Ver y gestionar los flujos de trabajo automatizados

A medida que se desarrollan sus procesos de trabajo, debe modificar, copiar, deshabilitar, eliminar, cancelar la suscripción o suscribirse a un flujo de trabajo automatizado.

Para acceder a los flujos de trabajo guardados:

• En la esquina superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo 

En la esquina superior derecha del administrador de flujos de trabajo, puede hacer lo siguiente:

• Filtrar por estado: Todos, Activos, Inactivos, No se puede ejecutar
• Clasificar por: Nombre, Fecha de la última modificación, Fecha de creación, Última ejecución

Actualizar los flujos de trabajo

1. En la esquina superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo. Aquí, verá el estado de cada flujo de trabajo y las fechas de última ejecución y última modificación. 
2. Pase el puntero del mouse sobre el flujo de trabajo y seleccione el ícono Más.
   Desde este menú, puede hacer lo siguiente:
   • Activar o desactivar el flujo de trabajo
   • Editar el flujo de trabajo
   • Duplicar el flujo de trabajo (esta opción resulta útil si desea usarlo como plantilla para otro flujo de trabajo)
   • Eliminar el flujo de trabajo (no podrá restaurar un flujo de trabajo eliminado). Desactive el flujo de trabajo si no sabe con seguridad si debe eliminarlo) 
   • Suscribirse a un flujo de trabajo o cancelar la suscripción de este 
   • Vea las propiedades de un flujo de trabajo, como el número de identificación, los detalles de creación y quién o quiénes han cancelado sus suscripciones (si corresponde).

Notificaciones y problemas de los flujos de trabajo 

Es posible que reciba notificaciones por correo electrónico si ocurren problemas con su flujo de trabajo. Quizás una de las columnas utilizadas en el flujo de trabajo se eliminó de la hoja asociada, o algunos de los destinatarios no tienen acceso a la hoja.

Siga las instrucciones en el correo electrónico para corregir los errores .

Cancelar las notificaciones de los flujos de trabajo

Si ya no quiere recibir todas las acciones automatizadas de los flujos de trabajo, cancele la suscripción.

Cuando recibe alertas o solicitudes, puede hacer clic en el enlace Cancelar suscripción que se encuentra al lado del texto “¿No desea recibir esta alerta?” en la parte inferior del mensaje.

¿Necesita recibir alertas o acciones automatizadas nuevamente? Acceda al menú del flujo de trabajo y seleccione la opción Suscribirse.

Duplicar un flujo de trabajo

Seleccione Duplicar en el menú del flujo de trabajo.

Ahora puede editar el flujo de trabajo para que se ajuste a nuevas situaciones. Asegúrese de editar las solicitudes de aprobación. Almacénelas en un campo nuevo o utilice nuevos valores para las solicitudes aprobadas o rechazadas. Si no las modifica, las aprobaciones en el flujo de trabajo original podrían generar solicitudes de aprobación en el flujo de trabajo duplicado. Por otro lado, debe revisar la lista de suscriptores para asegurarse de que las personas adecuadas reciban las notificaciones. 

Comprobar las propiedades del flujo de trabajo

Para comprobar los siguientes detalles, abra el cuadro de diálogo Propiedades del flujo de trabajo:

• ID del flujo de trabajo: Valor de 16 dígitos asignado a su flujo de trabajo, que puede utilizar para interactuar con el equipo de Soporte de Smartsheet
• Creado por: Usuario que creó el flujo de trabajo
• Personas que cancelaron la suscripción del flujo de trabajo: Cantidad total y lista de usuarios que cancelaron la suscripción del flujo de trabajo