Publicar una hoja, informe o panel

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

El Propietario y los colaboradores con una licencia y acceso de administrador a una hoja, un informe o un panel pueden utilizar la función de publicar.

Los administradores del sistema en cuentas de Negocios y Empresariales pueden limitar o deshabilitar la publicación para todos los usuarios de la cuenta. Para obtener más información sobre cómo realizar esto, consulte Configuración global de la cuenta.

Al publicar una hoja, informe o panel, se genera una URL única a la que cualquier persona puede acceder sin iniciar sesión en Smartsheet y un código iFrame que puede insertar dentro del código fuente de un sitio web para mostrar la hoja o el informe.

Los elementos publicados son dinámicos: es decir, en lugar de contener valores fijos al momento de la publicación, muestran los datos actuales. Puede dejar de publicar cuando quiera. Cuando lo hace, ya no podrá acceder a la versión publicada de la hoja, informe o panel.

PRECAUCIÓN: Existe la posibilidad de que, al usar esta función, se expongan datos confidenciales fuera de la empresa. Para compartir un vínculo de manera más limitada, use las opciones de Control de acceso (que se describen a continuación) o copie y comparta el vínculo que está disponible en la ventana Propiedades de la hoja, Propiedades del informe o Propiedades del panel. El vínculo disponible desde la ventana de propiedades es seguro y solo pueden acceder a él los colaboradores con uso compartido.

Al publicar un elemento de Smartsheet, puede usar Control de acceso para limitar el acceso al elemento.

  • Disponible para cualquier persona que tenga el enlace.
    • Así, se creará un vínculo que permitirá que toda persona que tenga acceso pueda ver o editar el contenido de su hoja.
  • Solo disponible para usuarios que pertenecen a la cuenta del propietario.
    • Así, se creará un vínculo seguro que requerirá que el usuario inicie sesión en Smartsheet antes de poder ver el contenido en su hoja. Únicamente los usuarios que se han agregado a su cuenta de Smartsheet podrán ver el contenido.
    • Esto no incluye usuarios externos a quienes se les ha otorgado el uso compartido como colaboradores respecto de un elemento o espacio de trabajo de Smartsheet en el que puede estar almacenado su elemento. Para obtener más información, consulte Uso compartido.

Los usuarios de su cuenta de Smartsheet incluyen usuarios con o sin licencia que estarían incluidos como usuarios activos en el Centro de administración del administrador del sistema. Para obtener más información, consulte Administración de usuarios.


Publicar una hoja

  1. Haga clic en Publicar en la barra de funciones de la derecha.

    NOTA: La opción Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Negocios o Empresarial, y el administrador del sistema ha deshabilitado la publicación (para más información, consulte Configuración global de la cuenta).
  2. Haga clic en el control deslizante en una o más de las opciones de publicación para activarla.

    Cuando establece el control deslizante en ACTIVADO, se crea un vínculo a la hoja y aparece una ventana que permite ajustar la experiencia de publicación aún más.

    Las opciones diferentes para publicar una hoja son las siguientes:
     
    • Solo lectura - HTML: Es la mejor opción si desea una vista liviana y de carga rápida de los datos de su hoja. Vista simple y de solo lectura de los datos de la hoja, sin la opción de cambiar a la vista de calendario o a la vista de Gantt. Los adjuntos y los comentarios no están disponibles y las filas con sangría no pueden contraerse/ampliarse.

    • Solo lectura - Completo: Esta opción tiene una interfaz de usuario más enriquecida que Solo lectura - HTML, que permite que los observadores abran adjuntos y comentarios de la fila y contraigan o amplíen las filas con sangría.

      Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al vínculo o solo los usuarios que figuren en la cuenta del propietario de la hoja.

      Use las opciones Configuración de publicación para definir la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt) o Calendario. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.

    • Cualquier persona edita: Esta opción habilita a cualquier persona a abrir la hoja e introducir cambios como si tuvieran permisos de uso compartido de nivel de editor respecto de ella.

      Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al vínculo o solo los usuarios que figuren en la cuenta del propietario de la hoja.

      Use las opciones Configuración de publicación para definir la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt), Tarjeta o Calendario. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.

    • iCal (Calendario): Esta opción permite que cualquier persona agregue fechas de la hoja a su calendario que no es de Smartsheet. Para obtener más información, consulte Cómo publicar un calendario de Smartsheet en iCal.
       
  3. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. (Para obtener sugerencias acerca de cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte Cómo usar la función Copiar y pegar).

Publicar un informe

Use la opción de publicar para mostrar un informe en formato de solo visualización que les permita a los observadores abrir adjuntos y comentarios de las filas, resaltar cambios e imprimir el informe.

Para publicar un informe:

  1. Haga clic en Publicar en la barra de funciones de la derecha.

    NOTA: La opción Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Negocios o Empresarial, y el administrador del sistema ha deshabilitado la publicación (para más información, consulte Configuración global de la cuenta).
  2. Haga clic en el botón deslizador para ACTIVAR la función de publicación. Aparece la ventana Solo lectura - Completo - Publicar enlaces.
     
  3. Elija los atributos que desee:
     
    • Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al vínculo o solo los usuarios que figuren en la cuenta del propietario de la hoja.

    • Use las opciones Configuración de publicación para definir la vista predeterminada a Cuadrícula (Gantt), Calendario o Vista de tarjeta. Los visitantes de la hoja publicada pueden cambiar las vistas cuando quieran.
       
  4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. (Para obtener sugerencias acerca de cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte Cómo usar la función Copiar y pegar).

El informe publicado mostrará los mismos resultados que la persona que lo publicó ve en Smartsheet.

El informe publicado mostrará los mismos resultados que ve el editor al visualizar el informe de manera directa. Si se elimina el acceso de uso compartido del editor en relación con el informe, se desactivará la publicación y se notificará al propietario del informe.


Publicar un panel

La opción de publicar muestra un panel en formato solo lectura. Los observadores del panel publicado podrán utilizar atajos del panel, así como interacciones con widgets configurados para el panel.

Antes de publicar un panel, tenga en cuenta lo siguiente:

  • La opción Publicar no estará disponible si usted forma parte de una cuenta de Negocios o Empresarial, y el administrador del sistema ha deshabilitado la publicación desde Configuración global de la cuenta.
  • Un panel publicado se actualiza automáticamente cada 10 minutos. No puede personalizarse ni deshabilitarse este comportamiento.

Para publicar un panel:

  1. En el extremo superior izquierdo del panel, haga clic en Archivo > Publicar.
  2. Haga clic en el botón deslizador para ACTIVAR la función de publicación.

    Aparece la ventana Solo lectura - Completo - Publicar enlaces.
     
  3. Use las opciones de Control de acceso para controlar si cualquier persona podrá acceder al vínculo o solo los usuarios que figuren en la cuenta del propietario del panel.
  4. Para compartir la URL e insertar el código para la hoja, use el teclado para copiar la URL o el código de la ventana y pegarla en un mensaje de correo electrónico o en una página web. (Para obtener sugerencias acerca de cómo copiar y pegar en Smartsheet, consulte Cómo usar la función Copiar y pegar).

Para más información sobre los tipos de widget y las interacciones con los widgets del panel, consulte Tipos de widget para los paneles de Smartsheet.


Dejar de publicar o modificar las opciones de publicación

Para dejar de publicar o modificar las opciones de publicación:

  1. Respecto de las hojas y los informes, haga clic en Publicar en la barra de funciones de la derecha. Respecto de los paneles, haga clic en Archivo > Publicar.
  2. Lleve a cabo una de estas acciones:
     
    • Para desactivar la publicación e interrumpir el acceso a la hoja a través de los vínculos publicados o el código de iframe, haga clic en el control deslizante debajo de cada opción de publicación habilitada para establecerlo como DESACTIVADO.
       
    • Para realizar un cambio, haga clic en Obtener vínculo junto a la opción de publicación que desee cambiar.