Change Management

Como parte de Smartsheet Control Center, la función de Actualizaciones globales les permite a los usuarios de negocio actualizar fácilmente plantillas de proyectos y trasladar los cambios de forma automática a proyectos nuevos y existentes. 

A medida que avanza el proyecto, es probable que precise información adicional para que el proyecto siga ejecutándose sin inconvenientes. Por ejemplo, podría optar por agregar una columna “En riesgo” para que los usuarios puedan señalizar tareas que podrían exceder la fecha límite. Actualizaciones globales le permite poner en práctica este cambio y extenderlo a toda la cartera de proyectos.

En este artículo, se ofrece una descripción general de los tipos de actualizaciones globales disponibles, incluido cómo crear y probar Actualizaciones globales en la cartera de Control Center.

Tipos de actualizaciones globales

Antes de crear y ejecutar Actualizaciones globales, conozca los tipos disponibles y sus funcionalidades. Se ofrecen las siguientes opciones:

• Agregar nueva columna:  Agregue una nueva columna en sus hojas y plantillas de proyectos.
• Modificar columna existente:  Cambie una columna existente en hojas y plantillas de proyectos.
• Agregar datos de perfil: Agregue nuevas filas de datos de perfil en la sección de resumen de una o más plantillas en los proyectos.
• Buscar/Reemplazar:  Busque y reemplace los valores en proyectos y plantillas.
• Actualizar informes:  Cambie los informes de proyectos aprovisionados y las plantillas de informes.
• Actualizar paneles:  Modifique los paneles de proyectos aprovisionados y las plantillas de paneles.

La función Actualizaciones globales no se aplica a los widgets de título que se vinculan a elementos de Smartsheet. Deberá editar el panel individual para implementar este cambio.

Crear una nueva actualización global

Comenzar y especificar la actualización

1. Para iniciar sesión, seleccione Control Center desde el iniciador de aplicaciones en Smartsheet o visite https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Haga clic en el menú y, a continuación, en el nombre del programa que quiere actualizar.
   
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en Gestionar programa. 
4. Seleccione Actualizaciones globales y haga clic en Nueva actualización.
5. Seleccione una actualización. Cuando selecciona una actualización, el signo más (+) del mosaico cambia a una marca de verificación.
   
   
6. Haga clic en Siguiente e ingrese los detalles de la actualización.
7. En la esquina inferior derecha, haga clic en Crear y ejecutar.

Probar y validar los cambios

Es necesario realizar una prueba. 

Haga clic en Crear y ejecutar para probar y validar la actualización propuesta con hojas y proyectos activos.  Con la prueba se genera una copia del proyecto, lo que garantiza que no se confirmen los cambios hasta que tenga seguridad de que desea introducirlos.

1. En la página Probar actualización global, seleccione un proyecto y haga clic en Aplicar prueba en la parte inferior de esta.
   
   
   Cuando la prueba esté lista, la columna Estado de la página Probar actualización global se modificará de Nuevo a Correcto.
   
   CONSEJO: Mueva el cursor por encima del mensaje Correcto para ver un resumen de la actualización.
   
   
2. Haga clic en Abrir prueba para revisar la hoja, el informe o el panel de prueba y confirmar que las actualizaciones sean las esperadas.
   NOTA: Para editar la actualización, haga clic en Cerrar para cerrar la prueba, haga sus cambios y vuelva a ejecutar la prueba. Para obtener más información, consulte la sección Editar una actualización global.
   CONSEJO: Para probar la actualización en otros proyectos, haga clic en Cerrar para regresar a la página Resumen de la actualización. Haga clic en Probar actualización y seleccione el proyecto para someter a prueba. Repita esta acción todas las veces que sea necesario hasta que confirme los cambios.
3. Una vez que haya confirmado que la actualización funciona según lo esperado, cierre la prueba y regrese a la página Probar actualización global.
4. Haga clic en Confirmar para ir a la página Resumen de actualización.

Confirmar los resultados y aplicar la actualización

Tendrá una última oportunidad para revisar y confirmar los cambios propuestos y seleccionar dónde quiere que se apliquen las actualizaciones.

1. Revise la página Resumen de actualización para corroborar que las actualizaciones sean las previstas.
2. Haga clic en Aplicar actualización.
3. En la página Aplicar actualización, seleccione los proyectos que desee actualizar.
   NOTA: Si quiere actualizar las plantillas, consulte el artículo Aplicar actualización a las plantillas del proyecto base. 
4. Haga clic en Aplicar. Recibirá un aviso informando que los cambios son permanentes; haga clic en Sí para completar la actualización.

