Crear y administrar solicitudes de actualización en la vista de tabla

¿Quién puede usar esto?

Planes:

  • Smartsheet

Permisos:

  • Propietario
  • Administrador

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Siéntase libre de cambiar de vista en cualquier momento. Cambiar a la vista de tabla desde cualquier otra vista no cambia los datos, lo que garantiza la coherencia en todas las vistas.

Las solicitudes automatizadas recopilan información de los colaboradores en el momento adecuado, sin compartir su hoja y dirigiendo a los usuarios exactamente a las filas y campos que necesitan revisar.

Las filas con solicitudes de actualización activas tienen un indicador de solicitud  Update Requests . Si el indicador muestra un punto rojo, la solicitud de actualización se le asigna a usted.

Para enviar solicitudes de actualización en las vistas de cuadrícula, tarjeta, y calendario, consulte Solicitar actualizaciones con flujos de trabajo y enviar manualmente una solicitud de actualización.

Crear solicitudes de actualización

Necesita acceso de Editor  o superior para crear y administrar solicitudes de actualización.

  1. Abra el panel Crear solicitud de cualquiera de estas maneras: 
    1. Pase el cursor sobre la fila deseada y seleccione el ícono Requests Requests icon  .
    2. Seleccione Crear solicitud en el menú de la fila, al que se puede acceder haciendo clic con el botón derecho del mouse en la fila o el botón de kebab  More kebab menu.  .
    3. Seleccione Crear en el panel de Requests , al que se puede acceder a través del ícono de solicitudes en la barra de herramientas.
Create requests entry points
  1. En el panel Crear solicitud, complete la información de la persona asignada, la fila y la columna.
  2. Opcionalmente, puede personalizar el título y el mensaje de la solicitud de actualización a través de la opción Personalizar mensaje.
  3. Cuando esté listo, seleccione Enviar.
Create request panel

En la Vista de tabla, solo puede crear solicitudes de actualización para una fila y una persona asignada a la vez. 

Administrar solicitudes de actualización

Abra el panel de Requests seleccionando el ícono de solicitudes  Update Requests en la barra de herramientas o desde el ícono del indicador de solicitud  Update Requests en una fila. Puede ver todas las solicitudes de actualización pendientes en un solo lugar.

En este panel, puede hacer lo siguiente:

  • Ordenar por fecha de creación (más antigua o más reciente)
  • Filtrar por solicitudes creadas por mí, asignadas a mí, o asignadas a otra persona
  • Alterne Solo la fila seleccionada para mostrar las solicitudes vinculadas a la fila en la que se encuentra actualmente
    Update Requests

Las solicitudes automatizadas se identifican con un símbolo de rayo  Update Requests .

Cada solicitud de actualización aparece como una tarjeta. Cuando selecciona uno, se abre el panel Detalles, que muestra la siguiente información:

  • Asunto: El tema de la solicitud
  • Mensaje: Los detalles de la solicitud
  • Sender (Remitente): La persona que envió la solicitud
  • Campos solicitados: Número de campos solicitados
  • Asignatario: La persona o lista de contactos responsable de la solicitud
  • Estado: Enviado, Visto o Completado

Comprobar el estado de la solicitud de actualización

Seleccione una solicitud de actualización para abrir sus detalles. Cuando una solicitud se asigna a varias personas, aparece como una tarjeta individual para cada persona asignada.

El estado Visto solo realiza un seguimiento de las vistas desde el panel Detalles.

Completar una solicitud de actualización

Puede completar una solicitud de actualización desde la tarjeta de solicitud, desde el panel Detalles o desde la notificación de solicitud de actualización.

Desde la tarjeta de solicitud

  1. Seleccione el menú de kebab en la tarjeta.
  2. Seleccione Marcar como completado.
Update Requests

Desde el panel Detalles

  1. Pase el cursor sobre la solicitud de actualización.
  2. Seleccione Marcar como completado.
Update Requests

Desde la notificación de solicitud de actualización

  1. Abra la notificación desde el centro de notificaciones o desde su correo electrónico, si las notificaciones por correo electrónico están habilitadas.
  2. Seleccione Abrir solicitud.
  3. Complete el formulario que se muestra y seleccione Enviar.

Eliminar una solicitud de actualización

Para eliminar una solicitud, seleccione el menú de kebab en la tarjeta de solicitud y, luego, seleccione Eliminar solicitud.

Update Requests

Una vez eliminada, la solicitud se elimina del panel. 

¿Puedo enviar solicitudes a personas ajenas a mi organización?

Sí. Actualmente, puede enviar solicitudes de actualización y aprobación a cualquier persona que tenga una dirección de correo electrónico. No necesitan una cuenta de Smartsheet para responder.

Los requisitos de autenticación pueden cambiar en el futuro.

¿La gestión de solicitudes está disponible a nivel del espacio de trabajo?

Todavía no. Actualmente, la administración de solicitudes solo está disponible a nivel de hoja.