Microsoft

Smartsheet se conecta fácilmente con las herramientas de Microsoft Office 365 que utilizan sus equipos para trabajar en colaboración e incrementar la productividad.

Complemento de Smartsheet para Outlook

El complemento de Smartsheet para Outlook (antes llamado Aplicación de Smartsheet para Outlook) te permite crear y editar tareas de Smartsheet, y colaborar en ellas en tiempo real, sin salir de tu bandeja de entrada de Outlook. Añade mensajes de correo electrónico y los adjuntos correspondientes a filas o discusiones en tus hojas para que todos los colaboradores puedan verlos y actuar en consecuencia. 

En este artículo:

Antes de comenzar

El complemento de Smartsheet para Outlook funciona con Outlook cuando se lo utiliza de manera conjunta con una cuenta de Microsoft compatible.

Utilice el gráfico que se incluye a continuación para ver qué tipos de cuentas funcionan con Smartsheet para Outlook:

Office 365 HomeNo
Office 365 Business
Office 365 Business Premium
Office 365 ProPlus
Office 365 Enterprise E1No
Office 365 Enterprise E3
Office 365 Enterprise E5
outlook.comSí*
msn.comSí*
hotmail.comSí*
live.comSí*

*Microsoft se encuentra en pleno proceso de habilitar la compatibilidad del complemento con estas direcciones de correo electrónico. Es posible que no pueda usar el complemento de Smartsheet para Outlook hasta tanto Microsoft habilite su dirección de correo electrónico para poder instalar y utilizar complementos. Para obtener más información, consulte los Blogs de Microsoft Office.

Versiones compatibles de Outlook:

  • Outlook 2013 o versión superior para Windows
  • Outlook 2016 para Mac
  • Outlook para iOS
  • Outlook en la web

NOTA: Los sistemas de Microsoft Exchange en las instalaciones (alojados localmente) no son compatibles.


Instale el complemento y conecte Outlook a Smartsheet

Para usar el complemento, primero deberá descargarlo e instalarlo desde Microsoft Office Store (https://store.office.com) y conectarlo a su cuenta de Smartsheet. Una vez instalado el complemento (tanto si lo hace usted como un administrador en su cuenta de Microsoft), deberá conectar su cuenta de Outlook con su cuenta de Smartsheet.

NOTA: Tendrá que instalar el complemento en un solo dispositivo. Luego de instalarlo una vez, también estará disponible en los otros dispositivos en los que haya iniciado sesión.

Cómo instalar el complemento desde una computadora

Para instalar el complemento de Smartsheet para Outlook desde una computadora:

  1. En Office Store, vaya a complemento de Smartsheet para Outlook y haga clic en el botón Agregar.
  2. Cuando se lo indiquen, inicie sesión con su cuenta compatible de Microsoft. (Debería ser la dirección de correo electrónico que utiliza en Outlook).

Cómo instalar desde iOS o Android

Para instalar el complemento de Smartsheet para Outlook desde un dispositivo iOS o Android:

  1. En la aplicación de Outlook para iOS o Outlook para Android, seleccione Configuración > Complementos.
  2. Presione el icono más para Smartsheet.

Para obtener más instrucciones sobre cómo instalar complementos, visite la página de soporte técnico de Microsoft en Outlook para dispositivos móviles.

Cómo conectar sus cuentas de Outlook y Smartsheet

Para conectar su cuenta de Outlook con su cuenta de Smartsheet:

  1. Vaya a Outlook en la web (https://outlook.office365.com/) y abra el mensaje de correo electrónico enviado a su dirección de correo electrónico de Microsoft compatible.
  2. Haga clic en el logotipo de Smartsheet Logotipo de Smartsheet, ubicado en el extremo superior derecho del mensaje de correo electrónico, para abrir el panel de complementos de Smartsheet.

    Outlook para la Web

    NOTA: Si no ve el logotipo de Smartsheet en el extremo superior derecho del correo electrónico, asegúrese de abrir el correo electrónico que se le envió a su dirección de correo electrónico de Microsoft compatible.

    El panel de complementos aparece a la derecha de la ventana de Outlook, y en él se solicita permiso para la instalación de Smartsheet para Outlook.
     
