Recopilar información con un formulario

Cree y comparta formularios para recopilar todo tipo de información, y conservar dicha información organizada dentro de una hoja. Por ejemplo, puede usar un formulario para recopilar respuestas de una encuesta, solicitudes de compra u órdenes de productos. Una vez creado el formulario, podrá compartirlo con otras personas. Se agregará cada una de las entregas de formularios como una nueva fila en la parte superior o inferior de la hoja.

Cualquier persona con acceso al formulario puede usarlo para enviar información a la hoja.

Sugerimos abrir los formularios en la aplicación móvil para gozar de la mejor experiencia de presentación desde un dispositivo móvil. En los siguientes artículos de ayuda, encontrará información detallada al respecto:

Si su meta consiste en otorgarle a alguien la capacidad para editar una fila existente, seguramente querrá enviarle una Solicitud de actualización.(Consulte el artículo sobre las Solicitudes de actualización para obtener más información).

En este artículo:

Quiénes pueden usar esta capacidad

 

Ícono de requisitos de permisos Propietarios y administradores de la hoja que sean, también, usuarios con licencia

Ícono de disponibilidad del plan Todos los tipos de planes

NOTA: Durante el período de prueba gratuito de 30 días, puede crear, obtener vistas previas y probar los formularios, pero no puede generar una URL pública o un código inserto. Estas opciones se encuentran disponibles solo para usuarios con licencia.


Crear nuevo formulario

  1. Abra la hoja a la cual quiere adjuntarle el formulario.
  2. Haga clic en Formularios > Crear formulario en la barra del menú ubicada en la parte superior de la ventana de Smartsheet.

    
 En el editor de formularios, verá el título del formulario en la parte superior y los nombres de todos los campos del formulario debajo de él. De forma predeterminada, el título del formulario corresponde al nombre de la hoja y los campos del formulario corresponden a los nombres de las columnas de las hojas asociadas.

    
 Cada uno de los campos funcionarán de manera similar a su tipo de columna correspondiente. Consulte Utilice el mejor tipo de columna para sus datos para obtener más información sobre cada tipo de columna.

    create-form
     
  3. Haga clic en un elemento ubicado a la izquierda para mostrar y editar sus propiedades a la derecha.
  4. Cuando termine de configurar el formulario, haga clic en Guardar y vista previa para guardar los cambios.
  5. Tras haber obtenido una vista previa del formulario, puede cerrar la ventana del navegador en la que se abrió el formulario.
  6. Haga clic en la "x" ubicada en el extremo superior derecho del editor de formularios para cerrar la ventana y regresar a la ventana Formularios.

En la ventana Formularios, se mostrarán el nombre del formulario creado y su URL. Una vez que se publica el formulario, podrán hacerse envíos a su hoja. Cada envío se mostrará como una nueva fila.


(Cabe destacar que la URL se encuentra disponible únicamente en formularios de propiedad de usuarios con licencia).


Distribuir el formulario

Tras crear el formulario, seguramente quiera que otras personas tengan acceso a él.

Enlace o correo electrónico

Para obtener un enlace URL apto para compartir y que otros puedan usar para acceder al formulario:

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra del menú para mostrar la ventana Formularios.
  2. En la ventana Formularios, haga lo siguiente:
    • Debajo de la URL, copie y pegue la URL para usarla en otros programas o mensajes por correo electrónico.
      -o-
    • Haga clic en el ícono del sobre, ubicado a la derecha de la URL, para enviar el enlace en un mensaje por correo electrónico.

No hay manera de personalizar o acortar la URL del formulario utilizando Smartsheet.

Código de inserción

Para crear un código de inserción y utilizarlo para insertar el formulario en una página web mediante el uso de HTML:

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra del menú para mostrar la ventana Formularios.
  2. Haga clic en la flecha junto a Más y en Obtener código de inserción.

Otras maneras de administrar y distribuir un formulario

Una vez que haya definido la configuración básica del formulario, puede personalizarlo aún más. Utilice las opciones que se mencionan en la siguiente tabla para obtener ayuda.

Utilice esta opción Para esto
Crear nuevo formulario (botón)Asocie un formulario adicional con la hoja.
Puede crear diversos formularios por hoja para recopilar distinta información o mostrar un formato diferente a distintas personas.
Vista previaMuestra una vista previa del formulario.


