Aplicar formato de manera automática con reglas de formato condicional

Con las reglas de formato condicional, se aplica formato de manera automática a filas o celdas en función de los valores que contienen.

La función formato condicional no modificará los valores de las celdas. Para modificar automáticamente los valores de la celda de acuerdo con los criterios, deberá utilizar una fórmula. Para más información sobre cómo crear fórmulas, consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

El formato condicional derivado de las celdas vinculadas no se conserva en la hoja de destino.

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Crear una regla de formato condicional

1. En la barra de herramientas, haga clic en Formato condicional para mostrar la ventana Formato condicional.
2. Haga clic en Agregar nueva regla para crear una nueva regla de formato condicional en blanco.

Definir las condiciones para la regla

1. Haga clic en para mostrar la ventana Definir condición .
   
   La condición que establece determina qué desencadenará el formato.Por ejemplo, si desea aplicar un color de fondo a todas las filas asignadas a Joe, seleccione la columna denominada Asignado a en el panel izquierdo y los criterios Joe en el panel derecho.
   
   NOTAS:
   • Los criterios disponibles variarán de acuerdo con el tipo de columna. Por ejemplo, para una columna con casilla de verificación, puede aplicar el formato según si la casilla está marcada o no. Para las columnas de fecha, puede aplicar el formato según si la fecha se encuentra “en el pasado” o “en los próximos [x] días” (entre otras opciones).
   • Smartsheet considera los números en una columna con formato de porcentaje (por ejemplo, la columna % completo) como valores entre 0 y 1. Utilice valores decimales (ejemplos: 0.25 para 25 % y 0.5 para 50 %) para lograr la comparación correcta, en contraposición a números enteros.
      
2. Para personalizar aún más la regla (por ejemplo, si quiere especificar que una columna Comentarios contiene el valor "urgente"), haga clic en definir criterio personalizado.
3. Para mostrar el formato en filas que no se ajustan a la condición, seleccione la casilla de verificación Aplicar formato cuando NO se cumple la condición.
   
   En nuestro ejemplo anterior, al seleccionar la casilla de verificación, se aplicaría el formato en las filas NO asignadas a Joe.
4. Cuando termine de configurar su condición, haga clic en Aceptar.

Definir el formato para la regla

1. En el formulario Formato condicional, haga clic en este formato para elegir el formato que se aplicará si se cumple la condición.
   
   Las opciones de formato aparecerán dentro de la ventana.
   
   
   
   De forma predeterminada, el formato se aplica a toda la fila. Si es necesario, haga clic en toda la fila para limitar el formato de modo tal que solo se aplique a un campo seleccionado en la fila. Cuando se configura la regla para aplicar formato a múltiples columnas, verá un símbolo de elipsis (...) en la descripción de la regla.
   
   NOTA: Si hay varias reglas con la misma condición y formato, se consolidan en una única regla.
    
2. Haga clic en Aceptar para cerrar el formulario Formato condicional.

Opciones de formato

Utilice esta opción	Para esto
Fuente y tamaño de fuente	Establecer el tipo de fuente (Arial, Tahoma, Times, Verdana o Automático) y su tamaño
B, I, U, S:	Aplicar negrita, cursiva, subrayado o tachado a la fuente
(Color de fondo)	Aplicar un color de fondo a las celdas
(Color de la fuente)	Aplicar un color a la fuente
Color de la barra de tareas	En el caso de las filas que cumplen la condición, aplique un color al borde de la tarjeta en Vista de tarjeta o las barras de Gantt y Calendario en Vista de Gantt o Vista de calendario. Se aplicará un color a una tarjeta, barra de Gantt o barra de calendario únicamente si ha aplicado la regla a toda la fila. Tenga en cuenta que, si desea modificar el color de fondo de la celda o la fila, debe hacer clic en el botónColor de fondo. botón .

 

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Agregar una condición, clonar o reacomodar una regla

Agregar una condición

1. En la barra de herramientas, haga clic en Formato condicional para mostrar la ventana Formato condicional.
2. Haga clic en la flecha desplegable que se encuentra hacia la izquierda de la regla en el formulario Formato condicional para ver opciones adicionales.
   
3. Para agregar más condiciones a una regla, seleccione Agregar condición (Y).
   
   De esta forma, se crea un operador “y” en la regla que indica que se deben cumplir varias condiciones para que se aplique el formato.

Por ejemplo, podría seguir los pasos mencionados para crear una regla con las siguientes dos condiciones:

Si Asignado a es ‘Joe’ y el Estado está ‘En progreso’, aplique este formato a la fila entera.

Esta regla proporciona un formato a todas las tareas de Joe que se encuentran actualmente en progreso. Los cuadros a la derecha de la regla muestran una vista previa de cómo se vería el formato. El cuadro izquierdo muestra que el texto será gris, estará en cursiva y estará tachado. El cuadro derecho muestra que el color azul aparecerá en las barras Gantt y calendario de las filas que cumplan con los criterios.

Clonar una regla

La función Clonar resulta útil para replicar una regla compleja existente y usarla en una nueva regla similar.Para clonar una regla, haga clic en la flecha de menú desplegable ubicada a la izquierda de la regla y seleccione Clonar regla.

Reacomodar reglas

Para definir el orden en que se ejecutan las reglas, puede reacomodarlas. Para reacomodar una regla, haga clic en ella y arrástrela hacia arriba o hacia abajo por la lista.

Las reglas se aplican en un orden que va de arriba hacia abajo. Si las reglas están en conflicto, la regla que esté más arriba en la lista tendrá prioridad. Por ejemplo, si su primera regla proporciona un formato en rojo para la fila cuando el Estado está En riesgoy la segunda regla proporciona un formato en verde para la fila cuando está Asignada aJoe, todas las filas que tengan un Estado En riesgo y estén Asignadas a Joe se volverán rojas porque la primera regla tiene prioridad. Tenga en cuenta que las reglas añaden en lugar de excluir, por lo que si una regla vuelve rojo el texto y otra vuelve rojo el fondo de la celda, ambas reglas se aplicarán.

 

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Eliminar o desactivar una regla de formato condicional

1. Haga clic en Formato condicional en la barra de herramientas.
   El formulario Formato condicional aparece con un listado de todas las reglas existentes.
2. Elija una de las siguientes opciones:
   • Para desactivar una regla de formato condicional que quizás desee usar después, deshabilítela al hacer clic en la flecha desplegable que se encuentra hacia la izquierda de la regla y seleccione Deshabilitar regla. (Seleccione Habilitar regla para habilitarla).
   • Para eliminar la regla por completo, haga clic en la flecha desplegable junto a la regla y seleccione Eliminar regla.