Administrar usuarios en un plan Empresarial o de Negocios

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Un administrador del sistema puede administrar a los usuarios asociados con su cuenta.

Un administrador del sistema puede administrar a los usuarios asociados con su cuenta. Por ejemplo, un administrador del sistema puede:

Para comenzar a administrar usuarios, abra el formulario Administración de usuarios, para lo cual debe hacer clic en Cuenta > Administración de usuarios.

Administración de usuarios

 


Agregar usuarios

Cualquier administrador del sistema puede invitar usuarios a la cuenta para que administren el acceso a Smartsheet. Como administrador del sistema, puede invitar a personas que jamás usaron Smartsheet, a quienes tienen cuentas preexistentes, a propietarios de otros planes de Smartsheet y a administradores del sistema de planes de Negocios (o planes heredados, como Avanzado o Equipo) para consolidarlos en su cuenta.

Administración de usuarios

Si invita a alguien que ya forma parte de una cuenta de Smartsheet de otra persona, el administrador del sistema de dicha cuenta debe eliminarlo primero de la cuenta antes de que usted pueda invitarlo correctamente a su cuenta.

Agregar un usuario a la vez

  1. Abra el formulario Administración de usuarios haciendo clic en Cuenta > Administración de usuarios.
  2. Haga clic en el botón azul Agregar usuario.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico (obligatorio) principal o alternativa y el nombre (opcional) del usuario.
  4. Elija si desea que el usuario sea un usuario con licencia (creador/propietario de la hoja), un visor de recursos o administrador del sistema.

    Obtenga más información sobre los tipos de usuarios de Smartsheet.

    NOTA: El usuario no necesita ser un usuario con licencia para ser administrador del sistema, pero sí debe ser un usuario con licencia para ser visor de recursos o administrador de grupo.
     
  5. Haga clic en Aceptar.

El usuario recibirá un correo electrónico de confirmación que incluirá el botón Aceptar; deberá hacer clic en dicho botón para incorporarse a la cuenta de Equipo o Empresarial.

Agregar varios usuarios a la vez

Para agregar varios usuarios a la vez, primero debe crear un archivo de valores separados por comas (CSV) que contenga los nombres y las direcciones de correo electrónico que quiere utilizar. Una vez que hizo eso, puede importar la lista desde el formulario Administración de usuarios.

  1. Cree un archivo CSV con el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de los usuarios que quiere agregar.

    Las columnas del archivo .csv deben llamarse Nombre, Apellido y Dirección de correo electrónico, respectivamente. Es importante escribir correctamente las palabras. De lo contrario, la lista no se importará correctamente.

    NOTA: Si su archivo CSV incluye las direcciones de correo electrónico de personas que ya se han agregado al plan, no volverán a agregarse.
     

  2. Abra el formulario Administración de usuarios haciendo clic en Cuenta > Administración de usuarios.
  3. En el formulario Administración de usuarios, haga clic en el botón Importar usuarios nuevos.
  4. Haga clic en Seleccionar para ubicar el archivo CSV en su computadora.
  5. Seleccione las funciones para los usuarios que está importando.

    Pueden ser usuarios con licencia, administradores del sistema, administradores de grupo u observadores de recursos (obtenga más información sobre los tipos de usuarios de Smartsheet). Todos los usuarios que estén incluidos en el archivo CSV heredarán las funciones seleccionadas. Si lo necesita, puede editar las funciones de los usuarios individuales después de agregarlos a la cuenta.
     
  6. Haga clic en el botón Importar.

Se enviará de inmediato un correo electrónico de confirmación a todas las direcciones de correo electrónico incluidas en el archivo CSV. Los destinatarios deben hacer clic en el botón Aceptar en el correo electrónico para que se los incorpore a la cuenta de Equipo o Empresarial.

Las hojas creadas o compartidas con el usuario seguirán estando disponibles incluso después de que acepten su invitación para unirse a la cuenta.

Agregar usuarios a la cuenta también le permitirá a usted, y a todos los individuos incluidos en la pantalla Administración de usuarios, asignar filas de tareas al usuario desde la columna de la lista de contactos.

