Encuentre respuestas a algunas de las preguntas más comunes cuando utilice colecciones en espacios de trabajo.
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Esta función solo está disponible en planes que utilizan el modelo de suscripción de usuarios. Si no está seguro cuál es el tipo de modelo que tiene asignado, aprenda a determinar el modelo en el que se encuentra su plan.
¿Quién puede compartir colecciones y con quién?
Los administradores del espacio de trabajo se convierten en administradores de todas las colecciones alojadas en dicho espacio de trabajo. El administrador puede compartir colecciones y establecer niveles de permiso para los elementos.
Se puede compartir una colección con cualquier usuario de cualquier plan. Los usuarios compartidos no pueden modificar ni compartir una colección; solo los administradores pueden hacerlo. Los usuarios compartidos solo pueden ver las colecciones en las que tienen uso compartido, pero no los espacios de trabajo.
Los permisos de asignan de forma coherente; por lo tanto, el nivel de permiso más alto que tiene un usuario en un elemento individual se mantiene, de modo que su experiencia sea uniforme.
¿Las colecciones respetan la jerarquía de uso compartido fuera de ella?
Cuando comparte una colección con otra persona, esta puede acceder a los elementos de esa colección con el nivel de permiso más alto que tenga. Esto quiere decir que puede compartir un elemento de una colección con una persona y otorgarle permisos de Observador, pero si ella ya tenía permisos de Editor en el elemento directamente, conservará el acceso de Editor.
¿Puede agregar vistas de la aplicación Calendar o formularios como elementos dentro de una colección?
Sí, puede copiar y pegar el enlace del formulario en la sección Enlaces del cuadro de diálogo Agregar contenido.
Estos elementos no aparecen en la pestaña Contenido de Smartsheet del cuadro de diálogo Agregar contenido.
¿Cómo veo todas las colecciones en las que tengo uso compartido? ¿Hay algún filtro que pueda usar?
En la barra de navegación izquierda, vaya a
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Inicio y seleccione Todos los espacios de trabajo. Aquí puede ver todas sus colecciones junto con sus elementos de Smartsheet. Si desea filtrar todos los demás resultados y conservar solo las colecciones, seleccione el filtro Colecciones .
¿Puedo agregar nuevos elementos (formularios, hojas, informes, paneles) a varias colecciones existentes?
No, no hay una opción para agregar elementos a varias colecciones simultáneamente. Debe ir a cada colección de forma individual para agregar, actualizar o eliminar elementos.
¿Cómo puedo proporcionar un enlace directo a mi colección?
En el panel del espacio de trabajo que enumera su colección, seleccione el ícono de tres puntos
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a la derecha del nombre de la colección y seleccione Copiar enlace.
Como alternativa, si tiene su colección abierta, seleccione el ícono de tres puntos
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arriba del nombre de la colección y seleccione Copiar enlace.
¿Cómo puedo encontrar mis colecciones?
Sección Favoritos
Debe marcar sus colecciones como favoritas para acceder a ellas de manera más directa. De esta manera, puede abrirlos desde la sección Favoritos en la barra de navegación izquierda.
Puede marcar una colección como favorita de dos maneras:
- Desde el panel del espacio de trabajo. Abra el espacio de trabajo en el que se encuentra su colección y utilice el menú de tres puntos a la derecha del nombre de la colección para seleccionar Agregar a favoritos.
- Desde el panel de la colección. Abra un espacio de trabajo para acceder a la colección deseada y, luego, seleccione el ícono de estrella
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en la parte superior del panel.
Sección Recientes
Después de acceder a un elemento de una colección compartida, utilice la barra de navegación izquierda para seleccionarRecientes
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y seleccione el elemento. Al seleccionarlo, irá directamente a la colección que contiene el elemento.
Si copio un espacio de trabajo, ¿copio las colecciones que contiene?
Sí. Cuando copia un espacio de trabajo, también crea una copia de las colecciones que contiene. Las copias se vuelven a vincular automáticamente a sus elementos de origen.
Debe reasignar manualmente los permisos para cada colección copiada.
Obtenga más información sobre cómo compartir colecciones.