Prácticas recomendadas para flujos de trabajo en los conectores

Aplica a

Smartsheet Advance Package

Guardar y actualizar a menudo

Trabajará en dos aplicaciones. Esto significa que probablemente vea más errores de sincronización debido a que colaboran más personas. 

A fin de minimizar el riesgo de problemas de sincronización, guarde los cambios y actualice sus hojas cada vez que realice actualizaciones. Si guarda y actualiza a menudo, se asegurará de que otras las personas vean sus cambios. Esto también le permite garantizar que estén sincronizados con Salesforce o Service Cloud y Smartsheet, según los flujos de trabajo que configuró.

Obtenga más información acerca de guardar y actualizar hojas de Smartsheet.

Otorgar permisos de visualización a los colaboradores de su hoja

Hágalo para prevenir cambios accidentales en la hoja que podrían generar problemas de sincronización entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud.

Con permisos de Visualización, los colaboradores pueden ver los datos de la hoja. Sin embargo, no podrán editarlos.

Configurar columnas desplegables de selección simple

Puede ver errores en sus datos cuando sincroniza Salesforce y hojas con listas desplegables de selección múltiple. Las listas desplegables de selección simple funcionan mejor. Configure las columnas de selección múltiple como columnas de selección simple al momento de ajustar sus asignaciones.

Ver cambios

En Smartsheet puede usar la función Ver historial para ver un registro de los cambios que se realizaron en una celda. En el caso de hojas que incluyen datos compartidos entre Smartsheet y Salesforce o Service Cloud, el nombre del usuario asociado con el cambio será la persona que creó el flujo de trabajo.

Esta información puede ayudarle a restringirse al flujo de trabajo de un usuario específico si detecta que se están realizando cambios inesperados en su hoja, posiblemente a raíz de columnas asignadas incorrectamente, y que no está recibiendo errores en la columna Error de sincronización.

Si precisa más detalles sobre cómo realizar un seguimiento de los cambios en Smartsheet, consulte Ver historial de celdas en el Centro de Ayuda.

Transferir datos de Smartsheet a Salesforce o a Service Cloud solo para filas específicas

Cuando lo hace, puede controlar cuáles son las filas que trasladan datos de manera explícita a Salesforce o Service Cloud. Por ejemplo, es posible que desee trasladar solo las filas de la hoja que tienen la columna Actualizar o Service Cloud seleccionada.

Para trasladar datos de Smartsheet a Salesforce o Service Cloud, cree una columna Actualizar en Salesforce o Service Cloud en la hoja de Smartsheet. Luego, cree un filtro en el flujo de trabajo del Conector. 

Para agregar una nueva columna a la hoja que desea conectar al objeto de Salesforce o Service Cloud

  1. Consulte los pasos para insertar una columna nueva.
  2. Asígnele un nombre a la columna Actualizar en Salesforce o Service Cloud.

Para crear un filtro en el flujo de trabajo del Conector

  1. Inicie sesión en la página Smartsheet para Salesforce o Service Cloud.
  2. Siga los pasos para crear un flujo de trabajo.
  3. En el asistente de flujos de trabajo, especifique un flujo de trabajo bidireccional. 
  4. Cree filtros para sincronizar solo filas de la hoja con la columna Actualizar en Salesforce o Service Cloud seleccionada.

Comprobar permisos de la hoja en columnas en blanco inesperadas

Es posible que los datos de una hoja no se actualicen, según los permisos de uso compartido. Sin embargo, es poco probable que reciba un mensaje de error que lo notifique al respecto. 

Si aparece una columna en blanco en una hoja que ha asignado en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada en la hoja. Pídale al propietario de la hoja (o a otro administrador) que le otorgue permisos de administración en la hoja

Ajustar la frecuencia de sondeo al asignar campos de relaciones

Salesforce y Service Cloud a menudo usan los siguientes tipos de campo dentro de un objeto que se relacionan con otros objetos. 

Tenga presente lo siguiente al trabajar con estos tipos de campos:

  • Cuando cree flujos de trabajo en el Conector que asigna estos campos: la integración debe comprobar ese objeto y todos sus objetos relacionados. Esto multiplica la cantidad de solicitudes que se realizan por la cantidad de objetos relacionados con el campo asignado.
  • Cuando los administradores ajustan la frecuencia de sondeo: es probable que se reduzcan las solicitudes de API realizadas en su organización de Salesforce.
  • Si el campo de fórmula de un objeto asignado se calcula o completa por cambios en otro objeto: ese campo no desencadenará actualizaciones automáticas de Salesforce a Smartsheet. Solo desencadenará actualizaciones si un campo relacionado de ese objeto está asignado directamente al flujo de trabajo. 
    • Por ejemplo: El objeto Contacto tiene un campo de fórmula que vincula los campos del objeto Cuenta con Tipo y Prioridad. Los cambios que se realicen en el resultado de esta fórmula causados por los cambios del registro Cuenta se sincronizarán en Smartsheet solo si hay un campo relacionado con Cuenta asignado a su flujo de trabajo. Si el campo relacionado con Cuenta no está asignado a un objeto de Caso en su flujo de trabajo, el campo de fórmula que obtiene el registro de la cuenta se actualizará solo cuando se actualice otro campo Caso en ese registro.

Asignar campos “Buscar por...” para editar fácilmente campos de objetos relacionados en Smartsheet

Puede asignar una versión de Buscar por… de un campo de objeto relacionado para editar un campo de solo lectura en Smartsheet que, de otro modo, sería de solo lectura. Es una excelente manera de cambiar el propietario de un registro de Salesforce o de Service Cloud desde Smartsheet sin tener que copiar y pegar un ID de usuario.

Por ejemplo, puede asignar el campo ID de propietario (Buscar por nombre completo del usuario) para sincronizar el campo Nombre completo del objeto Usuario. (El objeto Usuario por lo general se relaciona con otros objetos, como Cuenta y Oportunidad).

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