Los administradores del sistema de Smartsheet ven flujos de trabajo que todos los usuarios de su equipo han creado, además de los suyos propios. Sin embargo, solo el propietario del flujo de trabajo puede editar un flujo de trabajo.
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Para crear o editar flujos de trabajo con el Conector de Salesforce de Smartsheet, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Debe tener permisos de Editor o superiores en cualquier hoja asignada.
- Debe poder iniciar sesión en Salesforce y tener acceso a los registros necesarios para crear un flujo de trabajo.
- Si el administrador del sistema activa la configuración para restringir usuarios en el Conector de Salesforce, también debe mantener la función de usuario de Salesforce en Smartsheet.
- El Conector de Salesforce de Smartsheet debe ser una aplicación premium disponible en el plan, y ya debería haber establecido una conexión inicial con el entorno de Salesforce.
- Si no puede acceder al Conector de Salesforce y el mensaje de error le indica que se ponga en contacto con el administrador del sistema de su Smartsheet, es posible que deba otorgar sus permisos. Aprenda a ponerse en contacto con su administrador del sistema.
El Conector de Salesforce de Smartsheet está disponible como oferta premium. Para obtener información de precios, póngase en contacto con nuestro equipo de Ventas.
Si adquirió el Conector de Salesforce del Smartsheet en su plan, utilice el siguiente botón para iniciar sesión en el Conector de Salesforce del Smartsheet.
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Este artículo proporciona una guía completa sobre la optimización de los flujos de trabajo digitales, centrándose en las prácticas recomendadas para garantizar procesos sin problemas y soluciones de resolución de problemas para desafíos potenciales.
Detectar y corregir errores de sincronización
Puede usar los siguientes recursos para detectar y resolver errores de flujo de trabajo:
- Historial de ejecución: Visite esta página para ver la cantidad de errores de sincronización de un flujo de trabajo, junto con el mensaje de error y los detalles del problema.
- Informes de errores: Cuando ocurren problemas, el propietario del flujo de trabajo y la persona que editó el campo o la fila del flujo de trabajo que causó el problema recibirán un correo electrónico.
- Columna de errores: Marque esta columna en el Smartsheet para revisar un mensaje en las filas que tienen un problema de sincronización.
Historial de ejecución
Después de crear un flujo de trabajo, puede ir a la página Historial de ejecución para ver el historial de sincronización y los errores que se produjeron. Puede acceder al Historial de ejecución seleccionando la marca de tiempo en Fecha de ejecución para su flujo de trabajo.
En el Historial de ejecución, puede encontrar varios tipos de ejecución:
- Sincronizar con Smartsheet: Representa las ejecuciones de flujos de trabajo que recopilan cambios de Salesforce y los sincronizan con Smartsheet.
- Sincronizar con Salesforce: Esto se refiere a las ejecuciones de flujos de trabajo en las que las modificaciones de Smartsheet se sincronizan con Salesforce.
- Buscador de filas filtradas: Implica ejecuciones de flujos de trabajo para cambios relacionados con problemas que deben filtrarse en función de la configuración de su flujo de trabajo. Es una actividad en segundo plano que funciona cada 2 horas. Los problemas filtrados se clasifican en Filtrado por Conector - no sincronizado en su hoja. Para obtener una comprensión más profunda, consulte Filtrado por Conector - no sincronizado.
El Buscador de filas filtradas funciona solo para los tipos y funciones de flujos de trabajo automatizados, incluso sin filtros especificados en su configuración.
Prácticas recomendadas
Guardar y actualizar a menudo
Para minimizar los errores de sincronización cuando los usuarios trabajan en ambos sistemas, guarde los cambios y actualice las hojas a medida que realiza actualizaciones. Guardar y actualizar los datos de la hoja con frecuencia para asegurarse de que otras personas vean los cambios.
Bloquear columnas para evitar errores
Evite alterar los datos en el campo Record ID (ID de registro) requerido dentro de Smartsheet. Para mantener la precisión e integridad de los datos en esta columna, el propietario de la hoja u otro usuario con derechos de administración debe bloquear o desbloquear columnas y filas, como la columna Record ID (ID de registro).
Establecer columnas desplegables en selección simple
Es posible que vea errores al sincronizar Salesforce y Hojas con listas desplegables de selección múltiple, ya que las listas desplegables de selección simple funcionan mejor. Defina las columnas de selección múltiple como de selección simple al configurar las asignaciones.
Ver los cambios
Puede usar la función Ver historial en Smartsheet para realizar un seguimiento de las modificaciones realizadas en una celda. En el caso de las hojas con datos sincronizados entre Smartsheet y Salesforce, el cambio se atribuye a la persona que configuró el flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar el flujo de trabajo de un usuario en particular, principalmente si se producen cambios inesperados en su hoja.
Comprobar permisos sobre la hoja en columnas en blanco inesperadas
Si aparece una columna en blanco en una hoja que asignó en su flujo de trabajo, es posible que la columna esté bloqueada. Pídale al propietario de la hoja (o a otro Administrador) que le otorgue permisos de administración para la hoja.
Asignar campos de búsqueda por para editar campos de objetos relacionados
Para editar un campo de solo lectura en Smartsheet, considere la asignación de la versión Buscar por... de un campo de objeto relacionado. Este método es beneficioso para tareas como actualizar el propietario de un registro de Salesforce directamente desde Smartsheet, lo que elimina la necesidad de copiar y pegar manualmente un ID de usuario. Por ejemplo, puede vincular el campo ID de propietario (Buscar por nombre completo de usuario) para sincronizarlo con el campo Nombre completo del objeto de usuario.
El objeto Usuario a menudo se asocia con otros objetos, como Cuenta y Oportunidad.
Transferir datos de Smartsheet a Salesforce solo para filas específicas
Considere agregar una columna, como Actualizar registro en Salesforce, a su hoja para proporcionar un control mejorado sobre qué filas envían datos de regreso a Salesforce. Luego, dentro del flujo de trabajo del Conector de Salesforce de Smartsheet, establezca un Filtro de Hoja en el flujo de trabajo del Conector de Salesforce de Smartsheet para sincronizar solo esas filas con la opción Actualizar registro en Salesforce marcada.