Exportar una hoja o un informe

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

En la aplicación Smartsheet, puede exportar cualquier hoja o informe a los siguientes formatos:

  • Microsoft Excel
  • Imagen (PNG) (solo diagrama de Gantt)
  • Google Sheets
  • Microsoft Project (solo diagrama de Gantt)
  • PDF

Después de exportar una hoja o un informe, su navegador los guardará en su computadora. El archivo exportado se guardará en una carpeta según la configuración del navegador.

La exportación no incluye todo. Las agrupaciones y las líneas de resumen se excluyen y los archivos adjuntos se eliminan. Para incluir los archivos adjuntos, cree una copia de seguridad de la hoja.

Para encontrar rápidamente el archivo exportado, abra la carpeta de descargas en su navegador. Utilice el acceso rápido de teclado Ctrl + J en Windows o Comando + Opción + L en macOS.

Utilizar la función Enviar como adjunto para generar exportaciones recurrentes

Para enviarse a sí mismo o a otros una versión en PDF o Excel de su hoja o informe por correo electrónico periódicamente, consulte los siguientes artículos de ayuda:


Exportar a Microsoft Excel

Para exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet para utilizarlos en Microsoft Excel, seleccione ArchivoExportar > Exportar a Excel.

Es posible que los datos exportados no aparezcan en Excel exactamente igual que en Smartsheet. A continuación se presenta una lista de algunas de las diferencias clave:

  • No se incluyen los diagramas de Gantt: Excel no admite el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Excel, solo se exportará la lista de tareas en la que se basa.
  • Las fórmulas no se conservan: Debido a las diferencias entre la sintaxis de las fórmulas de Excel y de Smartsheet, las fórmulas no se conservan en la exportación.

Para solucionar esto, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como texto y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra el archivo de Excel, puede volver a agregar el signo igual y modificar la sintaxis para que las fórmulas funcionen en Excel.

  • Los comentarios aparecen en una pestaña por separado:Encontrará los comentarios en la segunda pestaña del libro exportado.
  • Los informes se limitan a 20 000 filas: Si su informe tiene más de 20 000 filas, puede crear varios informes que extraigan menos filas y exportar cada informe como un archivo de Excel por separado. Para obtener más información sobre cómo trabajar con informes, consulte Creación de informes.

Si se ha aplicado un criterio de ordenación a su informe, es posible que se exporten menos de 20 000 filas.

  • No todos los tipos de columnas son compatibles con Excel:Excel no admite las columnas Desplegable, Lista de contactos, Casilla de verificación y Símbolos (p. ej.: Bolas de Harvey, etc.) . Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores de los tipos de columnas booleanas (p. ej.: Casilla de verificación) se exportarán como Verdaderos o Falsos, en función del estado del elemento en la celda.

Exportar a imagen (formato PNG)

Para exportar cualquier hoja o informe que incluya un diagrama de Gantt a formato PNG, siga estos pasos:

  1. Abra la hoja que desea exportar.
  2. En la barra de herramientas, cambie la hoja o el informe a Vista de Gantt.
  3. Seleccione Archivo > Exportar > Exportar Gantt a imagen (PNG).
  4. En la sección Selección del formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), elija exportar toda la hoja o las filas seleccionadas.
    • Si la opción Filas seleccionadas no está disponible, cierre el formulario Exportar Gantt a imagen (PNG), seleccione las filas que desea imprimir y vuelva a abrir el formulario.
  5. En la sección Opciones, seleccione las columnas que desea incluir en la imagen. 
    • De manera predeterminada, solo se incluye la columna primaria, pero puede seleccionar el nombre de la columna primaria o el botón Editar para incluir columnas adicionales.

Personalice la escala de tiempo impresa en su exportación de imágenes

Si utiliza un Intervalo de fechas personalizado, el intervalo de tiempo que se muestra depende de su elección de visualización de la escala de tiempo. Por ejemplo, en el formulario Configuración del proyecto, estableció el Encabezado primario de su visualización de la escala de tiempo en Años. También eligió el 1 de marzo como fecha de inicio y el 30 de junio como fecha de finalización. El PDF mostrará un año completo debido a su elección de la escala de tiempo.

Para restringir la escala de tiempo impresa, en la pestaña Visualización de escala de tiempo del formulario Configuración del proyecto, cambie la elección de Encabezado primario a Trimestres o Semanas. Para obtener más información, consulte Modificar la dependencia y la configuración de Gantt.


Exportar a una hoja de Google

Para exportar cualquier hoja o informe de Smartsheet a Google Sheets, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a Google Sheets.

Al igual que los archivos exportados en Excel, los archivos exportados a Google Sheets no aparecerán exactamente igual que en Smartsheet. A continuación se presenta una lista de las diferencias clave:

  • No se incluyen los diagramas de Gantt: Google Sheets no admite el formato de diagrama de Gantt. Al exportar un diagrama de Gantt a Google, solo se exportará la lista de tareas.
  • No todos los tipos de columnas son compatibles con Google Sheets: Al igual que en Excel, Google Sheets no admite las columnas Desplegable, Lista de contactos, Casilla de verificación y Símbolos (p. ej.: bolas de Harvey, etc.) . Cuando exporte hojas en las que se utilicen estos tipos de columnas, solo se exportarán los valores de texto. Los valores de las columnas booleanas (p. ej.: Casilla de verificación) se exportarán como Verdaderos o Falsos, en función del estado del elemento en la celda.
  • Las fórmulas no se conservan en las exportaciones de archivos: La sintaxis de las fórmulas de Smartsheet difiere de la de Google Sheets.

Para solucionar esto, elimine el signo igual al principio de las fórmulas para almacenarlas como texto y, a continuación, guarde la hoja. Una vez que abra la hoja de Google, puede volver a agregar el signo igual y modificar la sintaxis para que la fórmula funcione en Google Sheets.

¿No encuentra la descarga? Compruebe su Google Drive personal. Ahí es donde Smartsheet guarda sus exportaciones.


Exportar a Microsoft Project

Cualquier hoja con un diagrama de Gantt puede exportarse a un formato de Microsoft Project. Esta opción no está disponible para los informes.

  1. Abra la hoja que desea exportar.
  2. En la barra de herramientas, cambie la hoja a Vista de Gantt 
  3. Para descargar la hoja en formato XML, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a MS Project.
  4. Para importar el archivo XML, abra Microsoft Project.

Debido a que Smartsheet y Microsoft Project difieren en su funcionalidad, la hoja exportada puede mostrarse de forma diferente en cualquiera de las dos aplicaciones. En estos casos, es posible que quiera copiar los datos de un programa y pegarlos en el otro mediante los accesos rápidos de teclado Ctrl + C y Ctrl + V (Windows) o Comando + C y Comando + V (macOS).


Exportar a PDF

Para exportar una hoja o un informe a formato PDF, seleccione Archivo > Exportar > Exportar a PDF

Al exportar una hoja o un informe a formato PDF, puede configurar su diseño y elegir qué columnas incluir.

En la sección Opciones del formulario Configuración de PDF, no puede elegir qué columnas incluir en el archivo PDF si su hoja o informe no está en la Vista de Gantt. Obtenga más información sobre cómo crear un PDF imprimible en el artículo de ayuda Imprimir una hoja o un informe de Smartsheet.