  3. En el panel de complementos, seleccione Instalar para otorgar el permiso necesario para establecer la conexión con su cuenta de Smartsheet.

    Cómo instalar Outlook
     
  4. En el panel de complementos, a la derecha de la ventana de Outlook, seleccione Conectar a Smartsheet.
  5. En la ventana que aparece, inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Permitir.
  6. En el panel de complementos en Conectar a Office 365,

    aparece una ventana emergente en la que se le solicita que inicie sesión en su cuenta de Microsoft compatible. Si ya inició sesión en su cuenta de Microsoft, la ventana desaparecerá de manera automática.

Listo, ya instaló y conectó el complemento de Smartsheet para Outlook. Ahora, aparecerá en el directorio Inicio de su cuenta de Smartsheet. El complemento también estará disponible de inmediato en cualquier otra versión compatible de Outlook en la que haya iniciado sesión con su cuenta compatible de Microsoft.


Cómo usar el complemento de Smartsheet para Outlook

Añada mensajes de correo electrónico a filas nuevas o existentes en la hoja mientras realiza un seguimiento del trabajo, sin salir de la bandeja de entrada de Outlook. Abra hojas desde Outlook para ver de inmediato los datos de la hoja en Smartsheet.

Cómo acceder a Smartsheet para Outlook desde distintas versiones de Outlook

Una vez instalado el complemento, estará disponible para cualquier versión de Outlook que utilice con su cuenta de correo electrónico compatible de Microsoft. La manera en que agregue mensajes de correo electrónico a las hojas con el complemento de Smartsheet para Outlook dependerá de la versión de Outlook que utilice.

Smartsheet para Outlook en la web

Para acceder a Smartsheet para Outlook en la web:

  1. Abra el mensaje de correo electrónico enviado a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Para que aparezca el panel de Smartsheet en Outlook, seleccione el logotipo de Smartsheet, ubicadLogotipo de Smartsheeto en el extremo superior derecho del correo electrónico.
    Outlook para la web
    En función de la cantidad de complementos que haya podrá seleccionar la marca de inserción de complementos en el correo electrónico, ubicada junto al resto de sus complementos. Luego, seleccione Smartsheet.

    Marca de inserción de complementos
     
  3. Si no ve el complemento de Smartsheet para Outlook, tal vez deba instalarlo.

Smartsheet para Outlook 2013 o versión posterior (Outlook 2016 para Mac)

Para acceder al complemento desde la aplicación de escritorio de Outlook:

  1. Abra el correo electrónico que se le envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Seleccione Agregar a Smartsheet, en el extremo superior derecho de la ventana de Outlook.
    Escritorio de Outlook
  3. Si no ve el complemento de Smartsheet para Outlook, tal vez deba instalarlo.

Smartsheet para Outlook en iOS y Android

Para acceder al complemento desde la aplicación de Outlook en iOS o Android:

  1. Presione para abrir el correo electrónico que se le envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Presione el icono de complemeComplemento para móvilesntos. Luego , presione Logotipo de Smartsheet Agregar a Smartsheet.
  3. Si no ve el complemento de Smartsheet para Outlook, tal vez deba instalarlo.

Cómo añadir correos electrónicos y adjuntos de correos electrónicos a las filas

Cómo añadir correos electrónicos y sus adjuntos a filas nuevas o existentes en Smartsheet:

De manera predeterminada, se agregará un nuevo comentario a la fila, utilizando el cuerpo del mensaje del correo electrónico como comentario.

CONSEJO: Puede hacer clic en el nombre de la hoja, en la parte superior del panel de complementos, para abrirla y trabajar en ella desde Smartsheet. La hoja se abrirá en una nueva pestaña del navegador.

  1. Abra el correo electrónico que se le envió a su dirección de correo electrónico compatible de Microsoft.
  2. Seleccione el icono de Smartsheet en la ventana de Outlook. Esto varía en función de la versión de Outlook que utilice.
  3. En Outlook, utilice alguno de los siguientes métodos para ubicar y seleccionar la hoja a la que quiere agregarle los contenidos del correo electrónico:
    • Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda, ubicado en la parte superior del panel de complementos.
    • Desplácese por el directorio Inicio de Smartsheet, ubicado debajo del campo de búsqueda en el panel de complementos.
  4. Verá las siguientes opciones para agregar el contenido del correo electrónico a una hoja:
    • Agregar como fila nueva: para agregar el correo electrónico como fila nueva en la parte inferior de la hoja, seleccione Agregar fila, en la parte inferior del panel de complementos.
    • Agregar a una fila existente: para agregar el correo electrónico a una fila existente de la hoja, seleccione la fila en el panel de complementos.

