Cree y comparta formularios para recopilar y organizar información, como las respuestas a encuestas, las solicitudes de admisión de proyectos o los pedidos de productos dentro de Smartsheet. Agregue, organice o elimine campos del formulario, incluso después de haberlo creado.
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Crear un nuevo formulario
Antes de crear un nuevo formulario, abra o cree la hoja a la que desea agregar un formulario.
Cuando crea un formulario en Smartsheet, la hoja conectada almacena todas las respuestas. Obtenga más información sobre la creación de hojas.
- Seleccione Formularios > Crear un formulario... en la barra de menú superior.
- De forma predeterminada, el título del formulario corresponde al nombre de la hoja, pero puede personalizarlo.
Los campos del formulario corresponden a los nombres de sus columnas de hoja asociadas.
- Agregue, organice o elimine campos del formulario. También puede editar esos campos más adelante.
- Ajuste cualquier configuración a nivel del formulario utilizando la pestaña Configuración en la parte superior del generador de formularios.
- Seleccione Guardar en la parte superior derecha.
Buscar el formulario.
Hay algunas formas sencillas de encontrar su formulario:
Desde su hoja
- Abra la hoja conectada a su formulario.
- Seleccione Formularios > Administrar formularios en el menú superior.
- Seleccione el menú de tres puntos para abrir el formulario en modo de generador.
Esta opción es la única con la que puede encontrar formularios activos e inactivos.
Desde el panel del espacio de trabajo
- Vaya a Inicio > Todos los espacios de trabajo y busque el que contiene su formulario o la hoja asociada.
- El formulario aparece debajo de la hoja asociada.
Si no ve el formulario, intente actualizar o seleccionar la flecha ubicada a la izquierda del nombre de la hoja para expandir las opciones. Solo los formularios activos aparecen en el panel de espacio de trabajo.
- Seleccione Editar para abrir el generador de formularios.
Desde la búsqueda
Abra el ícono Buscar en el sector izquierdo y busque el formulario por nombre.
Si los resultados solo muestran la hoja, utilice la opción Resultados de la búsqueda avanzada. Siga los íconos de formulario
Brandfolder Image
y hoja
Brandfolder Image
junto al nombre para seleccionar la opción correcta.
Editar un formulario
Puede personalizar su formulario en tiempo real. Agregue, elimine o reorganice los campos en cualquier momento, incluso después de compartir el formulario.
Editar los campos
Puede agregar, eliminar y editar los campos del formulario, incluso después de compartirlo.
- Abra el formulario que desea editar.
- Seleccione el botón Editar en la esquina superior derecha.
- En la pestaña Formulario del generador de formularios, utilice la sección Campos para agregar o eliminar un campo.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Al agregar un campo al formulario, se crea una columna correspondiente en la hoja.
- La eliminación de un campo de su formulario no elimina ni afecta la columna correspondiente de la hoja.
- Para eliminar una columna, debe hacerlo directamente en la hoja.
Agregar todos/Quitar todos los campos existentes
En la pestaña Formulario del generador de formularios, utilice las opciones Agregar todos/Quitar todos.
Agregar un campo de formulario
Hay dos formas de agregar campos:
Generador de lienzo
Para agregar un nuevo campo utilizando el generador de lienzo, debe hacer lo siguiente:
- Pase el cursor sobre un campo existente y seleccione el signo + en la parte inferior del campo.
- Asígnele un nombre al campo y seleccione el tipo.
- Seleccione Agregar.
El nuevo campo aparece debajo del elemento seleccionado en el formulario y aparece una nueva columna en su hoja.
Panel Campos
Para agregar un nuevo campo mediante el panel Campos, debe hacer lo siguiente:
- Seleccione +Nuevo campo
- Asígnele un nombre al campo y seleccione su tipo.
- Seleccione Agregar.
El nuevo campo aparece como una opción en el panel Campos y como una nueva columna en la hoja subyacente.
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Si desea agregar un campo conectado a una columna existente en su hoja, selecciónelo en el panel Campos. También puede arrastrarlo y soltarlo en la ubicación exacta que desee.
- Para agregar otros elementos del formulario, como un encabezado, una descripción, un divisor o un adjunto, seleccione el elemento en el panel izquierdo. O arrástrelo y suéltelo en la ubicación exacta que desee.
Elementos del panel campos
Utilice la siguiente tabla para comprender mejor cuándo usar los diferentes elementos del panel Campos.
| Use esto | Para hacer esto |
|---|---|
| Encabezado/descripción | Agregue un encabezado y etiquetas de sección en su formulario. El estilo del encabezado es más grande que los títulos de las preguntas y el texto de la descripción. Estos campos pueden proporcionar instrucciones para las personas que utilizan sus formularios y ayudarlo a recopilar la información que está buscando. |
| Divisor | Agregue una línea para separar las secciones del formulario. |
| Archivo adjunto | Permita que los usuarios carguen archivos adjuntos en el formulario (hasta 30 MB por archivo, 10 archivos por envío de formulario). Solo puede agregar un campo de archivo adjunto. Los archivos adjuntos aparecen como adjuntos de fila en la hoja. |
Límites de recuento de caracteres en los campos de formulario
Tenga en cuenta las siguientes limitaciones en los campos que puede usar en un formulario.
| Nombre del campo | Límite de recuento de caracteres |
|---|---|
| Título del formulario | 100 |
| Descripción enriquecida del formulario | 100 |
| Etiqueta de campo del formulario | 100 |
| Texto de ayuda enriquecido del campo de formulario | sin límite |
| Encabezado | 100 |
| Texto de descripción enriquecido | 4000 |
| Mensaje de confirmación | 4000 |
| Campo de respuesta | 4000 |
Eliminar un campo de formulario
Coloque el cursor sobre el campo y seleccione el ícono de la papelera para eliminarlo.
