Aplica a

Smartsheet Advance Package
Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:

Para comprobar su nivel de acceso, inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.

Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle

Cree un flujo de trabajo de carga para conectar una fuente de datos externa y cargarla, editarla o escribirla en Smartsheet.

PLANS

  • Smartsheet Advance Package
  • Business
  • Enterprise

Permisos

Para usar Data Shuttle, debe cumplir los siguientes requisitos:

Para comprobar su nivel de acceso, inicie sesión en datashuttle.smartsheet.com.

Los flujos de trabajo de carga permiten introducir datos en los archivos de Smartsheet y transferirlos a una hoja de Smartsheet o a otra forma de almacenamiento en la nube. 

Iniciar sesión en Data Shuttle

 

Paso 1: Crear un flujo de trabajo de carga en Data Shuttle

  1. En la barra de menú superior, seleccione el menú Conexiones. Seleccione Crear flujo de trabajo para crear un flujo de trabajo desde cero o Administrar flujo de trabajo para administrar un flujo de trabajo existente. Si esta es la primera vez que utiliza Data Shuttle, es posible que deba iniciar sesión en datashuttle.smartsheet.com.
  2. En Data Shuttle, en la barra de navegación izquierda, seleccione Ícono de Nuevo flujo de trabajo.
  3. Seleccione Cargar datos.

Copiar un flujo de trabajo existente 

También puede copiar un flujo de trabajo a fin de usarlo tal como está o editarlo para crear uno nuevo sin empezar desde cero. 

  1. Vaya a la pestaña donde se ubica el flujo de trabajo.
  2. Pase el cursor sobre el flujo de trabajo. 
  3. Seleccione MásÍcono Más en el encabezado de la columna
  4. Seleccione Crear una copia.

Una vez creada la copia del flujo de trabajo, puede editarla.

  1. Pase el cursor sobre la fila de la copia del flujo de trabajo.
  2. Seleccione MásÍcono Más en el encabezado de la columna
  3. Seleccione Editar flujo de trabajo.

Una vez que esté lista la plantilla de flujo de trabajo de carga, puede editar los detalles.

Paso 2: Seleccionar un archivo de origen 

  1. Localice el archivo de origen en una de las siguientes ubicaciones:
    • Archivo adjunto de Smartsheet: Busque la hoja donde el archivo está adjunto. Elija si desea importar el archivo adjunto más reciente cada vez que se ejecute el flujo de trabajo o un archivo con un nombre específico:
      • Más reciente: La última sincronización del archivo adjunto se basa en el cronograma del flujo de trabajo. También puede ejecutar el flujo de trabajo de forma manual. 
      • Nombre del archivo adjunto: Data Shuttle solo utilizará el archivo adjunto especificado en el flujo de trabajo.
         
    • Google Drive: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos en su cuenta de Google Drive. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de Google Drive sincronizada el archivo (.xlsx, .csv u Hoja de cálculo de Google) que quiera utilizar.
       
    • OneDrive o Sharepoint: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos en su cuenta de OneDrive o Sharepoint. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de OneDrive o Sharepoint sincronizada el archivo (.xlsx o .csv) que quiera utilizar.
       
    • Box: Siga las instrucciones para permitir que smartsheetapps.com visualice los archivos en su cuenta de Box. Luego de que la autenticación se realice correctamente, busque en la cuenta de Box sincronizada el archivo (.xlsx o .csv) que quiera utilizar. Puede cargar sus propios archivos de Box o archivos compartidos con usted.
  2. Utilice el botón de alternancia Este archivo tiene encabezados de columna para confirmar si la fuente de datos incluye encabezados.
    En el caso de archivos de Excel u hojas de Google: Indique la pestaña de la hoja que contiene los datos que desea combinar.
  3. Seleccione Siguiente.

Al generar los datos del archivo con una API, considere crear un archivo .csv en lugar de uno .xlsx.
El tamaño del archivo de origen no debe ser superior a 1 GB. Si es mayor, el proceso probablemente no se pueda completar. Data Shuttle no admite archivos .xlsx con formato OpenXML.

Paso 3: Seleccionar una hoja de destino y las acciones del flujo de trabajo

Elija con qué formato quiere que se carguen los resultados en Smartsheet.

