Ficha de archivo

La hoja de archivo es esencial para gestionar y almacenar los datos con eficacia. Un espacio de trabajo organizado te ayuda:

• Mantenga limpias sus hojas activas separando los datos completados o históricos.
• Mantenga el rendimiento de sus proyectos actuales.
• Preservar valiosos registros históricos que pueden ser necesarios para futuros análisis, auditorías o cumplimiento de la normativa.

Cómo crear una hoja de archivo

Antes de crear su hoja, decida un método de transferencia, ya sea manual o automatizado. Además, considere la posibilidad de establecer filtros y vistas dentro de la hoja para ayudar a organizar los datos, facilitando la búsqueda y recuperación de información según sea necesario.

Para automatizar el proceso de archivado en Smartsheet, siga estos pasos:

1. Configurar la hoja de archivo

• Vaya a su espacio de trabajo y añada una nueva hoja. Aprenda cómo en Crear o renombrar una hoja u otro elemento de Smartsheet.
• Nombra tu hoja de archivo adecuadamente, como Archivo de proyectos o Datos históricos.
• Configure columnas que coincidan con las columnas de sus hojas activas para garantizar la coherencia.

2. Definir los criterios de archivo

• Identifique las condiciones que activan el archivo de datos, como las tareas completadas o las fechas de finalización de los proyectos.
• Asegúrese de que su hoja activa tenga una columna (casilla de verificación o desplegable) que controle el estado o la finalización de las tareas.

3. Crear flujos de trabajo automatizados

1. En su hoja activa, vaya a Automatizaciones > Crear desde cero.
2. Elija un desencadenante para la automatización; esto define cuándo se ejecuta su flujo de trabajo.
3. Añada condiciones para filtrar las filas en función de sus criterios de archivo, como por ejemplo archivar sólo las filas con el estado Completado.
4. Elija la acción Mover filas o Copiar filas y seleccione su hoja de archivo como destino.

Más información en el artículo Automatizar procesos con flujos de trabajo.

4. Configurar la transferencia de datos

• Asegúrese de que las columnas de la hoja de archivo coinciden con las de la hoja activa para evitar que los datos no coincidan.
• Garantizar que los datos transferidos coinciden con los originales y han mantenido su integridad.

5. Establezca un calendario

• Establezca un calendario rutinario para el archivo, por ejemplo mensual o trimestral. Así mantendrás tu espacio de trabajo organizado y actualizado.
• Realice pruebas para garantizar que la automatización funciona correctamente y que los datos se archivan adecuadamente.

Siguiendo estos pasos, puede establecer un enfoque sistemático y automatizado para el archivo de datos, mejorando sus prácticas generales de gestión de datos.