Mover un campo de formulario
Seleccione la flecha hacia arriba o hacia abajo para mover un campo de formulario. También puede seleccionar y arrastrar el campo de formulario a la ubicación que desee.
Editar las propiedades del campo
Para editar un campo, selecciónelo en el generador de formularios y utilice el panel Configuración de campos a la derecha.
Puede seleccionar entre dos pestañas:
- Campo: Modifique la etiqueta de un campo y otras propiedades.
- Lógica: Defina lo que sucede en función de los valores que el usuario seleccionó en el campo del formulario.
Campo
| Use esto | Para hacer esto |
|---|---|
| Casilla Propiedades de la columna | Seleccione el ícono del lápiz para editar el nombre, el tipo y las propiedades de la columna si contiene valores de lista de contactos o valores desplegables. |
| Etiqueta | Utilice la etiqueta si desea que el título del campo difiera del nombre de la columna. |
| Texto de ayuda | Agregue una descripción u otras instrucciones para sus remitentes. Esto aparece debajo de la etiqueta del campo. También puede incluir un hipervínculo (que se abre en una nueva pestaña) o vincular una dirección de correo electrónico que se abre en el cliente de correo electrónico preferido de la persona que responde. Si los enlaces no funcionan según lo esperado, edite el formulario, elimine el hipervínculo, guarde el formulario, vuelva a agregar el hipervínculo y guarde nuevamente el formulario. |
| Campo obligatorio | Convertir un campo de formulario en obligatorio. |
| Campo oculto | Oculte el campo si no desea que se muestre en el formulario.
Por ejemplo, para autocompletar Abrir en la columna Estado sin que el usuario lo introduzca, oculte el campo Estado y defina Abrir como su valor predeterminado. |
| Validación | Para ayudar a recopilar datos coherentes y sin errores, agregue una validación simple y basada en caracteres y patrones a los campos del formulario. Para las listas de contactos, puede usar la casilla de verificación Limitar a valores de lista exclusivamente. Cuando marca esta casilla, los remitentes solo pueden seleccionar valores de la lista en la columna. |
| Mostrar como | Elija cómo aparecerá su campo en el formulario. Las opciones de visualización varían en función del tipo de columna.
Para las listas desplegables, puede usar la casilla de verificación Limitar a valores de lista exclusivamente. Cuando marca esta casilla, los remitentes solo pueden seleccionar valores de la lista en la columna. |
| Valor predeterminado | Especifique un valor de campo predeterminado que aparezca automáticamente cuando los remitentes abran el formulario. También pueden cambiar el valor si lo prefieren. |
| Columnas del sistema | No puede agregar Columnas del sistema a los formularios, pero puede agregarlas a las hojas para realizar un seguimiento automático de la información, como la fecha y la hora de envío. |
Utilice la sección Mostrar como cuando edite el formulario para elegir cómo aparecerá el campo en el formulario.
Las opciones de visualización varían en función del tipo de columna.
| Tipo de columna | Opciones de visualización de campos de formulario disponibles |
|---|---|
| Texto/número |
|
| Casilla de verificación |
|
| Lista desplegable (selección simple) |
|
| Lista desplegable (selección múltiple) |
|
| Símbolos |
|
Tenga en cuenta lo siguiente al usar la sección Configuración de campos
- Los remitentes nunca pueden ver los campos ocultos. Puede verlos en el generador de formularios o en la propia hoja conectada.
- Seleccione el cuadro de texto con varios renglones si espera una respuesta más larga de los remitentes. Puede personalizar cuántas líneas quiere que tenga el cuadro.
- La opción de botón de opción vertical y horizontal solo aparece para los tipos de columna especificados en la tabla anterior.
Lógica
La lógica condicional le permite mostrar u ocultar los campos del formulario en función de los datos introducidos por el usuario, de modo que los remitentes solo vean la información relevante.
Ejemplo: Muestre el campo Fecha límite solo cuando el campo Prioridad esté establecido en Urgente. Si el usuario selecciona Baja, el campo Fecha límite permanece oculto, incluso si es obligatorio. Obtenga más información sobre usar la lógica condicional en formularios.
Duplicar un formulario
- Abra la hoja conectada a su formulario.
- En el menú superior, seleccione Formularios > Administrar formularios.
- Busque el formulario que desea duplicar y utilice el menú de tres puntos para seleccionar Duplicar.
Crear un formulario en conjunto con otras personas
- Comparta la hoja subyacente y otorgue permisos de propietario o administrador a los colaboradores que crean el formulario con usted. Obtenga más información sobre cómo configurar los permisos de las hojas.
- Copie la URL del navegador para compartir el generador de formularios con otras personas.
