto a dos carriles (mismo nombre y dirección de correo electrónico), aparece una ventana para que confirme que desea fusionar los carriles. Seleccione Fusionar  para combinar los carriles o seleccione Cancelar para deshacer el cambio en el nombre del carril y conservar los carriles como elementos individuales.

Carril Sally fusionado

Ver sobreasignación de recursos

Si la administración de recursos se encuentra habilitada, puede ver la sobreasignación de los recursos. Vea por una columna de Contactos para arrastrar y soltar tarjetas sobreasignadas a distintos carriles y volver a asignarlas a otras personas. Para obtener información detallada sobre la función Administración de recursos, consulte el artículo Administración y asignación de recursos

Los recursos sobreasignados tendrán un icono de silueta roja en el extremo inferior izquierdo de la tarjeta. 

administración de recursos

Visualizar el estado de la tarea con carriles Símbolo

Puede visualizar los carriles con símbolos para ver y mover las tarjetas con mayor rapidez hacia las categorías de símbolos deseadas. Por ejemplo, puede mover tarjetas de rojo a amarillo para implementar cambios en el estado de una tarea.

carriles símbolo

Tenga en cuenta lo siguiente al visualizar carriles por símbolos:

  • La etiqueta del texto aparece a la derecha del símbolo visual.
  • No es posible visualizar los símbolos Bandera y Estrella como carriles.
  • El orden del carril Símbolo se controla a partir del orden en que aparecen los símbolos al seleccionarlos en una celda con la Vista de cuadrícula. El símbolo ubicado en la parte de más arriba del selector representa el carril más a la izquierda.

Mover tarjetas

Para mover una tarjeta, arrástrela dentro de un carril o a través de los carriles.

El hecho de mover una tarjeta hacia arriba o hacia abajo por un carril no afectará sus contenidos. Por el contrario, al mover una tarjeta de un carril a otro, se actualizará el valor del campo de manera tal de reflejar el valor del carril hacia el cual movió la tarjeta. Por ejemplo, si mueve una tarjeta de un carril llamado Resumen del cliente a otro llamado Venta pendiente (tal como se muestra en la imagen de arriba), el valor del campo para Estado se modificará de "Resumen del cliente" a "Venta pendiente" (verá este cambio si abre la tarjeta para editarla o si alterna a la Vista de cuadrícula).


Mantener las tarjetas organizadas con subtareas

Definir las relaciones entre tareas y organizar las subtareas con una tarea principal. Las subtareas de la Vista de tarjeta pueden definirse en la Vista de cuadrícula y directamente en la Vista de tarjeta:

  • Vista de cuadrícula : Cuando se aplica sangría a filas debajo de una fila primaria para crear una relación de jerarquía. Para obtener más información sobre las jerarquías, consulte Aplicar y quitar sangrías en las filas.
  • Vista de tarjeta : Cuando se agrega como subtarea a otra tarjeta directamente. Haga clic en el icono Menú de la tarjeta <fotografía> para expandir la tarjeta. Luego, seleccione Agregar subtarea para crear una nueva subtarea para dicha tarjeta. (Las subtareas que se crean de esta manera también se muestran como filas secundarias a la tarea en la Vista de cuadrícula).
    Subtareas

Filtrar subtareas por niveles

Vea rápidamente las subtareas por su relación con otras tarjetas en la primera lista desplegable ubicada en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.

filtro en las subtareas
  

NOTA: La vista filtrada predeterminada para la nueva hoja es de Nivel 1


Publicar desde la Vista de tarjeta

Cualquier persona que tenga permiso de Propietario o Administrador respecto de una hoja puede utilizar la función Publicar de Smartsheet para compartir dicha hoja con otras personas a través de una URL específica.

Le mostramos cómo especificar la Vista de tarjeta como vista predeterminada para una hoja publicada:

  1. Haga clic en la pestaña Publicar, ubicada en la parte inferior de la ventana de Smartsheet.
  2. Haga clic en el control deslizante debajo de Solo lectura - Completo o en Cualquiera puede editarlo y colóquelo en la posición de activado (ON).

    De esta manera, 
    se creará un enlace para compartir.
     
  3. Haga clic en Obtener enlace para mostrar el formulario Enlaces de publicación y especificar las opciones para dicho enlace.
  4. En el formulario Enlaces de publicación, debajo de Configuraciones de publicación, seleccione Tarjeta debajo de la Vista predeterminada.

    Formulario de publicación


     

Para obtener más información sobre la Publicación para compartir una hoja de Smartsheet, consulte el artículo del Centro de Ayuda Publicación de hojas e informes.
 


Permisos de uso compartido y Vista de tarjeta

Lo que pueda hacer en la Vista de tarjeta dependerá del nivel de permiso de uso compartido correspondiente a la hoja. Para obtener información detallada sobre las acciones específicas que puede llevar a cabo en la Vista de tarjeta, consulte la siguiente tabla. Para obtener más información general sobre los niveles de permiso de uso compartido en Smartsheet, consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido.
 

 ObservadorEditorAdministradorPropietario
Cambia el orden de los nombres de los carriles o los edita  XX
Cambia los campos que aparecen en una tarjeta  XX
Modifica el contenido en una tarjeta, agrega un adjunto o discusión, o configura un recordatorio XXX
Cambia la barra de color para una tarjeta XXX
Reordena las tarjetas dentro de un carril o mueve las tarjetas por los carriles XXX
Utilice el menú Ver por para ver otro grupo de carriles.XXXX
Activa o desactiva el filtro aplicadoXXXX
Nombra un filtro para guardarlo XXX

 


Consejos para aprovechar al máximo la Vista de tarjeta

A continuación, se mencionan algunas maneras de aprovechar las Vistas de tarjeta.

Utilice los accesos rápidos para navegar con velocidad

Acceso rápidoDescripción
Teclas de flechasSeleccionar tarjeta
Barra espaciadoraExpandir o contraer tarjeta
AceptarAbre formulario para editar fila
Shift + AceptarAgregar tarjeta (escriba un título y presione Aceptar nuevamente para agregar la tarjeta)

Crear una lista de verificación de subtareas

Puede crear una lista de verificación en una tarjeta primaria a partir de subtareas, que puede marcar como completas o incompletas. En la parte inferior de la tarjeta primaria, se muestra el porcentaje de subtareas completadas.


lista de verificación de subtareas

Haga clic en el icono Configuraciones, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet, para abrir el formulario Configuraciones de la Vista de tarjeta. A continuación, indique una columna con casilla de verificación existente (o cree una nueva columna con casilla de verificación a partir del formulario) como Campo con casilla de verificación de la subtarea.  

configuraciones-subtarea-lista de verificación


Demostración en video: Vista de tarjeta

Para acceder a una demostración práctica sobre la Vista de tarjeta, repase el video que se incluye a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.