      La aplicación se actualizará para mostrar los datos existentes en la columna principal de la fila. Si agrega una nueva fila, la columna principal se completará con el asunto del correo electrónico.
  5. Haga clic en Mostrar más para revisar el resto de las columnas de la hoja y editarlas según sea necesario.

    De manera predeterminada, se agregará un nuevo comentario a la fila, utilizando el cuerpo del mensaje del correo electrónico como comentario.
  6. Puede modificar los comentarios como quiera. Si quiere que el correo electrónico aparezca en una columna, en lugar de un comentario, copie el campo del comentario y péguelo en el campo correspondiente. Luego, borre la información del comentario.
  7. Los adjuntos de correo electrónico también se actualizarán en la fila de manera predeterminada. Si no quiere incluirlos, quite la marca de selección de las casillas de verificación, ubicadas junto a los nombres de los adjuntos.
  8. Haga clic en Guardar, en el extremo inferior derecho, cuando termine. Los cambios se aplicarán en la hoja en Smartsheet de inmediato.

    CONSEJO: Puede hacer clic en el nombre de la hoja, en la parte superior del panel de complementos, para abrirla y trabajar en ella desde Smartsheet. La hoja se abrirá en una nueva ventana del navegador.

Abrir hojas existentes desde Outlook

Desde Outlook, puede buscar en las hojas a las que puede acceder desde su cuenta de Smartsheet y abrirlas en una nueva ventana del navegador. 

Para abrir una hoja desde Outlook:

  1. Abra el correo electrónico que se le envió a su cuenta compatible de Microsoft a la que la aplicación Smartsheet para Outlook está conectada.
  2. Seleccione el icono de Smartsheet en la ventana de Outlook. Esto varía en función de la versión de Outlook que utilice.
  3. En Outlook, utilice alguno de los siguientes métodos para ubicar y seleccionar la hoja que quiere abrir:
    • Escriba el nombre de la hoja en el campo de búsqueda, ubicado en la parte superior del panel de complementos.
    • Desplácese por el directorio Inicio de Smartsheet, ubicado debajo del campo de búsqueda en el panel de complementos.
       
    Una vez seleccionada la hoja, verá los datos de la columna principal de dicha hoja.
     
  4. Seleccione el nombre de la hoja en la parte superior del panel de complementos. De esta manera, se abrirá la hoja en una nueva ventana del navegador.

Datos de Smartsheet que no pueden editarse en Outlook

No es posible actualizar determinados valores en su hoja desde el complemento para Outlook, con lo cual, deben editarse desde las hojas directamente:

  • Cualquier celda que contenga una fórmula.
  • Cualquier valor de fecha de finalización en las hojas con dependencias habilitadas. Tenga en cuenta que puede cambiar los valores de fecha de inicio y duración para afectar la fecha de finalización. (Consulte Cómo habilitar dependencias y utilizar predecesoras para obtener más información sobre la funcionalidad de las dependencias). 

Resolución de problemas relacionados con el complemento para Outlook

Instalé el complemento, pero no aparece el icono de Smartsheet en mis mensajes.

  • El icono de Smartsheet Logotipo de Smartsheet aparece únicamente en los correos electrónicos que se envían a direcciones de correo electrónico compatibles de Microsoft
  • Cuando se encuentre en Outlook para la Web, y en función de la cantidad de complementos que haya, podrá seleccionar la marca de inserción de complementos en el correo electrónico, ubicada junto al resto de sus complementos. Luego, seleccione Smartsheet.

¿Cómo sé si mi cuenta de Microsoft es compatible?

Para saber qué cuentas de Microsoft son compatibles, ingrese aquí.

¿Cómo busco la versión de Outlook que estoy utilizando?

En el artículo Soporte de Microsoft, puede consultar la versión de Outlook que se encuentra en uso.