Las Actualizaciones globales permanecen en la página Actualizaciones globales. Puede ejecutarlas cuando lo desee. Seleccione la actualización y ejecútela como se describe anteriormente.  

Editar una actualización global existente

Para editar una actualización global existente: 

1. Para iniciar sesión, seleccione Control Center desde el iniciador de aplicaciones en Smartsheet o visite https://smartsheet.controlcenter.smartsheetapps.com.
2. Haga clic en el menú y, a continuación, en el nombre del programa que quiere actualizar.
   
3. En la esquina superior izquierda, haga clic en Gestionar programa. 
4. Seleccione Actualizaciones globales y haga clic en Nueva actualización.
5. Encuentre la actualización global que quiera cambiar y, a continuación, pase el cursor por encima del ícono de tres puntos (a la izquierda del nombre de la actualización) y seleccione Editar.
6. Haga los cambios y seleccione Actualizar y ejecutar para probarlos y validarlos. Lea Probar y validar los cambios para obtener más información.

Para obtener respuesta a preguntas comunes relacionadas con las Actualizaciones globales y Smartsheet Control Center en general, consulte el artículo Preguntas frecuentes sobre Smartsheet Control Center. 

Use Actualizaciones globales cuando haya hecho los siguientes cambios en una plantilla del panel:

• Colores o personalización actualizados en el panel
• Revisiones a widgets del panel
• Diseño del widget
• Widgets nuevos o eliminados

La función Actualizaciones globales no se aplica a los widgets de título que se vinculan a elementos de Smartsheet. Deberá editar el panel individual para implementar este cambio. 

Cómo usar Actualizaciones globales: Paneles

Actualizaciones globales le permite rediseñar el panel en su totalidad y volver a vincular los widgets con los informes y las hojas cada vez que ejecuta una actualización. Los cambios no se pueden deshacer. Por lo tanto, ejecute la actualización en un proyecto y verifique los resultados antes de ejecutarla en todos los proyectos.

Actualizar la plantilla del panel

En Smartsheet, vaya a la carpeta de origen Plan de acción e implemente los cambios directamente en la plantilla del panel. 

Puede hacer lo siguiente:

• Modificar widgets existentes
• Agregar nuevos widgets
• Eliminar widgets existentes
• Actualizar el diseño de los widgets

Crear una Actualización global en Control Center

1. En Control Center, seleccione el programa con el que quiera trabajar.
2. En la parte superior de la pantalla, seleccione Administrar programa y, luego, Actualizaciones globales.
3. Haga clic en Nueva actualización y, a continuación, seleccione Actualizar paneles. 
4. Siga las instrucciones que se muestran en el asistente Actualizar panel.
   Asígnele un nombre a la actualización según la función que cumpla. Por ejemplo, Mover el widget Presupuesto.
5. En la parte inferior de la pantalla, haga clic en Crear y ejecutar o seleccione Cerrar para guardar la Actualización global sin ejecutarla.

Aplicar la Actualización global

Cada vez que ejecuta la actualización, Control Center busca en cada uno de los proyectos para detectar el panel que coincide con la plantilla del panel, ya sea por ID o por nombre. También muestra los proyectos que no tienen un panel coincidente, ya sea porque no se halló una coincidencia o porque no se incluyó el panel en el momento de la creación del proyecto. Puede agregar el panel recientemente editado a esos proyectos cuando ejecuta la actualización.

1. Revise los paneles.
   
   Los proyectos seleccionados para la actualización se ordenan de la siguiente manera:
   • Paneles que coinciden con el ID de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen paneles creados a partir de la plantilla del panel en la carpeta de origen Plan de acción.
   • Paneles que coinciden con el nombre de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen paneles que tienen el mismo nombre que la plantilla del panel en la carpeta de origen Plan de acción. 
   • No se encontraron paneles que coincidan: Haga clic en Elegir panel para seleccionar un panel para actualizar o agregar el panel al proyecto.
      
2. Seleccione Aplicar para actualizar todos los paneles del proyecto.
    
3. Revise los resultados. En los indicadores de advertencia, se muestran paneles con problemas de actualización. Desplácese sobre el ícono de advertencia para obtener más información.
   