  1. Seleccione la hoja de destino, es decir, dónde se colocarán los datos. Si utiliza los archivos adjuntos de Smartsheet como origen, puede ser la misma hoja o una diferente a la hoja de origen.

    Si tiene dificultades para adjuntar archivos a las hojas, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet para consultar acerca de la configuración de los archivos adjuntos de su organización.

    También puede cargar datos a una DataTable existente a través de Data Shuttle. 
  2. Seleccione cómo desea importar los datos a Smartsheet:
    Reemplazar todas las filas de la hoja de destino con los datos del archivo de entrada. Esta opción sobrescribe los datos por completo. Es posible que en la ubicación de destino estén almacenadas versiones anteriores, por lo que puede recuperar descargas previas si lo necesita.
    o
    Combinar los datos en el destino en función de un valor de identificador único. Cuando elija esta opción, también deberá seleccionar opciones de fila:
    1. Agregar filas a la hoja a medida que se agregan al archivo de origen
    2. Actualizar filas a medida que se modifican en el archivo de origen
    3. Eliminar filas que ya no coinciden con los criterios de filtrado

    El modo de “combinación” solo funciona si se cumplen las siguientes condiciones:
    • El ID único no es una columna generada por el sistema.
    • El ID único está asignado.
    • La fuente de verdad para el ID único debe estar del lado del cliente (no dentro de la hoja de destino).

    Cuando elija una columna de identificador único, asegúrese de lo siguiente: 

    • Debe permanecer en el archivo de origen.
    • No debe tener celdas en blanco.
    • No debe ser de una columna generada por el sistema ni de una columna con una fórmula de columna.
    • No debe ser una columna desplegable de selección múltiple.
    • No debe haber duplicados dentro de la columna.
    • No debe haber discrepancia en el tipo de datos; esto provocaría que no se encuentre ninguna coincidencia, por ejemplo, un valor de texto de 11 no se sincroniza con un valor numérico de 11.
    • No se debe haber originado en Smartsheet. Smartsheet no genera automáticamente ID que puedan asignarse.
  3. Actualice las opciones desplegables para las columnas seleccionadas. Esta acción reemplaza los valores desplegables de Smartsheet en Propiedades de la columna con los valores del archivo de Excel o .csv.

Paso 4: Configurar filtros

Utilice filtros para definir qué datos el sistema debe enviar a Smartsheet. Por ejemplo, puede crear un filtro para importar solo filas que, en la columna Estado, tengan el valor “En progreso”.

Los filtros son útiles si trabaja con grandes conjuntos de datos que pueden provocar que la importación supere los límites de filas de Smartsheet. Para los conjuntos de datos que superan las limitaciones de la hoja, considere usar DataTable.

Para obtener más información sobre los tamaños máximos de las hojas y de los archivos importados, consulte Pautas y requisitos del sistema para usar Smartsheet.

Los filtros distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que coincidan exactamente con la información que contiene el archivo.

Para configurar los filtros:

  1. En la configuración de los filtros, seleccione una columna de entrada, un operador de comparación (por ejemplo, igual o contiene) y el valor.
  2. En la casilla Lógica de filtrado, conecte cada filtro con el operador Y u O. 
    • Para definir relaciones entre los filtros, use los ID de filtro (el número al lado de cada filtro).
  3. Si necesita agregar más filtros, seleccione Add another filter y repita los pasos 1 y 2.
  4. Seleccione Siguiente.

Definir una lógica más compleja

Puede definir una lógica de filtrado más compleja mediante el uso de paréntesis, Y u O. Por ejemplo: (1 Y 2) O 3 combina la lógica para incluir todos los datos en los que (Departamento = “Servicios” Y Tamaño de widget = “Grande”) O Departamento = “Marketing”. En este ejemplo, solo se importarían los widgets grandes del departamento de servicios. Sin embargo, también se importarían todos los widgets de marketing.

Paso 5: Asignar columnas entre los dos sistemas 

Las columnas de Smartsheet se completan previamente; usted selecciona las columnas de entrada del archivo de origen.

Asignar una columna manualmente

Si modifica la hoja original, utilice el botón Actualizar para actualizar la asignación. Sin embargo, esto anula sus cambios manuales, así que verifique que las columnas estén correctamente asignadas.

