Comprenda las dos opciones con las que cuentan los usuarios para solicitar un puesto de miembro.
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A veces, los usuarios necesitan solicitar un puesto de miembro. Puede decidir si desea administrar las solicitudes en Smartsheet o en un proceso separado.
Cómo funcionan las solicitudes de puestos
Los usuarios que necesiten solicitar un puesto de miembro ven banners en elementos como hojas o informes. Cuando el usuario selecciona el enlace Solicitar un puesto de miembro, su experiencia, así como la de usted en cuanto a la gestión de la solicitud, depende de la configuración que elija.
Dentro de Smartsheet (predeterminado)
Con la opción predeterminada, la solicitud y la administración de solicitudes se mantienen dentro de Smartsheet. Recibe notificaciones y visualiza la siguiente información en el Centro de administración:
- Solicitudes de puestos pendientes
- Usuarios que solicitaron un puesto de miembro
- Detalles de cada solicitud
Paso 1: El usuario solicita un puesto de miembro
- Un usuario final ve un banner en un elemento central (por ejemplo, una hoja) y selecciona el enlace Solicitar un puesto de miembro.
El usuario final completa el formulario y selecciona Enviar.
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- Recibe notificaciones y actualizaciones del Centro de administración.
Paso 2: Usted gestiona la solicitud
En la página Tipos de puestos y corrección, seleccione el ícono de campana junto a un usuario.
Se abre el panel Detalles de la solicitud de puesto de miembro.
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- Revise los detalles y decida qué acción tomar.
- Para aceptar la solicitud y actualizar al usuario a miembro de pago, seleccione Miembro en el menú desplegable Seleccionar nuevo tipo de puesto.
- Para rechazar la solicitud y cambiar a un nivel inferior el tipo de puesto del usuario, seleccione el tipo de puesto gratuito adecuado en el menú desplegable Seleccionar nuevo tipo de puesto.
Si el tipo de puesto actual del usuario es adecuado, seleccione Borrar solicitud. El usuario puede realizar una nueva solicitud.
Si selecciona Sin acceso, se elimina el acceso del usuario a elementos, espacios de trabajo, carteras y grupos. No puede deshacer esta acción.
- Revise los detalles de confirmación y seleccione Confirmar o cancele la acción.
Dónde encontrar las solicitudes que necesita gestionar
El mosaico Solicitudes de puestos pendientes en la página de inicio del Centro de administración aparece cuando hay solicitudes que se deben administrar.
En la página Tipos de puestos y corrección:
- Aparece un ícono de campana junto al nombre del usuario
El contador del filtro Solicitudes de puestos refleja la nueva solicitud
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Fuera de Smartsheet
Puede usar su propio proceso para recopilar y administrar las solicitudes. Con la opción de URL personalizada, tiene la flexibilidad de alinearse con sus procesos existentes o de crear uno nuevo.
Configure el proceso antes de cambiar la configuración a URL personalizada.
Paso 1: El usuario solicita un puesto de miembro
- Un usuario final ve un banner en un elemento central (por ejemplo, una hoja) y selecciona Solicitar un puesto de miembro.
- La URL personalizada que proporcionó en la configuración se abre en una ventana separada.
Las notificaciones se incluyen en su proceso. No hay notificaciones ni actualizaciones de Smartsheet en el Centro de administración.
Paso 2: Usted gestiona la solicitud
Siga el proceso que configuró para administrar las solicitudes de puestos.
Banners
Los banners aparecen cuando se cumple una de las siguientes condiciones:
- Un usuario interno tenía un puesto de miembro provisional que se cambió a un nivel inferior de puesto de observador.
- Un usuario interno tiene un puesto de miembro provisional que se cambiará automáticamente a un nivel inferior de puesto de observador al final del ciclo de facturación.
Los usuarios pueden seleccionar X en cualquier banner para cambiar todos los banners a una versión más pequeña. El enlace para solicitar un puesto de miembro sigue estando disponible en la información sobre herramientas.
Próximos pasos
Si desea cambiar la configuración de la solicitud de puesto a la opción de URL personalizada, haga lo siguiente:
- Cree el proceso y la URL personalizada.
- Siga los pasos del artículo de ayuda sobre cómo cambiar la configuración de la solicitud de puesto.