 NOTA: Los envíos realizados desde el modo de vista previa se mostrarán en la hoja como nuevas filas.
EditarAbra el formulario para editarlo en el editor de formularios.
Más > Obtener código de inserciónRevela el código de inserción para poder copiar y pegar el formulario, y utilizarlo en un sitio web.


 Disponible solo para usuarios con licencia (¿No sabe si tiene licencia?Consulte este artículo).
Más > DuplicarCrea una réplica exacta del formulario, pero con una nueva URL.
Más > PropiedadesMuestra el estado del formulario, la cantidad de entradas enviadas, el horario de la primera y la última entrega del formulario, la dirección de correo electrónico del creador del formulario y la fecha de creación.
Más > DesactivarDeshabilita la URL (si se accede a ella, se muestra un mensaje de error). No obstante, conserve la URL y el formulario para poder usarlos más adelante.
Más > EliminarElimina el formulario y la URL asociada a él de Smartsheet. No puede recuperarse la URL.Deben eliminarse los formularios con precaución.

Editar o eliminar campos u otros elementos del formulario

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra del menú para mostrar la ventana Formularios.
  2. Haga clic en Editar en el formulario que desea modificar.

Para eliminar un elemento del formulario, selecciónelo en el formulario y haga clic en Eliminar del formulario (la x ubicada a la derecha). Esta acción no eliminará la columna de la hoja. Puede volver a agregar un elemento desde la sección Agregar campo.


Para cambiar la ubicación de un campo en el formulario, selecciónelo y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo. Estos cambios no afectan el orden de las columnas de la hoja.

A medida que edite las propiedades de cada uno de los elementos del formulario desde la parte derecha del Editor de formularios, verá que la parte izquierda se actualiza y muestra el diseño básico que se mostrará en el formulario.

En cualquier momento, puede hacer clic en el botón Guardar y vista previa en la parte inferior para ver el formulario.

A continuación, se incluye un resumen de las distintas propiedades que pueden definirse para los campos del formulario.

Utilizar esta propiedadPara esto
EtiquetaElija usar el nombre de la columna o la etiqueta personalizada como nombre del campo del formulario.
Texto de ayudaAgregue una descripción o instrucción que se mostrará debajo del campo del formulario.
Tipo de visualizaciónSolo para los tipos de columna Casilla de verificación, Lista desplegable y Símbolos.


 Utilícelo para especificar cómo se muestran en el formulario.


 NOTA: Para cambiar el tipo de campo y los valores, deberá configurar la columna asociada desde la hoja, es decir, no es posible configurar estas propiedades desde el editor del formulario.Para implementar dichos cambios, cierre el editor del formulario y edite las propiedades de la columna en la hoja.
Altura del cuadro de textoConfigure el campo del formulario para que muestre un solo renglón, varios renglones o renglones en blanco.
Campo obligatorioPara enviar el formulario, deben completarse los campos obligatorios. Si se dejan en blanco, quien realiza el envío recibe un mensaje de error.
Campo ocultoLos campos ocultos no son visibles en el formulario, pero sí en la hoja.


 Utilice un campo oculto cuando quiera que un valor predeterminado se muestre en una columna de la hoja sin que sea necesario que quien envía el formulario tenga que crearlo. Por ejemplo, si usted tiene un campo llamado Enviado por, puede establecer el valor predeterminado a “formulario web” y convertirlo en un campo oculto. De esta manera, puede distinguir entre las filas que usted y sus colaboradores agregan a la hoja, y aquellas enviadas a través de un formulario web.
Valor predeterminadoUtilice esta función para indicar un valor predeterminado para el campo.

Las columnas del sistema y las columnas bloqueadas no pueden incluirse como campos en un formulario. No obstante, puede agregar columnas del sistema a la hoja para rastrear en forma automática la fecha y el horario en que la fila se envió a través de un formulario.


Agregar otros elementos a un formulario

  1. Haga clic en Agregar campo en la parte inferior del formulario.
    
 Puede ubicar los elementos en cualquier lugar debajo de la descripción del formulario ubicada en la parte superior. Mientras arrastra el elemento hacia la parte izquierda del formulario, se mostrará una línea punteada que le muestra dónde se insertará el elemento.

    campos del formulario arrastrar y soltar
     
  2. Elija entre las distintas opciones para personalizar el formulario según desee:
     
    • Agregue un campo Carga de archivo que le permita a quien envía el formulario cargar adjuntos al formulario (hasta 30 MB por archivo, 10 archivos por envío de formulario).
    • Arrastre un elemento desde la sección Agregar división de sección para crear una estructura y organizar el formulario de una mejor manera, con divisiones horizontales y encabezados.