Puede agregar o eliminar columnas o cambiarles el nombre en este paso. Tenga en cuenta que los cambios pueden afectar las automatizaciones dependientes. Si se desencadena un error debido al cambio de nombre de una columna, vuelva al nombre original o actualice la automatización para que haga referencia al nuevo nombre. Puede eliminar columnas que haya agregado durante esta acción del flujo de trabajo de asignación. 

Paso 6: Programar el flujo de trabajo

Hay dos maneras de programar el flujo de trabajo para que se ejecute de forma automática: la ejecución en el archivo adjunto o la ejecución programada. Si no necesita que los datos se actualicen con una cadencia determinada, puede ejecutar el flujo de trabajo de forma manual mediante el panel.

Ejecución en el archivo adjunto

Cuando esta función está habilitada, cada vez que se agregue un nuevo archivo adjunto a la hoja de origen, se evaluará y ejecutará el flujo de trabajo si el nuevo adjunto se ajusta a los criterios establecidos. La opción Ejecución en el archivo adjunto solo está disponible cuando el flujo de trabajo utiliza el archivo adjunto de Smartsheet como origen y cuando el destino no es DataTable. 

Si crea un flujo de trabajo y lo configura para que se ejecute cada vez que se agrega un nuevo archivo adjunto, se ejecutará cada vez que una persona adjunte un archivo.

Ejecución programada

  1. Active la opción Ejecución programada
  2. Seleccione las opciones de Days of Week, Start Time (UTC), Execute every y End Time (UTC). Puede agregar diferentes opciones de cronogramas. 
  3. Seleccione Siguiente.

Ejecución manual

Omita este paso si no necesita que su flujo de trabajo se ejecute en un horario determinado.

Para ejecutar el flujo de trabajo de forma manual, seleccione la opción Ejecutar en el panel. Si más adelante decide que quiere ejecutar el flujo de trabajo en un horario determinado, puede editarlo para definir el cronograma.

Los flujos de trabajo que se ejecutan de acuerdo con un cronograma cuando se adjuntan archivos también pueden ejecutarse manualmente en cualquier momento.

Paso 7: Crear expresiones de entrada

Las expresiones de entrada de Data Shuttle son una manera de aplicar una fórmula de Smartsheet en los datos que se insertaron en la hoja a través de Data Shuttle. 

Por ejemplo, digamos que tiene diferentes archivos de origen en una hoja en Smartsheet. Quiere distinguir de qué fuente de datos proviene una fila de datos en particular. 

Si un archivo proviene de Netsuite y otro de Oracle, puede usar una expresión de entrada para identificar la fuente de cada uno durante la carga en Data Shuttle. 

Para etiquetar los datos con información de la ubicación de origen, haga lo siguiente: 

  1. Cree la hoja donde se cargarán los datos a través de Data Shuttle e incluya una columna en la que se indique la ubicación de origen, por ejemplo, Origen.
  2. Guarde la hoja. 
  3. Omita la columna Origen en el paso de asignación al crear el flujo de trabajo en Data Shuttle.


  1. En la pestaña Expresiones, seleccione Agregar otra expresión.
  2. Introduzca el nombre de la nueva columna para Nombre de campo único. En este caso, se utiliza Origen.
  3. Ingrese una fórmula en el campo Sintaxis de la función En este caso, se utiliza =“Netsuite”.

  1. Regrese a la pestaña de asignación y asigne este campo de expresión a la columna correspondiente. En este ejemplo, Origen a Origen. 

  1. Termine de crear el flujo de trabajo de Data Shuttle. 

Cuando se ejecute el flujo de trabajo, la fórmula se colocará en las filas cargadas. En este caso, cuando se selecciona una celda en la columna Origen, se ve la fórmula =“Netsuite”.

Puede usar cualquiera de las funciones de Smartsheet como expresiones, incluso aquellas que hacen referencia a valores de otras columnas. 

A modo de ejemplo, puede usar las siguientes:

  • =TODAY() [esto coloca la función TODAY(), que se actualizará cada vez que se abra la hoja]
  • =RIGHT(Ubicación@fila,3) [esta función extrae los tres caracteres correctos de la cadena en la columna Ubicación y en la fila correspondiente]

Paso 8: Publicar el flujo de trabajo

Introduzca un nombre para el flujo de trabajo y seleccione Publicar. Ahora puede acceder al flujo de trabajo en cualquier momento que desee ejecutarlo, editarlo o eliminarlo. 

¿El artículo resultó útil?
SiNo