   

Actualizaciones globales para paneles actualmente no actualiza los widgets con el resumen de la hoja. 

Aprovechar al máximo la función Actualizaciones globales para paneles

Implemente cambios directamente en la plantilla del panel. Este es el método más confiable para garantizar que el panel coincida con sus proyectos, incluso si modifica el nombre del panel. Los paneles del proyecto son elementos secundarios directos de la plantilla del panel en la carpeta de origen Plan de acción. Control Center los identifica fácilmente como tales e implementa los cambios.

Resolución de problemas en relación con las actualizaciones de los widgets de panel

Los widgets extraen datos de las hojas y los informes. La mejor manera de evitar inconvenientes es asegurarse de que los elementos de origen que alimentan al widget sean uniformes y estén actualizados. Si un widget de un panel del proyecto no funciona correctamente luego de una actualización, verifique lo siguiente:

Actualizaciones globales: Prácticas recomendadas de paneles

Al crear plantillas de panel para usar con Control Center, es importante estructurar los datos de origen de una manera que evite posibles problemas con Actualizaciones globales.

Evitar los valores duplicados y en blanco en la columna primaria

Los datos de la columna primaria se utilizan para identificar la primera y la última fila del intervalo de un widget de diagrama o métrica, incluso si no incluyó esta columna como parte del intervalo de datos. Evite usar la columna primaria en los intervalos de datos del widget.

Si se encuentran valores duplicados o en blanco, el widget se dañará al ejecutar una Actualización global.

Utilice una de las siguientes opciones para estructurar sus datos de origen:

1. Para evitar los valores duplicados, utilice un esquema de nomenclatura de filas. Por ejemplo, asígnele un nombre numérico a las filas de la columna primaria (1, 2, 3, etc.). De esta manera, evitará los valores duplicados en la columna primaria.
2. Agregue una jerarquía para administrar los valores duplicados. Esto es útil si la columna primaria debe usarse para intervalos de datos en widgets. Vea el siguiente ejemplo:
   
   

En este ejemplo, la columna primaria contiene valores duplicados (Muy alto, Alto, etc.). Al usar una jerarquía, se pueden evitar los problemas de valores duplicados al ejecutar Actualizaciones globales. Esto se debe a que la búsqueda de la columna primaria arroja la fila primaria y la fila secundaria.

Con este método, aún es posible tener valores duplicados si tiene dos o más filas primarias con el mismo nombre y filas secundarias con el mismo nombre debajo de las filas primarias separadas.

Garantizar que los informes utilizados para las plantillas contengan datos de muestra

Si utiliza un informe en un widget de diagrama para las plantillas de panel y no tiene resultados para crear un diagrama, no se asignará correctamente cuando aprovisione sus proyectos. Asegúrese de tener al menos un punto de datos en la plantilla del informe.

Garantizar que las celdas a las que se hace referencia en las hojas de la plantilla contengan datos 

Pueden ocurrir errores relacionados con la falta de datos si las celdas a las que se hace referencia en una hoja de plantilla nunca contuvieron datos. Para evitar esto, asegúrese de que las hojas de su plantilla tengan historial de celdas; para ello, haga clic con el botón derecho del mouse sobre una celda y seleccione Ver historial de celdas.

La funcionalidad Informes de Actualizaciones globales de Smartsheet Control Center le permite hacer modificaciones en las plantillas de informes e implementarlas en todos los proyectos existentes. 

Utilice Actualizaciones globales cuando haya realizado los siguientes cambios en una plantilla de informe:

• Eliminó o agregó nuevas columnas
• Modificó el orden o el ancho de una columna
• Modificó la configuración de mostrar u ocultar en una columna
• Modificó los criterios del informe
• Modificó el orden de clasificación de una columna
• Agregó o eliminó hojas de un informe

Para actualizar la plantilla del informe:

1. Agregue el nuevo informe de plantilla a la carpeta de origen del plan de acción.
2. Edite la configuración de la plantilla de origen en el plan de acción para asegurarse de que Control Center reconoce el nuevo informe.
3. Cree una actualización global de informes de actualización y seleccione el nuevo informe de plantilla en la pantalla Información básica.
4. En la pantalla Probar actualización global, seleccione Elegir informe en la columna Nombre del informe.
5. En el panel lateral Seleccionar un informe para actualizar, seleccione el botón de opción para Agregar nuevo informe.

