Después de recopilar información con un formulario, tiene una variedad de opciones para gestionar la información recopilada y presentarla a las partes interesadas clave.
USM Content
Utilice formularios para convertir la recopilación de datos no estructurados en información estructurada. Cuando crea un formulario en Smartsheet, las respuestas se alimentan directamente en la hoja conectada. Puede organizar, editar y configurar automatizaciones en la hoja para organizar los datos entrantes, activar alertas o actualizaciones, y optimizar sus flujos de trabajo según las presentaciones de formularios.
Flujos de trabajo automatizados
Los flujos de trabajo automatizados pueden reemplazar tareas manuales y repetitivas con flujos de trabajo flexibles y automatizados. Puede comenzar desde una plantilla o configurar un flujo de trabajo personalizado basado en disparadores o cambios en su hoja. Utilice la automatización para enviar alertas a su equipo, configurar recordatorios sobre plazos próximos, solicitar actualizaciones o aprobaciones, mover filas o asignar una tarea.
Aprenda más sobre cómo configurar flujos de trabajo automatizados.
Ejemplo: Solicitar información faltante después de una presentación de formulario
Configure su formulario de manera que recopile la dirección de correo electrónico de su remitente, ya sea a través de la validación de correo electrónico como contacto en una columna de Contacto o agregando una columna de Creado por del sistema y requiriendo que los remitentes inicien sesión para completar el formulario.
Configure una automatización para enviar un correo electrónico a ese contacto en caso de que alguna columna esté en blanco o necesite información adicional.
Dynamic View
Con Dynamic View, puede compartir los datos que importan, sin exponer toda la hoja. Permita que otros vean y editen detalles específicos mientras mantiene el resto de su información privada. Administre procesos comerciales críticos con proveedores, equipos internos y externos combinados, o en distintas organizaciones, sin que se conozcan entre sí.
Aprenda más sobre cómo comenzar a usar Dynamic View.
Ejemplos de uso:
- Simplifique flujos de trabajo complejos. Personalice la vista de cada persona para mostrar solo lo que es relevante, mientras proporciona visibilidad sobre los estados de ejecución del proceso.
- Administre proveedores de terceros. Mantenga la sensibilidad y privacidad de los datos de los proveedores mientras trabaja con socios externos.
- Soporte para la gestión de solicitudes. Utilice formularios para recopilar, rastrear y gestionar solicitudes con filtros integrados y campos obligatorios.
Utilice Vista Dinámica para compartir una vista simplificada y filtrada de su hoja de recepción. Esto permitirá a los usuarios editar sus datos enviados o proporcionar visibilidad sobre sus solicitudes.
Informes
Cree un informe de filas usando su hoja de envío del formulario como fuente de datos. Trabaje directamente desde el informe, tratando la hoja como el repositorio de datos. Utilice el informe para mostrar solo las columnas deseadas y fácilmente agrupar, agregar y ordenar envíos de formularios, asegurando que las nuevas filas aparezcan automáticamente en el orden correcto.
Paneles
Convierta las respuestas del formulario en información en tiempo real con paneles de control. Incorpore su formulario, visualice datos en vivo y rastree métricas clave. Crear un panel de control puede ayudar a identificar tendencias y aumentar la visibilidad entre equipos.
Aprenda más sobre cómo configurar y compartir paneles de control.
También puede crear paneles de control con enlaces diferentes al mismo formulario, donde cada enlace tiene cadenas de consulta que controlan la lógica condicional en el formulario. De esta manera, puede crear enlaces rápidos para diferentes tipos de solicitudes que se procesan de manera centralizada.