Descripción general: compartir hojas e informes

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Agregue colaboradores a una hoja o un informe. Los colaboradores con los que comparte el archivo pueden estar dentro o fuera de su organización. Incluso puede compartir elementos de Smartsheet con usuarios que no tengan una cuenta de Smartsheet, aunque, sin una cuenta, es probable que no puedan acceder a todas las funciones de Smartsheet. 

Sugerencias sobre el uso compartido de elementos de Smartsheet

Acerca de los niveles de permisos y el uso compartido

Cuando comparte un elemento con otras personas, estas deben iniciar sesión en Smartsheet para acceder a él. Lo que puedan realizar en el archivo dependerá de los permisos que usted les conceda. Puede agregar colaboradores con las siguientes funciones:

  • Administrador
  • Editor: puede compartir
  • Editor: no puede compartir
  • Comentador
  • Visualizador

Puede dejar de compartir un elemento o modificar el nivel de permiso de un colaborador en cualquier momento.


Para compartir una hoja o un informe

  1. Abra el formulario Uso compartido de la hoja o Uso compartido del informe. Tiene dos maneras de hacerlo:
    • En la barra de menú, seleccione Archivo > Menú.
    • En el área superior derecha de la pantalla, seleccione Compartir.
  2. En la sección Invitar colaboradores del formulario Uso compartido, escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo. 
    • O bien, para elegir una opción del formulario Seleccionar contactos, haga clic enel ícono de Seleccionar contactos.
  3. Después de seleccionar a los colaboradores, haga clic en Compartir informe.

Cuando comparta informes, asegúrese de compartir sus hojas de origen 

Si usted y otra persona con la que compartió un formulario ven información distinta en él (o falta información, o está en blanco), es posible que no haya compartido todas las hojas de origen con dicha persona.

Por motivos de seguridad, compartir un informe no otorga automáticamente a los usuarios acceso a hojas no compartidas. Por ejemplo, puede compartir un informe que incluya tres hojas con un colaborador que solo tiene acceso a una de ellas. Cuando el colaborador abre el informe, solo verá las filas extraídas de la hoja a la que tiene acceso. Si el colaborador no tiene acceso a ninguna hoja, su versión del informe estará en blanco.

¿Desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen?

Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios

Existen dos tipos de usuarios con la capacidad de eliminar el acceso de un usuario a los elementos de Smartsheet compartidos con ellos: