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¿Qué es un proceso de recepción de proyectos?
Una empresa utiliza un proceso de recepción de proyectos para organizar las solicitudes de proyectos y proporcionar una estructura para enviarlas y revisarlas.
El objetivo de un proceso de recepción de proyectos es mejorar el valor estratégico de toda la organización. Imagina una empresa sin un método estandarizado para enviar o revisar solicitudes de proyectos. Los miembros del equipo podrían enviar solicitudes por correo electrónico, en salas de chat de la empresa o verbalmente. En este escenario, los líderes de la empresa inevitablemente ignorarán o perderán algunas solicitudes. Cuando revisan estas solicitudes de proyectos, no tienen métricas claras para juzgar la urgencia, viabilidad o alineación con la estrategia de toda la organización.
Cuando tienes un proceso de recepción de proyectos funcional, todos entienden quién envía las solicitudes, dónde enviarlas y qué información incluir. Además, está claro quién revisa las propuestas, cuándo y cómo las revisan, y quién puede dar la aprobación final.
Cómo crear un proceso de recepción de proyectos
Las tres fases de un proceso de recepción de proyectos son descubrimiento, evaluación y planificación. Crea un proceso de recepción de proyectos fase por fase. Piensa en quién necesita aprobar los proyectos. Además, considera qué información relacionada con el proyecto es relevante para tu empresa.
Sigue un proceso de recepción de proyectos existente, o mapea tu proceso con un diagrama de flujo. Al diseñar un proceso de solicitud de proyectos, identifica cada equipo o individuo que necesita revisar un proyecto.
Considera crear diferentes procesos para diferentes tipos de solicitudes. Por ejemplo, una solicitud de proyecto interno se verá diferente de una solicitud de proyecto externo de un cliente. Otra opción es establecer varios procesos para proyectos con diferentes presupuestos o umbrales de esfuerzo. Los procesos de admisión pueden requerir menos aprobaciones para proyectos rápidos o económicos, mientras que los proyectos costosos o a largo plazo requieren pasos de aprobación adicionales.
Pasos en el proceso de admisión de proyectos
Un proceso de admisión de proyectos comienza con una idea y termina con un plan de proyecto. La mayoría de los procesos de admisión cubren pasos básicos: desarrollar el concepto, obtener aprobaciones y planificar el proyecto. Modifique estos pasos para reflejar las necesidades de su organización.
Aunque los procesos de admisión varían según la organización, estos son los pasos básicos a seguir:
1. Idea del Proyecto
El propietario del proyecto, también llamado propietario del negocio o iniciador, tiene una idea para un proyecto y se acerca a la persona responsable de presentar solicitudes.
2. Desarrollo de la Idea
El propietario del proyecto trabaja con el solicitante para desarrollar la idea y hacer un caso de negocio. ¿Cómo ahorrará tiempo este proyecto, añadirá valor o mitigará riesgos? Reúna comentarios de varios miembros del equipo.
3. Intake Form
Una vez que el equipo haya realizado una investigación preliminar, el solicitante debe completar un formulario de admisión de proyectos estandarizado y enviarlo para revisión. Si la solicitud es urgente, el formulario debe indicar el estado y cuándo se necesita una respuesta.
4. Primera Revisión
El equipo de primera revisión, a menudo el PMO, revisa la solicitud para evaluar su viabilidad a alto nivel. Si falta información o existen señales de alerta, pueden devolver el formulario al solicitante para revisiones o rechazar la propuesta de inmediato. Si lo aprueban, enviarán el proyecto a un segundo equipo para su revisión.
5. Segunda Revisión
Una vez que el primer equipo aprueba, un segundo equipo revisará el proyecto. Esto podría ser un gerente de recursos o propietario de servicio que considera la viabilidad relacionada con los recursos del proyecto. Pueden devolver el formulario al propietario del negocio para hacer ajustes, rechazar la propuesta o aprobarla y enviarla a equipos adicionales para revisión.
6. Revisiones adicionales
El número de equipos que necesitan revisar el proyecto variará entre organizaciones. Por lo general, la revisión final ocurre con un comité directivo o un vicepresidente, director financiero u otro ejecutivo de alto nivel. Este comité o individuo revisa la propuesta para su alineación con los objetivos organizacionales más amplios. Pueden devolver el formulario al propietario del negocio para hacer ajustes, rechazar la propuesta o proporcionar la aprobación final.
7. Asignación de nivel de prioridad
Una vez que una propuesta de proyecto recibe todas las aprobaciones necesarias, regresa a la PMO. La PMO asigna al proyecto un nivel de prioridad, un número de identificación único y un líder de proyecto.
8. Plan de proyecto
El líder del proyecto desarrolla un plan de proyecto y lo envía a la PMO para su aprobación.
9. Ejecución del proyecto
Una vez que el plan de proyecto es aprobado, la ejecución del proyecto comienza.