Los usuarios con licencia heredarán la configuración de color y el logotipo de su cuenta de Smartsheet, excepto que ya hayan configurado su propia marca personalizada en Smartsheet. Esto ayuda a facilitar la coherencia de la marca entre las hojas.

De manera predeterminada, todos los usuarios del equipo se mostrarán en la pantalla. Puede filtrar la lista por tipo de usuario (con licencia, sin licencia, administrador, no administrador, visor de recursos, etc.) desde la lista de menú desplegable ubicada en la parte superior. También puede escribir en el campo de texto para buscar los usuarios por nombre o por dirección de correo electrónico.

A continuación, se muestra un ejemplo sobre cómo asignarle formato a su archivo .csv:

Nombre Apellido Correo electrónico
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

Editar las propiedades de cuentas de usuario existentes

Un administrador del sistema puede cambiar ciertos atributos para los usuarios de la cuenta a partir de los cuales se determinará lo que pueden o no pueden hacer. Por ejemplo, el administrador del sistema puede otorgar o revocar una licencia de usuario o habilitar o deshabilitar los siguientes tipos de usuarios:

  • Administrador del sistema
  • Administrador de grupo
  • Visor de recursos

Puede implementar estos cambios de a uno a la vez a través del formulario Administración de usuarios o, en forma masiva, desde Actualización masiva. Si edita atributos de un usuario a la vez, además de los atributos mencionados, también podrá cambiar el nombre y apellido de un usuario, y administrar las direcciones de correo electrónico que utilizan con Smartsheet.

Editar propiedades de un usuario a la vez

Podrá cambiar los atributos desde el formulario Administración de usuarios. Para abrir el formulario Administración de usuarios:

  1. Haga clic en Cuenta > Administración de usuarios.
  2. Haga clic con el botón derecho en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Editar usuario.

Si el usuario no aceptó la invitación para unirse a la cuenta (su estado es Invitado), no podrá editar el nombre o las direcciones de correo electrónico alternativas. Puede editar estas propiedades solo si el usuario acepta la invitación a la cuenta.

Editar propiedades de usuarios en forma masiva

Utilice la función Actualización masiva de usuarios para cambiar los tipos de usuarios de múltiples usuarios en su plan, todo al mismo tiempo. Para hacerlo, descargue una Lista de usuarios en formato de archivo .csv, realice los cambios a los valores incluidos en la Lista de usuarios y, luego, vuelva a cargar la lista en Smartsheet.

Este método de edición le permite revocar licencias de usuarios. De esta manera, las hojas de los usuarios pasarán a ser de solo lectura sin que los colaboradores lo adviertan. Tal vez sea necesario transferir elementos de los usuarios luego de revocar sus licencias. Para ello, deben seguirse los pasos mencionados en la sección Otras acciones para administrar las cuentas de usuario de este artículo.

Para actualización masiva de usuarios:

  1. Seleccione Cuenta > Administración de usuarios.
  2. Haga clic en Más acciones > Actualización masiva de usuarios.

    usuarios masivos


    Se mostrará el formulario Actualización masiva de usuarios.
     
  3. Siga los pasos mencionados en la ventana Actualización masiva para implementar cambios en los atributos de los usuarios. Edite los valores del archivo .csv a VERDADERO para otorgarle el tipo de usuario correspondiente, o bien, FALSO para revocar dicho tipo de usuario.

    archivo csv
     

No puede usar la función Actualización masiva para editar el tipo de usuario de usuarios con el estado Invitado. Puede editar estas propiedades solo si el usuario acepta la invitación a la cuenta.


Quitar usuarios

El administrador del sistema puede eliminar a cualquier usuario de la cuenta:

  1. Abra el formulario Administración de usuarios haciendo clic en Cuenta > Administración de usuarios.

  2. Haga clic con el botón derecho en la dirección de correo electrónico del usuario y seleccione Eliminar usuario.

    De esta manera, quitará la dirección de correo electrónico de la cuenta.El usuario podrá seguir iniciando sesión en Smartsheet como colaborador gratuito, pero su cuenta ya no estará asociada con la suya.

