Administrar usuarios

Dónde administrar los usuarios

Hay dos lugares principales en el Centro de administración para administrar los usuarios:

• Página Tipos de puestos y corrección
• Página Roles e informes de usuarios

Cómo agregar usuarios

Cuando los usuarios del plan necesitan colaborar, comparten elementos con otras personas. Esta acción puede agregar usuarios a su plan. Consulte el artículo Modelo de suscripción de usuarios y membresía provisional para obtener más información. 

Como administrador del sistema, puede agregar usuarios a su plan en cualquier momento. Consulte el artículo Centro de administración: Agregar usuarios para obtener más información.

Cómo revisar el uso

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Vaya a la página Tipos de puestos y corrección.
3. Revise los detalles de uso de puestos en la parte superior de la página para comprender lo siguiente:
   • Cuántos puestos de miembro tiene su plan
   • Cuántos puestos de miembro se asignan a los usuarios
   • Cuántos miembros provisionales cambiarán a un nivel inferior al final del período de revisión
4. Utilice los filtros Tipo de puesto y Actividad para ver el nivel de actividad de los usuarios.

Descargue un informe de tipo de puesto si necesita más datos de uso con respecto a usuarios específicos.

Cómo administrar las solicitudes de puestos 

Solo puede administrar solicitudes de puestos en Smartsheet si utiliza la configuración predeterminada de esta función. Consulte el artículo sobre Centro de administración: Configuración de solicitudes de puestos para obtener más información.

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. En el mosaico Solicitudes de puestos pendientes, seleccione Administrar solicitudes.
3. En la página Tipos de puestos y corrección, seleccione el filtro Solicitudes de puestos para ver solo los usuarios con solicitudes de puestos pendientes.
4. Seleccione el ícono de la campana que se encuentra junto a un usuario.

5. Utilice el panel Detalles de la solicitud de puesto de miembro para administrar la solicitud.

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6. Seleccione el nuevo tipo de puesto.
7. Revise el resultado de cambiar el tipo de puesto y seleccione Confirmar.
8. El tipo de puesto cambia, y el usuario recibe una notificación por correo electrónico. El informe de tipo de puesto se actualiza a diario.

Si el tipo de puesto actual es adecuado, seleccione Borrar solicitud. No se realizan cambios.

Si necesita realizar la misma acción en todas las solicitudes de puestos, por ejemplo, cambiarlas a un nivel inferior de observador, puede seguir el procedimiento Cómo cambiar los tipos de puestos de forma masiva. Utilice el filtro Solicitud de puestos para encontrar todas las solicitudes de puestos.

Cómo cambiar los tipos de puesto

Puede cambiar el tipo de puesto de un usuario a una categoría inferior o superior según su actividad y las necesidades de su plan. A partir del cambio a un nivel inferior, se limita el acceso.

Identifique a los miembros provisionales que colaboran activamente en la plataforma de Smartsheet. Para evitar interrupciones en su trabajo, actualícelos a miembros de pago antes del final del período de revisión.

Para cambiar el tipo de puesto de un usuario, haga lo siguiente:

1. Inicie sesión en el Centro de administración.
2. Vaya a la página de Tipos de puestos y corrección.
3. Seleccione la pestaña que necesita:
   • Para buscar miembros provisionales, seleccione la pestaña Corrección.
   • Para buscar observadores o invitados, seleccione la pestaña Todos los usuarios.

4. Utilice los filtros para buscar los usuarios que desea cambiar.

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5. Seleccione un usuario (o varios).

6. Seleccione el tipo de puesto y, luego, elija la opción adecuada.

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Ambas pestañas de la página Tipo de puesto y corrección se actualizan de inmediato. El informe de tipo de puesto se actualiza a diario.

Cómo cambiar los tipos de puestos de forma masiva

Las acciones masivas son útiles cuando desea cambiar a una categoría inferior a muchos usuarios a la vez o ajustar su acceso al mismo tiempo. Por ejemplo, puede usar el filtro de Actividad para identificar a los usuarios que colaboraron durante el último trimestre y, luego, actualizarlos como un conjunto.

Puede cambiar automáticamente lo que ocurre con los miembros provisionales al final de cada período de facturación. Consulte el artículo de ayuda Centro de administración: Configuración de miembros provisionales para obtener más información.

Para realizar una actualización masiva de usuarios, haga lo siguiente:

1. Vaya a la pestaña de Corrección.

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2. Utilice filtros como Actividad para encontrar un grupo específico (como usuarios con actividad durante los últimos tres meses).

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3. Marque la casilla de verificación junto a Nombre para seleccionar todos los usuarios visibles (hasta 200 por página).
4. Seleccione Cambiar tipo de puesto y, luego, seleccione la opción adecuada.
5. Confirme la actualización.

Qué sucede cuando se cambia a una categoría inferior a un usuario

Con el cambio a una categoría inferior de un usuario activo, se interrumpe su trabajo.

Si cambia a una categoría inferior a un miembro o miembro provisional, este puede permanecer en sus grupos y conservar los permisos que tenía sobre los elementos compartidos (como hojas o espacios de trabajo). Sin embargo, se desactiva su capacidad para usar esos permisos. Por ejemplo, un usuario puede tener permisos de Editor, pero solo contar con capacidades de Observador, lo que significa que puede ver la hoja, pero no puede cambiar la información que esta contiene.

Para volver a activar sus permisos, puede actualizarlos manualmente al tipo de puesto de miembro.

Un usuario puede ser miembro provisional solo una vez. Una vez que se cambia el nivel de un usuario a uno inferior, este ya no califica para la membresía provisional.