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Controlar las opciones de visualización y entrega de formularios

Para administrar las opciones de visualización y entrega de formularios, abra el formulario en el editor de formularios y haga clic en Opciones del formulario, ubicada en la parte inferior del editor.

form-options

Puede elegir cualquiera de las opciones siguientes.

Utilice esta opción Para esto
Opciones de confirmaciónControle qué ve quien envía el formulario después de enviarlo. Puede mostrar un mensaje de confirmación, volver a cargar el formulario para poder enviarlo nuevamente o direccionar al emisor a otra URL. (La URL se cargará en la misma ficha del navegador. Si el formulario se encuentra inserto en una página web, la URL se cargará desde la ventana inserta).
Habilitar correo electrónico de confirmación

Agregue la casilla de verificación Quiero recibir una copia de mis respuestas en la parte inferior del formulario. Si quien envía el formulario marca la casilla, podrá ingresar su dirección de correo electrónico y recibir una confirmación automatizada por correo electrónico confirmándole que el envío ha sido aceptado. El correo electrónico mostrará los datos reales que se enviaron.

NOTA: Cuando el emisor del formulario opta por recibir una copia de la entrega, es posible que el software invisible reCAPTCHA evite las entregas autogeneradas.

CONSEJO: Si bien no existe una manera de que el correo electrónico de confirmación del formulario se envíe al propietario de la hoja o a los colaboradores, puede recibir alertas por correo electrónico cuando se producen nuevas entradas. (Para obtener más información, consulte Cómo automatizar su trabajo con alertas y acciones).

Ubicación de los nuevos ingresosDecida si las filas insertadas a través de un formulario web se muestran en la parte superior de la hoja o en la parte inferior de la hoja. (No hay forma de insertar las filas bajo una fila primaria específica o en algún otro lugar).
EstiloHay tres opciones de estilo:
  • Clásico: Muestra el logotipo, el título y la descripción en la parte superior del formulario. También puede seleccionar un color de fondo.
  • Moderno: Muestra el logotipo, el título y la descripción a la izquierda del formulario. También puede seleccionar un color de fondo.
  • Simple: Muestra solamente el título, la descripción y otros campos y textos del formulario. (No se muestra el logotipo y el color de fondo se establece en blanco de manera predeterminada).
Pueden accederDecida si cualquier persona que tenga el enlace puede ver y enviar el formulario, o si solo pueden hacerlo los usuarios registrados de Smartsheet. En el último caso, cualquier persona que ingrese a la URL del formulario web deberá iniciar sesión en Smartsheet (si es que todavía no lo hizo) antes de visualizar y enviar el formulario. En este caso, si se selecciona la opción Habilitar correo electrónico de confirmación, los remitentes de formularios verán que sus direcciones de correo electrónico se completan de manera automática al marcar la casilla Quiero recibir una copia de mis respuestas.
Habilite desafío/respuesta para obtener seguridad adicional

Utilice el software invisible reCAPTCHA (que aparece como un pequeño pie de página en la parte inferior del formulario) que contribuye a evitar entregas autogeneradas. Es posible que se le pida a un pequeño porcentaje de los remitentes de formularios que prueben no ser un robot, para lo cual deberán responder a un rompecabezas con mosaicos basados en imágenes.

NOTA: El reCAPTCHA invisible se encuentra bloqueado en China. Por lo tanto, puede ocurrir que los remitentes en China tengan inconvenientes en caso de que esta opción esté habilitada o que hayan optado por recibir una copia de su entrega.

Opciones avanzadas de formulariosSolo para planes de Negocios, Empresarial y Premier. Quite la marca de la casilla de verificación para eliminar el mensaje Patrocinado por Smartsheet que aparece en el formulario y en la página de confirmación.

Si en la hoja hay una columna del sistema llamada Creado por y solo los usuarios registrados de Smartsheet pueden enviar el formulario, la columna refleja las direcciones de correo electrónico de los usuarios que enviaron el formulario. Cuando cualquier persona que tenga el enlace puede acceder al formulario, en la columna Creado por aparece [email protected] (Para obtener información sobre las columnas del sistema, consulte Usar una columna del sistema para agregar información de manera automática a una fila).

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