  3. (Opcional) Marque la casilla Eliminar el acceso de uso compartido del usuario, lo que impedirá que el usuario comparta todas las hojas que sean propiedad de otros usuarios con licencia en la cuenta.

  4. (Opcional) Si el usuario es propietario de las hojas, marque la casilla de verificación Transferir hojas propias a otro usuario. Luego, haga clic en Seleccionar propietario nuevo para transferir la propiedad de las hojas a otro usuario que usted elija. Las hojas que no sean transferidas se bloquearán en el modo de solo lectura y se eliminarán luego de 30 días.

    NOTA: Si el usuario es un administrador de grupo, la opción se verá como Transferir la propiedad de elementos y grupos, y podrá seleccionar de una lista de otros administradores de grupo de la cuenta. No podrá eliminar al usuario hasta que se transfiera la propiedad de sus grupos.

  5. Haga clic en Aceptar.

No puede eliminarse a usted mismo de una cuenta, aun cuando sea administrador del sistema.Si es administrador del sistema y desea que lo eliminen de una cuenta, comuníquese con otro administrador del sistema (o promueva a un usuario existente a administrador del sistema) y ellos podrán eliminarlo siguiendo las instrucciones que se mencionan a continuación.


Otras acciones para administrar las cuentas de usuario

Usuarios individuales

Para tener acceso a opciones adicionales para administrar cuentas, haga clic con el botón derecho en la dirección de correo electrónico de un usuario o haga clic en el botón Más acciones en la parte superior. Algunas de las acciones que puede realizar son:

  • Enviar correo electrónico de invitación: le permite reenviar el enlace de la invitación al usuario.
  • Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña: le permite generar un enlace de restablecimiento de contraseña y enviarlo a la dirección de correo electrónico.
  • Descargar el informe de acceso de la hoja de usuario: le permite generar un archivo en Excel con los nombres de las hojas a las que puede acceder el usuario.
  • Transferir hojas propias a otro usuario: le permite transferir hojas a otro usuario con licencia de la cuenta.
  • Transferir grupos que ya tienen propietario a otro usuario: le permite transferir la propiedad de los grupos a otro administrador de grupo en la cuenta.
  • Quitar acceso compartido del usuario: le permite evitar que el usuario comparta todas las hojas que son propiedad de los usuarios con licencia de la cuenta.
  • Ver membresía de los grupos: le permite ver una lista de los grupos de los cuales el usuario es miembro.
  • Quitar de todos los grupos: le permite eliminar al usuario de todos los grupos que son propiedad de los usuarios en la cuenta. Si se elimina a un miembro de un grupo, también se lo eliminará de las hojas compartidas con ese grupo.

Todas las cuentas de usuario

Haga clic en el botón Más acciones en la parte superior del formulario para ver las opciones para administrar todas las cuentas:

  • Descargar el informe de acceso a las hojas: se genera un archivo Excel con los nombres de todas las hojas que son propiedad de usuarios con licencia de la cuenta, el nombre del espacio de trabajo en el que se guardan las hojas (si corresponde), los colaboradores con uso compartido de cada hoja y la marca de tiempo de la última modificación.
  • Descargar informe de elementos publicados: se genera un archivo Excel que incluye todos los elementos que se han publicado. Ideal para seguridad de los datos o para llevar un registro del origen de la versión publicada de un elemento.
  • Quitar correo electrónico del uso compartido: le permite evitar que una dirección de correo electrónico específica comparta todas las hojas que son propiedad de los usuarios de la cuenta.
  • Descargar lista de usuarios: se genera un archivo Excel que incluye a todos los miembros (Invitados y Activos) de la cuenta, una marca de tiempo que indica cuándo se los agregó a la cuenta, sus niveles de acceso (administrador del sistema, administrador de grupo, visor de recursos, etc.), la cantidad de hojas de su propiedad y la marca de tiempo del último inicio de sesión en Smartsheet.
     

Las organizaciones con más de 200 usuarios reciben, en cambio, un correo electrónico que contiene un enlace para descargar el informe de acceso a las hojas.