Compartir un elemento de Smartsheet
Las personas con permisos de Propietario, Administrador y Editor puede compartir pueden compartir elementos de Smartsheet.
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En el extremo superior derecho del elemento, haga clic en Compartir. Si no ve el botón Compartir, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
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Se abre el formulario de uso compartido.
Si aún no se ha compartido el elemento, verá la opción Detalles de invitación. Utilice Detalles de invitación para activar o desactivar el correo electrónico de la invitación y crear un borrador de un mensaje personalizado.
Si ya se ha compartido, se mostrará una lista en forma predeterminada con los Colaboradores actuales. (Puede seleccionar Detalles de invitación si, en cambio, desea ver esa información).
CONSEJO: Todos los colaboradores con uso compartido pueden utilizar el enlace de acceso seguro a la hoja para abrirlo directamente; analice la posibilidad de marcar el enlace como favorito para tener un rápido acceso al elemento. Al utilizar el enlace, se lo invitará a iniciar sesión en Smartsheet (si todavía no lo ha hecho) para poder acceder a la hoja. - En el recuadro Invitar colaboradores, ubicado en la parte superior, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas o grupos con quienes desea compartir el elemento. Separe las distintas direcciones de correo electrónico con una coma o un punto y coma.
- Seleccione un nivel de Permisos.Para obtener más información respecto de las funciones disponibles para cada nivel de permiso, consulte el artículo Niveles de permiso de uso compartido.
- Haga clic en Compartir.
Los colaboradores serán invitados al elemento y recibirán una notificación si es que optó por enviarla. El formulario Uso compartido se actualizará para mostrarle la lista de Colaboradores con uso compartido, incluidos los que acaba de agregar.
Para cerciorarse de que el colaborador mire un elemento con la misma vista y los mismos filtros aplicados, envíele la URL desde la barra de direcciones del navegador. (Obtenga más información sobre las vistas).
Más opciones de uso compartido
Si quiere colaborar o compartir datos sin otorgarle uso compartido directamente a sus elementos de Smartsheet, puede recurrir a cualquiera de las siguientes opciones:
- Publicar: Si quiere compartir los elementos de Smartsheet con personas que no tienen cuenta de Smartsheet, puede enviarles un enlace de publicación. Los elementos publicados de Smartsheet son dinámicos, con lo cual, los datos siempre están actualizados. Consulte Cómo publicar una hoja, un informe o un panel para obtener más información sobre las publicaciones.
- Enviar como adjunto:Si quiere compartir un archivo estático en Excel o PDF de un elemento de Smartsheet, puede enviarlo por correo electrónico como adjunto, haciendo uso de la función Enviar como adjunto. Así mismo, también puede enviar por correo electrónico datos específicos de la fila a otras personas, que pueden resultarles útiles en caso de querer obtener información sobre una tarea o un grupo de filas específicos en una hoja grande. Para obtener más información, consulte Compartir información sobre la hoja en un correo electrónico.
- Usar un formulario:Si quiere recopilar información sobre las personas, utilice un formulario. Los formularios permiten que se agreguen nuevas filas a la hoja en función de las entregas de formularios sin que sea necesario contar con acceso directo de uso compartido. Para obtener más información, consulte Cómo recopilar información con un formulario.
- Usar flujos de trabajo automatizados:Si precisa compartir datos específicos para informar de manera automática los cambios que tienen lugar en las hojas, enviar recordatorios sobre fechas de vencimiento o solicitar actualizaciones o aprobaciones automáticas, utilice los flujos de trabajo automatizados. Para obtener información sobre los flujos de trabajo automatizados, consulte Cómo ahorrar tiempo y trabajar con mayor rapidez con los flujos de trabajo automatizados.