Así mismo, puede usar Actualizaciones globales para actualizar un informe cada vez que se modifica el nombre o tipo de columna, o se agrega una nueva columna a una hoja que se utiliza en dicho informe. 

Cómo usar Actualizaciones globales: Informes

Advertencia: Actualizaciones globales permite recrear el informe en su totalidad cada vez que se ejecuta una actualización. Los cambios no pueden deshacerse. Por lo tanto, ejecute la actualización en un proyecto y verifique los resultados antes de ejecutarla en todos los proyectos.

Actualizar la plantilla del informe

En Smartsheet, puede ir a la carpeta de origen del plan de acción e implementar los cambios directamente en la plantilla del informe.

Puede hacer lo siguiente:

• Agregar o eliminar columnas
• Ocultar o mostrar columnas
• Reordenar columnas
• Modificar criterios
• Cambiar el orden de clasificación
• Actualizar las hojas incluidas en el informe 

Crear una Actualización global en Control Center

1. En Control Center, seleccione el programa con el que quiera trabajar.
2. En la parte superior de la pantalla, haga clic en Administrar programa y, luego, en Actualizaciones globales.
3. Haga clic en Nueva actualización y, a continuación, seleccione Actualizar informes. 
4. Siga las instrucciones que se muestran en el asistente de Actualización de informes.
   Asígnele un nombre a la actualización según la función que cumpla, por ejemplo, Cambiar el tamaño de la columna Presupuesto. Deje desactivada la opción Actualizar fuentes del informe, a menos que haya modificado las hojas incluidas en el informe.
5.  En la parte inferior de la pantalla, haga clic en Crear y ejecutar. (Haga clic en Cerrar para guardar la actualización sin ejecutarla). 

Aplicar la Actualización global

Cada vez que ejecuta la actualización, Control Center realiza una búsqueda en los proyectos para detectar el informe que coincide con la plantilla del informe, ya sea por ID o por nombre. También muestra los proyectos que no tienen un informe coincidente, ya sea porque no se halló una coincidencia o porque no se incluyó el informe en el momento de su creación. Puede agregar el informe editado recientemente a esos proyectos cuando ejecute la actualización.   

1. Revise los informes seleccionados.
   
   
   
   Los proyectos seleccionados para la actualización se ordenan de la siguiente manera:
   • Informes que coinciden con el ID de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen informes creados a partir de la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción.
   • Informes que coinciden con el nombre de la plantilla actual: Estos proyectos incluyen informes que tienen el mismo nombre que la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción. 
   • No se encontraron informes que coincidan: No se encontraron informes que coincidan. Haga clic en el enlace "Elegir informe" para seleccionar manualmente un informe a actualizar o agregar el informe al proyecto. 
      
2. Revise el estado de Asignación de origen en cada informe.
   
   Si activó la opción Actualizar fuentes del informe, el estado de Asignación de origen muestra cuántas hojas incluidas en el alcance de la plantilla del informe pueden coincidir con hojas del proyecto. El alcance se configura en el Generador de informes.
    
   • Gris: No se modificarán las hojas incluidas en el informe.
   • Verde: Se hallaron coincidencias con todas las hojas del alcance.
   • Amarillo: Se halló al menos una coincidencia con una hoja del elemento de alcance.  
   • Rojo: No se hallaron coincidencias con ninguna de las hojas del elemento de alcance.  
   
   
   
   Opcional: Seleccione el marcador de estado para ver los detalles de Asignación de origen correspondientes a cada informe. Respecto de aquellos elementos que no representen una coincidencia completa, haga clic en Reasignar hojas para asignar el informe a las hojas correctas. 
    
3. Seleccione Aplicar para actualizar todos los informes del proyecto.

Sacar el máximo provecho de Actualizaciones globales para los informes

Cuando necesite implementar cambios, hágalos directamente en la plantilla del informe. Este es el método más confiable para garantizar que el informe coincida con sus proyectos, incluso si modifica el nombre del informe. Los informes del proyecto son elementos secundarios directos de la plantilla del informe en la carpeta de origen del plan de acción. Control Center los identifica fácilmente como tales e implementa los cambios.

Para obtener más información sobre plantillas y la carpeta de origen del plan de acción, consulte Smartsheet Control Center: Descripción general de la carpeta de origen del plan de acción.